La necessità di software di gestione dei contratti sta crescendo a causa della complessità e dell'incertezza dell'ambiente aziendale odierno. Esperti legali e altri professionisti possono sviluppare, negoziare, rinnovare e raccogliere dati sui contratti commerciali in corso con l'uso di sistemi di gestione dei contratti. In questo pezzo, abbiamo definito la gestione dei contratti e compilato un elenco dei migliori sistemi di gestione dei contratti aziendali per la tua piccola impresa.
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Contract Management
La gestione dei contratti è il processo di gestione dei contratti attraverso la formazione, l'amministrazione e l'analisi per massimizzare le prestazioni operative e finanziarie di un'organizzazione riducendo al minimo i rischi finanziari. Le organizzazioni sono sottoposte a una maggiore pressione per risparmiare sulle spese e migliorare le prestazioni aziendali. La gestione dei contratti è un aspetto di un'azienda che richiede tempo, evidenziando la necessità di un sistema di gestione dei contratti efficiente e automatizzato.
Cosa sono i sistemi di gestione dei contratti?
Il sistema di gestione dei contratti è un modo avanzato per tenere sotto controllo tutti i tuoi contratti. Questo sistema utilizza programmi software, dati e istruzioni per rendere più semplice e veloce la gestione degli accordi legali e aumentare l'efficacia della procedura di appalto.
Utilizzando il software di gestione dei contratti, le aziende possono redigere il proprio contratto, concordarlo, firmarlo, rinnovarlo e, mentre questo è in corso, vengono raccolti dati utili. Aiuta gli avvocati e altri lavoratori a contratto a sostituire la gestione manuale dei contratti fisici per le aziende per gestire rapidamente grandi volumi di contratti senza impiegare più personale.
Perché la gestione dei contratti è così importante?
L'80% delle vendite B2B è regolato da contratti, quindi processi contrattuali mal gestiti possono mettere le aziende in serio pericolo legale. L'IACCM ha rilevato che il 92% del tempo speso per i contratti viene speso nel processo, il che è simile al modo in cui un contratto manuale inefficiente fa perdere molto tempo.
La capacità di un'azienda di concludere affari può risentire della mancanza di velocità e una cattiva amministrazione dei contratti incoraggia il disaccordo tra i team. Una cattiva gestione del ciclo di vita può portare a scadenze mancate e ad alti costi di rinnovo. Uno degli obiettivi principali della gestione dei contratti è la creazione di un sistema di conservazione dei registri per ridurre questo rischio.
Chi utilizza il software di gestione dei contratti?
I team legali, vendite, risorse umane, approvvigionamento e finanza sono i principali consumatori di soluzioni di gestione dei contratti, sebbene ogni azienda avrà le proprie esigenze particolari.
# 1. Studi legali
Legale spesso "possiede" il processo contrattuale in una società. I team legali interni utilizzano il software di gestione dei contratti per aggiornare i propri modelli e produrre documenti regolarmente. Ciò consente ai colleghi di tutta l'organizzazione di fare lo stesso.
#2. Gruppi Risorse Umane
I dipartimenti delle risorse umane delle grandi aziende generalmente producono molti contratti poiché assumono spesso nuovi dipendenti. Le risorse umane in genere utilizzano la tecnologia di gestione dei contratti per redigere contratti di lavoro che sono stati esaminati da avvocati nonostante non siano avvocati. Alcuni prodotti interagiscono con i popolari sistemi software per le risorse umane Workday e Greenhouse.
#3. Team di vendita
Poiché odiano tutto ciò che interferisce con la conclusione di accordi, le vendite di solito utilizzano uno strumento di gestione dei contratti per generare contratti rapidamente anziché dover assumere un avvocato per farlo. Gli utenti di software di vendita scelgono spesso opzioni che funzionano con il software di uso quotidiano che utilizzano, come Salesforce.
