Al fine di garantire che le organizzazioni rispettino i requisiti legali e normativi, alcuni organismi - OCC, FDIC e CFPB - hanno escogitato sistemi che ora conosciamo come sistemi di gestione della conformità. Questi sistemi sono costituiti da documenti e strumenti integrati che aiutano le organizzazioni a soddisfare le loro esigenze. Ne discuteremo in dettaglio in questo capitolo.
Quali sono i sistemi di gestione della conformità?
I sistemi di gestione della conformità (CMS), che semplificano per le organizzazioni il rispetto dei requisiti legali e normativi, consistono in un sistema integrato di documenti, processi, strumenti, controlli interni e funzioni. Poiché promuove la conformità legale, un CMS riduce anche i danni ai consumatori.
Inoltre, un CMS aiuta le organizzazioni a gestire meglio il rischio garantendo che le politiche e le procedure aderiscano alle leggi e ai requisiti normativi pertinenti. Inoltre, semplifica la gestione della formazione, della comunicazione e del monitoraggio dei dipendenti.
Un'organizzazione può identificare, comprendere ed eseguire i propri obblighi di conformità con l'ausilio di un CMS. Più specificamente, un CMS aiuta a garantire che i dipendenti siano consapevoli dei propri obblighi e che le procedure aziendali tengano conto dei requisiti di conformità.
Inoltre, un'organizzazione può utilizzare un CMS per valutarne il funzionamento. I sistemi di gestione della conformità comprendono:
- MyeasyISO
- armadietto di conformità
- Compucolare
- Fatto al sicuro
- paradigma 3
- Volta di Bloomberg
Che cos'è la gestione della conformità?
Il termine "gestione della conformità" si riferisce a sistemi aziendali che centralizzano, consolidano, automatizzano e ottimizzano processi, file e comunicazioni relativi all'adesione di un'organizzazione al rispetto degli standard governativi e professionali, nonché alle leggi e ai regolamenti necessari nel loro settore.
Inoltre, è necessario implementare la gestione della conformità per evitare che la tua azienda paghi multe costose.
Sistema di gestione della conformità FDIC
Utilizzando un sistema di gestione FDIC, una banca può assicurarsi che i dipendenti siano consapevoli del proprio ruolo nella conformità dei consumatori. Ciò significa che questi ruoli sono integrati nei processi e implementati e che vengono intraprese azioni correttive quando necessario.
Che cos'è FDIC e cosa fanno?
La Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) e la National Credit Union Administration regolano i sistemi di gestione della conformità nelle organizzazioni. Ma controllano e assicurano anche le cooperative di credito che forniscono assicurazioni sui depositi ai depositanti negli istituti di deposito americani.
Tuttavia, la FDIC prevede che la direzione e il consiglio di amministrazione di una banca utilizzeranno un sistema di gestione della conformità (CMS) personalizzato in base alla propria strategia aziendale per gestire il rischio di conformità. Pertanto, dovrebbe essere in linea con la portata e la complessità dei mercati, dei beni e dei servizi dell'azienda. La FDIC valuta anche il rischio del sistema di gestione della conformità.
Rischio di conformità è la possibilità di infrangere una qualsiasi delle regole e delle leggi che regolano le operazioni di credit union. Includono anche quelli relativi alle leggi federali sulla protezione finanziaria dei consumatori e al sistema di gestione della conformità della FDIC. Tenta di valutare quanto bene una banca stia gestendo il rischio di violazioni della conformità ai sensi di varie leggi, come il Bank Secrecy Act e il SAFE Act.
La base del sistema di valutazione della gestione della conformità dei consumatori della FFIEC funge da base per la strategia CMS utilizzata dalla FDIC. Pertanto, il sistema di gestione della conformità FDIC è costituito da due componenti:
- Consiglio di amministrazione e supervisione della gestione
- Programma di conformità dei consumatori
Consiglio di amministrazione e controllo di gestione
Secondo la FDIC, le decisioni del consiglio di amministrazione e della direzione determinano se un sistema di gestione della conformità ha successo o meno. La direzione e il consiglio devono:
# 1. Assumi un responsabile della conformità
La FDIC consiglia al consiglio di nominare un responsabile della conformità come prima azione quando si stabilisce un programma del sistema di gestione della conformità. Questa persona può lavorare a tempo pieno o part-time, essere condivisa con un'altra organizzazione o essere esternalizzata.
