Se lavori nella direzione o come supervisore, ti potrebbe essere richiesto di scrivere valutazioni dei dipendenti sulle prestazioni sul posto di lavoro. Una valutazione può essere richiesta dopo un periodo di prova o per una revisione annuale di un dipendente. Nella valutazione, è fondamentale fornire critiche perspicaci e costruttive per garantire che i membri del tuo team rimangano motivati e continuino a sviluppare capacità vitali.
Questo articolo definisce una valutazione dei dipendenti, spiega come scrivere una valutazione dei dipendenti di successo e fornisce esempi.
Cosa sono le valutazioni dei dipendenti?
Una valutazione dei dipendenti è una tecnica utilizzata dai manager e dai dipartimenti delle risorse umane per valutare le prestazioni di un dipendente durante un periodo di tempo specifico. Dettagli come la produttività, l'atteggiamento, la tempestività e la capacità del dipendente di raggiungere gli obiettivi sono spesso inclusi nelle valutazioni. Se utilizzate in modo appropriato per istruire e premiare le persone, le valutazioni dei dipendenti possono avere un impatto positivo su tutti gli elementi dell'azienda. Una valutazione dei dipendenti è una revisione e una valutazione delle prestazioni lavorative di un lavoratore. La maggior parte delle aziende dispone di un sistema di valutazione dei dipendenti in cui i dipendenti vengono esaminati regolarmente (spesso una volta all'anno).
Queste valutazioni sono spesso condotte alla fine dell'anno fiscale o in occasione dell'anniversario di servizio del dipendente. In tal caso, se sei stato assunto a febbraio, la tua valutazione avrà luogo a febbraio; se sei stato assunto a dicembre, la tua valutazione avverrà a dicembre.
Molte aziende attribuiscono aumenti annuali alle valutazioni dei dipendenti.
Se la tua azienda fa questo e basa le valutazioni sugli anniversari di servizio, potresti vedere che i dipendenti assunti verso la fine dell'anno guadagnano aumenti sproporzionati rispetto alle loro controparti. Ciò si verifica quando i manager spendono troppo del loro budget raccolto all'inizio dell'anno o tengono tutto fino alla fine dell'anno, quando devono utilizzare o perdere i soldi.
Quali sono i vantaggi delle valutazioni dei dipendenti?
Le valutazioni dei dipendenti, se eseguite correttamente, possono offrire vantaggi significativi sia alle aziende che ai dipendenti, tra cui:
- Migliorare la comunicazione tra manager e dipendenti
- Migliorare la fidelizzazione e la soddisfazione dei dipendenti
- Aumento della redditività e delle prestazioni
- Identificare i migliori esecutori e contendenti per l'avanzamento
- Aiutare il personale che necessita di ulteriore formazione
- Rafforzare la cultura aziendale
Con quale frequenza vengono eseguite le valutazioni dei dipendenti?
Le valutazioni dei dipendenti sono state definite revisioni annuali poiché la maggior parte delle organizzazioni le faceva una volta all'anno. Tuttavia, è difficile per dipendenti e manager ricordare tutto ciò che è accaduto nel corso di un anno e gli studi suggeriscono che le valutazioni annuali hanno scarso effetto sulle prestazioni.
Un'alternativa alle valutazioni annuali ha dimostrato la sua efficacia negli ultimi anni. Sempre più aziende forniscono ai dipendenti feedback più frequenti e la ricerca mostra che promuove risultati migliori. Le valutazioni dei dipendenti possono essere condotte trimestralmente, mensilmente o anche settimanalmente, a seconda delle esigenze e delle circostanze. Alcune aziende si spingono anche oltre, sostituendo i controlli frequenti e gli incontri one-to-one alle valutazioni dei dipendenti.
Come avvengono le valutazioni dei dipendenti?
