Le aziende devono evolversi e adattarsi costantemente per affrontare una varietà di sfide, inclusi i cambiamenti nella tecnologia, l'ascesa di nuovi concorrenti e i cambiamenti nelle leggi, nei regolamenti o nelle tendenze economiche sottostanti. In caso contrario, potrebbe verificarsi una stagnazione o, peggio ancora, un fallimento. Circa la metà di tutte le iniziative di cambiamento organizzativo fallisce, evidenziando quanto sia importante per manager e leader aziendali sapere come pianificare, coordinare e realizzare il cambiamento. Sei stato incaricato di guidare un'importante iniziativa di cambiamento all'interno della tua azienda? Ti piacerebbe dimostrare di essere in grado di guidare un'iniziativa del genere la prossima volta che si presenterà? Ecco una panoramica di cos'è la gestione del cambiamento, i passaggi chiave del processo e le azioni che puoi intraprendere per migliorare le tue capacità manageriali e rendere più efficace il tuo ruolo.
Che cos'è la gestione del cambiamento?
La gestione del cambiamento è il processo che guida il cambiamento organizzativo dall'inizio alla fine, compresa la pianificazione, l'implementazione e il consolidamento del cambiamento. Si riferisce al modo in cui le aziende gestiscono i cambiamenti come l'implementazione di nuove tecnologie, le modifiche ai processi esistenti e lo spostamento della gerarchia organizzativa. A seconda del tipo di modifica che stai apportando, questo processo potrebbe avere un aspetto diverso.
Perché è importante la gestione del cambiamento?
La creazione di un piano di gestione del cambiamento consente alle organizzazioni di passare più agevolmente durante i periodi di cambiamento. Puoi imporre modifiche, ma a meno che tu non abbia un piano per l'implementazione, il monitoraggio e la segnalazione del successo di tali modifiche, ti stai preparando per il fallimento. La gestione delle modifiche offre un maggiore controllo sull'intero processo, che in genere supporta un costoso piano di implementazione e investimenti, indipendentemente dal tipo di modifica che si desidera apportare.
Di seguito sono riportati alcuni dei vari livelli di gestione del cambiamento:
- Cambiamento organizzativo o trasformativo: Si tratta di progetti di gestione delle modifiche su larga scala e portata. Queste trasformazioni, come la modifica della gerarchia organizzativa, il lancio di un nuovo prodotto o la trasformazione digitale, sono spesso drammatiche.
- Cambiamento adattivo o graduale: Questi progetti di modifica hanno un ambito più limitato e comportano modifiche minori a prodotti, processi, strategie e flussi di lavoro. L'implementazione di nuovi strumenti software, l'assunzione di un nuovo membro del team per risolvere un problema o l'aggiornamento di una politica di lavoro da casa sono esempi di progetti di cambiamento adattivo.
- Gestione del cambiamento individuale: Questi progetti di cambiamento aiutano le persone a gestire il cambiamento per avanzare nei loro ruoli e/o raggiungere obiettivi specifici. Ciò potrebbe comportare l'apprendimento di una nuova abilità.
Non tutte le iniziative di cambiamento si adatteranno perfettamente a uno dei livelli di gestione del cambiamento. È del tutto possibile che i livelli si sovrappongano.
Supponiamo che tu stia modificando il tuo organigramma e lanciando un'iniziativa di formazione per migliorare le competenze dei dipendenti esistenti. Se Workday viene implementato anche per semplificare la gestione del capitale umano, la modifica riguarderà tutti e tre i livelli.
Vantaggi della gestione del cambiamento
Una gestione del cambiamento ben ponderata avvantaggia tutti i cambiamenti, grandi o piccoli. Senza una gestione adeguata, probabilmente incontrerai ostacoli e sprecherai tempo e denaro perché il cambiamento non è naturale per le persone o le organizzazioni. La chiave per implementare modifiche che si attaccano è la gestione delle modifiche.
A livello organizzativo, affrontare la gestione del cambiamento presenta i seguenti vantaggi:
- Combattere attivamente l'opposizione interna al cambiamento.
- Stabilisce obiettivi chiari per le iniziative di cambiamento, consentendo alle aziende di monitorare i progressi.
