Le aziende generano una quantità enorme di dati su base giornaliera. Poche aziende sono preparate a gestire lo sviluppo esponenziale del volume, della velocità e della varietà dei propri dati aziendali. Ancora meno sono attrezzati per gestire e rendere conto di tali dati, oltre a rendere i record generati accessibili all'intera organizzazione. Sebbene la governance delle informazioni sia una pratica consolidata nel governo, raramente ha spinto le aziende del settore privato a investire in un sistema di gestione dei contenuti aziendali (ECM).
Se lavori nel content marketing per un'azienda, potresti trovare utile conoscere i vari strumenti disponibili per aiutarti nella gestione dei contenuti. In questa panoramica sulla gestione dei contenuti, imparerai tutte le funzionalità della gestione dei contenuti.
Cos'è la gestione dei contenuti?
La gestione dei contenuti comporta la compilazione, l'organizzazione, la consegna, il recupero e la regolamentazione dei siti Web o dei contenuti aziendali.
Internet è la risorsa più grande del mondo, con migliaia di miliardi di film, blog, foto e altri contenuti multimediali come i PDF. Senza pratiche di gestione dei contenuti, il ciclo di vita dei contenuti digitali impazzirebbe, lasciando i contenuti su Internet non strutturati, non disponibili e caotici.
Quali sono le caratteristiche principali della gestione dei contenuti?
La capacità di creare contenuti è la prima e più significativa caratteristica. È inoltre necessaria la possibilità di modificare e aggiornare il contenuto secondo necessità. Ci deve essere movimento nel contenuto.
Per fornire il contenuto, è inoltre necessario un insieme di processi e capacità. Se prevedi di ospitare contenuti digitali su un sito Web, avrai bisogno di un meccanismo per convertire i contenuti in codice HTML.
Se hai bisogno che il contenuto appaia su un dispositivo mobile, devi essere in grado di modificare il contenuto per adattarlo allo schermo.
Che cosa è un sistema di gestione dei contenuti?
Un sistema di gestione dei contenuti (CMS) fornisce un modo sistematico per le organizzazioni di fornire contenuti. È una tecnologia che aiuta le aziende a creare, gestire e aggiornare un'esperienza con l'interfaccia utente appropriata.
Un CMS si collegherà a un sistema separato che contiene tutte le risorse di contenuto di un'azienda, quindi estrarrà quel contenuto e lo includerà nell'esperienza in fase di sviluppo.
Una delle caratteristiche più importanti di un CMS è la capacità di un editor di contenuti, che di solito è un membro di un team di marketing, di apportare modifiche al contenuto digitale quando è nel formato in cui verrà pubblicato.
L'editor di contenuti può semplicemente visualizzare in anteprima un sito Web utilizzando un CMS e vedere come apparirà quando verrà finalmente visualizzato. WordPress e Drupal sono due esempi di sistemi di gestione dei contenuti web.
Perché è importante la gestione dei contenuti?
Poiché consente di regolare lo sviluppo, la pubblicazione e la distribuzione del materiale digitale, la gestione dei contenuti è fondamentale. In altre parole, ti aiuta a organizzare i tuoi pensieri e le tue idee in modo che le persone possano trovare e consumare i tuoi contenuti.
Senza la gestione dei contenuti, Internet sarebbe un pasticcio confuso di dati senza rima o senso. Allo stesso modo, se la tua azienda è come la maggior parte, conservi i dati in una varietà di sistemi e archivi di informazioni, un approccio che è diventato la norma negli ultimi due decenni grazie ai significativi progressi nella tecnologia dell'informazione. Il tempo è sprecato alla ricerca di un determinato documento che non è stato gestito correttamente e potresti non essere a conoscenza di quali altre informazioni hai veramente. Tuttavia, con una soluzione di gestione dei contenuti, puoi organizzare tutto quel materiale in un sistema logico di facile accesso ed esplorazione.
Processo di gestione dei contenuti
Una procedura in sette passaggi viene generalmente utilizzata per la gestione dei contenuti:
- Piano: Decidi quale tipo di contenuto vuoi sviluppare e dove vuoi pubblicarlo in questo passaggio.
