Quante volte hai inviato un'e-mail e poi hai aspettato... e poi aspettato... e ti sei chiesto che fine ha fatto? L'abbiamo fatto tutti.
Era comune non avere idea di cosa fosse successo dopo aver inviato un'e-mail. È arrivato al nostro destinatario previsto? È possibile che si sia perso nella loro casella di posta? È nella loro cartella della posta indesiderata? Hanno aperto i miei allegati o fatto clic sui miei collegamenti?
Nessuno lo sapeva... fino ad ora. Ora disponiamo di strumenti di tracciamento e-mail gratuiti ea pagamento che ci informano ogni volta che qualcuno apre le tue e-mail, fa clic su qualsiasi collegamento o visualizza qualsiasi allegato.
Ci consente di creare e sostenere relazioni in questo ambiente di cassette postali sovraffollato e competitivo. Questo post mira a potenziare la tua casella di posta con il monitoraggio della posta elettronica per aumentare l'efficienza e la produttività della posta elettronica.
Che cos'è il monitoraggio e-mail?
La tecnica per tracciare le e-mail inviate e utilizzare tali dati per guidare le scelte aziendali è nota come tracciamento e-mail. La maggior parte degli strumenti di monitoraggio delle e-mail raccolgono informazioni come tariffe di apertura, orari e posizioni, nonché click-through su collegamenti e allegati.
Qual è il processo di monitoraggio delle e-mail?
Quando un'e-mail che hai inviato viene aperta o cliccata, te lo dice il monitoraggio e-mail. Gli strumenti di tracciamento e-mail incorporano un pixel immagine invisibile nelle tue e-mail in grado di rilevare quando e dove un destinatario ha avuto accesso a un'e-mail.
Vedremo come raggiungere questo obiettivo in modo più dettagliato in seguito, ma prima parliamo del motivo per cui il monitoraggio della posta elettronica è utile.
I vantaggi del monitoraggio delle e-mail
# 1. Il monitoraggio delle e-mail ti aiuta a risparmiare tempo.
A nessuno piace averne molti e-mail di follow-up quando non hanno nemmeno aperto il primo. Il monitoraggio delle e-mail ti consente di sapere se la tua e-mail iniziale ha suscitato l'interesse del destinatario abbastanza da consentirgli di aprirla. Se non hanno aperto il primo, è improbabile che aprano quelli successivi, quindi puoi e dovresti fermarti qui. Consente di risparmiare tempo sia per il professionista delle vendite che per il destinatario dell'e-mail, riducendo le e-mail di follow-up non necessarie.
Allo stesso modo, se noti un contatto che fa clic sui link che hai inviato ed esamina una lettera di presentazione o una proposta che hai allegato, sai che sei nella sua mente in questo momento. Contattarli in quel momento, quando stanno contemplando la tua idea, rende l'interazione molto più rilevante e attuale.
#2. Il contesto è fornito dal monitoraggio della posta elettronica.
Il monitoraggio delle e-mail ti fornisce informazioni vitali sulle tue interazioni e-mail con contatti, reti, clienti e potenziali clienti. Puoi utilizzare questa conoscenza per migliorare il tuo raggio d'azione soddisfacendo il loro rapporto unico con te.
Se noti che un contatto ha aperto la tua email più volte in un solo giorno, puoi continuare mentre sei ancora nella sua mente.
Puoi vedere se il tuo contatto ha letto eventuali collegamenti o allegati che hai incluso in un'e-mail prima di una riunione. Puoi sapere se il destinatario sta valutando ciò che hai inviato se hai inviato un'e-mail di follow-up.
#3. Il monitoraggio delle e-mail offre una prospettiva distinta.
Siamo onesti: comporre email può intimidire e irritare. È facile rimanere bloccati su dove iniziare o cosa dire per riempire gli spazi vuoti.
