Uno strumento essenziale per qualsiasi azienda è il software di gestione dei documenti. A seconda del servizio, potrebbe essere in grado di accelerare la collaborazione, proteggere i dati in modo più approfondito e garantire la conformità alle leggi. Uno strumento cruciale per gestire e lavorare con documenti digitali convenientemente per Windows, Android, ecc. è il software gratuito di gestione dei documenti. Inoltre, migliora l'efficienza del tuo flusso di lavoro e libera tempo e risorse. Pertanto, questi strumenti ti consentono di creare un archivio elettronico che ti aiuta a conservare i tuoi documenti inestimabili piuttosto che setacciare un oceano di schedari e quantità insondabili di carta.
Software di gestione dei documenti gratuito
Man mano che i documenti vengono creati, archiviati e distribuiti all'interno di un'organizzazione utilizzando il software di gestione dei documenti, l'efficienza aumenta mentre il costo e il disordine della conservazione dei registri cartacei diminuiscono. I tuoi documenti cartacei possono essere facilmente convertiti in file digitali e organizzati con l'ausilio di un eccellente software di gestione dei documenti (DMS).
Uno strumento di gestione dei documenti deve disporre di alcuni componenti essenziali per essere efficace, tra cui l'archiviazione, la condivisione e la collaborazione dei documenti, il controllo delle versioni e una sicurezza affidabile. I tuoi file fisici verranno prima scansionati e digitalizzati utilizzando un tipico sistema di gestione dei documenti. Quindi indicizza il file digitalizzato di recente in modo che possa essere sempre trovato quando necessario. Infine, i file vengono ordinati e conservati in un database sicuro.
Caratteristiche di un sistema di gestione dei documenti?
#1. Accesso al cloud
Il caricamento e il download dei documenti dovrebbe essere possibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento con un DMS. I documenti devono essere accessibili ai dipendenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo tramite caricamento, accesso e download. Di conseguenza, i sistemi di gestione dei documenti richiedono l'accesso al cloud. Il più grande vantaggio di un sistema di gestione dei documenti basato su cloud è che offre ai membri del personale la flessibilità di collaborare e accedere ai file da qualsiasi posizione.
#2. Interfaccia facile da usare
Un'interfaccia utente intuitiva e accattivante è fondamentale per un DMS perché viene utilizzata frequentemente. Un sistema di gestione dei documenti dovrebbe possedere un'interfaccia user-friendly per un facile accesso ai documenti. Non otterrai il massimo valore dal tuo investimento e la produttività ne risentirà se il tuo sistema di gestione dei documenti è difficile da usare.
#3. Robuste capacità di ricerca
Un sistema di gestione dei documenti dovrebbe avere una funzione di ricerca che consenta agli utenti di sfogliare rapidamente tutto il contenuto e trovare il documento necessario. Supporta tutti i tipi di file. Un sistema di gestione dei documenti dovrebbe essere in grado di gestire una varietà di tipi di file per essere veramente dinamico e robusto.
#4. Supporto per tutti i formati di file
Chiunque abbia seguito lo sviluppo della tecnologia negli ultimi decenni è consapevole della continua evoluzione dei formati di file. Ci sono ancora altri formati di file disponibili anche se estensioni popolari come.pdf e.docx attualmente dominano il mondo professionale. Il tuo sistema di gestione dei documenti dovrebbe supportare il maggior numero possibile di tipi di file diversi. Ciò garantirà che non incontrerai alcun problema in futuro.
Tipi di software per la gestione dei documenti
#1. Software di archiviazione dei documenti
L'uso di questo tipo di software consente l'archiviazione e l'organizzazione sicure e centralizzate dei documenti. In genere, ha elementi come la ricerca di documenti, l'etichettatura e l'archiviazione.
#2. Software di collaborazione sui documenti
Lo scopo di questo tipo di software è facilitare la collaborazione tra più utenti. Spesso è costituito da elementi come la gestione delle attività, il controllo della versione e la condivisione dei documenti.