- Creare: Questo processo comporta la creazione di concetti e quindi l'inserimento di tali concetti in contenuti, come video e post di blog.
- Negozio: Dopo aver creato i tuoi contenuti, dovrai metterli da qualche parte dove le persone possano trovarli. Le aziende generalmente salvano i contenuti su un sito Web, un repository o un blog.
- Crea un flusso di lavoro: Questa fase aiuta nella creazione di contenuti che aderiscono alle politiche organizzative mantenendo la coerenza della qualità.
- editing: Questo è uno dei passaggi più importanti nella produzione di contenuti pronti per la visualizzazione sia per gli esseri umani che per i crawler dei motori di ricerca.
- Di pubblicazione: Questa fase comporta la fornitura di contenuti agli utenti, come i visitatori del sito Web su Internet o i dipendenti tramite l'intranet di un'azienda.
- Archivia o elimina: Quando il contenuto non è più utile, la fase finale della gestione del contenuto è rimuoverlo o archiviarlo.
Quali sono i vantaggi della gestione dei contenuti?
La gestione dei contenuti non è uno sforzo inutile. Sia le aziende che i privati possono trarre grandi vantaggi dalla gestione dei contenuti.
Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi della gestione dei contenuti per le aziende:
- Efficienza migliorata: La gestione dei contenuti aiuta le aziende ad automatizzare e organizzare la pubblicazione e la modifica dei contenuti. Ciò aumenta l'efficienza e la produttività.
- Migliore servizio clienti: Con la gestione dei contenuti, le organizzazioni possono creare portali self-service in cui i clienti possono trovare le risposte ai loro problemi senza chiamare l'assistenza clienti.
- Diminuzione dei costi operativi: L'automazione delle attività con soluzioni di gestione dei contenuti può aiutare le aziende a risparmiare sui costi del lavoro.
- Migliore visibilità online: Semplificando il processo di gestione dei contenuti, i motori di ricerca possono classificare e presentare siti Web a potenziali clienti.
Gli individui possono trarre vantaggio dalla gestione dei contenuti in diversi modi, tra cui:
- Informazioni utili: Con la gestione dei contenuti, le persone possono scoprire le informazioni di cui hanno bisogno senza dover setacciare una massa di materiale non strutturato.
- Migliore controllo dei contenuti: Le persone possono utilizzare la gestione dei contenuti per determinare chi ha accesso ai loro contenuti e come vengono utilizzati.
- Facile diffusione: La gestione dei contenuti rende semplice per le persone distribuire i propri contenuti tramite social media, e-mail e altri metodi.
Strategie per la gestione dei contenuti
Le organizzazioni devono avere piani per regolamentare i propri contenuti digitali poiché la gestione dei contenuti aziendali online e aziendali è un compito complesso. Aderire a questi metodi è fondamentale per il successo di qualsiasi framework di gestione dei contenuti:
- Mappa le tue priorità: È fondamentale identificare ciò che è importante per la tua organizzazione e quindi collegare il tuo approccio di gestione dei contenuti a tali priorità. Vuoi informare gli utenti o indirizzarli verso un prodotto o servizio della tua azienda?
- Determina il tuo pubblico di destinazione: Trovare un pubblico appropriato per i tuoi contenuti è fondamentale per garantire una distribuzione e un coinvolgimento corretti. La ricerca di mercato, la ricerca di parole chiave e l'analisi del sentiment sulle piattaforme dei social media possono aiutarti a definire il tuo pubblico di destinazione.
- Identifica i tuoi canali di contenuti: È necessario determinare quali canali di contenuti sono importanti per il tuo pubblico. Trovare canali di contenuto adeguati, sia tramite e-mail che tramite social media, aiuta nello sviluppo di una corretta struttura di gestione dei contenuti.
- Sviluppa un processo di creazione di contenuti: Ciò include l'intero processo di creazione dei contenuti, dall'ideazione alla pubblicazione.