Il monitoraggio delle e-mail ti fornisce più di semplici informazioni utili sul coinvolgimento dei tuoi contatti con le tue e-mail. Puoi anche visualizzare la cronologia della loro carriera, i dettagli dell'azienda, i feed di Twitter e altri profili social, la cronologia delle e-mail con loro e qualsiasi altra informazione che scelgono di divulgare con te.
Come monitorare un'e-mail
È semplice inviare un'e-mail tracciata. Vedremo come tracciare un'e-mail utilizzando lo strumento di monitoraggio dell'e-mail.
# 1. Stabilire politiche aziendali per il monitoraggio delle e-mail.
La tecnologia di tracciamento e-mail, ad esempio, può essere utilizzata per migliorare il esperienza del cliente, ma deve essere maneggiato con attenzione. Stabilisci alcune regole di base con il tuo team su come e quando contattare un destinatario dopo aver ricevuto una notifica di lettura.
È anche una buona idea descrivere l'uso corretto dello strumento di tracciamento della posta elettronica nella tua azienda politica sulla riservatezza e affermare che le notifiche di tracciamento e-mail sono in uso quando i consumatori si iscrivono agli abbonamenti e-mail. Queste discussioni e criteri dovrebbero essere creati prima di iniziare a utilizzare gli strumenti e dovrebbero essere riesaminati regolarmente per garantire che stai fornendo un'esperienza cliente decente.
#2. Installa un'applicazione di tracciamento e-mail.
Ci sono diversi strumenti di tracciamento e-mail disponibili oggi sul mercato, sia software gratuiti che a pagamento. Possono anche ricevere aggiornamenti in tempo reale su quando e quante volte la tua email viene aperta da un contatto.
Oh, ed è completamente gratuito.
#3. Crea un'e-mail.
Inizia a digitare ora.
A volte è più facile a dirsi che a farsi...
#4. Seleziona l'opzione "Traccia".
A questo punto, ogni strumento di tracciamento e-mail funziona in modo leggermente diverso. La maggior parte degli strumenti di monitoraggio avrà una casella di controllo o un indicatore simile che ti consente di selezionare quali e-mail tracciare. Prima di inviare un'e-mail o utilizzare il monitoraggio dell'e-mail, assicurati che il destinatario abbia accettato di ricevere e-mail dalla tua azienda.
È tutto! Con quattro semplici azioni, puoi avere il controllo su ciò che accade dopo aver inviato un'e-mail.
E, poiché stiamo già parlando di semplici strumenti di tracciamento della posta elettronica, diamo un'occhiata a diverse soluzioni gratuite per darti un'idea delle molte opzioni che potresti voler provare.
I migliori strumenti gratuiti per il monitoraggio della posta elettronica
- MailTrack
- Striscia
- Mailtracker di Hunter.io
- HubSpot
- E-mail Tracker Intelliverse
- SalesHandy
- Avviso di posta
# 1. Mailtrack
Mailtrack è un Estensione di Google Chrome che si combina con la posta in arrivo di Gmail per aggiungere segni di spunta verdi alle e-mail aperte nell'interfaccia. Offre anche notifiche desktop e non ha restrizioni sul numero di e-mail che puoi monitorare.
#2. Strisciante
Streak, un altro componente aggiuntivo di Gmail, fornisce un'utile barra laterale con un record visivo dell'attività delle aperture di posta elettronica, i tempi di visualizzazione e persino la posizione geografica in cui il destinatario ha visto il messaggio. Puoi anche utilizzare Streak per classificare i tuoi messaggi in base alle visualizzazioni recenti (per vedere quali potenziali clienti sono più interessati) o per isolare gli invii e-mail che devono ancora ricevere una risposta (in modo da sapere con chi seguire).
#3. Mailtracker di Hunter.io
Mailtracker ti consente di vedere quante volte un'e-mail è stata aperta quando è stata aperta e su quale dispositivo. Hunter.io garantisce che questo strumento di tracciamento e-mail sarà sempre gratuito e che non aggiungerà mai un logo o un altro identificatore alle tue e-mail.
