In questa era digitale, le persone si aspettano di poter accedere ai propri documenti vitali sempre e ovunque. Il modo più efficace per semplificare notevolmente questo processo è utilizzare i sistemi di gestione dei documenti. I vantaggi di questi sistemi di gestione dei documenti non possono essere sottovalutati, poiché ti aiutano a gestire e archiviare i tuoi documenti per consentirti di accedervi ogni volta che vuoi. In questa guida, esamineremo un elenco dei migliori software per sistemi di gestione dei documenti elettronici e open source per aiutarti a gestire i tuoi documenti in modo efficace. Continuare a leggere.
Che cos'è la gestione dei documenti?
La gestione dei documenti è il processo mediante il quale le aziende gestiscono e tracciano i documenti elettronici.
La gestione dei documenti è ora disponibile in una varietà di configurazioni che vanno da una piccola applicazione autonoma a installazioni su larga scala a livello aziendale che includono le tipiche funzioni di riempimento dei documenti.
Queste caratteristiche sono le seguenti:
- Posizione di deposito
- Controllo accessi e sicurezza
- Indicizzazione e controllo
- Ricerca e recupero, classificazione
- Integrazione con software desktop
Sistemi di gestione dei documenti
I sistemi di gestione dei documenti si riferiscono alla gestione dei documenti elettronici e al software di accesso.
Tipi di sistemi di gestione dei documenti
- Gestione dei contenuti
- Gestione del flusso di lavoro
- Gestione dei record
- Imaging del documento
- Gestione dei contenuti aziendali
Esempio di sistemi di gestione dei documenti
Un esempio di sistema di gestione dei documenti è il lettore PDF che consente di archiviare i file e accedervi offline.
Sistemi elettronici di gestione dei documenti
I sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS) sono programmi software che organizzano e archiviano vari tipi di documenti. Questo è un tipo più specifico di sistema di gestione dei documenti, un tipo più generale di sistema di archiviazione che assiste gli utenti nell'organizzazione e nell'archiviazione di documenti cartacei o digitali. EDMS si riferisce a un sistema software che gestisce documenti digitali anziché documenti cartacei, mentre in alcuni casi questi sistemi possono anche gestire versioni digitalizzate di documenti cartacei originali.
I software EDMS (Electronic Document Management Systems) consentono l'archiviazione centralizzata di un numero significativo di documenti digitali. Molti di questi sistemi incorporano anche funzionalità di recupero dei documenti. Per essere efficace, un sistema elettronico di gestione dei documenti dovrebbe includere i seguenti componenti:
- Importa: questa funzione apre un nuovo documento nel sistema.
- Archiviazione: per conservare i file di sistema e utilizzare l'archiviazione.
- Identità: per recuperare accuratamente i documenti assegnando indici.
- Esporta: per rimuovere oggetti dal sistema, esportali.
- Sicurezza con password su file specifici per utenti autorizzati.
I vantaggi dell'utilizzo di sistemi elettronici di gestione dei documenti
La conversione in digitale di grandi montagne di documenti cartacei può intimidire. Le aziende che investono in un sistema di gestione elettronica dei documenti, d'altra parte, forniscono le basi per assistere nell'accelerare i flussi di lavoro e nel ridimensionare le procedure business-critical. Ecco i principali vantaggi del software EDMS (Electronic Document Management System) per la tua azienda, oltre ad aumentare la produttività aziendale.
# 1. Riduzione dello spazio di archiviazione
I prezzi degli immobili commerciali stanno aumentando, così come il costo della conservazione dei documenti cartacei. Un DMS basato su software in grado di eliminare la necessità di schedari, scatole e contenitori di archiviazione è una grande risorsa per qualsiasi azienda perché libera spazio prezioso in ufficio. Le copie cartacee dei documenti possono spesso essere conservate in luoghi meno costosi, come un magazzino o un caveau fuori sede.
#2. Maggiore sicurezza
La sicurezza dei documenti è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni per proteggere i dati sensibili. DMS consente un maggiore controllo sulle informazioni critiche e l'accesso ai documenti può essere gestito a livello di cartella per diversi gruppi o persone. Un DMS tiene anche traccia di chi ha visualizzato un documento, quando è stato effettuato l'accesso e come è stato modificato. I documenti gestiti sono altamente tracciabili e possono essere etichettati per abilitare avvisi automatici.