- Usa la tecnologia corretta: Per assistere con la produzione, l'organizzazione, la diffusione e l'analisi delle prestazioni dei contenuti del sito Web, sono necessari una piattaforma di sviluppo del sito Web, strumenti di analisi e altri strumenti di gestione delle risorse.
Esempi di gestione dei contenuti
Per una serie di motivi, le aziende utilizzano strategie di gestione dei contenuti. Ad esempio, un'azienda potrebbe utilizzare la gestione dei contenuti per:
- Distribuire le informazioni internamente: Le aziende utilizzano i sistemi di gestione dei contenuti per condividere informazioni internamente tramite una intranet aziendale, come documenti, fotografie e video.
- Pubblica un sito web: Puoi pubblicare un sito web utilizzando la gestione dei contenuti. Ciò include l'archiviazione dei file del sito Web, il monitoraggio delle modifiche a tali file e la pubblicazione delle modifiche su un sito Web live.
- Costruisci un negozio online: Un'azienda può utilizzare la gestione dei contenuti per creare un negozio online. Ciò include la gestione delle informazioni sui prodotti, tra cui descrizioni, prezzi e disponibilità.
- Crea un'app mobile: Le aziende possono utilizzare la gestione dei contenuti per creare un'app mobile. La gestione dei contenuti delle app, inclusi testo, immagini e video, rientrerebbe in questa categoria.
Cosa sono gli strumenti di gestione dei contenuti?
Gli strumenti di gestione dei contenuti sono applicazioni software che aiutano i responsabili del marketing e dei contenuti a produrre, organizzare e pubblicare contenuti online. Un team di gestione dei contenuti può utilizzare una varietà di strumenti per raggiungere i propri obiettivi, come software collaborativo, sistemi di gestione dei contenuti e programmi di analisi. Alcuni programmi si concentrano su un'unica attività principale, mentre altri possono fornire diversi servizi a un gruppo. Un content manager, ad esempio, può utilizzare uno strumento per creare media digitali e un altro per pubblicare i contenuti sul web.
Cosa fanno le persone con gli strumenti di gestione dei contenuti?
È possibile eseguire le seguenti attività utilizzando gli strumenti di gestione dei contenuti:
#1. Generazione di contenuti
Diversi team di gestione dei contenuti utilizzano piattaforme software creative per sviluppare contenuti per il sito Web o i canali digitali di un'organizzazione. Queste app ti consentono di produrre documenti scritti, modificare fotografie e generare infografiche e altre risorse visive. Il programma che selezioni può essere determinato dal tuo settore e dalle esigenze della tua organizzazione. Se sei un creatore di contenuti per un'agenzia di marketing digitale, ad esempio, puoi utilizzare uno strumento che ti consente di creare una varietà di tipi di contenuto, come video, voci di blog e flipbook virtuali.
#2. Progettazione e manutenzione del sito web
Le piattaforme del sistema di gestione dei contenuti (CMS) consentono ai responsabili del marketing e ad altri fornitori di contenuti di creare e modificare siti web. Con queste piattaforme è possibile caricare, modificare e pubblicare contenuti sul Web senza scrivere codice o svolgere complicate attività di ingegneria. Molte piattaforme CMS forniscono software open source o gratuito, mentre altre potrebbero addebitare una tariffa. Diversi sistemi offrono funzionalità sia gratuite che a pagamento, consentendoti di creare un sito Web gratuitamente e quindi aggiornarlo se le esigenze della tua organizzazione cambiano.
#3. Gestione del flusso di lavoro
Il software di gestione dei processi può aiutare i creatori di contenuti a ottimizzare il loro processo di sviluppo dei contenuti e lavorare in modo più efficiente. Spesso includono strumenti per aiutarti a organizzare le fasi del progetto, allocare le attività e tenere traccia dei progressi. Durante lo sviluppo di un nuovo sito Web o la direzione di una campagna per rimodellare il contenuto di un'organizzazione, potrebbe essere utile utilizzare una piattaforma che consenta agli autori di caricare file digitali nel piano del progetto, consentendo di conservare tutti i materiali in un'unica posizione.