Le valutazioni annuali dei dipendenti sono state tradizionalmente tenute come sessioni formali tra un singolo dipendente e il suo capo in uno spazio di lavoro o in un ufficio privato. Modificare strategicamente il tempo migliora sia il processo che i risultati.
Le aziende che passano a valutazioni più regolari troveranno più facile raggiungere i propri obiettivi di gestione delle prestazioni con sessioni informali più brevi che riflettano i recenti sviluppi piuttosto che tentare di ricostruire un anno intero. Questo aiuta i manager a risolvere i problemi minori prima che diventino problemi importanti e consente loro di riconoscere e premiare immediatamente i risultati recenti dei dipendenti.
Cosa dovrebbe avvenire prima e durante le valutazioni dei dipendenti?
I manager dovrebbero tenere traccia delle prestazioni di ciascun dipendente su base regolare per prepararsi a una valutazione del dipendente. In questo modo, il manager sarà in grado di fornire esempi specifici dei punti di forza e dei successi del dipendente, nonché eventuali preoccupazioni, durante la valutazione.
I manager dovrebbero inoltre monitorare regolarmente le prestazioni di ciascun dipendente utilizzando misure accettabili ed essere pronti a comunicare i risultati durante le valutazioni dei dipendenti.
Le metriche corrette da utilizzare sono determinate dalla natura dell'attività. Ad esempio, gli autisti di camion possono essere valutati in base ai registri di consegna puntuali, ma la gestione dell'hotel può essere valutata in base ai tassi di occupazione. I manager dovrebbero prestare attenzione quando selezionano le metriche collegate agli obiettivi aziendali e ogni dipendente dovrebbe sapere in anticipo su cosa verrà valutato in modo da poter allineare le proprie priorità e comportamenti di conseguenza.
È anche una buona idea che il dipendente compili un modulo di autovalutazione prima della riunione in modo che il manager e il dipendente possano esaminarlo e vedere se sono d'accordo.
Il manager e il dipendente dovrebbero collaborare sugli obiettivi dei dipendenti durante la valutazione dei dipendenti per favorire il miglioramento delle prestazioni e lo sviluppo della carriera. Dovrebbero sviluppare una strategia e un calendario per le riunioni di follow-up, nonché fornire risorse o formazione adeguate, raggiungere i traguardi e valutare il successo.
Per completare il processo di valutazione dei dipendenti, il manager deve compilare un modulo di valutazione dei dipendenti per acquisire ciò che è stato discusso e concordato sugli obiettivi. Questo modulo diventa un registro aziendale permanente per il dipendente e può aiutare a guidare e supportare le decisioni future in merito a stipendio, promozione o licenziamento.
Le valutazioni dei dipendenti non devono richiedere molto tempo o essere difficili. Il software di gestione delle prestazioni può semplificare il processo ed eliminare la necessità di carta.
Qual è il modo migliore per scrivere le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti?
Per costruire valutazioni efficaci delle prestazioni dei dipendenti, attenersi alla seguente procedura:
#1. Esaminare la descrizione del lavoro del dipendente.
Ottenere una copia aggiornata della descrizione del lavoro di ciascun dipendente e rivedere i requisiti. Potresti aver cambiato le tue aspettative dopo aver lavorato a stretto contatto con i membri del team a seconda delle normali prestazioni e abilità di ogni persona. Rileggere la descrizione del lavoro di ciascun membro del team ti aiuterà a inquadrare la tua recensione in base alle attività iniziali previste.
Considera quanto con successo i membri del tuo team adempiono ai loro obblighi e soddisfano i requisiti del ruolo mentre leggi le descrizioni del lavoro. Prendi nota di ciò che ogni membro del team esegue bene, dove potrebbe migliorare e quando supera le aspettative. Usa queste note per aiutarti a strutturare i tuoi commenti di valutazione.
#2. Identificare le opportunità di miglioramento
Trova le valutazioni dell'anno scorso se hai lavorato con un membro del team per più di un ciclo di revisione. Rileggili attentamente per rinfrescarti la memoria su come si sono comportati in passato i membri del tuo team. Fai un elenco delle preoccupazioni che dovevano essere affrontate e delle aree in cui hai raccomandato miglioramenti.