Questa persona deve comprendere tutte le leggi e i regolamenti relativi ai consumatori, nonché il modo in cui opera la banca. Lui/lei è responsabile
- Creazione di politiche e procedure di conformità,
- Educare il management e il personale alle leggi e ai regolamenti a tutela dei consumatori
- Revisione delle politiche e delle procedure per la conformità.
- Identificare problemi emergenti o potenziali passività
- coordinare la gestione dei reclami dei consumatori
- Informare il consiglio delle attività di conformità e dei risultati dell'audit/riesame
- Pur assicurando di intraprendere prontamente azioni correttive e che i risultati non si ripetano.
Tuttavia, deve ricevere la formazione, il tempo e le risorse necessarie per completare il proprio lavoro. Il consiglio e la direzione hanno ancora responsabilità di conformità anche in presenza di un responsabile della conformità. Inoltre, il consiglio e la direzione sono ancora incaricati di garantire la conformità, anche se il responsabile della conformità ha l'autorità per farlo.
#2. Mostra la leadership.
Il consiglio di amministrazione e la direzione dovrebbero discutere la conformità nelle loro riunioni e chiarire ampiamente ai dipendenti e ai fornitori di servizi esterni (fornitori) che la conformità è una priorità assoluta e parte integrante delle operazioni quotidiane. In altre parole, una cultura della conformità è essenziale.
#3. Attuare le dichiarazioni sulla politica.
Questi delineano la filosofia della banca e fungono da linee guida per le varie fasi del processo.
#4. Investi risorse per garantire la conformità
La complessità delle operazioni presso la banca dovrebbe essere adeguata a loro.
#5. Tieni d'occhio gli estranei.
perché la conformità di partner e fornitori esterni è responsabilità del consiglio e della direzione. La valutazione del rischio, la due diligence, la strutturazione e la revisione del contratto e un'adeguata supervisione delle attività di terzi dovrebbero far parte del processo di gestione del rischio di conformità.
Sistema di gestione della conformità CFPB
Quando stai ricercando il tuo sistema di gestione della conformità per il CFPB, devi assicurarti che gli strumenti disponibili soddisfino gli standard attuali e futuri e aiuti il tuo team a monitorare e gestire le pratiche effettive.
Che cos'è CFPB e cosa fanno?
Il Consumer Finance Protection Bureau (CFPB) è una delle principali organizzazioni governative che emettono sistemi di gestione della conformità in un'organizzazione. Inoltre, la sua creazione è esclusiva per tutelare i consumatori. Questa è un'agenzia del governo degli Stati Uniti che si occupa della protezione dei consumatori nel settore finanziario.
Secondo il CFPB, un ente deve disporre di un sistema di gestione della conformità integrato nel proprio quadro. Tuttavia, per continuare a essere conforme, il sistema deve seguire determinati requisiti.
Il sistema CMS scelto non dovrebbe solo snellire il processo di mantenimento della conformità agli standard attuali o solo alle normative federali. Ma dovrebbe anche darti la tranquillità di essere in grado di affrontare scenari futuri e di sintetizzare la miriade di normative federali, statali e locali in un insieme di regole che garantisca la tua aderenza.
Il CFPB sta cercando quanto segue nel tuo sistema di gestione della conformità:
# 1. Politiche, procedure e pratiche
Ci sono requisiti che devono essere soddisfatti per sostenere un sistema di gestione della conformità. Inoltre, devi confermare che le tue politiche sono conformi alle regole imposte dal CFPB. Internamente, dovresti essere a conoscenza di questi indicatori. Tuttavia, dovresti anche verificare con il tuo fornitore di CMS per assicurarti che lo aggiornino regolarmente per tutti gli aspetti del tuo settore, oltre ad assicurarti che la conformità sia attualmente affrontata.
Le tue politiche devono corrispondere alle tecniche che impieghi. Al fine di identificare rapidamente eventuali errori o problemi e risolverli, le procedure da te create devono essere richieste e registrate. Infine, rendere operativo il tuo approccio alla conformità garantirà che le tue azioni effettive siano allineate con le politiche e le procedure stabilite.