#3. Migliore conformità normativa
I requisiti di conformità di alcuni documenti possono essere piuttosto complessi. Il mancato rispetto può comportare sanzioni, revoca della licenza e, in alcune situazioni, accuse penali. Sarbanes Oxley e HIPAA sono due regole normative federali e statali che richiedono rigide linee guida sulla sicurezza e sulla privacy. Le soluzioni di gestione dei documenti riducono la probabilità di non conformità. Le pianificazioni di conservazione dei record, ad esempio, possono essere automatizzate e i nuovi record possono essere classificati e conservati più facilmente.
#4. Recupero dei documenti semplificato
La ricerca e il recupero dei documenti potrebbe richiedere molto tempo e sappiamo tutti che il tempo è denaro. L'impiegato medio trascorre dal 30% al 40% della propria giornata alla ricerca di documenti stampati, mentre le aziende spendono in media $ 20 per archiviare un documento, $ 120 per trovare un documento archiviato in modo errato e $ 220 per riprodurre un documento smarrito. Queste dispendiose spese di gestione dei documenti limitano il budget di un'organizzazione, ostacolano la produttività e ne limitano il potenziale di crescita.
#5. Miglioramento della collaborazione
Un avanzato sistema di gestione dei documenti semplifica notevolmente la capacità di accedere rapidamente ai contenuti e collaborare. I documenti acquisiti da varie fonti possono essere accessibili da una varietà di posizioni. L'imaging elettronico consente la condivisione di documenti su una rete tramite e-mail o Internet. DMS aumenta la visibilità dei processi aziendali e consente un migliore monitoraggio del flusso di lavoro. È possibile concedere e monitorare l'accesso agli utenti esterni con autorizzazione.
#6. Migliore ripristino di emergenza e backup
Un piano di backup e ripristino di emergenza dei dati dovrebbe essere incluso in ogni soluzione di gestione dei documenti. I documenti cartacei vengono preservati da incendi, inondazioni e altri disastri con l'archiviazione digitale come backup. I documenti in un DMS sono altamente tracciabili e possono essere rintracciati utilizzando una varietà di criteri. Le funzionalità di tracciamento dei documenti riducono la possibilità di archiviare o perdere documenti dopo la lettura.
#7. Produttività incrementata
Il tempo è prezioso e il DMS fa risparmiare tempo, il che spesso si traduce direttamente in una maggiore produzione. Un recupero dei documenti più rapido ed efficiente può migliorare il morale dei dipendenti e la soddisfazione del cliente. Inoltre, le soluzioni di gestione dei documenti sono scalabili per soddisfare le esigenze in continua evoluzione di qualsiasi azienda. Un solido sistema di gestione elettronica dei documenti offre alle aziende una serie di vantaggi immateriali, tra cui:
- Flessibilità
- Competitività
- Miglioramento delle relazioni con i clienti
- Tranquillità mentale
I più comuni sistemi di gestione elettronica dei documenti
Diamo un'occhiata ad alcuni dei più importanti software per sistemi di gestione dei documenti comunemente utilizzati per eliminare la documentazione cartacea e aumentare le prestazioni basate sui documenti di un'organizzazione.
#1. Clicca su
ClickUp include strumenti per la creazione di documenti, wiki e basi di conoscenza, tra le altre cose:
- Ha la capacità di modificare il testo.
- Consente la collaborazione attraverso l'editing multiplayer.
- Ha opzioni per la condivisione di documenti e autorizzazioni specifiche.
- Fornisce funzionalità di evidenziazione del testo per l'aggiunta di commenti ai documenti.
# 2. Smartsheet
Smartsheet è una piattaforma di gestione dei documenti creata appositamente per soddisfare le esigenze e le richieste della tua azienda.
Il software consente agli utenti di pianificare, gestire, acquisire e creare report sul lavoro da qualsiasi luogo.
Il software fornisce ai team aziendali un dashboard visivo dal vivo in cui possono collaborare in remoto su un lavoro specifico.
