Quando la gestione della posta elettronica viene gestita in modo improprio, può portare a opportunità mancate e incomprensioni e ridurre la produttività dei dipendenti. L'adozione di efficaci strategie di gestione della posta elettronica e lo sviluppo di capacità di gestione della posta elettronica sono essenziali per una buona gestione della posta elettronica.
L'uso della posta elettronica per la comunicazione sia in ambito personale che professionale è diventato sempre più importante. Tuttavia, occuparsene può essere scoraggiante e dispendioso in termini di tempo a causa dell'aumento giornaliero del volume di e-mail.
Parliamo di cos'è una buona gestione della posta elettronica, software di gestione della posta elettronica, competenze e strategie per migliorare la produttività della posta elettronica.
Che cos'è la gestione della posta elettronica?
La gestione della posta elettronica è un approccio sistematico per massimizzare l'efficienza delle pratiche di posta elettronica e ridurre al minimo gli effetti negativi della gestione della posta elettronica sulla produttività e sulla soddisfazione lavorativa di un individuo.
I dipendenti devono sviluppare buone capacità di gestione della posta elettronica per sostenere la produttività e comunicare con successo sul posto di lavoro. Possono affinare le loro capacità e migliorare le loro strategie generali di gestione della posta elettronica seguendo un corso di gestione della posta elettronica.
Una strategia di gestione della posta elettronica di successo, come la gestione della posta in arrivo, l'assegnazione delle priorità e la risposta rapida, può essere appresa seguendo un corso di gestione.
Con l'aiuto di un corso di gestione della posta elettronica, le persone possono imparare a gestire le proprie caselle di posta e connettersi con successo con colleghi e clienti. Inoltre, le persone possono aumentare la propria competenza nella comunicazione e-mail, con conseguente maggiore successo professionale.
Come viene eseguita la gestione della posta elettronica?
Cinque modi migliori per eseguire la gestione della posta elettronica
- Utilizza il software di gestione della posta elettronica per risparmiare sui costi e gestire l'archiviazione
- Classifica le tue email in cartelle ed etichette
- Automatizza le tue attività di e-mail
- Invia il minor numero di email possibile.
- Utilizza i modelli di posta elettronica.
Quali sono le 4 D della gestione della posta elettronica?
Una strategia utile per gestire la propria casella di posta elettronica sono le quattro D della gestione della posta elettronica. Sono:
- Elimina– Questo si riferisce all'eliminazione delle e-mail che non sono più necessarie, come spam o vecchi messaggi.
- Delegato– È possibile assegnare un'e-mail a qualcun altro da completare se è necessaria un'azione, ma può essere eseguita da qualcun altro
- Do– Dai la priorità e rispondi il prima possibile alle e-mail a cui è necessario rispondere e che puoi gestire.
- Differire– Un'e-mail può essere ritardata o posticipata se richiede un'azione che non può essere intrapresa immediatamente. Ciò può comportare l'aggiunta di un promemoria o il contrassegno dell'e-mail per il successivo follow-up.
Software di gestione della posta elettronica
Cos'è un software per la gestione della posta elettronica? Un'applicazione chiamata software di gestione della posta elettronica semplifica l'invio, la risposta, il monitoraggio e l'organizzazione delle e-mail in blocco. Questo software è costituito da diversi servizi per team, aziende e individui.
Con l'aiuto degli strumenti software di gestione della posta elettronica, puoi gestire grandi quantità di e-mail, monitorarne l'avanzamento e distribuire il carico di lavoro tra gli altri membri del team.
La transizione da una piattaforma di posta elettronica a un'altra può essere una sfida, soprattutto quando si tratta di mantenere l'organizzazione e la produttività. Ad esempio, se stai prendendo in considerazione la migrazione da Gmail a Office 365, ti consigliamo di garantire un processo senza interruzioni che mantenga la struttura di gestione della posta esistente. Per più informazioni sulla migrazione di Gmail a Office 365, puoi consultare varie risorse che offrono indicazioni dettagliate su come effettuare il passaggio mantenendo le tue e-mail organizzate e accessibili. In questo modo, puoi continuare a sfruttare i vantaggi del software di gestione della posta elettronica nella tua nuova piattaforma senza intoppi.
Cinque vantaggi del software di gestione della posta elettronica
- Registra la cronologia delle conversazioni, inclusi gli scambi con ogni collega, cliente, potenziale cliente o partner commerciale.
- È utile per il monitoraggio degli eventi perché tutte le e-mail relative a un evento o utente specifico vengono tracciate automaticamente e possono essere viste come un'unica corrispondenza.
- Il software di gestione della posta elettronica aiuta a ripulire la tua casella di posta. Puoi recuperare le e-mail essenziali quando necessario mantenendo una casella di posta elettronica ordinata.