Ad esempio, l'implementazione di un processo manuale che controlla solo una determinata percentuale di dispositivi o l'affidamento alla sicurezza della password per essere casuale sono approcci inferiori. Se non hai verificato ciascuna macchina separatamente, non è possibile garantire alla tua organizzazione che i numeri reggerebbero in un audit.
Leggi anche: Responsabile della conformità: Il responsabile della conformità è un buon lavoro (+ Guida dettagliata)
#2. Consiglio di amministrazione e controllo di gestione
Con la supervisione della direzione del consiglio, la preoccupazione principale è la creazione e la gestione di un sistema di conformità con CFPB. Ciò include la creazione di funzionalità di conformità, l'approvazione delle politiche di conformità, la selezione dei responsabili della conformità e la revisione di routine dello stato di conformità dell'azienda.
#3. Programma di conformità
Il programma di conformità deve essere un programma scritto formale. Ciò include politiche e procedure scritte dettagliate. Le procedure devono essere organizzate in una struttura flessibile in modo da poter apportare le revisioni secondo necessità. Ciò consente inoltre alle aziende di aggiornare e rivedere le proprie politiche man mano che i rischi evolvono o se vengono identificati nuovi dati per segnalare rischi.
#4. Addestramento
La formazione include istruzioni regolari, specifiche e complete per tutti gli ufficiali e direttori. Le iniziative di formazione devono affrontare tutti gli aspetti delle leggi di protezione finanziaria.
#5. Risposta ai reclami dei consumatori
È necessaria una procedura per la gestione dei reclami dei clienti. Ad esempio, il modo in cui i reclami vengono segnalati, il modo in cui vengono gestiti e il modo in cui le informazioni ottenute dai reclami vengono incorporate nelle revisioni e nella supervisione del programma di conformità devono essere tutti obbligatori da questa procedura.
#6. Verifica di conformità
I controlli interni per il tuo sistema devono essere ben organizzati e focalizzati sul rischio. Queste salvaguardie dovrebbero consentire un'osservazione interna continua, test imparziali e audit di conformità. Per garantire che i problemi di conformità siano riconosciuti internamente e risolti tempestivamente, dovresti anche avere la supervisione, un registro di tutti i risultati e la possibilità di condividere questi rapporti con la direzione e il consiglio.
Il tuo audit di conformità è uno strumento per aiutarti a creare processi migliori in modo proattivo quando i dati rivelano un'area che deve essere migliorata, oltre ad aiutarti a mantenere buoni registri, che è una parte importante di tutto ciò.
#7. Conservazione e revisione dei registri
L'intricata componente di conservazione dei registri del processo. Registri accurati sono fondamentali per la conformità perché dimostrano la dedizione dell'organizzazione al rispetto delle regole e all'adozione di tutte le misure necessarie per valutare e rafforzare il proprio impegno nei confronti dei clienti.
La documentazione servirà come prova delle procedure di conformità in caso di verifica. Oltre a fornire registrazioni scritte di tutte le politiche per dimostrare la conformità, dimostra lo sforzo che la tua azienda ha fatto per mantenere e monitorare le politiche che hai sviluppato.
Cosa succede quando non rispetti?
Quando si tratta del processo di sanzione, il CFPB ha molta discrezione, quindi può essere difficile per le aziende prevedere il tipo di multe o sanzioni che potrebbero incontrare. Il CFPB potrebbe imporre una multa per ogni giorno in cui non sei conforme. Tuttavia, i costi possono aumentare rapidamente e le multe stesse possono essere astronomicamente elevate.
Sistema di gestione della conformità OCC
L'ufficio del controllore della valuta (OCC) è un ufficio indipendente del Dipartimento del Tesoro degli Stati Uniti.
Un sistema di gestione della conformità (CMS), secondo l'Office of the Comptroller of the Currency (OCC), è "l'approccio con cui una banca gestisce il rischio di conformità dei consumatori, supporta la conformità con le leggi e i regolamenti relativi alla protezione dei consumatori e previene i danni ai consumatori .”
La gestione del rischio di conformità è solo una delle funzioni di un CMS. Secondo l'OCC, un sistema di gestione della conformità affronta anche il rischio reputazionale, il rischio strategico e il rischio operativo. Poiché i rischi sono interconnessi, sottolinea anche che questo elenco non è esaustivo. Ulteriori informazioni sul software OCC.