#3. Software per la creazione di documenti
La scansione dei documenti e l'archiviazione digitale vengono entrambe eseguite utilizzando questo tipo di software. In genere, ha funzionalità come il riconoscimento dei codici a barre e il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).
#4. Software di gestione dei contenuti aziendali (ECM).
Sono disponibili sistemi di gestione dei documenti su larga scala e altri sistemi di gestione dei contenuti per la gestione di immagini, video e file audio. In genere, ha elementi come l'automazione del flusso di lavoro, il controllo delle versioni dei documenti e la sicurezza.
Vantaggi di un software di gestione dei documenti
#1. Maggiore produttività
Un chiaro vantaggio del DMS è il risparmio di tempo, che spesso si traduce in una maggiore produttività perché il tempo è prezioso. Il recupero dei documenti più rapido ed efficace può migliorare la soddisfazione del cliente e il morale del personale. Inoltre, i programmi di gestione dei documenti possono essere scalati per soddisfare le mutevoli esigenze di qualsiasi azienda. Questo è esattamente il motivo per cui ha senso razionalizzare i processi aziendali. L'utilizzo di un sistema di gestione dei documenti per organizzare e gestire i tuoi file aumenterà la produttività del tuo team e della tua.
#2. Maggiore sicurezza
Per salvaguardare i documenti sensibili, il software di gestione dei documenti offre funzionalità di sicurezza migliorate come la crittografia e il controllo degli accessi. Quando i file cartacei erano ancora in uso, la loro protezione richiedeva l'uso di misure di sicurezza lunghe e inefficaci come fogli di disconnessione, schedari chiusi a chiave e protocolli di sicurezza. Le organizzazioni possono crittografare i documenti utilizzando i sistemi di gestione dei documenti, che consentono inoltre a ciascun file di avere un diverso livello di sicurezza. Non solo è più facile per l'azienda e il suo personale, ma migliora anche l'efficacia del processo di sicurezza dei documenti.
#3. Semplificatod Collaborazione
La collaborazione sui documenti con i colleghi è resa più semplice dal software di gestione dei documenti, consentendo flussi di lavoro più rapidi ed efficaci. Un sistema avanzato di gestione dei documenti semplifica enormemente il processo di accesso rapido ai contenuti e collaborazione. La possibilità di accedere ai documenti che sono stati scaricati da varie fonti è disponibile in molti posti. I documenti condivisi possono essere inviati tramite e-mail o Internet grazie all'imaging elettronico. Con DMS, i processi aziendali sono più visibili e il monitoraggio del flusso di lavoro è potenzialmente migliorato. L'accesso autorizzato da parte di utenti esterni può essere consentito e monitorato.
#4. Recupero facile
Non è più consuetudine conservare documenti in armadi o spazi di archiviazione. Quando un documento viene convertito in formato digitale utilizzando un software di gestione dei documenti, chiunque vi abbia accesso può visualizzarlo immediatamente. Gli utenti di un sistema di gestione dei documenti possono cercare i documenti utilizzando il nome del documento, una parola chiave, il suo contenuto o qualsiasi altra informazione identificativa utilizzata per catalogarlo e rintracciarlo. Questa attività può essere completata in modo rapido ed efficace da un dipendente che utilizza un computer.
Criteri per la scelta di un software di gestione dei documenti
- Costo: prendere in considerazione il prezzo del software, nonché eventuali costi aggiuntivi per la manutenzione, gli aggiornamenti e il supporto.
- Supporto: scegli un fornitore di software con un servizio clienti affidabile.
- Scalabilità: assicurati che il software cresca con la tua azienda man mano che si espande.
- Funzionalità: prendi in considerazione le funzionalità del software, tra cui l'automazione del flusso di lavoro, il controllo delle versioni dei documenti e la funzionalità di ricerca.
- Verifica la compatibilità del software con i sistemi e i programmi già installati.
- Per gestire i tuoi documenti in modo rapido e semplice, cerca un software semplice da usare e da comprendere.