- Non solo avere un'e-mail sovraccarica richiede molto tempo, ma mette anche a rischio la tua attività in quanto potresti non ricevere e-mail che potrebbero essere cruciali se archivi troppe e-mail.
- Quando il tuo software di email engagement integra tutti i tuoi canali, crea un'esperienza cliente automatizzata e integrata con risposte automatiche e profili cliente approfonditi, che facilitano il coinvolgimento con i clienti.
Il miglior software di gestione della posta elettronica
In genere, il software di gestione della posta elettronica tende a concentrarsi su aree diverse, quindi il miglior software per te varierà in base alle tue esigenze. Ecco otto programmi di gestione della posta elettronica e le relative applicazioni:
- Gmail: il migliore per coloro che preferiscono l'ecosistema di Google.
- Anteriore: per gestire insieme le e-mail personali e del team.
- Microsoft Outlook: ideale per coloro che preferiscono l'ecosistema Microsoft.
- Missive – Software gratuito per la collaborazione in team.
- Moosend – E-mail marketing.
- Omnisend – Campagne di marketing per l'e-commerce.
- Help Scout – Per organizzazioni di piccole e medie dimensioni.
- SaneBox: il miglior software di gestione della posta elettronica personale.
Strategie di gestione della posta elettronica
#1. Automatizza il più possibile
Puoi ottimizzare le tue comunicazioni in entrata impostando regole di ordinamento automatico tramite i tuoi provider di posta elettronica. Puoi inoltrare, ordinare ed eliminare automaticamente le e-mail in arrivo in base a criteri come il nome del mittente, le parole chiave dell'e-mail e altre informazioni.
#2. Organizza la tua casella di posta in cartelle
Mettere la tua e-mail in cartelle diverse organizzerà la tua e-mail. Puoi raggruppare le tue e-mail in cartelle, come quelle che devono essere seguite, che richiedono un'azione aggiuntiva prima di una risposta o che sono state risolte.
#3. Imposta le anteprime delle email
Abilita le anteprime per il tuo account e-mail per vedere le prime parole o frasi di ogni e-mail mentre visualizzi l'intera casella di posta. Visualizzando l'e-mail in anteprima prima di aprirla, puoi determinare quali e-mail richiedono un'attenzione immediata e quali dovresti ordinare per una risposta futura.
#4. Imposta un limite al tempo di posta elettronica
Imposta limiti di tempo per quando e per quanto tempo rispondi alle e-mail in modo da evitare di perdere traccia del tuo sistema e delle efficaci procedure di gestione quando scrivi le risposte.
#5. Usa modelli per le risposte
La composizione di una risposta univoca per ogni e-mail può richiedere molto tempo. Se invii spesso la stessa email, può essere utile salvare alcune risposte di esempio nelle bozze, in modo da poterle riutilizzare rapidamente.
#6. Tieni d'occhio un'e-mail che necessita di follow-up utilizzando un calendario
Ci deve essere più di una semplice risposta ad alcune e-mail. Ogni volta che ricevi un'e-mail che richiede un'azione di follow-up, spostala in una sottocartella designata e pianifica un promemoria sul tuo calendario con l'indirizzo della cartella e la data in cui è necessario uno sforzo.
#7. Reindirizzare le comunicazioni
Una delle strategie di gestione della posta elettronica più efficaci per prevenire una casella di posta ingombra è limitare il numero di messaggi in arrivo che ricevi ogni giorno. Includi informazioni di contatto aggiuntive nel profilo del tuo account e-mail in modo che i dipendenti possano telefonarti o inviarti messaggi invece di inviarti e-mail per risposte brevi.
#8. Etichetta le tue e-mail con le categorie
Le etichette e-mail sono strumenti che puoi utilizzare per classificare le tue e-mail aggiungendo un'etichetta specifica. Pensa alle categorie che useresti più frequentemente, quindi usale in modo coerente per fornire più contesto alle tue e-mail. Puoi trovare materiale utile nelle sezioni trasversali e rispondere prontamente combinando cartelle ed etichette e-mail.
#9. Combina catene di email
Seguire una conversazione può essere semplificato con catene di email. Tutti i thread di posta elettronica in una lunga catena di posta elettronica dovrebbero essere combinati in uno principale quando si risponde ad esso. Puoi citare altre email nella tua risposta per tenere un registro cronologico della conversazione in un unico posto.
#10. Imposta un limite di posta in arrivo
Imposta un limite al numero di email che desideri nella tua casella di posta in totale. Non sei obbligato a leggere e rispondere a tutte le e-mail che arrivano solo perché hai impostato un limite di posta in arrivo. Invece, comporta la categorizzazione delle comunicazioni non lette in cartelle in base alla loro priorità e fase in modo da poterle gestire correttamente in batch.