Di cosa ha bisogno un OCC in un sistema di gestione della conformità?
L'OCC impone a ciascuna banca che controlla di "sviluppare e mantenere un efficace sistema di gestione della conformità che sia appropriato per le dimensioni, la complessità e il profilo di rischio delle sue operazioni".
Ciò include 3 componenti chiave:
- Consiglio di amministrazione e supervisione della gestione
- Un programma di conformità
- Violazione della legge e danno del consumatore
Consiglio di amministrazione e supervisione della gestione
Il consiglio di amministrazione e la direzione devono comprendere l'importanza della conformità e le potenziali conseguenze del mancato rispetto delle aspettative normative. Quattro aree chiave da affrontare includono:
#1. Supervisione e impegno nei confronti del CMS della banca.
L'OCC desidera finanziamenti adeguati per la conformità (incluso il controllo sui fornitori esterni) nonché personale competente ritenuto responsabile del sistema di gestione della conformità.
La responsabilità del consiglio è di promuovere la conformità, monitorare l'uso del CMS da parte della direzione e ritenere la direzione responsabile. I verbali delle riunioni del consiglio devono inoltre dimostrare che i dati relativi alla conformità sono stati esaminati.
Fanno tutti parte delle responsabilità quotidiane della direzione per il Sistema di Gestione della Conformità secondo OCC: Ad esempio,
- Monitoraggio della gestione del rischio di terze parti
- cambio gestione
- gestione del rischio di conformità,
- identificare e correggere i difetti.
Dovrebbe definire ruoli di conformità chiari e assegnare comitati per supervisionare la conformità. Inoltre, ciò potrebbe comportare la nomina di un responsabile della conformità che possieda le competenze, il potere, le risorse e l'indipendenza necessarie per gestire in modo efficiente la conformità.
È importante fornire opportunità di formazione al responsabile della conformità e al personale della banca. D'altra parte, l'OCC pone particolare enfasi sulla gestione del rischio di terze parti e sottolinea che le banche hanno il compito di assicurarsi che gli appaltatori che agiscono per loro conto aderiscano a tutte le leggi, le regole e le politiche pertinenti. Secondo l'agenzia, dovrebbe contenere quanto segue, citando le linee guida OCC sulla gestione del rischio di terze parti:
- vigilanza e monitoraggio della conformità
- monitoraggio dei controlli interni,
- politiche relative alla conformità,
- formazione
#2. Efficaci processi di gestione del cambiamento
Le banche dovrebbero disporre di procedure per l'individuazione, la valutazione e l'attuazione di nuove leggi sulla protezione dei consumatori. Quando si introducono nuovi beni o servizi o si modificano quelli attuali, dovrebbe tener conto della conformità. Per esempio:
Comprendere, identificare e gestire i rischi derivanti dalle attività, dai beni o dai servizi della banca.
Il rischio deve essere continuamente identificato, misurato, sorvegliato e gestito.
valutazione dei potenziali rischi.
Per ridurre i rischi attuali e futuri, le banche dovrebbero condurre valutazioni del rischio utilizzando dati sia quantitativi che qualitativi. Dovrebbe coprire tutte le linee di attività, beni e servizi. Mentre le istituzioni più complesse possono combinare i risultati di più valutazioni per una visione a livello di impresa, le istituzioni meno complesse potrebbero condurre solo una valutazione del rischio di routine.
Tuttavia, la direzione dovrebbe identificare i problemi per conto proprio e intraprendere azioni rapide per risolverli.
#3. Identificazione dei problemi.
La direzione deve riconoscere i problemi e agire rapidamente. Dovrebbero esistere procedure di monitoraggio, escalation e risoluzione dei problemi. È importante individuare le cause alla base dei problemi, anche se sono sistemici o una tantum e se sono correlati a uno specifico prodotto, servizio o linea di business.
Quando ci sono problemi, il consiglio deve essere tenuto al passo e ritenuto responsabile di eventuali correttivi o problemi sistemici necessari. Il consiglio dovrebbe anche essere informato delle questioni significative e dei piani di risoluzione e dovrebbe ritenere la direzione responsabile della risoluzione dei problemi e della convalida delle azioni correttive.