Software di gestione dei documenti personali gratuito
#1. Confluenza
Uno spazio di lavoro in team che incoraggia la condivisione delle conoscenze e la collaborazione, Confluence, è adatto ai lavoratori remoti. Può funzionare come un sistema per la gestione di documenti elettronici. Gli utenti possono gestire, organizzare, cercare e gestire le versioni dei documenti grazie alle funzionalità integrate. Confluence sostituisce un archivio di documenti condivisi dall'inizio alla fine fungendo da software di controllo intelligente dei documenti.
Confluence è più adatto per organizzazioni di piccole, medie e grandi dimensioni che utilizzano una varietà di altri programmi di gestione dei documenti. Altri sistemi di gestione dei documenti come Box, Dropbox e Google Drive possono essere integrati direttamente e senza soluzione di continuità con Confluence.
Inoltre, Confluence consente agli utenti di importare i documenti Word correnti nelle pagine wiki di Confluence, riducendo la necessità di programmi desktop e dei documenti associati.
Prezzi
- Gratuito: $ 0
- Standard: $ 5.50
- Premio: $ 10.50
#2. Dropbox aziendale
Con le sue funzioni di sincronizzazione dei file, collaborazione e amministrazione complete e di sicurezza leader di mercato, Dropbox Business è una delle migliori piattaforme di gestione dei documenti elettronici utilizzata da oltre 300,000 team aziendali in tutto il mondo e dalla maggior parte delle aziende Fortune 500. Lo spazio iniziale di 1 TB fornito dagli account aziendali di Dropbox può essere aumentato se e quando necessario. Gli utenti possono anche controllare l'accesso dei membri del team e delle cartelle. È possibile eseguire il backup di qualsiasi file, cartella o disco rigido in una posizione di archiviazione fuori sede sicura utilizzando Dropbox.
Le aziende ora hanno accesso alle nuove funzionalità di amministrazione di Dropbox che semplificano la gestione dei team, supportano la sicurezza e la conformità dei dati e forniscono loro informazioni utili su come operano i loro team.
Prezzi:
- Standard: $ 12.50 per utente al mese
- Standard + DocSend: $ 50 per utente al mese
- Avanzato: $ 20 per utente al mese
#3. Scatola
The box è una piattaforma per flussi di lavoro a documento singolo che aiuta le aziende a creare, collaborare e gestire i contenuti in modo efficace. Con l'aiuto della piattaforma di gestione dei documenti nativa del cloud "Box", i team e le organizzazioni possono creare e collaborare in modo sicuro sui contenuti da qualsiasi dispositivo mantenendone la sicurezza e il controllo.
Box offre maggiore trasparenza perché consente a team e aziende di applicare classificazioni di sicurezza, bloccare i file per impedirne la modifica e impostare autorizzazioni utente rigorose su singoli file.
Prezzi:
- Starter: $ 5 per utente al mese
- Affari: $ 15 per utente al mese
- Business Plus: $ 25 per utente al mese
- Enterprise: Contact Box per informazioni dettagliate sui prezzi.
- Box Personal è gratuito per un utente. Offre una prova gratuita di 2 settimane
Alcune delle più grandi aziende e organizzazioni del mondo utilizzano l'eccellente strumento di gestione dei documenti noto come SharePoint. La gestione della documentazione e la condivisione delle informazioni all'interno delle organizzazioni hanno beneficiato enormemente di SharePoint. Oltre ad essere altamente personalizzabile, SharePoint è ideale per le aziende che utilizzano l'ecosistema Microsoft di app per la produttività perché consente agli utenti di risparmiare una notevole quantità di tempo.
Con l'aggiunta dei dispositivi mobili, SharePoint non è più solo un'applicazione desktop o portatile. Di conseguenza, SharePoint è uno strumento attivo di gestione dei documenti elettronici.
