Operiamo in un mondo digitale, il che significa che come imprenditori dobbiamo stare al passo con i cambiamenti tecnologici che interessano il nostro settore. Pertanto, un sistema di gestione dei documenti è uno di questi sviluppi. Quando si tratta di creare e mantenere gli orari del personale, questo software soddisfa davvero tutte le esigenze. Pertanto, in questo post, prenderemo in considerazione il software di gestione dei documenti, le soluzioni e molto altro.
Document Management System (DMS)
Un sistema di gestione dei documenti (DMS) è una soluzione software automatizzata per l'organizzazione, la protezione, l'acquisizione, la digitalizzazione, l'etichettatura, l'autorizzazione e il completamento delle attività con i dati aziendali è un sistema di gestione dei documenti. Nonostante il fatto che la maggior parte dei sistemi di gestione dei documenti memorizzi i dati sul cloud, un DMS è molto di più. Puoi dedicare più tempo alle attività che ti piacciono perché i sistemi di gestione dei documenti innovativi, come eFileCabinet, gestiscono per te le grandi quantità di carta che riversano nella tua azienda.
La gestione dei documenti è il processo di elaborazione dei documenti in modo tale che le informazioni possano essere create, scambiate, strutturate e conservate in modo efficiente e appropriato. Di conseguenza, le aziende devono capire come sviluppare un sistema di gestione dei documenti.
Molte aziende trattano dati sensibili che devono essere tenuti al sicuro o accessibili tempestivamente. In questi casi, un sistema di gestione dei documenti ben funzionante è fondamentale. Anche se la tua azienda è più informale, è comunque necessario tenere registri accurati per motivi finanziari e di efficienza.
Panoramica del sistema di gestione dei documenti
La maggior parte delle aziende oggigiorno si trova a proprio agio nel lavorare con documenti digitali e nell'utilizzo di strumenti con capacità di archiviazione e gestione. Non mancano software o app per la gestione dei documenti, sia generali che specifici del settore, intesi a migliorare la gestione delle informazioni elettroniche da parte della tua azienda. Gli hotel, ad esempio, possono ancora utilizzare un registro in stile libro al momento del check-in e possono ancora cercare una firma sulla scheda di una carta di credito, ma gli hotel utilizzano OPERA dietro le quinte per gestire le camere, registrare note ed eseguire fatture.
Molte piccole organizzazioni, d'altra parte, devono gestire un mix di dati vecchio stile su carta e file elettronici, con la quantità di dati cartacei in alcune situazioni sostanzialmente più elevata. Di conseguenza, l'utilizzo della tecnologia di imaging dei documenti per convertire tutti i documenti dell'azienda in file elettronici è una risposta alla sfida di un ambiente di dati misti. Pertanto, questo potrebbe essere un processo piuttosto semplice o potrebbe richiedere un po' di ingegnosità e approcci specializzati, a seconda del tipo di dati e documenti con cui lavori.
Software di gestione dei documenti
In questa sezione dell'articolo, prenderemo in considerazione 15 software di gestione dei documenti.
# 1. CannyDoc
Organizza i documenti ufficiali e rendili più facili da trovare utilizzando questo strumento di gestione dei documenti. CannyDocs è un sistema di gestione dei documenti intelligente in grado di organizzare documenti professionali. Questa funzionalità rende anche molto semplice trovare e recuperare i tuoi documenti. CannyDocs è un'applicazione autonoma che consente ai suoi utenti di lavorare con facilità. È indipendente dal sistema operativo, quindi puoi installarlo su qualsiasi dispositivo che esegue il sistema operativo.
#2. Logica DOC
LogicalDOC aiuta le aziende di tutte le dimensioni in tutto il mondo ad acquisire il controllo sulla gestione dei documenti, con particolare attenzione al recupero rapido dei contenuti e all'automazione dei processi aziendali. Pertanto, il tuo team può utilizzare il nostro servizio per produrre, co-autore e coordinare un numero qualsiasi di documenti.
# 3. Bitrix24
Oltre 8 milioni di organizzazioni in tutto il mondo utilizzano Bitrix24, uno strumento gratuito per la gestione dei documenti. Pertanto, sono disponibili opzioni cloud e on-premise (accesso al codice open source). Inoltre, la sincronizzazione dei file, la condivisione dei file, l'accesso mobile, la modifica dei documenti online e offline, la modifica multiutente e altro sono tutti disponibili per le unità personali, di gruppo e aziendali.