#4. Gruppi Finanziari
I team finanziari in genere desiderano accedere ai contratti per una serie di motivi. Devono valutare contratti e fatture e fornire previsioni accurate sui ricavi per la loro attività. Tale trasparenza è resa possibile attraverso un software di gestione dei contratti.
I migliori sistemi di gestione dei contratti migliori
Per identificare le migliori soluzioni di gestione dei contratti, inclusa la personalizzazione e l'automazione, abbiamo valutato più di trenta fornitori utilizzando una serie di criteri.
# 1. DocuSign
DocuSign è nata come azienda di firma elettronica nel 2003 e le aziende lo usano frequentemente poiché è facile da usare per tutte le parti. Sebbene siano disponibili soluzioni end-to-end per flussi di lavoro che coinvolgono molti contratti, secondo il nostro studio, i piani di firma elettronica di DocuSign sono ottimali per le piccole organizzazioni. Puoi utilizzare questo programma basato su browser online o l'app mobile di DocuSign per Android e iOS per portare i tuoi contratti con te ovunque tu vada. Modelli riutilizzabili, promemoria per i destinatari, riscossione dei pagamenti, avvisi di commenti in tempo reale e repository di contenuti sono solo alcune delle funzionalità offerte dai programmi di firma elettronica e CLM.
#2. Concordia
Concord è stata fondata nel 2014 e il suo layout semplice aiuta le aziende a tenere traccia delle modifiche e della conformità per tutto il ciclo di vita. Può essere configurato rapidamente e tutti i piani includono un'assistenza completa per l'onboarding. Con una procedura di approvazione personalizzata, report, analisi e gruppi di utenti, offrono anche molta flessibilità. Ha connessioni a Salesforce, DocuSign e Dropbox. L'azienda utilizza data center sicuri e una crittografia conforme agli standard del settore bancario. Inoltre, ottieni rigorose linee guida sul controllo delle versioni che creano un nuovo registro ogni volta che un campo viene aggiunto o modificato e ti offrono un audit trail affidabile. Modifica in tempo reale, Redline, commenti, chat, archiviazione dei modelli e campi intelligenti di riempimento automatico sono alcune delle principali funzionalità di CLM.
# 3. PandaDoc
Con il suo software intuitivo, PandaDoc, fondata nel 2011, ti consente di gestire l'intera durata dei tuoi contratti. Ciò offre temi personalizzati con un semplice editor drag-and-drop per rich media. Inoltre, puoi creare flussi di lavoro, procedure e regole univoci. I clienti apprezzano i 15 connettori CRM (Customer Relationship Management), inclusi quelli con HubSpot, Pipedrive e Microsoft Dynamics.
Sono disponibili piani mensili o annuali per il software PandaDoc CLM e puoi risparmiare fino al 34% pagando annualmente. PandaDoc fornisce soluzioni specializzate se hai bisogno di un programma conforme all'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). I suoi potenti strumenti, come la Libreria dei contenuti e dei contratti, la duplicazione dei contratti, la firma elettronica, le notifiche in tempo reale e l'elaborazione dei pagamenti, assistono le aziende in modo non da poco.
#4. Lavori in appalto
Dal 2012, ContractWorks fornisce software di rapida installazione e facile da usare. Grazie al tagging automatico intelligente dei documenti basato sull'intelligenza artificiale, ContractWorks è l'opzione perfetta per i tuoi requisiti di automazione. Gli utenti apprezzano quanto sia facile da usare, in particolare la funzione di download drag-and-drop e il motore di ricerca basato su testo OCR che assomiglia a Google. Sono incluse molte funzionalità popolari, come i contorni di contratti intelligenti automatici, il repository di contratti, le notifiche di traguardo, la registrazione automatica, ecc.
ContractWorks offre una varietà di opzioni di personalizzazione, inclusi branding e report che consentono di selezionare il punto dati da guardare. Pianificare, condividere, esportare e salvare i report è molto semplice. I piani Professional ed Enterprise del programma prevedono la connessione Salesforce.