Gli utenti possono riferire sugli indicatori critici e vedere i progressi in tempo reale nelle loro attività.
Smartsheet automatizza in modo efficiente i flussi di lavoro per mantenere ogni membro del team informato e coinvolto mentre lavora per completare le proprie attività sulla piattaforma.
#3. Spazi di lavoro di squadra
Teamwork Spaces fornisce un software di gestione dei documenti ricco di funzionalità che semplificano la gestione delle attività.
Puoi modificare i tuoi progetti in un ambiente collaborativo in tempo reale con i tuoi colleghi utilizzando il software.
Puoi incorporare filmati, foto e grafici nei tuoi documenti per renderli più coinvolgenti.
Con l'aiuto di permessi estesi e strumenti di gestione degli utenti, puoi controllare chi ha accesso a quali parti del documento.
La piattaforma offre anche una vasta gamma di opzioni per aiutare gli utenti a collaborare senza sforzo tra i team e ricevere il feedback dei clienti.
#4. lunedì.com
Monday.com è un software di gestione dei documenti basato su cloud che ti fornisce tutti gli strumenti necessari per centralizzare e pianificare il tuo progetto dall'inizio alla fine.
La piattaforma ti offre moduli personalizzabili che puoi utilizzare per generare rapidamente le cose.
È anche abbastanza semplice utilizzare Monday.com per automatizzare le approvazioni e le attività dei progetti.
Puoi anche collaborare con i membri del tuo team su un documento in tempo reale utilizzando la piattaforma. Su un documento, puoi chattare, assegnare modifiche e taggare individui o gruppi.
La dashboard del progetto fornisce informazioni dettagliate, metriche e approfondimenti sul tuo lavoro.
Inoltre, i dati in tempo reale forniti da Monday.com relativi al tuo lavoro possono essere utilizzati per gestire, monitorare e rimuovere i rischi del progetto.
# 5. HubSpot
Il software HubSpot Sales Document Management e Sales Tracking sarà utile per creare una libreria di contenuti di vendita per l'intero team. Può consentirti di condividere documenti dalla tua casella di posta Gmail o Outlook. Ti avviserà anche quando i potenziali clienti interagiscono con il contenuto che fornisci loro. Inoltre, rivelerà in che modo il contenuto di vendita sta assistendo il tuo processo di vendita e con quale frequenza il contenuto viene utilizzato dal team.
HubSpot offre un software di vendita all-in-one con diverse funzionalità come monitoraggio e-mail, pianificazione e-mail, automazione delle vendite, chat dal vivo, reportistica e altro ancora.
#6. pCloud
Puoi configurare autorizzazioni di gruppo e livelli di accesso individuali in pCloud. Puoi anche limitare l'accesso ai dati tramite cartelle condivise. pCloud ti consente anche di lasciare commenti su file e directory. Tiene registri accurati delle attività dell'account e ti mette a disposizione qualsiasi versione precedente dei tuoi file. Include funzionalità di gestione dei file, condivisione, protezione, controllo delle versioni dei file, backup dei file e gestione delle risorse digitali.
#7. All'aperto
È un ECM gratuito e open source che offre gestione dei documenti, collaborazione, conoscenza e gestione dei contenuti Web, gestione di record e immagini, un repository di contenuti e un flusso di lavoro.
Supporta il Common Interface File System (CIFS), che consente la compatibilità dei documenti con sistemi operativi simili a Windows e Unix.
Alfresco include supporto API e funziona come back-end per archiviare e recuperare contenuto.
Le funzionalità più potenti di Alfresco, la facile personalizzazione e il controllo della versione sono anche le più difficili da usare.
#8. Logica DOC
LogicalDOC è un sistema open source basato su Java a cui è possibile accedere utilizzando qualsiasi browser web. Questo sistema è accessibile tramite la propria rete e consente di produrre e gestire un numero illimitato di documenti. Migliora la produttività e la collaborazione dei sistemi di gestione dei documenti.