Considera come i membri del tuo team sono cresciuti nel corso dell'anno. Sii il più descrittivo possibile sulle aree in cui sono migliorate. Includi informazioni sui nuovi talenti, corsi di formazione o certificazioni dei membri del tuo team nelle valutazioni dei dipendenti. Per creare una valutazione completa e dettagliata che comprenda tutto lo sviluppo, prova a ricordare l'intero anno di lavoro.
#3. Confronta e contrasta i tuoi punti di forza e di debolezza.
Quindi, fai un elenco dei punti di forza e dei difetti di ciascun membro del team sulla base di valutazioni precedenti e descrizioni del lavoro. Per guidare questa sezione delle note di valutazione dei dipendenti, prendere in considerazione l'utilizzo di un framework SWOT (forza, debolezza, opportunità e minaccia).
Considera prima i tuoi punti di forza, che includono buone caratteristiche, risultati significativi e aree di competenza. Quindi, compila un elenco dei difetti dei membri del team, che includa i motivi che impediscono loro di raggiungere i loro obiettivi. In terzo luogo, valuta le possibilità per la tua squadra di prosperare nelle prestazioni. Infine, descrivi le minacce che potrebbero comprometterne le prestazioni.
Raccogli i dati per eseguire il backup delle tue affermazioni mentre completi questa analisi SWOT. Avrai bisogno dei dati sulle presenze per mostrare i registri delle presenze, nonché dei numeri delle vendite per mostrare la capacità dei dipendenti di contribuire all'organizzazione. Poiché la tua valutazione influenzerà la capacità del membro del tuo team di crescere nelle loro professioni, ti consigliamo di assicurarti che le tue valutazioni siano il più accurate possibile.
#4. Dovrebbero essere suggeriti obiettivi che possono essere raggiunti.
Le valutazioni dei dipendenti non solo possono influire sugli aumenti annuali e sulle prospettive di promozione, ma possono anche aiutare i membri del tuo team a pianificare l'anno successivo. Considera come potresti incoraggiare i membri del tuo team a migliorare le loro prestazioni e far crescere la loro carriera mentre scrivi le valutazioni dei dipendenti.
Considera le descrizioni delle mansioni dei membri del tuo team, le prestazioni precedenti e il piano strategico della tua azienda per definire gli obiettivi per l'anno futuro. Stabilisci obiettivi attuabili per i singoli dipendenti, il tuo team nel suo insieme e la tua organizzazione nel suo insieme.
Stabilire obiettivi SMART può essere vantaggioso. Stabilire obiettivi concreti, quantificabili, attuabili, pertinenti e con limiti di tempo aiuterà il tuo team a progredire ed eccellere.
#5. Dai un feedback costruttivo.
I membri del tuo team avranno quasi sicuramente punti di forza e di debolezza. Durante le tue recensioni, cerca di fornire commenti favorevoli. Se descrivi un'area o un'abilità che i membri del tuo team non hanno ancora padroneggiato, suggerisci una strategia per aiutarli a crescere. Fornirai ai membri del tuo team consigli attuabili pur producendo valutazioni obiettive delle loro prestazioni se fornisci un feedback costruttivo.
#6. Benvenuto feedback dei dipendenti.
Concedi ai membri del tuo team tutto il tempo per rispondere alle loro recensioni e fornire feedback sui tuoi commenti, valutazioni e obiettivi. Più li coinvolgi attivamente durante la valutazione, più è probabile che si sentano investiti nella definizione di obiettivi ambiziosi e nel raggiungimento di obiettivi critici.