# 5. Agiloft
Il fornitore più antico dell'elenco, Agiloft, è stato istituito nel 1991. Tuttavia, ha continuato a essere aggiornato spesso, fornendo l'accesso a soluzioni su misura per aziende di tutte le dimensioni. Puoi creare flussi di lavoro, procedure di instradamento, report unici e persino un dashboard personalizzato per monitorare i tuoi indicatori chiave di prestazione (KPI) e avvisi grazie alle sue impostazioni senza codice. Agiloft si connette con Google e Microsoft per fornire un facile caricamento dei documenti utilizzando le applicazioni aziendali che già utilizzi. Ogni azienda trae vantaggio dalla formazione online gratuita, dalla possibilità di creare contratti, da una libreria di clausole e da contratti pronti per la stampa
Sistemi di gestione dei contratti aziendali
Per consentire un'amministrazione semplice e completa, la gestione dei contatti aziendali combina i compiti di un'azienda in un unico sistema CLM. La gestione dei contatti aziendali semplifica il processo sostituendo sistemi automatizzati con tecniche di gestione dei contratti umani inefficaci. È possibile organizzare una raccolta di contratti, termini e modelli per la standardizzazione e un comodo recupero se si dispone di un sistema computerizzato di amministrazione dei contratti. I seguenti sono esempi di sistemi di gestione dei contratti aziendali;
# 1. PandaDoc
Il primo nel nostro elenco di sistemi di gestione dei contratti aziendali è PandaDoc. Attraverso l'eliminazione delle componenti laboriose del flusso di lavoro dei documenti, PandaDoc ha aiutato più di 30,000 aziende in crescita ad avere successo. Con l'aiuto di PandaDoc, una piattaforma completa per automatizzare i flussi di lavoro dei documenti, i team in forte crescita possono creare, gestire e firmare molti tipi di documenti digitali, inclusi preventivi, contratti e altro ancora.
# 2. Link Squares
Un altro ottimo strumento che fa parte dei nostri sistemi di gestione dei contratti aziendali è LinkSquares. LinkSquares offre un vero CLM end-to-end con soluzioni per la pre-firma, e-firma e post-firma che sono straordinariamente intuitive, tutte create per i team legali di oggi e basate sull'intelligenza artificiale. Le funzionalità offerte da LinkSquares includono uno strumento di firma elettronica creato in modo nativo, OCR proprietario, ricerca full-text, modelli di contratto e redazione self-service, reportistica e notifiche personalizzate, controllo della versione, solide integrazioni ed estrazione automatica di oltre 100 contratti importanti date, clausole e termini.
#3. DocuSign CLM
Sebbene la firma elettronica abbia cambiato il modo in cui molte aziende gestiscono i contratti, i processi manuali, i fogli di calcolo e le e-mail vengono spesso utilizzati per gestire il ciclo di vita prima e dopo la firma, il che rallenta le operazioni aziendali, aumenta i rischi e infastidisce clienti e dipendenti.
Le aziende possono ridurre la durata del ciclo di vita del contratto utilizzando DocuSign CLM (Contract Lifecycle Management), che trasforma le operazioni manuali analogiche in flussi di lavoro automatizzati digitali. Il risultato è un ritmo di lavoro più rapido, una maggiore conformità e dipendenti più produttivi.
#4. DealHub.io
La distinta Revenue Platform di DealHub offre il flusso di lavoro delle entrate più completo e integrato per la tua azienda. I team di vendita possono chiudere attività nuove e in abbonamento e spostare potenziali clienti attraverso la canalizzazione di vendita da qualsiasi luogo grazie alla piattaforma zero-code.
#5. Accello
Fornitori di servizi affidabili in tutto il mondo utilizzano e apprezzano Accelo per la gestione efficiente del lavoro dei clienti. Dal potenziale cliente al pagamento, la piattaforma basata su cloud end-to-end controlla tutti gli aspetti della fornitura di lavoro ai clienti, tra cui vendite, progetti, ticket, trattenute, schede attività, risorse e altro, ovunque tu sia.