#4. Archiviazione e organizzazione
I sistemi di gestione dei contenuti e gli strumenti del flusso di lavoro salvano i contenuti digitali completati, consentendo ai membri del team di marketing di accedervi da qualsiasi luogo. È possibile utilizzare queste applicazioni per organizzare i contenuti in base a a campagna di marketing o dalla posizione sul sito web in cui apparirà una volta pubblicato. Dando a tutti i membri del team l'accesso a file di loghi, immagini e altri contenuti approvati, l'archiviazione di tutte le tue risorse in un unico luogo cloud contribuirà a mantenere la coerenza del marchio. Questi sistemi possono anche visualizzare la guida di stile del marchio sulla piattaforma in modo che i creatori possano trovarla facilmente.
#5. Miglioramento del sito
Per valutare l'efficacia di determinati contenuti sul sito Web di un'azienda, i team di gestione dei contenuti e di marketing utilizzano spesso pacchetti di analisi. I programmi di analisi possono indicare agli amministratori dei contenuti quali parti di contenuto digitale indirizzano il traffico al sito Web analizzando la quantità di visite, download o percentuali di clic di una pagina Web o di una risorsa. Possono anche creare informazioni su quanto tempo gli utenti trascorrono su pagine specifiche di un sito Web e quali collegamenti esterni indirizzano la maggior parte del traffico al sito. Questi programmi possono aiutare i team di contenuti a migliorare i loro contenuti al fine di raggiungere un pubblico più ampio.
Strumenti di gestione dei contenuti
Questi sono undici strumenti per i team di gestione dei contenuti:
#1. Hub Spot CMS
Hubspot CMS Hub consente ai gestori di contenuti di creare siti Web da zero o utilizzando modelli configurabili. Questa soluzione CMS commerciale interagisce con gli strumenti di marketing gratuiti di Hubspot, consentendo agli sviluppatori di includere pulsanti di invito all'azione e moduli di acquisizione lead nei loro contenuti. Gli strumenti e i servizi Hubspot CMS sono disponibili in vari livelli, ciascuno con il proprio set di funzionalità e costi. I servizi di marketing di Hubspot incorporano anche protezioni di sicurezza e strumenti di analisi.
# 2. Wix
Wix è un sistema di gestione dei contenuti che ti consente di progettare pagine web trascinandole e rilasciandole. I servizi di gestione dei contenuti sono disponibili a diversi livelli, a partire da uno strumento gratuito per la creazione di siti Web e l'aggiunta di contenuti utilizzando un nome di dominio e pubblicità con marchio Wix. Le edizioni Wix a pagamento offrono maggiori possibilità di personalizzazione, oltre alla possibilità di utilizzare il proprio nome di dominio e accettare pagamenti tramite il proprio sito web. Wix offre una dashboard delle statistiche e strumenti extra per migliorare le tue capacità di ottimizzazione.
# 3. Squarespace
Squarespace ha molti livelli premium di gestione dei contenuti, che ti consentono di creare siti Web con funzioni appropriate per il budget e gli obiettivi di un'organizzazione. La nostra piattaforma include diversi modelli e li classifica in base allo scopo, semplificando la selezione del design che meglio si adatta alla natura e alle dimensioni della tua azienda. Puoi aggiungere widget per personalizzare le funzionalità del tuo sito Web e aggiungere funzionalità come un negozio online o una finestra di chat. Per ulteriore branding e ottimizzazione, aziende e privati possono anche acquistare nomi di dominio da Squarespace.
# 4. WordPress
WordPress è un sistema di gestione dei contenuti open source che consente di creare un sito Web utilizzando una varietà di modelli. La community di sviluppatori di WordPress ha creato una miriade di plug-in che puoi utilizzare per personalizzare il tuo sito Web e aggiungere funzionalità per il commercio, l'impegno sociale e altri elementi del business. Consente ai team leader o agli amministratori di siti Web di stabilire ruoli che garantiscono diversi livelli di accesso agli strumenti della piattaforma a utenti specifici. Ad esempio, se uno scrittore di contenuti ha il lavoro "Contributore" su WordPress, può aggiungere contenuti senza influire sull'aspetto o sulla funzionalità del sito web.