# 4. HubSpot
HubSpot è noto per la sua solida piattaforma di vendita e il monitoraggio della posta elettronica è incluso nella sua gamma di strumenti di vendita gratuiti. Sarai in grado di dire quando un lead apre un'e-mail, fa clic su un collegamento o scarica un allegato utilizzando il monitoraggio e-mail di HubSpot.
Questa applicazione è compatibile con Gmail, Outlook e Office365.
#5. Tracker e-mail Intelliverse
Questo strumento di tracciamento e-mail è disponibile come plug-in di Microsoft Outlook o come estensione di Chrome per Gmail. Visualizza quando e dove è stata aperta l'e-mail, nonché i dati del dispositivo, il tutto all'interno della tua casella di posta. Traccerà un numero illimitato di e-mail e invierà notifiche in tempo reale.
#6. VenditeHandy
Per un massimo di 15 dei tuoi record più recenti, SalesHandy fornisce notifiche di apertura e-mail e tiene traccia delle attività. Gli utenti di Gmail possono tenere traccia delle e-mail gratuitamente e a tempo indeterminato, ma è necessario eseguire l'upgrade a un account commerciale per utilizzare il componente aggiuntivo di Outlook.
#7. Avviso di posta
Mailalert è un componente aggiuntivo di Google Chrome che fornisce un monitoraggio illimitato rimuovendo qualsiasi marchio o logo dalle e-mail. A differenza di altri strumenti in questo elenco, fornisce il monitoraggio e-mail dei clic gratuito. Fornisce inoltre notifiche in tempo reale e avvisi push per aiutarti a ottenere tempi di risposta più rapidi.
Configura le email tracciate. Così quello che ora?
Lo sentiamo continuamente: "Cosa devo dire alla prima persona che legge la mia email?" Quali sono alcune strategie efficaci per raggiungere? Secondo, cosa dovrei dire? È appropriato per me inviare un'e-mail? Devo fare una telefonata?
Dipende, come nel caso di qualsiasi risposta. Ognuno usa queste notifiche a modo suo. Ecco alcuni esempi di casi d'uso che consigliamo.
# 1. Inizia una conversazione pertinente.
L'intero scopo degli strumenti di intelligence delle e-mail è aiutarti a rendere i tuoi contenuti e tempi più pertinenti per i tuoi destinatari. Le email in scatola non sono solo impersonali ma anche inefficaci. Scegli come target il tuo materiale in base a ciò che sai sulle attività dei destinatari e sulle interazioni con la tua azienda. Interrompi se la prima email non viene aperta. Nessuno vuole che la sua casella di posta venga intasata da e-mail di follow-up se non ha aperto quella originale.
#2. Aggiungi più contesto dopo.
Usa le notifiche per aiutarti a capire quando è necessario continuare con ulteriori informazioni. Si supponga che un contatto abbia cliccato su un collegamento relativo alla cultura aziendale; forse potresti contattarmi con maggiori informazioni sull'argomento.
Un tocco personale non fa mai male e un potenziale cliente può apprezzare il fatto che tu abbia anticipato le sue esigenze o interessi.
#3. Riduci le dimensioni della tua mailing list.
Se scopri che un contatto non ha aperto nessuna delle tue e-mail recenti, rimuovilo dalla tua mailing list o contatta un'ultima volta con una semplice opzione di annullamento dell'iscrizione con un clic, se lo desidera.
#7. Non si dovrebbe fare niente... È solo utile sapere.
Alcuni utenti non intraprendono alcuna azione dopo aver aperto o fatto clic su un'e-mail. Il messaggio li informa semplicemente che il loro contatto sta interagendo con loro e che non è necessario inviare un'e-mail di follow-up onerosa.
In base alla tua relazione totale con un contatto, prendi questa decisione. Se hai già parlato con loro o sai che hanno tutte le informazioni di cui hanno bisogno, lasciali semplicemente in pace. Non è necessario utilizzare un software di tracciamento e-mail.