#4. Conservazione dei file
Filehold è più adatto per le grandi imprese in aree come la produzione o l'assistenza sanitaria che richiedono la governance delle informazioni. Quindi, questo è un sistema di gestione dei documenti desktop e mobile in grado di adattarsi a migliaia di utenti e milioni di documenti. Può essere installato on-premise o nel cloud. Mantieni la tua proprietà intellettuale al sicuro utilizzando l'autenticazione a due fattori, basata sull'architettura orientata ai servizi Microsoft. Inoltre, con la nostra soluzione di firma elettronica, controllo della versione e OCR, puoi migliorare le operazioni e risparmiare tempo e denaro.
#5. Aptien
Gestione dell'ufficio e dipendenti. Gestisci e organizza le forniture per ufficio, le attrezzature, i contratti, i rapporti con i dipendenti, le risorse e altre questioni amministrative. Inoltre, semplifica i processi quotidiani di relazione con i dipendenti centralizzandoli in un unico posto. Dì addio a scartoffie, fogli di calcolo e app ingombranti gestendo l'onboarding, dipendente conformità, politiche, attrezzature assegnate, risorse, contratto, progetti, attività e verbali delle riunioni. Aptien può essere personalizzato per soddisfare le esigenze della tua azienda allo stesso modo di LEGO.
#6. Legittimo
Gestione dei documenti, flussi di lavoro intelligenti, approvazioni, assemblaggio dei contratti e automazione dei documenti sono alcuni dei problemi che risolvi con Legito. Quindi, il tuo spazio di lavoro Smart Document ha tutto sotto lo stesso tetto. La funzionalità pronta all'uso ti consente di automatizzare i documenti che quasi si redigono da soli in meno di due ore. Inoltre, Legito viene utilizzato per gestire documenti da oltre 150,000 utenti in 50 paesi, tra cui LexisNexis, Price Waterhouse Coopers, Skoda Auto e Societe Generale Group.
#7. ABBYY FineReader PDF
ABBYY® FineReader PDF 15 è un'utilità PDF per lavorare con i documenti digitali in modo più efficiente. Pertanto, FineReader integra i documenti scansionati nei flussi di lavoro digitali e semplifica la digitalizzazione, la conversione, il recupero, la modifica, la protezione, la condivisione e la collaborazione su tutti i tipi di documenti nell'ambiente di lavoro digitale, grazie al motore OCR basato sull'intelligenza artificiale di ABBYY.
#8. Passante
Bynder ti consente di creare, acquisire, scoprire e distribuire marchi digitali, prodotti e risorse di marketing, come i documenti. Utilizza strutture di tassonomia personalizzate e ricerche di testo all'interno del corpo per gestire i tuoi documenti.
#9. esperto
I creativi e originali e intuitivo prodotto di generazione e automazione di documenti da. Pertanto, Xpertdoc consente di semplificare, ottimizzare e automatizzare processi coerenti per la creazione, generazione, gestione, consegna, archiviazione e firma elettronica di documenti migliori, più velocemente, con conseguente miglioramento delle comunicazioni, processi aziendali accelerati, maggiore produttività e riduzione affidamento sull'IT. Forniamo anche connessioni con piattaforme CRM popolari e sistemi core aziendali come ERP, CPQ, ECM e altri.
# 10. Documenti Google
Un'app basata sul Web progettata per archiviare, creare e modificare fogli di calcolo e documenti online. Inoltre, sono disponibili modelli, chat e commenti.
# 11. Google Drive
Piattaforma di condivisione file che consente agli utenti di archiviare e condividere contatti, foto, video, presentazioni, registrazioni e altro ancora.
# 12. Microsoft Excel
Soluzione di analisi dei dati che aiuta le aziende a gestire fogli di calcolo, creare grafici/grafici, eseguire calcoli, condividere progetti e altro ancora. Questo software di gestione dei documenti è ampiamente utilizzato
# 13. Microsoft 365
Una suite integrata di applicazioni include e-mail, un calendario e rubriche accessibili tramite Internet 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX.
# 14. Spazio di lavoro di Google
Una suite di prodotti di collaborazione per team e PMI. Conferenze Web, condivisione di file e pianificazione nel cloud. Già G Suite.
# 15. Una guida
Uno strumento di gestione delle risorse digitali basato sul Web che consente agli utenti di accedere e condividere file e foto su dispositivi PC, Mac, Android e iOS.
A cosa servono i sistemi di gestione dei documenti?
Le numerose funzioni di un sistema di gestione dei documenti includono la custodia di documenti sensibili, la registrazione della cronologia delle revisioni e la facilitazione dello scambio di documenti all'interno di un'organizzazione.
L'assegnazione di parole chiave e tag a ciascun documento in un sistema di gestione dei documenti semplifica anche l'individuazione di determinati file. Inoltre, queste soluzioni possono aiutare le aziende a mantenere la conformità con documenti sensibili (come quelli coperti da HIPAA) imponendo i necessari limiti di sicurezza e autorizzazione su documenti importanti selezionati.