# 9 Ufficio Feng
Feng Office è un sistema di gestione dei documenti open source con una piattaforma di collaborazione basata sul Web. Il monitoraggio del tempo, i diagrammi di Gantt, la gestione delle attività e la gestione della conoscenza sono tutti elementi utili dell'Ufficio Feng. È semplice da usare e consente di etichettare gli elementi. Puoi persino monitorare e inviare il contenuto a più persone contemporaneamente.
Lo svantaggio principale è che con ogni aggiornamento, alcune delle sue funzioni diventano solo a pagamento.
# 10. Nuxeo
Nuxeo è un sistema open source che regola il flusso di contenuti durante il ciclo economico.
La tecnologia collaudata riduce il tempo necessario per la ricerca e il recupero dei contenuti. Offre diversi metodi per acquisire i contenuti, inclusa la scansione delle immagini.
La registrazione dell'audit è uno degli aspetti utili del monitoraggio dei contenuti ed è anche un metodo più conveniente. Tuttavia, è difficile per i principianti e in alcuni casi le modifiche possono complicarsi.
Leggi anche: SISTEMI DI ARCHIVIAZIONE PER LE AZIENDE: Come archiviare correttamente i documenti (Guida dettagliata)
Sistemi di gestione dei documenti open source
Qualunque sia la dimensione della tua azienda, avrai un flusso costante di documentazione da sviluppare, gestire e organizzare affinché le cose funzionino bene. I sistemi di gestione dei documenti (DMS) sono diventati una componente vitale dell'inventario software di un'azienda, ma la maggior parte dei pacchetti è costosa da acquistare e mantenere. È qui che entrano in gioco i sistemi di gestione dei documenti open source. Questo software web a basso costo (a volte gratuito) è ampiamente disponibile e rappresenta un'ottima risposta per la maggior parte dei processi aziendali.
I migliori sistemi di gestione dei documenti open source
# 1. OpenDocMan
OpenDocMan è stato progettato per soddisfare i criteri di gestione dei documenti della ISO 17025 ed è ampiamente considerato come uno dei migliori sistemi di gestione dei documenti open source disponibili. Viene utilizzato per la gestione dei documenti da un numero crescente di aziende Fortune 500, piccole imprese, istituti di istruzione, agenzie governative e individui. È inoltre accessibile in dieci lingue diverse.
OpenManDoc è totalmente adattabile alle tue esigenze, supportando un'ampia gamma di sistemi operativi e tipi di file (inclusi Linux, Unix, Mac OS X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista e Windows 7). Fornisce l'accesso da qualsiasi posizione e una semplice funzionalità di backup basata sul Web come soluzione completamente basata sul Web.
#2. All'aperto
Questo programma decostruisce Alfresco Enterprise Edition (software di gestione dei contenuti e dei file) per le aziende che possono auto-supportare e desiderano esplorare e adattare i progressi alle proprie esigenze. Alfresco Community Edition è flessibile per gli sviluppatori che desiderano lavorare con le più recenti funzionalità di Alfresco in contesti non critici perché è gratuito e facilmente disponibile. Questo è il miglior repository di documenti open source per la creazione di nuove funzionalità per la tua azienda.
Alfresco include elementi utente e flusso di lavoro sofisticati con funzionalità di facile accesso che consentono la collaborazione in loco e remota tramite app mobili e accesso offline. Include anche un set completo di funzionalità di collaborazione come siti del team, elenchi di attività e rilevamento delle versioni.
#3. LogicalDoc Edizione comunitaria
Questa è la versione gratuita e open source per la gestione dei documenti del software LogicalDOC, che è supportata dagli sviluppatori, in modo simile al software Alfresco menzionato sopra. LogicalDoc Community Edition è una versione open source che non ha tutte le capacità delle edizioni commerciali a pagamento, ma include molte delle funzionalità di base necessarie per ottenere il massimo dal software.
LogicalDoc Community Edition ha un'interfaccia desktop multilingue e funzionalità intuitive, tra cui indicizzazione full-text multilingue, controllo completo della versione, gestione delle attività, importazione da file zip e ricerca di documenti per aiutarti a mantenere il controllo dei tuoi documenti.