Esempio di valutazione delle prestazioni dei dipendenti
Per inquadrare i tuoi commenti e orientare le tue parole, considera il seguente esempio di valutazione dei dipendenti:
La valutazione delle prestazioni di Roy Joshua
Direttore: Stanley Mimie
Data: December 14, 2022
Compagnia: Alabama Media
Obiettivi
- Prendi sul serio i tuoi obiettivi di performance e metti in atto piani chiari per raggiungerli.
- Hai una buona conoscenza di come raggiungere i tuoi obiettivi e richiedi le risorse necessarie per farlo.
Comunicazione
- Presenti i punti in modo ponderato durante le riunioni del team e eccelli nell'applicare il feedback dalle discussioni di persona.
- Fornisci sempre chiare istruzioni scritte e reagisci immediatamente alle e-mail.
Formazione
- Impari rapidamente nuove abilità e tecniche.
- Ti adatti efficacemente alle nuove situazioni.
Morale del lavoro
- Hai una forte etica del lavoro e spesso superi i livelli di produzione previsti.
- Hai superato alcuni ostacoli importanti quest'anno, dimostrando la tua tenacia e dedizione.
Leadership
- Gestisci in modo efficace progetti e team, assicurandoti che le attività vengano completate in tempo e nel rispetto del budget.
- Sei un fantastico modello per il tuo team, esibendo la tua forte etica del lavoro e la capacità di operare come parte di un team su base giornaliera.
Lavoro di squadra
- Sei sempre disposto a supportare i membri del team che hanno bisogno di assistenza per superare un problema o risolvere un problema.
- Sei eccellente nel distribuire le responsabilità agli altri, ma occasionalmente ti rifiuti di lasciare che altri membri del team ti assegnino progetti.
Innovazione
- Hai una grande comprensione degli approcci consolidati, ma non hai paura di sperimentare.
- Hai un forte senso di curiosità, che ti permette di pensare in modo creativo.
Raccomandazione:
Roy è stato un eccellente membro del team durante l'ultimo anno. Motiva costantemente i suoi compagni di squadra e lavora sodo per garantire il rispetto delle scadenze. Roy occasionalmente cerca di gestire troppi progetti di leadership. A febbraio, gli consiglio di partecipare alla formazione sul lavoro di squadra di Alabama Media. Roy merita un aumento del 5% in base alla sua prestazione, secondo me.
Qual è l'importanza delle valutazioni delle prestazioni dei dipendenti?
L'obiettivo di una valutazione dei dipendenti è quello di quantificare le prestazioni lavorative. Numerose valutazioni forniscono stime quantitative essenziali per un posto di lavoro basato sulla produzione. Altre valutazioni dei dipendenti forniscono ai manager informazioni sulla natura del lavoro dei loro dipendenti. Il significato di una valutazione del dipendente è che aiuta a determinare se la gamma di capacità di un dipendente è adeguatamente coordinata con le attività del dipendente.
#1. Debolezze e punti di forza dei dipendenti
Le associazioni dovrebbero costantemente valutare i punti di forza e di debolezza dei propri dipendenti. Di conseguenza, i manager sono meglio preparati ad abbinare le capacità dei dipendenti alle responsabilità lavorative. Le valutazioni dei dipendenti valutano i punti di forza e di debolezza dei singoli dipendenti, nonché i doni collettivi dei dipendenti per ufficio o gruppo.
Ad esempio, una valutazione dei dipendenti può rivelare se i tuoi dipendenti hanno forti capacità nelle applicazioni di programmazione per PC per l'utilizzo dei fondi, ma carenze nelle applicazioni utilizzate per l'introduzione di dati finanziari nel gruppo dei media interattivi. L'importanza delle valutazioni dei dipendenti nella valutazione delle capacità dei lavoratori è particolarmente significativa nelle forme di organizzazione della forza lavoro.
#2. Preparazione e Crescita
Le valutazioni dei dipendenti sono importanti per una serie di motivi, tra cui la preparazione e l'avanzamento dei dipendenti. Valutare i punti di forza e di debolezza dei dipendenti è il primo passo per determinare il tipo di formazione richiesta dalle persone. La preparazione è spesso alla base dell'acquisizione di nuove competenze da parte dei dipendenti; lo sviluppo aiuta ad espandere l'inclinazione dei dipendenti e le prestazioni attuali.