Come si è evoluto il monitoraggio delle e-mail nel tempo?
L'evoluzione del monitoraggio della posta elettronica è stata rapida negli ultimi anni con l'aggiunta di funzionalità più avanzate agli strumenti di monitoraggio. In precedenza, il tracciamento si limitava a sapere se un'e-mail era stata aperta o meno. Ma ora, gli strumenti di monitoraggio delle e-mail possono fornire informazioni più dettagliate come la posizione, il dispositivo e la quantità di tempo trascorso su un'e-mail. Con l'avvento dell'intelligenza artificiale e dell'apprendimento automatico, il monitoraggio delle e-mail è diventato più sofisticato e si prevede che continuerà ad evolversi in futuro.
Quali sono le migliori pratiche per l'utilizzo del monitoraggio delle e-mail?
È importante utilizzare il monitoraggio delle e-mail in modo responsabile ed etico. Alcune best practice includono informare i destinatari che la loro posta elettronica viene tracciata, utilizzare i dati di tracciamento per migliorare l'esperienza del destinatario ed evitare un tracciamento eccessivo o invadente. Inoltre, è importante assicurarsi che lo strumento di monitoraggio della posta elettronica utilizzato sia conforme alle leggi e ai regolamenti sulla privacy.
Posso tenere traccia delle e-mail sul mio dispositivo mobile?
Sì, il monitoraggio delle e-mail può essere utilizzato anche sui dispositivi mobili. La maggior parte degli strumenti di monitoraggio della posta elettronica offre app mobili o versioni ottimizzate per dispositivi mobili della loro interfaccia web. Ciò rende più facile per gli utenti tenere traccia delle e-mail in movimento, indipendentemente dal fatto che utilizzino uno smartphone o un tablet.
In che modo il monitoraggio delle e-mail influisce sulle campagne di e-mail marketing?
Il monitoraggio delle e-mail consente ai professionisti del marketing di misurare il successo delle loro campagne e prendere decisioni basate sui dati. Monitorando metriche come tassi di apertura, percentuali di clic e tassi di conversione, i professionisti del marketing possono determinare quali elementi della loro campagna funzionano e quali necessitano di miglioramenti. Queste informazioni possono essere utilizzate per ottimizzare le campagne future e aumentare l'efficacia complessiva.
Quali sono i metodi alternativi per misurare il successo delle email?
Esistono diversi metodi alternativi per misurare il successo delle e-mail, inclusi sondaggi, feedback dei clienti e test A/B. Questi metodi forniscono preziose informazioni su come i clienti interagiscono con le tue e-mail, ma potrebbero non essere così completi o in tempo reale come i dati di tracciamento delle e-mail.
Quali sono gli svantaggi dell'utilizzo del monitoraggio delle e-mail?
Sebbene il monitoraggio delle e-mail abbia diversi vantaggi, ci sono anche alcuni svantaggi da considerare. Questi includono problemi di privacy, la possibilità di essere percepiti come invadenti o non etici e il potenziale utilizzo dei dati di tracciamento per scopi dannosi. Inoltre, fare affidamento esclusivamente sui dati di tracciamento della posta elettronica può fornire un quadro incompleto del successo della posta elettronica e potrebbe non riflettere accuratamente il comportamento del destinatario.
Sommario
Il monitoraggio delle e-mail può dirti quando i tuoi potenziali clienti aprono le tue e-mail e quando dovresti seguire. Sia le organizzazioni che i clienti traggono vantaggio dal monitoraggio della posta elettronica. Le aziende possono utilizzare il monitoraggio delle e-mail per attraversare la posta in arrivo in modo più produttivo, comunicare in modo più efficace, e infine sviluppare e sostenere relazioni importanti. I clienti possono rispondere alle e-mail senza timore di ricevere e-mail di follow-up ripetute.