#4. Kimio
Kimios cerca di ottimizzare il lavoro sui documenti come alternativa ai grandi e ingombranti sistemi di gestione aziendale. Lo fa principalmente semplificando diverse attività per un uso quotidiano più semplice.
La funzionalità di ricerca è un'area in cui ha raggiunto questa facilità d'uso. È un aspetto importante di questo archivio di documenti open source. Il contenuto e i metadati di ogni documento sono indicizzati, quindi possono essere trovati utilizzando query di ricerca full-text o booleane. Kimios sviluppa un potente motore di ricerca di documenti combinando numerosi parametri di ricerca.
#5. Edizione della community di OpenKM
L'ultimo nella nostra lista dei migliori sistemi di gestione dei documenti open source per la tua organizzazione è OpenKM Community Edition. Questa è un'ottima opzione gratuita per piccoli repository e dati non critici.
Nonostante il suo stato gratuito, OpenKM Community Edition è adattabile alla maggior parte delle situazioni lavorative. È compatibile con un'ampia gamma di sistemi operativi e database (inclusi Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora e altri) (HSQL, H2 e MySQL).
Microsoft dispone di un sistema di gestione dei documenti?
Sì, Microsoft dispone di vari sistemi di gestione dei documenti come Microsoft Dynamics e SharePoint.
Quali sono le tre funzioni di un sistema di gestione dei documenti?
Le tre funzioni principali di un sistema di gestione dei documenti sono l'acquisizione, l'archiviazione e la distribuzione dei documenti.
Qual è il miglior software di controllo dei documenti?
I cinque migliori software di controllo dei documenti includono:
- M-File
- Templafy
- eFileCabinet
- Controllo master
- firma ora
Microsoft dispone di un sistema di gestione dei documenti?
Lo fa, davvero. Per la gestione dei documenti, Microsoft Office 365 offre una serie di opzioni software, come SharePoint, Microsoft Dynamics e OneDrive. A seconda delle esigenze di ciascuna organizzazione, è possibile utilizzare una qualsiasi delle opzioni di cui sopra.
Qual è la differenza tra CMS e DMS?
DMS: mantiene i dati strutturati e si occupa principalmente di documenti in senso convenzionale, inclusi Word, PDF, PowerPoint, Excel, ecc. I contenuti Web (file HTML, PDF) e le risorse digitali (immagini, file audio e video) sono esempi di dati strutturati che possono essere gestiti da un sistema di gestione dei contenuti.
Quali sono le fasi del sistema di gestione dei documenti?
Il ciclo di vita di un documento consiste nella sua creazione, archiviazione, classificazione, etichettatura dei metadati, distribuzione o condivisione, riutilizzo, revisione e reporting, archiviazione ed eventuale distruzione.
Quali sono i sette criteri per una documentazione di alta qualità?
È responsabilità del fornitore garantire che le note che prende siano leggibili, affidabili, esatte, complete, coerenti, chiare e tempestive.
In conclusione,
I sistemi di gestione dei documenti ti aiutano a archiviare e gestire i tuoi documenti in modo efficace. Ti abbiamo fornito un elenco dei migliori sistemi di gestione dei documenti elettronici e open source che puoi utilizzare. Tuttavia, ti consigliamo di fare ricerche approfondite prima di fare la tua scelta.
Domande frequenti sui sistemi di gestione dei documenti
Quali sono i componenti di un sistema di gestione dei documenti?
L'acquisizione, l'archiviazione, i metadati, il controllo delle versioni, la sicurezza, l'indicizzazione e il recupero dei documenti sono tutti componenti importanti di un sistema di gestione dei documenti.
Qual è la differenza tra la gestione dei documenti e il controllo dei documenti?
La gestione dei documenti è il processo di archiviazione, scambio e gestione dei documenti al fine di aumentare l'efficienza delle operazioni. Tuttavia, il controllo dei documenti riguarda la gestione del flusso di informazioni e dati all'interno dell'organizzazione.
Perché è importante la gestione del controllo dei documenti?
La gestione dei documenti aiuta un'organizzazione a garantire che solo la documentazione aggiornata e approvata venga utilizzata in tutta l'organizzazione, evitando l'uso non intenzionale di processi o procedure obsolete.
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