Prezzi:
- SharePoint Online (Piano 1): $ 5.00 per utente al mese
- SharePoint Online (Piano 2): $ 10.00 per utente al mese
- Office 365 E3: $ 20.00 per utente al mese
# 5. Google Drive
Organizzazioni di tutte le dimensioni si affidano a Google Drive, che è tra le migliori e più affidabili piattaforme di gestione dei documenti. Con le sue superiori capacità di controllo e condivisione della versione, Google Drive è utilizzabile su un'ampia gamma di dispositivi diversi. Per team e organizzazioni, è un'opzione fantastica perché si integra perfettamente con Gmail e consente agli utenti di creare flussi di lavoro di documenti utilizzando cartelle e sottocartelle.
Uno degli aspetti migliori di Google Drive è la capacità di un team di lavorare insieme su documenti, fogli di lavoro, presentazioni e disegni. Fino a 50 persone possono collaborare su un singolo documento contemporaneamente.
Gli utenti possono condurre ricerche intelligenti di file e cartelle utilizzando Google Drive. Il motore di ricerca in Google Drive cerca i file che contengono parole specifiche nel titolo o nel contenuto. Gli utenti hanno accesso a una varietà di opzioni di ricerca, inclusa la possibilità di cercare file condivisi da o con una determinata persona, per tipo di file, per date specifiche in cui un file è stato modificato e molto altro.
Prezzi:
- Gratuito: 15 GB
- Base: 100 GB a $ 1.99 al mese o $ 19.99 all'anno.
- Standard: 200 GB a $ 2.99 al mese o $ 29.99 all'anno.
- Premium: 2 TB a $ 9.99 al mese o $ 99.99 all'anno
#6. Microsoft Microsoft Onedrive
Un componente della suite di produttività di Microsoft Office, Microsoft OneDrive offre la sincronizzazione e l'archiviazione dei file online. Gli utenti possono archiviare i file lì e accedervi da qualsiasi dispositivo e dispone di funzionalità per la collaborazione in tempo reale.
Fornisce una notevole quantità di spazio di archiviazione gratuito (5 GB), solide capacità di collaborazione che consentono di vedere le modifiche apportate da altri utenti in tempo reale ed è perfettamente compatibile con gli strumenti di Microsoft Office
Microsoft OneDrive offre un'ampia selezione di strumenti per creare e modificare documenti, fogli di calcolo e presentazioni. D'altra parte, una piccola quantità di spazio di archiviazione (oltre i primi 5 GB) potrebbe non essere sufficiente per alcuni utenti.
#7. DocuWare
DocuWare è un eccellente strumento di gestione dei documenti basato su cloud con molti usi al di fuori della sua funzione principale. È uno strumento che può essere utilizzato per gestire le fatture, gestire i dipendenti, promuovere le vendite e altre attività.
Può aiutare con la digitalizzazione di tutti i tipi di file fisici. I documenti possono poi essere conservati in archivi elettronici privati. Oltre ai vantaggi sopra elencati, il software eccelle nell'automazione dei flussi di lavoro e nel rendere comprensibili procedure di gestione complesse.
DocuWare è un altro strumento che migliora la collaborazione e la condivisione dei documenti. Con DocuWare è possibile connettersi con i dipendenti che lavorano in remoto. Prezzo: prova gratuita, prezzi personalizzati
#8. Birtrix24
Puoi archiviare e gestire facilmente i tuoi file utilizzando il software. Consente l'amministrazione di vari tipi di file, inclusi calendari, gallerie, wiki e altri tipi di file, ed è attrezzato per supportare alcuni servizi intranet. Sono accessibili funzionalità avanzate relative al team e sono disponibili anche funzionalità CRM, insieme a strumenti di collaborazione. Ha le seguenti caratteristiche:
- Le opzioni includono self-hosted, cloud pubblico e cloud
- Assistenza per la modifica dei documenti sia in locale che online.
- Facile da usare sia su iOS che su Android
- Fornisce opzioni di archiviazione sia on-premise che cloud.