Come funzionano i sistemi di gestione dei documenti?
La scansione del documento cartaceo o il download della versione digitale tramite e-mail o altre applicazioni sono entrambi modi in cui i documenti possono essere acquisiti da un sistema di gestione dei documenti. Il passaggio successivo è l'indicizzazione, che prevede l'organizzazione del materiale secondo vari criteri (come tag, parole chiave e metadati) in modo da facilitare le successive ricerche. Alla fine, i documenti vengono archiviati ordinatamente in modo che le persone giuste possano trovarli quando ne hanno bisogno.
A causa dell'uso diffuso di soluzioni di gestione dei documenti basate su cloud, gli utenti non sono più limitati ai propri uffici per accedere ai propri file. Alcuni fornitori di software per la gestione dei documenti rendono il loro programma disponibile anche come app mobile, offrendo agli utenti ancora più facilità e mobilità quando si tratta di accedere ai propri documenti.
Quali sono i fattori più importanti di un efficace sistema di gestione dei documenti?
Il miglior sistema di gestione dei documenti sarà intuitivo e dotato di funzionalità come controllo della versione, strumenti di collaborazione, accesso mobile e condivisione di file. Grazie alle prime due opzioni, i membri del tuo team possono collaborare su documenti importanti anche quando non si trovano fisicamente nella stessa posizione. Utilizzando il controllo della versione, puoi vedere una cronologia di chi ha apportato modifiche ai documenti aziendali e quando sono state apportate.
Dovresti anche assicurarti che il software selezionato disponga di solide misure di sicurezza per limitare l'accesso ai file solo a coloro che ne hanno bisogno.
Quali caratteristiche dovresti cercare in un sistema di gestione strategica dei documenti?
Una soluzione efficace per la gestione dei documenti è semplice sia nella configurazione che nell'espansione. Il livello di competenza tecnica del tuo team dovrebbe determinare il livello di sofisticazione del software che utilizzi per aiutarli a organizzare e recuperare i file in modo rapido ed efficiente. Tutti i membri del tuo team, indipendentemente da dove si trovino o dal dispositivo che stanno utilizzando, dovrebbero essere in grado di accedere e condividere facilmente e rapidamente i file e lavorare insieme all'interno della piattaforma.
I protocolli di sicurezza, i controlli degli accessi e il controllo delle versioni dei file sono elementi che dovrebbero essere presenti in qualsiasi sistema di gestione dei documenti decente, ma sono di fondamentale importanza nelle aziende altamente regolamentate. Funzionalità di metadati e tagging, ricerca per parole chiave, cronologia e ripristino delle revisioni dei documenti, automazione della conservazione e dell'eliminazione dei documenti, scansione delle immagini, riconoscimento ottico dei caratteri e personalizzazione del flusso di lavoro sono funzionalità aggiuntive che migliorano l'utilità di un sistema di gestione dei documenti. I migliori programmi possono anche connettersi facilmente alla tua infrastruttura aziendale esistente.
Qual è un esempio di un buon sistema di gestione dei documenti?
Microsoft SharePoint: è il sistema di gestione dei documenti più efficace a tutto tondo. SharePoint offre funzionalità onnicomprensive per la gestione dei contenuti aziendali. I team sono in grado di modificare i documenti contemporaneamente grazie alle eccellenti opzioni di collaborazione che offre. Per prendere confidenza con tutte le funzionalità offerte dal software, potrebbe essere necessario che il personale segua un'ulteriore formazione.
Cosa rende un buon sistema di documentazione?
La linea guida più essenziale per la produzione di documentazione di alta qualità è renderla attraente quanto umanamente possibile. Ciò indica che dovremmo sforzarci di scriverlo in un linguaggio il più chiaramente possibile umanamente, senza saltare alcun passaggio nel processo. Per noi è importante astenerci dal fare supposizioni sul livello di conoscenza posseduto dai nostri consumatori.
Cosa sono QMS e DMS?
I sistemi di gestione dei documenti (DMS) e i sistemi di gestione della qualità (QMS) sono due tipi di soluzioni comunemente utilizzate dalle organizzazioni nel settore delle scienze della vita per gestire efficacemente questo processo. I QMS vengono utilizzati per tenere traccia dei processi e dei controlli, mentre i DMS vengono utilizzati per archiviare e tenere traccia di tutta la documentazione relativa alla qualità.
Soluzioni per la gestione dei documenti
Vedremo come le soluzioni di gestione dei documenti hanno aiutato a risolvere i problemi nelle nostre varie aziende.
