Per gestire un'attività di successo, è fondamentale tenere traccia dell'orario di lavoro dei dipendenti. Per questo motivo, la maggior parte delle aziende utilizza un sistema di timbratura. Attraverso un cartellino online, questi sistemi monitorano l'orario di lavoro dei tuoi dipendenti. Una volta determinata quale app di timbratura e timbratura soddisfa meglio i requisiti della tua azienda, snellire i processi relativi alle presenze non è troppo difficile. Tuttavia, potresti non sapere cosa considerare quando scegli un'app. Questo articolo è una guida a tutto ciò che devi sapere sulla timbratura al lavoro. Esplora la procedura guidata per l'orologio scopri le soluzioni per il monitoraggio del tempo dei dipendenti, ottimizzando la gestione della forza lavoro e garantendo un monitoraggio accurato delle ore di lavoro
Orologio al lavoro
In base agli orari in cui i dipendenti entrano ed escono dai loro turni, un sistema di timbratura tiene traccia del numero di ore lavorate da ciascun dipendente. Successivamente, le schede attività vengono create utilizzando quelle ore per l'elaborazione delle buste paga da parte dei datori di lavoro. Per tenere traccia dell'orario di lavoro dei propri dipendenti, molte aziende utilizzano sistemi di timbratura.
Il sistema di rilevazione presenze viene utilizzato dai dipendenti per timbrare l'entrata e l'uscita rispettivamente all'inizio e alla fine di ogni giornata lavorativa.
Quali sono i diversi tipi di sistemi di timbratura?
#1. Orologi di base
L'utilizzo di una penna e un pezzo di carta per compilare un modulo o l'utilizzo di schede perforate o orologi manuali sono esempi di dispositivi di misurazione del tempo di base.
#2. Sistemi software
automatizzare le procedure di entrata e uscita con software di time-tracking. I dipendenti utilizzeranno un sistema di timbratura digitale o un dispositivo come un telecomando.
#3. Biometrica
utilizzando uno scanner che legge il tuo viso, le tue impronte digitali o la tua retina per timbrare.
#4. App per l'orologio
Le app per gli orologi dei dipendenti assomigliano a scelte software. Tuttavia, per il monitoraggio del tempo in tempo reale, vengono installati direttamente sugli smartphone dei dipendenti.
Best practice per timbrare entrata e uscita
#1. Crea una politica chiara
Stabilire un insieme chiaro di regole per timbrare le timbrature è fondamentale. Per evitare confusione o la possibilità che possano essere fraintesi, una volta che questi sono stati stabiliti, i tuoi dipendenti dovrebbero riceverne una chiara spiegazione.
#2. Offrire incentivi
Il metodo più efficace per incoraggiare il personale a seguire le regole è spesso offrire incentivi. Alla fine del mese, potresti offrire un piccolo incentivo al lavoratore che si ricorda costantemente di timbrare dentro e fuori.
#3. Rendilo un processo semplice
I tuoi dipendenti possono entrare e uscire con facilità utilizzando il software di timbratura. Puoi semplificare la timbratura dei tuoi dipendenti e sfidarli a dimenticare di timbrare la timbratura implementando un software semplice da usare.
#4. Offri formazione
Soprattutto quando si utilizza un sistema digitale, non tutti i dipendenti possono abituarsi rapidamente a timbrare entrata e uscita. La tua forza lavoro lo troverà molto più semplice se fornisci una formazione completa e frequente all'inizio del rapporto di lavoro.
#5. Intraprendere un'azione disciplinare
Potrebbe essere necessario intraprendere un'azione disciplinare se hai implementato le altre procedure ma i dipendenti continuano a non timbrare correttamente le entrate e le uscite. È possibile dare prima un avvertimento verbale e, se il problema persiste, possono essere prese misure più serie. È fondamentale ricordare che questa operazione dovrebbe essere eseguita solo in casi estremi.
Orologio nell'app di lavoro
Un programma elettronico che tiene traccia dell'orario di lavoro dei tuoi dipendenti è chiamato app orologio. Attraverso l'app, i membri del tuo staff possono facilmente timbrare l'entrata e l'uscita e l'app conserva una registrazione digitale di tali inserimenti.
Vantaggi dell'utilizzo di un'app di timbratura
#1. Protegge dai furti di tempo sul posto di lavoro.
Le schede attività cartacee e le schede orarie convenzionali semplificano l'aumento delle ore dei dipendenti e il furto di tempo, il che può portare a perdite finanziarie per la tua azienda.
#2. Convenienza.
Le schede attività su carta sono scomode. Il tempo dei tuoi dipendenti è sprecato a compilarli e il tuo tempo è sprecato elaborandoli e inserendoli nel tuo software di gestione stipendi. Il processo è reso più semplice dal software dell'orologio; i tuoi dipendenti possono timbrare facilmente utilizzando un'app desktop o mobile e avrai accesso in tempo reale alle loro voci di tempo invece di dover elaborare manualmente le loro schede attività.