- Sviluppa efficaci strategie di implementazione del cambiamento che possono essere standardizzate e applicate a vari progetti di cambiamento in tutta l'organizzazione.
- Tiene conto e bilancia vari aspetti del cambiamento, tra cui persone, processi, tecnologia e così via.
- Consente a singoli e dipendenti di affrontare il cambiamento più rapidamente, consentendo loro di essere più produttivi.
- Consente alle organizzazioni di trovare il ROI sui loro progetti di trasformazione consentendo il successo dei progetti di cambiamento.
Tipi di gestione del cambiamento
A seconda del particolare cambiamento che stai navigando, puoi utilizzare varie best practice e teorie di gestione del cambiamento. Considera come potresti affrontare ciascuno di questi quattro tipi di modifiche:
- Cambio eccezionale: eventi isolati che alterano l'esperienza di una persona ma non hanno un impatto significativo su molteplici aspetti della sua vita. Un cambio di nome, ad esempio, richiederebbe alcune pratiche burocratiche delle risorse umane e un nuovo indirizzo e-mail, ma non cambierebbe il ruolo della persona sul lavoro.
- Modifica incrementale: Cambiamenti che si verificano gradualmente piuttosto che bruscamente, come l'aggiornamento della tecnologia esistente.
- Cambio pendolo: Un passaggio improvviso da un estremo alla visione o allo stato opposto. Ad esempio, passare da un team al 100% in sede a un team remoto al 100%.
- Cambio di paradigma: Cambiamenti nelle convinzioni o nei valori che vengono interiorizzati come la nuova norma. Ad esempio, la transizione corretta da un modello sincrono a uno ibrido implica la comunicazione sia sincrona che asincrona.
Gestione dei cambiamenti di processo
Un insieme di condizioni iniziali (punto A) e un punto finale funzionale (punto B) sono le due componenti di un processo di cambiamento. Il processo intermedio è dinamico e si svolge per fasi. I passaggi chiave del processo di gestione del cambiamento sono riassunti di seguito.
#1. Preparati per un cambiamento nell'organizzazione
Un'organizzazione deve essere preparata sia dal punto di vista logistico che culturale per perseguire e attuare con successo il cambiamento. Per ottenere i migliori risultati di business, la preparazione culturale deve avvenire prima di addentrarsi nella logistica.
Il manager si concentra sull'assistere i dipendenti nel riconoscere e comprendere la necessità di cambiamento durante la fase di preparazione. Aumentano la consapevolezza delle varie sfide o problemi che devono affrontare l'organizzazione che agisce come agenti di cambiamento e provoca insoddisfazione per lo status quo. Ottenere il consenso anticipato dai dipendenti che contribuiranno a implementare il cambiamento può ridurre l'attrito e la resistenza.
#2. Sviluppare una visione e una strategia di cambiamento
Quando un'organizzazione è pronta ad abbracciare il cambiamento, i manager devono elaborare un piano completo e realistico per implementarlo.
Il piano dovrebbe includere le seguenti informazioni:
- Obiettivi strategici: In che misura questo cambiamento aiuta l'organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi?
- Indicatore chiave di prestazione: Come sarà determinato il successo? Quali metriche devono essere trasferite? Qual è il punto di partenza per come stanno le cose attualmente?
- Partecipanti al progetto e team: Chi si occuperà di mettere in atto le modifiche? In ogni fase critica, chi deve firmare? Chi si occuperà dell'attuazione?
- Ambito del progetto Quali fasi e azioni specifiche includerà il progetto? Cosa c'è al di fuori dell'ambito del progetto?
Pur avendo un approccio strutturato è importante, il piano dovrebbe anche tenere conto di eventuali incognite o blocchi stradali che possono sorgere durante il processo di implementazione e che richiedono agilità e flessibilità per essere superati.
#3. Metti in atto i cambiamenti
Seguire i passaggi delineati nel piano per implementare il cambiamento necessario è tutto ciò che rimane dopo che è stato creato. Le specifiche dell'iniziativa determineranno se ciò comporta modifiche alla struttura, alla strategia, ai sistemi, ai processi, ai comportamenti dei dipendenti o ad altri aspetti dell'azienda.
