Il trasloco e lo stress vanno di pari passo, ma può essere ancora più complicato quando datori di lavoro e dipendenti non possono subire tempi di inattività tra i traslochi. Altre situazioni possono complicare ulteriormente il processo, come la disorganizzazione e la cattiva comunicazione tra i dipartimenti.
Per evitare complicazioni e garantire che il trasferimento del tuo ufficio avvenga senza intoppi, ecco alcune cose importanti da fare e da non fare che i datori di lavoro e le risorse umane dovrebbero seguire prima, durante e dopo il trasloco.
Fare: creare una lista di controllo per il trasferimento
Non limitarti a "seguire il tuo istinto" per quanto riguarda la strategia di trasferimento dell'ufficio. Altrimenti, ti perderai alcuni dettagli chiave che causeranno te e la tua squadra a scontrarsi all'ultimo minuto. Creare un lista di controllo per il trasloco dell'ufficio che delinea ogni dettaglio della tua mossa, dall'inizio alla fine.
Non fare: fai tutto in un mese
Sebbene sia possibile completare il tuo trasloco in un mese con una lista di controllo, stresserai la tua forza lavoro. Inizia a pianificare sei mesi prima del tuo grande giorno contattando le aziende di trasloco, rivedendo il tuo contratto di locazione, stabilendo il tuo budget e assegnando una squadra di attività.
Fare: comunicare con i dipendenti
I tuoi dipendenti devono sapere che il loro ufficio si trasferirà altrove con largo anticipo. A seconda di dove ti stai trasferendo, ciò potrebbe influire sul loro tragitto giornaliero o sulla capacità di liberare la scrivania. Inoltre, se tutti lo sanno in anticipo, i datori di lavoro possono affrontare rapidamente i problemi di lavoro/archiviazione.
Non farlo: aspettati che i tuoi dipendenti ti aiutino
Molti dei tuoi dipendenti non avranno il tempo, la pazienza o la forza fisica per unirsi in movimento. Oltre a spostare la propria attrezzatura personale, non ci dovrebbe essere l'aspettativa che i tuoi dipendenti debbano spostare la proprietà aziendale. Assumi una ditta di traslochi per questo lavoro.
Fare: assumere o assegnare un Project Manager
Il trasloco di uffici non è direttamente correlato al tuo ufficio che genera attività, ma lo è comunque richiede un project manager. Hai bisogno di qualcuno che trasferisca le utenze, installi i telefoni, prepari l'attrezzatura, assegni il parcheggio nel nuovo ufficio e assicuri che tutti i dipendenti siano pronti per il trasloco.
Non farlo: continua a spostare la data di arrivo
Dì solo ai tuoi dipendenti, project manager e altri fornitori (azienda di traslochi o fornitore di servizi pubblici) che ti trasferirai fino a quando non avrai finalizzato la data. Va bene commettere errori, ma se sposti costantemente la data, la tua squadra avrà difficoltà a prendere parte alla mossa.
Fare: tracciare una planimetria
Il tuo nuovo ufficio sarà più grande o più piccolo di quello attuale. In ogni caso, è improbabile che il tuo nuovo ufficio abbia lo stesso aspetto di quello vecchio. Crea una planimetria per sapere dove andranno a finire tutti i tuoi mobili. Una planimetria aiuterà i traslochi e i dipendenti a stabilirsi più rapidamente.
Non: buttare via gli oggetti dopo il trasloco
Un nuovo ufficio ti dà l'opportunità di aggiornare la tua tecnologia o i tuoi mobili. Se hai intenzione di farlo, considera di ordinare nuove apparecchiature che arriveranno nel nuovo ufficio. Butta via l'attrezzatura che hai già sostituito il giorno del trasloco, poiché la maggior parte delle aziende di trasloco può cestinare gli oggetti per te.
Fare: rivedere prima di trasferirsi
Prendi nota di tutto ciò che non sembra giusto e pulisci il tuo spazio nuovo e vecchio mentre sono vuoti. Assicurati di aver fatto tutto sulla tua lista di controllo e rivedere il tuo budget. Una settimana prima del trasloco, tutto dovrebbe essere contabilizzato e dovrebbero essere compilate le forniture per il trasloco.