# 1. Meno spazio di archiviazione
Le spese per l'archiviazione di documenti cartacei potrebbero facilmente accumularsi. Dopotutto, dovrai acquistare schedari, scatole e contenitori per la conservazione e fare spazio per loro. Secondo uno studio, l'archiviazione fisica dei documenti occupa circa il 15% dell'area complessiva dell'ufficio. Inoltre, negli Stati Uniti, lo spazio per uffici costa in media $ 285 per piede quadrato. Di conseguenza, sono un sacco di soldi da spendere per l'archiviazione dei documenti a quel prezzo. Questa è considerata la più importante di tutte le soluzioni di gestione dei documenti.
#2. Offre backup/ripristino dei documenti
Non solo l'archiviazione di documenti fisici è costosa, ma è anche rischiosa. Un incendio, un'inondazione, un terremoto o un altro disastro può distruggere anni di informazioni preziose e mettere a dura prova la tua attività. Che tu ci creda o no, dal 40 al 60 percento di tutte le piccole imprese non riapre mai i battenti dopo un disastro. Sfortunatamente, sebbene possa sorprendere, è praticamente impossibile recuperare file cruciali.
#3. Migliora i flussi di lavoro
In un recente sondaggio Nintex su 1,000 persone, il 49% ha affermato che è difficile trovare documenti, il 43% ha affermato che è difficile condividere i documenti e il 33% ha affermato che il controllo delle versioni dei documenti è un problema. È piuttosto una perdita di tempo.
Utilizzando un sistema di gestione dei documenti, puoi semplificare le procedure e risparmiare ore al tuo team. I dipendenti possono scoprire immediatamente ciò di cui hanno bisogno, condividere facilmente i file e identificare quanto è recente un documento poiché il sistema funziona come un repository centralizzato di facile utilizzo. Questo disordine consente loro di concentrarsi su compiti più vitali.
#4. Promuove un migliore controllo della versione e organizzazione
Anche se sei passato al digitale, determinare se le soluzioni di gestione dei documenti che stai guardando sono le versioni più recenti può essere difficile. Ricorda che secondo il rapporto Nintex, il 33% dei lavoratori ha avuto difficoltà con il controllo della versione. Chiaramente, questo può portare a disordine e confusione.
#5. Consente una facile conformità alle normative
Ogni azienda ha la propria serie di regolamenti e seguirli non è sempre semplice. Secondo un recente sondaggio, fino al 56% degli operatori sanitari potrebbe non essere conforme al diritto di accesso HIPAA. La non conformità non solo ti espone a problemi legali e alla possibilità di sanzioni severe, ma può anche danneggiare la tua reputazione e, alla fine, danneggiare i tuoi profitti.
#6. Concede un più ampio accesso ai documenti
Uno degli svantaggi più significativi delle carte fisiche è che possono trovarsi solo in un posto alla volta e la creazione di copie non è necessariamente efficiente o sicura. Se investi in un sistema per gestire questi file, chiunque richieda l'accesso a un documento potrà farlo senza dover aspettare che qualcun altro lo finisca.
#7. Risparmia tempo e denaro
Tenere traccia dei file cartacei richiede tempo e denaro. Pertanto, i dipendenti possono utilizzare un sistema di soluzioni di gestione dei documenti per cercare ciò di cui hanno bisogno per parola, frase o testo completo, risparmiando tempo e denaro. Poiché tutti i documenti vengono salvati nel cloud, il tuo personale può raggiungere i propri obiettivi a un costo inferiore e in meno tempo.
FAQ
SAP è un sistema di gestione documentale?
SAP DMS (Document Management System) è un componente cross-application di SAP ECC che fornisce solide funzionalità di gestione di documenti, contenuti e asset digitali. Inoltre, DMS è basato su SAP® NetWeaver™. SAP DMS è un componente importante della soluzione SAP PLM.
Come si configura il DMS?
Come utilizzare Amazon DMS per eseguire una migrazione del database
- Stabilire un'istanza di replica DMS. Inizia il processo creando un'istanza di replica, che utilizzerai per connetterti a entrambi i database ed eseguire la migrazione. …
- Configura gli endpoint di origine e di destinazione. …
- Configura un'attività di migrazione e quindi avviala.
Che cos'è una connessione DMS?
Profili di connessione DMS. Quando si definisce l'origine, si crea un profilo di connessione che definisce le informazioni utilizzate per connettersi al database di origine da cui si sta eseguendo la migrazione. Pertanto, questi profili di connessione sono risorse autonome, quindi una volta creato uno, puoi riutilizzarlo nelle migrazioni future.
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