I responsabili del cambiamento devono concentrarsi durante il processo di implementazione sulla capacità dei propri dipendenti di adottare le misure necessarie per raggiungere gli obiettivi dell'iniziativa e celebrare eventuali vittorie a breve termine. Dovrebbero anche cercare di anticipare i blocchi stradali e, una volta identificati, prevenirli, rimuoverli o mitigarli. Durante tutto il processo di implementazione, è essenziale comunicare ripetutamente la visione dell'organizzazione ai membri del team per ricordare loro le ragioni del cambiamento.
#4. Integrare i cambiamenti nella cultura e nelle pratiche aziendali
I responsabili del cambiamento devono impedire il ritorno allo stato o allo status quo precedente dopo che l'iniziativa di cambiamento è stata completata. Ciò è particolarmente vero per il cambiamento organizzativo che coinvolge processi aziendali come flussi di lavoro, cultura e formulazione della strategia. Senza un piano adeguato, i dipendenti possono tornare al "vecchio modo" di fare le cose, soprattutto durante il periodo di transizione.
L'arretramento è reso più difficile incorporando i cambiamenti nella cultura e nelle pratiche dell'azienda. Nuove strutture organizzative, controlli e sistemi di ricompensa dovrebbero tutti essere visti come strumenti per aiutare nella modifica dei bastoncini.
#5. Valutare progressi e risultati
Un'iniziativa di cambiamento non ha necessariamente successo solo perché è conclusa. Condurre un'analisi e una revisione, nota anche come "progetto post mortem", può aiutare i leader aziendali a determinare se un'iniziativa di cambiamento ha avuto successo, non ha avuto successo o ha avuto un esito misto. Può anche fornire preziose informazioni e lezioni che possono essere applicate a future iniziative di cambiamento.
Suggerimenti per gestire il cambiamento in modo efficace
Ecco sei best practice chiave per la gestione del cambiamento da seguire per garantire un'efficace transizione al cambiamento, sulla base della nostra esperienza.
#1. Instillare un senso di urgenza
Questo si concentra sulla presentazione del cambiamento come un'opportunità urgente ed entusiasmante, secondo il "modello di cambiamento in 8 fasi di Enhanced Kotter". Devi mostrare a coloro che sono interessati dal cambiamento che aumenterà la loro produttività e svolgeranno il loro lavoro in modo più efficace.
#2. Stendere in fasi
Segmentando la tua iniziativa, puoi evitare di sovraccaricare il tuo team con troppi cambiamenti in una volta. Piccoli cambiamenti graduali sono più facili da implementare rispetto a cambiamenti grandi e improvvisi.
Dovresti anche condurre un beta test iniziale con un piccolo gruppo di tester o un dipartimento. Una volta risolti eventuali bug nella fase beta, implementare la modifica a un gruppo numeroso e quindi all'intera azienda.
#3. Affrontare la resistenza
Spiega in che modo il cambiamento influenzerà determinati reparti e persone. Affrontando fin dall'inizio eventuali esitazioni interne, puoi evitare la resistenza e aiutare i tuoi dipendenti ad adattarsi al cambiamento.
#4. Impiega una varietà di tecniche di allenamento.
Non tutti imparano allo stesso modo, quindi è fondamentale fornire una guida attraverso una varietà di metodi di formazione e formati di formazione dei dipendenti. Dovresti fornire ai tuoi utenti finali e dipendenti una varietà di stili di apprendimento, come ad esempio:
- Formazione tradizionale con istruttore
- Apprendimento online con un LMS
- Video
- Guida in-app e supporto su richiesta
#5. Identificare gli agenti di cambiamento
Senza supporto interno, la tua iniziativa fallirà prima ancora di iniziare. I leader del cambiamento ispirano il team nel suo insieme a continuare con la trasformazione. I tuoi leader del cambiamento dovrebbero essere una sezione trasversale dei dipendenti dei vari dipartimenti che saranno interessati dal cambiamento. Questi leader dovrebbero essere apprezzati in tutta l'organizzazione e avere la capacità di influenzare le opinioni.
