Usiamo tutti lo stesso sistema di tracciabilità dei documenti per tenere traccia dei nostri file. Che tu sia un avvocato, un medico o anche un contabile, è importante sapere quali tipi di servizi sono disponibili nella tua zona. Il modo migliore per scoprirli è visitare la tua biblioteca locale o chiedere a qualcuno che lavora in questo campo. Tuttavia, ho fornito tutto ciò di cui hai bisogno per sapere e ottenere un semplice monitoraggio dei documenti con sistemi, software e Davao City Portal Document Tracking 2. Continua a leggere.
Che cos'è il monitoraggio dei documenti?
Il tracciamento dei documenti è il processo per tenere traccia dei documenti e dei file condivisi con altri utenti. Può essere fatto utilizzando un sistema di tracciamento dei documenti o uno strumento di tracciamento dei file.
Il principale vantaggio del monitoraggio dei documenti è tenere traccia di tutti i documenti che sono stati condivisi con altri utenti in modo da sapere quali sono i loro e quali sono i tuoi.
Servizi di tracciabilità dei documenti
Il monitoraggio dei documenti è un servizio che consente di monitorare lo stato di avanzamento dei documenti attraverso il sistema. Puoi ottenere questo risultato con qualsiasi tipo di documento, come e-mail, file e messaggi.
Il rilevamento dei documenti è diverso dalla gestione dei file in quanto fornisce più informazioni su ciascun documento originale rispetto a un semplice numero di riferimento. In alcuni casi, ciò include i metadati allegati a ciascun file, come la data di creazione o le dimensioni al momento del caricamento, in modo da sapere quanto tempo è stato necessario per completare il processo del flusso di lavoro prima di essere archiviato o eliminato da un altro membro del team.
Il monitoraggio dei documenti è importante per le aziende che devono elaborare e tenere traccia di molti documenti. Questo può includere studi medici, agenzie governative, studi legali e altro ancora. Il monitoraggio dei documenti consente a tutti i membri del team di vedere dove si trova ciascun documento nel processo del flusso di lavoro, in modo che sappiano quando sarà pronto per essere visualizzato o consultato da qualcun altro.
Come funziona il sistema di tracciabilità dei documenti?
Un programma software, il sistema di tracciamento dei documenti, è utile per tenere traccia delle tracce cartacee. Le istituzioni e le aziende possono utilizzarlo per archiviare e distribuire documenti, file e altri dati.
Potresti chiederti perché avresti bisogno di un sistema di tracciamento dei documenti. La risposta è semplice: se vuoi che i dipendenti oi clienti della tua azienda possano accedere al loro prodotto di lavoro su qualsiasi dispositivo in qualsiasi parte del mondo e in qualsiasi momento; allora questo tipo di tecnologia ha senso per le tue esigenze.
Sistemi di tracciabilità dei documenti
I sistemi di tracciabilità dei documenti vengono utilizzati per tracciare i documenti. Possono essere utilizzati per tenere traccia dei documenti che sono stati condivisi con altri utenti e anche per tenere traccia delle modifiche apportate al documento.
Questo sistema consente inoltre di tenere sotto controllo dove è stato salvato l'ultima volta un file o un database, chi ha apportato modifiche, quando sono state apportate tali modifiche e quale versione del documento è stata salvata o aperta l'ultima volta.
Cosa sono gli strumenti di tracciamento dei file?
Condividere file con altre persone? Usa uno strumento di monitoraggio dei file per tenere d'occhio ciò che tutti gli altri stanno facendo con loro. È un ottimo modo per tenere traccia dei file che condividi con altri utenti. Puoi usarlo per tenere traccia del file che stai condividendo con altri utenti.
Software di tracciamento dei documenti
Il software di monitoraggio dei documenti è un software che aiuta a tenere traccia dei documenti che sto condividendo con altri utenti. Viene utilizzato per tenere traccia dei documenti in ufficio e anche nelle organizzazioni aziendali.
Il software di tracciamento dei documenti può essere utilizzato per diversi scopi come:
- Tenere traccia dei documenti durante il loro utilizzo da parte di diverse persone o dipartimenti all'interno di un'organizzazione. Ad esempio, se stai utilizzando il modello di Word XYZ e devi modificare del testo su di esso, puoi facilmente tenere traccia di questa modifica utilizzando il software di rilevamento dei documenti perché mostrerà automaticamente tutte le modifiche apportate a questo file dopo averlo salvato di nuovo. In questo modo, ogni volta che qualcuno apporta modifiche ai tuoi documenti, sarà a conoscenza anche di quelle modifiche senza avervi accesso personalmente!
Quale soluzione aiuta a tenere traccia del documento che sto condividendo con gli altri utenti?
Esistono varie soluzioni per tenere traccia del documento che stai condividendo con altri.