Una valutazione del dipendente determina il tipo di preparazione di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere i loro incarichi di attività dopo aver appreso i loro punti di forza e di debolezza. Una valutazione fornisce anche informazioni sulle iniziative di progressione a vantaggio sia del dipendente che del manager. Un modello potrebbe essere costituito da seminari di sviluppo professionale per i direttori di fondi per rafforzare le loro capacità di relazione commerciale.
#3. Obiettivi e standard di esecuzione
Le valutazioni includono i principi di esecuzione, che sono i livelli ai quali i dipendenti devono portare a termine i loro impegni di attività per soddisfare le aspettative del loro capo. Un'introduzione trimestrale al gruppo amministrativo ufficiale potrebbe essere trasmessa tramite uno standard espositivo. Un dipendente che molte volte all'anno non riesce a fornire rapporti finanziari convenienti ai dirigenti dell'organizzazione non è all'altezza delle aspettative dell'organizzazione. Senza una valutazione per fornire istruzioni di esecuzione, l'azienda è irresponsabile nel fornire ai propri dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere le proprie mansioni lavorative.
#4. Riconoscimento e ricompensa
I sistemi retributivi di molte organizzazioni includono la stima dell'esecuzione attraverso le valutazioni dei dipendenti. Le valutazioni dei dipendenti risultanti dal fatto che i supervisori osservano e misurano le loro prestazioni possono influire direttamente sulla misura dello stipendio o dell'incremento salariale del dipendente. Le valutazioni dei dipendenti offrono a direttori e supervisori l'opportunità di valutare il lavoro impegnativo, la dedizione e la responsabilità dei dipendenti. Oltre alle ricompense in denaro, le valutazioni vengono utilizzate per identificare dipendenti eccezionalmente qualificati a cui l'azienda potrebbe delegare ulteriori responsabilità e doveri, o addirittura promuovere a una posizione di influenza.
Suggerimenti per le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti
Uno dei compiti più cruciali di un manager è sapere come condurre sessioni di valutazione dei dipendenti. In qualità di leader del team, è fondamentale mantenere una comunicazione aperta e responsabile con tutti i membri del team e collaborare con loro per raggiungere obiettivi personali e organizzativi.
Le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti sono uno dei luoghi migliori per questo tipo di discussione aperta e onesta, purché si seguano alcune linee guida e le migliori pratiche.
#1. Prendi appunti abbondanti.
Prendere appunti tra e durante le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti ti aiuterà a tenere traccia delle informazioni cruciali di cui avrai bisogno per gestire in modo efficace il tuo dipendente, oltre a garantire che i tuoi colloqui siano strutturati e attuabili.
#2. Dai un feedback onesto e specifico.
Un feedback regolare ti consente di guidare e istruire il tuo dipendente verso il successo. A tal fine, è necessario fornire informazioni chiare su cosa funziona, cosa no e cosa deve essere migliorato. Assicurati di fornire chiare azioni successive e consenti al tuo team di migliorare.
#3. Riduci al minimo i confronti tra i dipendenti.
Nessuno è uguale, quindi non trattarli come tali nelle valutazioni dei dipendenti. Invece, monitora lo sviluppo individuale dei tuoi dipendenti rispetto agli obiettivi concordati di comune accordo. Evita di valutare le persone in base alla loro personalità perché non importa se stanno raggiungendo i loro obiettivi e se hanno un buon adattamento culturale.