- Ti consente di lavorare in modo più efficace con i tuoi colleghi
Software per la gestione dei documenti Windows gratuito
#1. OpenDocMan
Un DMS open source chiamato OpenDocMan è realizzato per archiviare e accedere centralmente ai documenti. Attira gli utenti con la sua interfaccia user-friendly e altamente intuitiva. Sia Windows che Mac possono usarlo e la sua implementazione è basata sul web. Sui dispositivi che eseguono iOS, Android, Windows o Blackberry, puoi anche usarlo come app software per la gestione dei documenti. Puoi scaricare gratuitamente la versione completa del programma di gestione dei documenti. Inoltre, rende possibile la sicurezza e la condivisione delle applicazioni. Le sue funzioni principali sono l'archiviazione e l'indicizzazione dei documenti. Inoltre, OpenDocMan consente la gestione di flussi di lavoro ed e-mail e supporta più lingue.
#2. M-File
Mantenendo tutti i file in un'unica posizione, M-Files semplifica il processo di gestione dei documenti. Può persino integrarsi con le tue cartelle e i tuoi sistemi attuali utilizzando una tecnologia AI integrata e intelligente che organizza e protegge automaticamente i tuoi dati senza richiedere alcuno sforzo manuale da parte tua. M-Files è uno dei software di gestione dei documenti per gli utenti Windows. Le sue caratteristiche principali includono:
- Gestisce i documenti strutturando e organizzando i contenuti.
- Migliora la produttività dei dipendenti automatizzando i processi manuali.
- C'è una registrazione e tracciabilità di ogni modifica apportata ai documenti.
- Questo strumento di gestione dei documenti online offre un'interfaccia utente semplice da usare.
#3. Cristallo DMS
Gli utenti Windows possono scaricare questo software gratuito per la gestione dei documenti. La gestione, il monitoraggio e l'archiviazione dei documenti sono tutti possibili con esso. Puoi creare una varietà di cartelle e inserire documenti al loro interno per gestire i documenti. Ti consente di condividere documenti con vari utenti. Puoi controllare chi ha accesso per visualizzare e modificare documenti specifici. Utilizzando l'opzione Checkout, puoi limitare ulteriormente l'accesso degli utenti ai documenti. Questo software registra accessi, disconnessioni, date, indirizzi IP, nomi di cartelle, ecc. per garantire la sicurezza dei documenti. Inoltre, offre una funzione di protezione tramite password per impedire a persone non autorizzate di accedere ai tuoi documenti. Puoi utilizzare solo 512 MB di spazio di archiviazione per archiviare i documenti quando utilizzi la versione gratuita di Krystal DMS. A parte questo, questo programma è eccellente nella gestione dei documenti.
#4. all'aperto
Questo è un software aggiuntivo gratuito per la gestione dei documenti di Windows che è gratuito e ricco di funzionalità. Con questo software, la gestione di un gran numero di documenti è semplice. In questo caso ricevi un archivio centralizzato, protetto da una password. Puoi creare utenti con questo software e condividere documenti abbastanza facilmente con loro. Inoltre, puoi offrire agli utenti la possibilità di visualizzare o modificare solo determinati documenti. Sebbene sia gratuito, fornisce tutte le funzionalità necessarie per la gestione dei documenti senza alcuna restrizione di archiviazione.
#5. Logica DOC
Questo è un altro software di gestione dei documenti open source e gratuito per Windows. Può essere utilizzato per organizzare i documenti in un'unica posizione. Per garantire la sicurezza dei dati, stabilisce un unico punto di accesso. Pertanto, solo gli utenti con autorizzazione possono accedere ai documenti. Questo software è appropriato sia per le aziende che per i privati perché il suo utilizzo è abbastanza semplice. Vari formati di file sono disponibili per il caricamento. Inoltre, i documenti possono essere modificati e visualizzati qui. Qui puoi creare cartelle per organizzare e separare i documenti in base alle tue preferenze. Inoltre, i documenti importanti possono essere aggiunti ai segnalibri per un uso successivo. Esegue regolarmente backup automatici dei dati appena aggiunti per prevenire la perdita di dati. Per tua comodità, viene offerta un'indicizzazione molto robusta, che semplifica la ricerca di qualsiasi tipo di documento.
Quale software gratuito per la gestione dei documenti è il migliore?