Quali sono i tipi di e-mail?
Attualmente, la posta elettronica è il metodo standard di comunicazione tra le organizzazioni. È utilizzato da molte aziende ed è diventato estremamente importante per il funzionamento di tali aziende.
L'e-mail deve essere inclusa e rispettata negli standard organizzativi che gestiscono informazioni e record come qualsiasi altro tipo di informazioni e record aziendali.
Esistono cinque tipi più comuni di e-mail:
- Email della newsletter
- E-mail di nutrimento del piombo
- Email promozionali
- E-mail fondamentali
- Email di sondaggi
Leggi anche: CHE COS'È UNA MAIL DI SPAM? Come fermarli e segnalarli
Quali sono le 5 parti di una buona email?
Le e-mail possono essere classificate in cinque categorie principali. Questi componenti comprendono il 99% delle e-mail e offrono il formato ideale per entrare in contatto con i clienti e massimizzare le conversioni.
#1. Mittente (Da)
L'indirizzo email del mittente può essere visualizzato nel tag "from". Poiché in genere è la prima cosa che le persone vedono quando navigano nella loro casella di posta in arrivo, tutti notano questa parte di un'e-mail. Dovresti assicurarti che corrisponda al nome della tua azienda perché il tag "da" occupa un posto cruciale nella casella di posta del destinatario.
#2. Linea tematica
La componente più cruciale di un'e-mail è la riga dell'oggetto. In genere svolge un ruolo significativo nel determinare se il tuo messaggio viene letto o meno. La tua riga dell'oggetto dovrebbe riassumere in modo accurato e informativo il contenuto della tua email e suscitare l'interesse del lettore.
#3. Pre-intestazione
La pre-intestazione è un altro elemento di posta elettronica incluso accanto alla riga dell'oggetto. È la prima riga di contenuto della tua e-mail e funziona come compagna della riga dell'oggetto. In alcuni provider di posta elettronica, la pre-intestazione viene in genere aggiunta dopo la riga dell'oggetto in modo che i lettori possano saperne di più prima di leggere il corpo dell'e-mail.
I preheader possono essere un'ottima strategia per catturare l'attenzione dei tuoi lettori se utilizzati in modo appropriato. È l'ideale per scrivere qualcosa che elabori la riga dell'oggetto e informi il destinatario dell'intento dell'e-mail.
#4. Saluti
L'apertura della tua e-mail dà il tono all'intero messaggio. Sulla base dei primi paragrafi, il lettore sta creando un'impressione su di te e su ciò che richiedi da loro. Determina anche se continuano a leggere o meno.
Supponi di sembrare altamente formale o impersonale. Tuttavia, non vuoi nemmeno sembrare poco professionale, in quanto ciò potrebbe anche allontanare le persone.
#5. Corpo dell'email
Il corpo della tua email è dove fornisci valore ai tuoi lettori. Informali sulla tua azienda, offri uno sconto o tienili informati su nuovi prodotti e servizi. Indipendentemente dallo scopo della tua e-mail, dovresti assicurarti che sia breve, precisa e pertinente per il tuo pubblico.
Inoltre, lascia che le tue e-mail siano diverse; puoi alternare tra una newsletter aziendale, consigli sui prodotti e aggiornamenti del marchio.
- Invito all'azione
Lo scopo di ogni e-mail è influenzare i lettori affinché intraprendano una sorta di azione. Sia che tu voglia che il lettore effettui un acquisto o partecipi a un sondaggio online, un invito all'azione convincente rende semplice per loro seguire le tue istruzioni.
Considera cosa vuoi che facciano i tuoi lettori prima di iniziare a comporre la tua email e includi un CTA.
Leggi anche: GESTIONE DELL'IMPRESSIONE (IM): teoria, tecniche ed esempi
Quali sono le 4 caratteristiche di una buona email?
- Un oggetto accattivante
- Un bel colpo di testa
- Un semplice corpo dell'e-mail e un invito all'azione
- Una chiusura chiara
Come organizzi le email?
Esistono diversi modi per organizzare la posta elettronica. Loro includono:
- Categorizza la tua email in cartelle ed etichette
- Utilizza la funzione di ordinamento automatico
- Annulla l'iscrizione alle email indesiderate
- Crea account separati per il tuo lavoro e la tua vita personale
- Utilizzare la funzione dell'elenco delle attività
- Inizia email importanti
- Elimina i messaggi indesiderati
- Crea filtri per la posta in arrivo
- Archivia l'e-mail per dopo
- Eseguire regolarmente la pulizia dello spazio di archiviazione
- MIGLIOR SISTEMA E SOFTWARE DI GESTIONE DELLA EMAIL NEL 2023
- Suggerimenti per il marketing sui social media: i 29 migliori consigli per le piccole imprese
Riferimenti
