Può essere difficile sapere da dove iniziare a cercare informazioni su un argomento con tante parti diverse come la gestione delle modifiche. Questo è molto vero quando si tratta di strumenti e tecniche per gestire il cambiamento. Da dove inizi a cercare alcuni di questi strumenti gratuiti per la gestione del cambiamento? Bene, questo articolo può aiutarti in questo. Ti dice tutto ciò che devi sapere su strumenti e tecniche per la gestione del cambiamento che possono aiutare la tua organizzazione a compiere la transizione. Divertiti!!
Cosa sono gli strumenti di gestione del cambiamento?
Gli strumenti di gestione del cambiamento sono applicazioni che le aziende utilizzano per rendere un cambiamento organizzativo il più agevole e agevole possibile per dipendenti, supervisori e clienti. Naturalmente, così come esistono numerosi modelli di cambiamento organizzativo e di gestione del cambiamento, esistono numerosi strumenti di gestione del cambiamento costosi e gratuiti.
Gli strumenti di gestione delle modifiche appropriati dipenderanno dal tipo di modifica che stai eseguendo e dalla fase di gestione delle modifiche in cui ti trovi. Ad esempio, se di recente hai diviso un reparto enorme in molti reparti più piccoli, potresti voler utilizzare un feedback strumento per sondare i tuoi team e vedere come puoi migliorare l'efficienza di ciascun dipartimento.
Le 7R del Change Management
Questa è una checklist di fattori importanti da considerare prima di inviare una richiesta di modifica. Questo elenco preparato di 7R aiuta a ridurre il rifiuto delle modifiche al momento della registrazione delle modifiche. La checklist è composta da sette semplici domande, come segue:
# 1. Chi ha fatto il cambiamento?
Con così tanti punti di accesso, fonti e parti interessate che richiedono un cambiamento, ottenere una risposta a questa domanda è diventato difficile. Il metodo migliore per risolvere il problema dell'autorizzazione al cambiamento è sviluppare un sistema che registri tutte le modifiche. Questo sistema di conservazione dei registri ti aiuterà durante gli audit.
#2. La motivazione dietro il cambiamento
La risposta a questa domanda ha il potenziale per evitare cambiamenti ad alto rischio e bassa ricompensa per il business. Nonostante la causa del cambiamento, tutte le modifiche sostanziali dovrebbero essere soggette a un criterio di analisi del portafoglio concordato. Ciò garantirà che gli aggiornamenti abbiano la priorità.
#3. Il ritorno previsto dal cambiamento
Prima di apportare qualsiasi modifica, è molto importante valutare il ritorno sull'investimento per determinare la priorità.
#4. I rischi associati al cambiamento
Tutti i cambiamenti sono rischiosi. Alcuni rischi possono essere evitati, mentre altri no. Considera il pericolo di non apportare modifiche quando si approva o si rifiuta una richiesta di modifica. Nessuno può prevedere l'esatta quantità di rischio implicato nel cambiamento, ma può stimare il grado di pensiero richiesto prima di apportare modifiche.
#5. Le risorse necessarie per implementare il cambiamento
Dovresti considerare la disponibilità e la necessità di risorse infrastrutturali e risorse umane per realizzare una trasformazione. Inoltre, considera le implicazioni del cambiamento su altri progetti man mano che lo accetti. Altri progetti non dovrebbero essere interessati dal cambiamento.
#6. Chi è incaricato di sviluppare, testare e implementare queste modifiche?
Le persone responsabili del progetto dovrebbero essere in grado di rispondere a questa domanda. La responsabilità per la gestione delle modifiche e dei rilasci dovrebbe essere tracciabile, perseguibile e applicata.
#7. La relazione tra il cambiamento proposto e altri cambiamenti
Può essere difficile rispondere in un ambiente IT complicato in cui si verificano molti cambiamenti contemporaneamente. È necessario determinare la relazione tra i cambiamenti attraverso i confini funzionali. In caso contrario, potrebbero verificarsi ritardi nell'orario delle riunioni.
Ottenere risposte a queste preoccupazioni prima di eseguire qualsiasi modifica ha molti vantaggi. Queste domande, oltre a quantificare il rischio associato al cambiamento, sono un ottimo approccio per determinare l'efficacia della tua strategia di gestione del cambiamento.
Strumenti e tecniche di gestione del cambiamento
Di seguito è riportato un elenco di alcuni degli strumenti e delle tecniche utilizzate per la gestione del cambiamento
# 1. Whatfix
Whatfix è uno degli strumenti interattivi di gestione delle modifiche dell'adozione digitale che offre assistenza all'onboarding dei dipendenti. Lo strumento offre anche una formazione continua per risolvere una lacuna significativa nella gestione del cambiamento digitale. Le procedure dettagliate interattive (flussi di lavoro) di Whatfix aiutano le aziende a spostare la transizione verso le nuove tecnologie.
Attraverso programmi personalizzati di onboarding e formazione, questa soluzione di gestione del cambiamento guida le persone attraverso ogni procedura nella nuova tecnologia.