Document Tracking System (DTS) è un tipo di software che aiuta a tenere traccia dei documenti e archiviarli in un database. Più utenti possono accedere al sistema contemporaneamente senza timore di perdita di dati. Le aziende spesso scelgono questa opzione perché è facile da usare e non costa molto.
Sistema di monitoraggio dei documenti online gratuito
Il rilevamento dei documenti è il processo di rilevamento dei documenti mentre si spostano attraverso un'organizzazione o un'azienda. Implica la raccolta, l'archiviazione e la gestione dei dati rilevanti relativi ai documenti, come la data di creazione, i dettagli sulla proprietà, le informazioni sull'autore, ecc. Questo software di tracciamento ti aiuta anche a tenere facilmente traccia dei tuoi file in modo da poterli monitorare in qualsiasi momento volta.
Ci sono vari tipi di sistemi di tracciabilità dei documenti disponibili per l'acquisto oggi sul mercato:
# 1. Edizione deluxe:
Questa versione include funzionalità extra come avvisi e-mail illimitati quando vengono aggiunti o modificati nuovi documenti nel sistema; facile accesso da qualsiasi luogo tramite un browser web (nessuna necessità di app); backup automatico ogni ora; e la possibilità di sincronizzare tra dispositivi utilizzando il cloud storage (Dropbox/Google Drive).
#2. Edizione standard:
Include tutte le funzionalità di base sopra menzionate oltre al supporto per più utenti con autorizzazioni per cartelle condivise in modo che tutti condividano l'accesso su dispositivi diversi senza preoccuparsi di chi riceve cosa quando!
#3. Edizione avanzata:
Questa versione viene fornita con un calendario integrato, analisi utente e altro ancora. Tutto sommato, il software di monitoraggio dei documenti è un ottimo strumento da avere quando è necessario tenere traccia di file importanti come contratti, ordini di acquisto o fatture.
Monitoraggio dei documenti del portale della città di Davao 2
Per tenere sotto controllo le tracce cartacee, utilizza "Davao City Portal Document Tracking 2". Fornisce i dettagli completi di tutti gli utenti che hanno avuto accesso al documento.
Molte aziende e organizzazioni utilizzano i sistemi di tracciamento dei documenti per i loro scopi aziendali, come il tracciamento di ordini, fatture, ecc., in modo che possano avere un'idea di quanto tempo hanno impiegato nello svolgere le proprie attività o quante volte qualcuno ha visualizzato il proprio sito web o addirittura visitato dall'indirizzo IP della propria area locale (protocollo Internet).
Perché il monitoraggio è utile?
Il monitoraggio è utile perché ti aiuta a sapere chi ha il file, dove si trova e quando è stato modificato l'ultima volta. Se il tuo computer si guasta o viene rubato e devi recuperare i dati, il monitoraggio ti aiuterà a trovarli in pochi secondi.
Se il tuo dipendente utilizza una vecchia versione di un programma sul suo computer ma non vuole ancora eseguire l'aggiornamento (o mai), allora può usare anche questa funzione. In questo modo, non perderà l'accesso durante il processo di aggiornamento, ma avrà comunque tutti i suoi file salvati in un'unica posizione invece di archiviarli singolarmente da luoghi diversi intorno al suo PC o laptop.
Come faccio a tenere traccia di un file?
Puoi tracciare un file caricandolo sul portale e inviandolo al destinatario direttamente o via email.
# 1. Upload di file:
Carica i tuoi file nel tuo account e saranno visibili nella sezione Cronologia file.
#2. Invio diretto:
Questa opzione ti consente di inviare un allegato dalla finestra di composizione di Gmail (o da altre applicazioni). Qualsiasi applicazione eccetto Gmail che apre questo collegamento invierà l'allegato al mittente.
#3. E-mail:
Se hai un account e-mail associato al tuo account Google, utilizza questo metodo per inviare allegati.
#4. WhatsApp:
Se qualcuno ha condiviso con te il suo numero WhatsApp nell'ambito della sua relazione con noi (e quindi ha anche accesso), ti consigliamo di utilizzare WhatsApp per inviare allegati perché non è necessario che vedano mai più le nostre e-mail.
Sommario
In questo articolo, abbiamo discusso in dettaglio il monitoraggio dei documenti. È un servizio che consente alle persone di condividere file o documenti con altri utenti. La parte migliore è che aiuta a tenere un registro di tutti i file e documenti nel tuo sistema in modo da poterli ritrovare facilmente quando necessario.
Domande frequenti sul monitoraggio dei documenti
Cosa deve fare il sistema di tracciabilità dei documenti?
Automatizza il processo di accesso, ricerca e modifica dei documenti e consente di controllare chi visualizza o modifica un documento.
Come si definisce la gestione dei documenti?
Un sistema o processo utilizzato per acquisire, tracciare e archiviare documenti elettronici come PDF, file di elaborazione testi e immagini digitali di contenuto cartaceo.
Riferimenti