# 3. Caratteristiche aggiuntive
Numerose app per segnatempo forniscono una miriade di funzionalità aggiuntive, come il software di presenza, oltre a tenere traccia delle timbrature e delle timbrature dei dipendenti. Ciò rende più semplice tenere traccia delle presenze e risolvere eventuali problemi con la presenza dei dipendenti. Supporta anche funzionalità come il tracciamento GPS, che può aiutare a garantire che i tuoi dipendenti si trovino nei luoghi di lavoro appropriati e negli orari appropriati, consentendoti di gestire la tua azienda.
Ecco alcune delle migliori applicazioni per il tempo libero che dovresti controllare per la tua piccola impresa.
#1. Orologio
Clockify, un'app gratuita per l'orologio, include un chiosco per l'orologio come una delle sue numerose funzionalità. Questo è eccellente per tenere traccia delle presenze, delle pause e delle ferie dei dipendenti, oltre a consentire agli utenti di timbrare utilizzando qualsiasi dispositivo che ritengono conveniente.
Il tuo team può utilizzare il timer per timbrare utilizzando Clockify da un browser Web o un dispositivo mobile. Un chiosco di orologi a tempo libero che il tuo team può utilizzare per entrare e uscire con il loro Pin unico è un'altra comoda funzionalità che Clockify offre oltre al timer. Tutto quello che devi fare è dare un nome al tuo chiosco, includere i membri del tuo team e creare un PIN che tutti possono usare per timbrare quando iniziano a lavorare.
Ciò consentirà a tutti di segnalare l'inizio del proprio turno utilizzando il proprio dispositivo o quello che è stato lasciato all'ingresso per i lavoratori in loco. Ci sarà un punto verde accanto al nome di ciascun dipendente nell'elenco dei chioschi non appena timbrano.
#2. TempoCamp
La timbratura automatica in entrata e in uscita è un servizio fornito da TimeCamp, ma solo con una piccola assistenza da parte di un time tracker. Il time tracker monitora l'attività del computer e passa alla modalità inattiva non appena cessa.
Tieni presente, tuttavia, che TimeCamp non fornisce una soluzione kiosk per l'orologio, quindi se scegli di utilizzare questa app per l'orologio, il tuo team dovrà accedere e avviare e arrestare manualmente il timer ogni volta che desidera timbrare e fuori. Esistono quattro diversi livelli di prezzo per TimeCamp: Solo (gratuito), Basic ($ 5.25 per utente al mese), Pro ($ 7.50 per utente al mese) ed Enterprise (a partire da $ 450 al mese).
# 3. Casa base
Inoltre, l'app Homebase fornisce strumenti per l'assunzione e l'onboarding di nuovi membri del team, la pianificazione dei dipendenti e un'app di messaggistica integrata per una migliore comunicazione quotidiana con il tuo team. Homebase, come Clockify, rende disponibile il suo piano gratuito a un numero infinito di utenti.
Il costo di un piano aggiornato varierà da $ 14 a $ 70 al mese, tuttavia, se desideri aggiungere più funzionalità all'app (come la gestione delle prestazioni, il lavoro remoto e sul campo o le funzionalità delle risorse umane).
#4. Procedura guidata dell'orologio
Time Clock Wizard è un'app diversa per il monitoraggio del tempo che fornisce una versione base gratuita e addebita un extra ogni mese per l'accesso a diverse funzionalità avanzate (come la gestione delle attività, la pianificazione dei dipendenti e la funzionalità del libro paga).
La versione base gratuita di Time Clock Wizard ha funzionalità avanzate disponibili su piani che costano tra $ 14.95 e $ 99.95 al mese.
#5. Pugno d'amico
è un programma di cronometraggio basato sul web. Puoi personalizzare completamente l'interfaccia. Puoi integrare Buddy Punch con la maggior parte dei prodotti per la gestione delle buste paga. Buddy Punch offre una prova gratuita di 30 giorni. Sono disponibili due diversi livelli di prezzo: Time & Attendance ($ 25/mese) e Time & Attendance + Scheduling ($ 35/mese).
Politica di entrata e uscita
Tenere traccia dell'orario di partenza dal lavoro è noto come timbrare. Spesso è fondamentale far sapere a un datore di lavoro quando il tuo turno è terminato e hai lasciato il lavoro. Tuttavia, i datori di lavoro devono disporre di un sistema per tenere traccia dell'orario di lavoro dei propri lavoratori. Di conseguenza, la maggior parte delle aziende ha politiche uniche. Le linee guida che usano possono coprire cose come:
- L'ora in cui un lavoratore può timbrare l'entrata o l'uscita.