Perché è importante un sistema di gestione della conformità?
Man mano che il mondo diventa sempre più dipendente dalla tecnologia, gli standard del settore e i requisiti legali si stanno rafforzando. Poiché la non conformità può comportare sanzioni, violazioni della sicurezza e danni alla reputazione della tua azienda, la gestione della conformità è fondamentale.
I sistemi per la gestione completa della conformità (CMS) assicurano che la tua azienda rimanga conforme alle normative più recenti e ti aiutino a prevenire l'interruzione dell'attività.
Quali sono i 7 elementi di conformità?
- Implementazione di politiche e procedure scritte
- Designare un responsabile della conformità e un comitato di conformità
- Condurre una formazione e un'istruzione efficaci
- Sviluppare linee di comunicazione efficaci
- Svolgimento del monitoraggio interno e dell'audit
- Far rispettare gli standard attraverso linee guida disciplinari ben pubblicizzate
- Rispondere tempestivamente ai problemi rilevati e intraprendere azioni correttive
Come si implementa un sistema di gestione della conformità?
- Stabilire e adottare politiche, procedure e standard di condotta scritti.
- Creare la supervisione del programma.
- Fornire formazione e istruzione sulla conformità.
- Stabilire una comunicazione bidirezionale a tutti i livelli.
- Implementare un sistema di monitoraggio e auditing.
- Applicare una disciplina coerente
Qual è la funzione della gestione della conformità?
La gestione della conformità è il processo continuo di monitoraggio e valutazione dei sistemi organizzativi per assicurarsi che rispettino gli standard di sicurezza, le leggi vigenti e altri standard di settore.
Chi è responsabile della gestione della conformità?
In un'organizzazione, il rispetto delle leggi e dei regolamenti è in definitiva un dovere del consiglio.
Quali sono esempi di controlli di conformità?
- Standard e politiche pubblicati.
- Procedure documentate.
- Formazione.
- Monitoraggio.
- Audizione interna.
Cosa sono gli strumenti di conformità?
Gli strumenti di conformità sono prodotti software che automatizzano o semplificano i processi e le procedure che le aziende devono implementare per conformarsi agli standard del settore quali requisiti legali, di sicurezza e normativi.
Quali sono le tre fasi della gestione della conformità?
Le tre fasi di questo processo includono:
- Elenca e identifica i rischi per la tua organizzazione.
- Regolari controlli di conformità e audit.
- Linee guida per l'implementazione della SOD.
Conclusione
I sistemi di gestione della conformità fungono da hub per l'archiviazione, la gestione e la condivisione di tutti i dati tra le parti interessate. Le organizzazioni hanno il potere di controllare e limitare l'accesso dei dipendenti ai dati, garantendo che solo le persone autorizzate all'interno dell'organizzazione abbiano accesso alle informazioni a loro destinate.
FAQ
Che cos'è la valutazione del rischio
Per accertare la probabilità di perdita su un bene, prestito o investimento, la valutazione del rischio è un termine generico utilizzato in un'ampia gamma di settori. Trovare i processi più efficaci per mitigare il rischio e valutare il valore di un particolare investimento dipendono entrambi dalla valutazione del rischio. Identificare e analizzare potenziali eventi che potrebbero influenzare negativamente le persone, la proprietà e/o l'ambiente; e prendere decisioni sono tutti combinati in una valutazione del rischio, in senso lato.
cos'è la conformità dei consumatori
La conformità dei consumatori riguarda principalmente l'applicazione e il rispetto delle leggi e dei regolamenti a tutela dei consumatori. La FDIC incoraggia l'adesione alle leggi federali sulla protezione dei consumatori, alle leggi e ai regolamenti sul prestito equo e al Community Reinvestment Act attraverso attività di supervisione e programmi di sensibilizzazione.
cos'è l'audit di conformità
Una valutazione della conformità di un'azienda alla legge viene effettuata attraverso un audit di conformità della CA. Le politiche, le procedure, i processi, i file e la documentazione di un'organizzazione vengono esaminati nell'ambito di un audit di conformità per verificare se sono conformi alle regole attualmente in vigore per quel settore.
Riferimenti
- software OCC
- Salesforce
- Ucsf
- Obiettivo tecnologico
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