Accelo aumenta la produttività ottimizzando i flussi di lavoro e migliorando la visibilità all'interno dell'organizzazione e dei team. Di conseguenza, i leader possono gestire meglio l'azienda e gli esperti possono concentrarsi sui compiti più importanti. Utilizzando una solida automazione, i manager possono semplicemente completare i progetti in tempo e nel rispetto del budget assegnato. I dirigenti hanno la sicurezza di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate grazie all'analisi sicura e aggiornata di Accelo, garantendo la crescita e il successo del business.
#6. Lavori in appalto
L'ultimo nel nostro elenco di sistemi di gestione dei contratti aziendali è ContractWorks. ContractWorks semplifica l'esecuzione, l'archiviazione e il monitoraggio degli accordi aziendali. Con la sua rapida implementazione, interfaccia utente semplice e prezzo basso a partire da $ 600/mese per utenti illimitati, ContractWorks rende il software di gestione dei contratti accessibile ad aziende e team di tutte le dimensioni. Riceverai un team di specialisti del supporto dedicato per aiutare la tua azienda a ottenere il massimo dal tuo portafoglio di contratti oltre agli strumenti necessari per gestire i tuoi contratti.
Che cos'è un sistema di gestione dei contratti?
La creazione e il monitoraggio di contratti, accordi sul livello di servizio (SLA) e contratti principali di acquisto sono tutti gestiti da un sistema di gestione dei contratti o CMS, noto anche come gestione del ciclo di vita del controllo.
Quali sono i tipi di gestione dei contratti?
Esistono tre tipi principali di contratti: contratto a prezzo fisso (FP) contratto a tempo e materiale (T&M) contratto a costo rimborsabile (CR)
Quali sono i vantaggi di un sistema di gestione dei contratti?
I seguenti sono i principali vantaggi dei sistemi di gestione dei contratti;
- Velocizzare la revisione e l'esecuzione dei contratti.
- Ridurre il rischio aziendale e migliorare la conformità
- Un'unica fonte di verità, ampliando la visibilità del contratto.
- Migliori rinnovi possono essere negoziati in meno tempo.
- Gestione dei documenti con valore.
- Migliori pratiche per la privacy e la protezione del contratto.
Quali sono i quattro componenti della gestione dei contratti?
Di seguito sono elencate le quattro componenti che compongono la gestione dei contratti;
- Istituzione del team per la gestione e la governance dei contratti.
- Pianificazione, configurazione ed esecuzione dell'amministrazione del contratto.
- Amministrazione delle relazioni.
- gestione delle prestazioni.
Quali sono le fasi della gestione dei contratti?
I seguenti sono sette passaggi per gestire i contratti in modo efficace.
- La fase della progettazione
- Fase precontrattuale.
- La fase di consegna
- Fase contrattuale.
- Fase preliminare di rinnovo.
- Periodo post-contrattuale.
Quali sono i tipi di gestione dei contratti?
- Contratto a prezzo fisso (FP)
- Tempo e contratto materiale (T&M)
- Costo del contratto rimborsabile (CR)
Quali sono i vantaggi della gestione dei contratti
- Migliorare la produttività
- Collaborazione
- Che fa risparmiare tempo
- Aumenta la visibilità dei contratti.
- Taglia i costi.
- Riduce i rischi aziendali e normativi
Conclusione
Invece di perdere tempo cercando di fare le cose da solo usando metodi tradizionali, puoi automatizzare il processo e fare le cose a tempo di record. Dal momento che è più facile sviluppare, rinnovare o negoziare un contratto utilizzando i sistemi di gestione dei contratti, è un'opzione molto migliore rispetto a provare a fare le cose da soli.
- AVVOCATO CONTRATTUALE: cosa devi sapere su un avvocato contrattuale
- STRUMENTI DI GESTIONE DEL CONTRATTO: cos'è, strumenti gratuiti e applicazione
- Principali vantaggi dell'utilizzo della gestione del ciclo di vita del contratto per le piccole imprese
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Riferimento