A seconda delle esigenze e degli obiettivi della tua organizzazione, esiste un software di sistema di gestione dei documenti gratuito che è il migliore. I migliori programmi di gestione dei documenti open source gratuiti sono OpenDocMan, Krystal DMS, LogicalDOC, Confluence, bitrix24 e Alfresco Community.
Che cos'è un DMS open source?
Il software open source ha un codice sorgente liberamente distribuibile che gli utenti possono modificare e riutilizzare, spesso per migliorare il software. Utilizzando un software di gestione dei documenti open source, le aziende possono digitalizzare i propri processi e archiviare i propri dati su server privati. Sono prontamente disponibili per l'accesso, la modifica e l'aggiornamento da parte di chiunque. Inoltre, gli utenti possono aggiungere i propri codici ai sistemi di gestione dei documenti open source per aggiungere o modificare funzionalità.
Google ha un sistema di gestione dei documenti?
Un'applicazione basata su cloud chiamata Google Drive ti consente di creare, modificare, archiviare e condividere documenti. L'unico sistema di gestione dei documenti che ha una perfetta integrazione con Google Drive e Workspace (in precedenza G Suite) è AODocs
Come si chiama il sistema di gestione dei documenti di Microsoft?
Oltre a SharePoint, OneDrive e Microsoft Dynamics, Microsoft 365 offre diverse opzioni di gestione dei documenti. MS Access. MS Access è uno strumento potente (e gratuito) per la creazione di un sistema produttivo di gestione dei documenti Microsoft, nonostante quanto possa sembrare semplice. I documenti di Microsoft Office possono essere gestiti utilizzando un sistema di gestione dei documenti
Che cos'è un semplice sistema di gestione dei documenti?
Il semplice DMS (Document Management System) è una soluzione ECM potente, adattabile e scalabile. Di conseguenza, funge da sistema di gestione dei documenti perfetto per aziende di tutte le dimensioni, comprese quelle grandi e piccole. Il software DMS trasforma i tuoi dati aziendali e l'archiviazione digitale in una risorsa per il tuo business.
Acrobat è un sistema di gestione dei documenti?
La creazione, la modifica e la gestione dei file PDF è resa più semplice dal programma di gestione dei documenti Adobe Acrobat. Tu e la tua famiglia potete gestire tutti i tipi di documenti in modo rapido e semplice con l'aiuto di Acrobat, liberando più tempo per le cose che contano.
Che cos'è la gestione dei documenti in Google Documenti?
I documenti possono essere creati, modificati, archiviati e condivisi utilizzando Google Drive, un'applicazione basata su cloud. I documenti vengono archiviati nel cloud e sincronizzati con le copie locali del sistema degli utenti, che è il modo in cui viene utilizzato come sistema di gestione dei file da molte aziende.
Conclusione
I documenti vengono spesso archiviati, consultati e gestiti dal sistema tramite un repository centrale. Inoltre, potrebbe avere opzioni per la condivisione di documenti interni o esterni, nonché strumenti di pubblicazione e controllo delle revisioni. Il flusso di lavoro dei documenti, la condivisione di file e la gestione dei documenti elettronici sono tutti semplificati dal software di gestione dei documenti, a vantaggio sia delle grandi che delle piccole imprese.
Non esiste un'opzione valida per tutti per il software di gestione dei documenti. Il miglior software per la tua azienda dipenderà dai tuoi requisiti unici e dai vincoli finanziari. Trascorrere del tempo a ricercare le tue opzioni ti aiuterà a identificare quali sono le qualità più importanti per te. Puoi aumentare la produttività, migliorare il lavoro di squadra e semplificare i processi di gestione dei documenti con il software di gestione dei documenti appropriato.
Articoli Correlati
- SISTEMI DI GESTIONE DEI CONCESSIONARI: I 10 migliori sistemi e strumenti nel 2023
- STRUMENTI DI GESTIONE DEI DOCUMENTI: usi, strumenti gratuiti e guida
- SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI: definizione e 15 migliori soluzioni software nel 2023
- SISTEMA DI GESTIONE DELLA DISTRIBUZIONE: Miglior Software 2023
Riferimenti