# 5. Drupale
Drupal è una piattaforma open source e un framework di applicazioni Web per la creazione di siti Web. Offre temi di siti Web e ti consente di personalizzare i colori e altre funzionalità di stile nell'interfaccia del builder. È inoltre possibile aggiungere moduli per le funzioni tipiche del sito web. Gli sviluppatori più esperti possono modificare gli strumenti e le funzionalità del sito Web utilizzando la sofisticata interfaccia di programmazione di Drupal. Questa piattaforma include anche strumenti di accessibilità e flusso di lavoro, che possono essere utili per le attività di gestione dei progetti e le collaborazioni sui contenuti.
#6. In modo ottimale
Le organizzazioni possono combinare i vari servizi di gestione dei contenuti forniti da Optimizely per soddisfare le loro esigenze specifiche. Puoi utilizzare il loro CMS per creare un sito Web per un'azienda, gestire progetti e ottimizzare la produttività del team. I loro servizi commerciali possono assistere le aziende a scopo di lucro con gli acquisti online e il loro pacchetto di analisi consente alle organizzazioni di analizzare il traffico e altre statistiche sugli utenti sul loro sito web. Il software di analisi offre anche consigli per aiutare gli autori di contenuti a migliorare il loro SEO e attirare più utenti.
#7. Contento
Contentful struttura il suo approccio alla gestione dei contenuti e alla progettazione di siti Web attorno a principi agili. Se lavori per un'azienda che utilizza approcci agili per la gestione o lo sviluppo di progetti, Contentful potrebbe essere una buona soluzione. Il set di strumenti Contentful offre tre livelli, tra cui una piattaforma gratuita per i singoli sviluppatori e un'alternativa aziendale personalizzata. Questa piattaforma di gestione dei contenuti contiene strumenti per la creazione e l'organizzazione di un'ampia gamma di contenuti, nonché progetti per assisterti nella creazione di un sito Web adatto alle dimensioni e agli obiettivi di un'azienda.
# 8. Asana
Asana è un'applicazione di gestione del lavoro che può aiutare un team di contenuti a completare i progetti con diversi passaggi. Puoi sviluppare piani di progetto, dare responsabilità ai membri del team e monitorare i progressi del team. La piattaforma dispone di sistemi di notifica che avvisano i membri del team quando vengono assegnati loro nuovi compiti e ricordano loro le scadenze. I membri del team possono caricare testo, fotografie e video completati su Asana e il programma salva tutti i contenuti associati in un unico punto, facilitando il passaggio a un sistema di gestione dei contenuti per la pubblicazione sul web.
# 9. Hootsuite
Hootsuite è un'applicazione per la gestione dei social media che può aiutare i gestori di contenuti a ottimizzare l'utilizzo dei profili dei social media di un'azienda. Offre quattro livelli di servizio, inclusa una soluzione aziendale personalizzata per le grandi aziende. Questo strumento monitora le prestazioni dei post sui social media su diverse piattaforme e genera report sui post di successo, sui modelli di coinvolgimento complessivi e sui dati demografici degli utenti. Puoi utilizzare queste informazioni per modificare la pianificazione e il contenuto dei post sui social media di un'organizzazione, consentendoti di raggiungere un pubblico più ampio e incoraggiando gli utenti a interagire con l'organizzazione.
#10. Germoglio sociale
Con strumenti per la pubblicazione, l'analisi e i suggerimenti, Sprout Social consente ai team di gestione dei contenuti di massimizzare i loro contenuti sui social media. Questa piattaforma di abbonamento offre tre livelli di servizio a organizzazioni di dimensioni ed esigenze diverse. I gestori dei contenuti possono progettare strategie per i social media e applicarle a molte piattaforme utilizzando Sprout Social. Gli utenti possono anche utilizzare la piattaforma per creare flussi di lavoro, pianificare post su vari account di social media e generare report analitici che mostrano come particolari tipi di post aumentano il traffico del sito Web e l'interazione del pubblico.
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Riferimenti