- Come timbrano l'entrata o l'uscita.
- Come indicano le interruzioni utilizzando il sistema di timbratura
Importanza della timbratura in entrata e in uscita al lavoro
#1. Maggiore precisione e responsabilità
Quando è attivo il monitoraggio del tempo, è molto più difficile per i dipendenti segnalare le ore lavorate in modo errato. Per questo motivo, i datori di lavoro possono essere sicuri di pagare il personale per la quantità di tempo appropriata e di poter gestire correttamente gli straordinari.
#2. Libro paga più facile
Le aziende possono automatizzare il loro processo di gestione stipendi, rendendolo più semplice e meno soggetto a errori, disponendo di un monitoraggio preciso del tempo.
#3. Maggiore produttività
È probabile che i dipendenti lavorino di più e siano più produttivi quando sono consapevoli che il loro datore di lavoro sta osservando attentamente il loro tempo. Questo perché sono consapevoli che qualsiasi perdita di tempo danneggerà la loro paga.
#4. Maggiore flessibilità per i dipendenti
I dipendenti possono avere una certa flessibilità con le procedure di entrata e uscita. Un dipendente può uscire presto senza preoccuparsi di perdere lo stipendio, ad esempio, se un giorno deve lasciare l'ufficio in anticipo.
Quando dovresti timbrare al lavoro?
I dipendenti sono tenuti a presentarsi al lavoro prima dell'inizio del turno programmato.
Perché devo timbrare l'entrata e l'uscita al lavoro?
Con l'aiuto di questa procedura, le aziende possono tenere traccia delle ore di lavoro dei dipendenti, assicurarsi che il libro paga sia accurato, verificare la presenza di problemi come straordinari persistenti o assenteismo elevato e altro ancora.
Posso timbrare in anticipo al lavoro?
Per qualsiasi motivo, devi prima ottenere il consenso. L'ora in cui inizia la tua giornata lavorativa è stabilita dal tuo capo.
Vengo pagato se arrivo in anticipo?
Ogni lavoratore orario è tenuto per legge a ricevere un compenso per ogni minuto lavorato. Se arrivi in anticipo, i tuoi guadagni aumenteranno, ma il tuo datore di lavoro pagherà un prezzo più alto. Inoltre, se arrivi costantemente in anticipo al lavoro, ciò potrebbe comportare una retribuzione aggiuntiva per gli straordinari, che sarebbe costosa per il tuo datore di lavoro e potrebbe sollevare domande.
Cosa succede se non timbrate il cartellino al lavoro?
I datori di lavoro potrebbero scegliere di attuare misure disciplinari. A seconda della gravità del reato, ciò potrebbe comportare un ammonimento verbale, un ammonimento formale o scritto, una sospensione o persino un licenziamento.
Perdita di stipendio: i datori di lavoro possono sottrarre il tempo in cui il dipendente non ha lavorato dalla retribuzione del dipendente. Di conseguenza, il tuo stipendio potrebbe diminuire.
Come funziona un sistema di timbratura?
Il dispositivo di timbratura collega un dipendente a loro identificando le caratteristiche distintive di un'impronta digitale. Quando si utilizza il monitoraggio biometrico del tempo, vengono salvate solo caratteristiche specifiche, non impronte digitali, per proteggere i dati dei dipendenti.
Conclusione
Indipendentemente dal fatto che la tua azienda utilizzi un orologio o un altro sistema per tenere traccia delle ore dei dipendenti, è fondamentale assicurarsi che tutti registrino accuratamente il loro orario di entrata e uscita. Ciò consente di evitare che i datori di lavoro paghino i lavoratori per il tempo che non hanno impiegato.
Assicurati che tutti i membri del tuo team comprendano il protocollo e i regolamenti sul cronometraggio. Aumenterai le tue possibilità di completare le schede attività in modo fluido e accurato se tutto è semplice e chiaro.
Usa le migliori pratiche, identifica un sistema più efficace per la tua azienda e comunica chiaramente con il tuo personale. Gestirai il tuo orario di lavoro ed eviterai problemi con buste paga o presenze.
Domande frequenti sull'orologio al lavoro
Perché devo timbrare l'entrata e l'uscita al lavoro?
Con l'aiuto di questa procedura, le aziende possono tenere traccia delle ore di lavoro dei dipendenti, assicurarsi che il libro paga sia accurato, verificare la presenza di problemi come straordinari persistenti o assenteismo elevato e altro ancora.
Quali sono i diversi tipi di sistemi di timbratura?
- Orologi di base
- Biometria
- Sistema software
- App per l'orologio
Quali sono i vantaggi di timbrare le timbrature in entrata e in uscita al lavoro?
- Migliore sistema di gestione stipendi
- Maggiore responsabilità
- Maggiore produttività
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Riferimenti