#6. Richiedi feedback
Ascoltare il tuo team è un modo eccellente per migliorare il tuo processo di gestione del cambiamento e affrontare eventuali preoccupazioni o resistenze che potrebbero essere presenti. Questo ti darà idee per migliorare le implementazioni future dei cambiamenti e coinvolgere i singoli dipendenti nel processo.
Come costruire un piano di gestione del cambiamento
Un piano di gestione del cambiamento guiderà te e il tuo team durante la transizione. Questi sei passaggi per creare un piano di gestione del cambiamento (oltre ai modelli di gestione del cambiamento per iniziare!)
- Sviluppare una proposta di modifica: Questa è la tua argomentazione sul motivo per cui il cambiamento è necessario. Descrivi i vantaggi, l'impatto e la motivazione del cambiamento.
- Identificare i leader del cambiamento: Questi sono i tuoi sostenitori vocali del cambiamento, in genere alti dirigenti e altri leader influenti. In questo team di cambiamento, è importante mescolare una varietà di ruoli.
- Sviluppare un piano di comunicazione per la gestione del cambiamento: Questa è la tua strategia per comunicare ogni aspetto del cambiamento a coloro che ne saranno interessati.
- Stabilire obiettivi di cambiamento e KPI: In questo modo si monitora il successo (o il fallimento) di vari aspetti dell'iniziativa di cambiamento. Crea un piano per analizzare il cambiamento una volta implementato, con obiettivi e KPI legati agli obiettivi e ai risultati aziendali. Rendili visibili a tutti i membri dell'organizzazione per far conoscere il progetto.
- Investi in strumenti di gestione del cambiamento: I software per la gestione del cambiamento e la formazione dei dipendenti sono esempi di tali strumenti.
- Creare un piano di formazione sulla gestione del cambiamento: Questo illustrerà come verrà erogata la formazione. Per creare piani di formazione al cambiamento personalizzati pertinenti a ciascun ruolo, dovrai collaborare con i responsabili di dipartimento e il team L&D.
Quali sono le cinque fasi della gestione del cambiamento?
Un processo di gestione del cambiamento in cinque fasi
- Preparati per un cambiamento nell'organizzazione.
- Creare un piano per il cambiamento e una visione.
- Metti in pratica il cambiamento.
- Integrare i cambiamenti nella cultura e nelle politiche aziendali.
- Valutare progressi e risultati.
Quali sono i principi della gestione del cambiamento?
Quattro idee fondamentali sono necessarie per una gestione efficace del cambiamento:
- Comprendi il cambiamento.
- Pianifica il cambiamento.
- Implementare il cambiamento.
- Comunica il cambiamento.
Quali sono le 6 componenti della gestione del cambiamento?
Creare, comunicare, tradurre, implementare, valutare e ricreare sono i sei elementi identificati come necessari per implementare e gestire con successo il cambiamento. Gli elementi da due a quattro costituiscono la "curva di potenza" critica.
Qual è lo scopo della gestione del cambiamento?
L'obiettivo del processo di gestione delle modifiche è gestire l'intero ciclo di vita di tutte le modifiche, consentendo l'implementazione di modifiche vantaggiose con il minor numero di interruzioni per i servizi IT.
Quali sono i 10 principi della gestione del cambiamento?
- Affronta sistematicamente il “lato umano”
- Inizia dall'alto.
- Coinvolgi tutti i livelli.
- Presentare l'argomentazione formale.
- Proprietà adottiva.
- Consegna il messaggio.
- Valutare il paesaggio culturale.
- Affronta chiaramente la cultura.
- Preparati all'imprevisto.
- Parla con la persona.
Quali sono i 3 tipi principali di cambiamento?
Il cambiamento di sviluppo, il cambiamento di transizione e il cambiamento di trasformazione sono i tre tipi di cambiamento di cui tutti i manager devono essere consapevoli.
Cosa sono le strategie di gestione del cambiamento?
Change Management: cinque strategie efficaci:
- Fare proposte di incentivi.
- Rivalutare i valori culturali.
- Mostra autorità.
- Distribuire la responsabilità del cambiamento.
- Trova agenti di cambiamento che ti difenderanno.
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Riferimenti