#4. Crea un rapporto forte
Le conversazioni aperte hanno luogo solo quando entrambe le parti sono a proprio agio nell'essere oneste l'una con l'altra. Ciò è dovuto a uno stretto rapporto tra il dipendente e la direzione. Considera le valutazioni come dialoghi amichevoli e incoraggia il dialogo aperto. Tenere regolari controlli settimanali aiuterà nello sviluppo di questo rapporto onesto, con conseguente feedback bidirezionale più onesto e vantaggioso. Ricorda che la valutazione di un dipendente non dovrebbe essere una conversazione unilaterale.
#5. Informarsi sulle specifiche.
E assicurati che queste domande abbiano uno scopo specifico. Le valutazioni dei dipendenti dovrebbero servire come riepilogo del trimestre o dell'anno precedente, come conversazione bidirezionale sullo sviluppo personale e di squadra e come mezzo per i manager per imparare come possono migliorare. Fai un elenco di domande per guidare la conversazione nella direzione appropriata al fine di raggiungere ciascuno di questi obiettivi.
Con quest'ultimo consiglio in mente, diamo un'occhiata ad alcuni esempi di domande di valutazione delle prestazioni che potresti utilizzare nelle tue riunioni.
Domande per le valutazioni dei dipendenti
Come detto in precedenza, i tipi di domande che poni in una valutazione delle prestazioni dei dipendenti dovrebbero essere deliberati. In altre parole, le tue domande dovrebbero essere incentrate su un elemento di azione specifico sia per te che per il membro del team. Le tue domande potrebbero, ad esempio, riguardare le prestazioni dei dipendenti, lo sviluppo professionale o la tua stessa gestione.
Valutazione delle prestazioni: preoccupazioni personali
Le domande sulla valutazione delle prestazioni dei dipendenti potrebbero includere:
- Quale consideri il tuo risultato più significativo al lavoro quest'anno?
- Come valuteresti la tua performance complessiva quest'anno/trimestre?
- Ritieni di aver raggiunto i tuoi obiettivi SMART per questo periodo di revisione? Se no, perché no?
- Quali sono alcune delle difficoltà che hai incontrato e come posso aiutarti?
- Quali sono i tuoi obiettivi per l'azienda quest'anno?
L'obiettivo qui è incoraggiare il tuo dipendente a valutare le proprie prestazioni e impostare una linea d'azione. Ognuna di queste domande ha lo scopo di avviare una conversazione e dovrebbe essere integrata con le tue idee e pensieri.
Valutazione delle prestazioni: problemi di sviluppo
Oltre alla domanda sulle prestazioni, la tua conversazione sullo sviluppo potrebbe includere:
- Di quale assistenza, formazione o risorse hai bisogno per raggiungere i tuoi obiettivi?
- Quali sono i tuoi obiettivi di carriera a lungo termine? Come posso aiutarti a raggiungerli?
- Quali nuovi talenti o informazioni vorresti acquisire quest'anno?
- Qual è il prossimo ruolo che vorresti ricoprire in azienda?
- Dove credi di avere margini di miglioramento?
Questa sezione della valutazione dei dipendenti si occupa di tracciare un corso per il tuo dipendente e dimostrare che tu e la tua azienda siete dalla loro parte.
Valutazione delle prestazioni: problemi di gestione
Infine, dovresti trovare il tempo per ascoltare il feedback. Poni le seguenti domande ai tuoi dipendenti:
- Questa procedura di revisione è vantaggiosa per te? Quale metodo di feedback preferisci?
- Come posso gestirti meglio?
- Hai tutto il necessario per completare il tuo lavoro?
- Dove il management ha aiutato o ostacolato la tua performance?
Conclusione
Lo scopo di questo corso è imparare come essere un manager migliore e individuare qualsiasi burocrazia o microgestione che potrebbe ostacolare le prestazioni dei dipendenti. Le valutazioni dei dipendenti sono fondamentali per mantenere i dipendenti e la direzione sulla stessa pagina e lavorare insieme verso un unico obiettivo. Ciò comporta una comunicazione aperta e bidirezionale che avvantaggia le competenze e le procedure di entrambe le parti
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Riferimenti