Non farlo: scarica il tuo stress sugli altri
Non importa quanto sei preparato per il trasloco, tutti subiranno un po' di stress. È importante mantenere il morale essendo d'aiuto e di supporto durante il processo. Una volta che tutti si sono sistemati nel nuovo ufficio, organizza una festa e congratulati con tutti per il loro duro lavoro.
Se i tuoi dipendenti si trasferiscono all'estero, cerca di entrare in empatia con la loro situazione. Probabilmente stanno lasciando la loro famiglia e i loro amici. Non è mai una cattiva idea organizzare dipendenti internazionali con un amico, che si tratti di un collega o di un altro americano trasferito, con cui possono interagire.
Cosa si dovrebbe fare per informare i clienti, i dipendenti e le parti interessate della nuova sede dopo il trasloco di un ufficio?
È importante informare i clienti, i dipendenti e le altre parti interessate della tua nuova posizione aggiornando il sito Web della tua azienda, le pagine dei social media e qualsiasi altro elenco online. Dovresti anche cambiare il tuo indirizzo commerciale ufficiale con agenzie governative e altre organizzazioni pertinenti.
Quali passi dovrebbero essere presi per pulire e riorganizzare il nuovo ufficio dopo un trasloco?
Dopo un trasloco di ufficio, è importante prendersi il tempo per pulire il nuovo spazio e riorganizzarlo per renderlo funzionale ed efficiente. Ciò può includere attività come il disimballaggio di scatole, l'organizzazione di mobili, l'installazione di attrezzature e la creazione di un sistema organizzativo per file e forniture.
Perché è importante disporre di un sistema per tenere traccia degli articoli durante un trasloco?
Avere un sistema in atto per tenere traccia degli articoli durante un trasloco dell'ufficio aiuta a garantire che nulla venga perso o lasciato indietro durante la transizione. Ciò può includere l'utilizzo di etichette, elenchi di inventario e contrassegno degli articoli con uno specifico sistema di codifica a colori.
Perché avere un piano di emergenza è importante durante un trasloco d'ufficio?
Avere un piano di emergenza in atto durante un trasloco aiuta a prepararsi a eventi imprevisti e a ridurre al minimo il potenziale di stress e interruzioni. Ciò può includere la pianificazione di imprevisti come ritardi dovuti alle condizioni meteorologiche, guasti alle apparecchiature o incidenti stradali.
Perché è importante seguire le norme in materia di salute e sicurezza durante un trasloco?
Seguire le norme in materia di salute e sicurezza durante un trasloco d'ufficio è importante per proteggere i lavoratori e garantire un trasloco sicuro ed efficiente. Ciò può includere l'osservanza di tecniche di sollevamento adeguate, la fornitura di dispositivi di protezione adeguati e l'osservanza delle procedure di sicurezza antincendio e di evacuazione.
Perché è importante prendere in considerazione le modalità di parcheggio per il camion in movimento durante un trasloco in ufficio?
Tenere conto delle disposizioni di parcheggio per il camion in movimento è importante per garantire che il trasloco possa procedere senza intoppi e senza interruzioni. Ciò include la prenotazione del parcheggio sia nella vecchia che nella nuova sede e l'organizzazione dell'accesso agli ascensori e ad altre aree dell'edificio.
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4 commenti
Genau einen solchen Beitrag habe ich gesucht, danke dafür! Ich muss nämlich den Umzug meiner Firma planen, der in etwas mehr als einem halben Jahr vonstattengehen wird. Einen Projektmanager einzustellen, ist schonmal eine sehr gute Idee!
Vielen Dank für den hifreichen Commento! Wir sind gerade dabei unseren Geschäftsumzug zu planen und überlegen noch, ob wir ein Umzugsunternehmen engagieren sollen oder den Umzug selbst durchführen. Es gibt einiges zu beachten.
Meine Freundin führt ein kleines Unternehmen und möchte demnächst in ein größeres Büro ziehen. Ich unterstütze sie bei der Planung und so langsam kommt der Ball ins rollen. Sie hatte schon überlegt, ob sie ihre Mitarbeiter um Hilfe morso kann, aber wahrscheinlich haben Sie recht und das wäre keine gute Idee.
Bei mir steht der Privatumzug an. Durch den Beitrag weiß ich, was ich alles beachten sollte. Den Aufbau der Möbel werde ich dennoch als Erstes machen, sobald die neue Wohnung frei ist.