#2. Il BMC Remedy Change Management 9
Remedy Change Management 9 di BMC Software è un'innovativa piattaforma di gestione dei servizi IT (ITSM). Questo software di gestione delle modifiche è adatto ai dipartimenti IT che necessitano di documentare e coordinare diverse richieste del processo di gestione delle modifiche.
I gestori del cambiamento possono utilizzare questo strumento per valutare le richieste, elaborare piani di cambiamento e tenere traccia dell'avanzamento dell'implementazione. La soluzione include anche strumenti per aiutare nella gestione delle nuove versioni, come il monitoraggio della distribuzione e le notifiche automatiche alle parti interessate.
Questo strumento è uno degli strumenti di gestione delle modifiche in grado di ridurre del 40% la probabilità di una modifica non riuscita. Inoltre, le richieste di modifica, il monitoraggio e la gestione dei rilasci possono essere eseguiti da un computer o da un telefono cellulare, semplificando il monitoraggio dei rilasci da qualsiasi luogo.
#3. Lo StarTeam di MicroFocus
Lo strumento di gestione delle modifiche di StarTeam ha lo scopo di assistere i team di sviluppo nel miglioramento del processo di distribuzione del software. Lo strumento connette team disparati e dispersi a livello globale offrendo un'unica fonte di verità durante tutto il processo di trasformazione.
Per garantire una distribuzione controllata, i responsabili dello sviluppo possono utilizzare l'ambiente collaborativo per tenere traccia delle modifiche al codice sorgente, agli errori, alle funzionalità e ad altre risorse. StarTeam offre anche flussi di lavoro personalizzati che aprono la strada a un motore di flusso di lavoro integrato e flessibile che aiuta nella definizione del processo e delle normative per una versione del software.
#4. Cambia bussola
La bussola del cambiamento, come suggerisce il nome, è un'applicazione di pianificazione e visualizzazione dei dati basata su cloud che può fungere da bussola nel processo di cambiamento. Ti consente di vedere il tuo processo di modifica in un'unica posizione e tramite un unico obiettivo.
#5. Il razzo Aldon
Rocket Aldon afferma di essere l'unico software multipiattaforma, di configurazione end-to-end e di gestione delle modifiche sul mercato. È stato progettato per assistere i team di sviluppo attraverso le procedure di modifica.
Uno dei principali vantaggi di questo programma è che può essere accessibile a più persone contemporaneamente. Ciò consente ai gestori di visualizzare le modifiche in base ad app e attività o altre strutture riconoscibili in tempo reale, anziché alla struttura archiviata dei file di sviluppo.
Rocket Aldon offre anche una soluzione ALM (Application Lifecycle Management) aziendale che aiuta nell'automazione dell'intero processo di distribuzione del software e gestione delle modifiche.
#6. Il Giva eChange Manager
eChange Manager, un componente della Service Management Suite di Giva, è una semplice applicazione cloud conforme a ITIL. È uno degli strumenti di gestione del cambiamento in grado di fornire un solido sistema di reporting che aiuta nel monitoraggio e nella misurazione adeguati di analisi e KPI.
Un altro vantaggio di questo strumento è che la personalizzazione e l'impostazione point-and-click eliminano la necessità che i programmatori/consulenti configurino l'applicazione.
#7. Scrivere
Wrike è ciò che chiamano software per servizi professionali. È, per quanto ne sappiamo, uno strumento di gestione dei progetti. Ha una solida raccolta di funzionalità.
Wrike assiste le aziende nell'allineamento e nel collegamento degli obiettivi tra i team, nella creazione di processi efficienti grazie alla potenza dell'automazione e nell'aumento dell'apertura e della visibilità del lavoro.
Quali sono i 5 elementi chiave della gestione del cambiamento?
Alcuni elementi chiave da cercare in un sistema di gestione del cambiamento includono:
# 1. Processi di approvazione senza sforzo
I problemi con lo stato di approvazione sono vitali per operazioni di modifica senza interruzioni. Poiché le richieste di modifica vengono trasferite attraverso le fasi del flusso di lavoro, è necessario disporre dei controlli di approvazione appropriati in atto. Una soluzione di gestione delle modifiche decente avrà controlli globali dello stato di approvazione per garantire che le richieste vengano inviate in modo logico, ma consentirà anche di creare uno script di approvazione personalizzato per automatizzare le autorizzazioni.
#2. Automazione dei processi
La possibilità per uno di trasferire i processi da un utente all'altro senza ritardi, interruzioni o confusione è importante per cambiare il successo. Questo potrebbe essere difficile se ti affidi al tuo personale IT o di supporto per documentare ciò che è stato completato e passare la procedura all'utente successivo. Questi processi possono essere automatizzati per mantenere le operazioni senza intoppi e massimizzare la produttività.
#3. Strumenti di governance
Una solida soluzione di gestione delle modifiche includerà controlli e bilanciamenti integrati per aiutare gli utenti a capire non solo cosa devono fare, ma anche come e quando devono farlo. I manager, ad esempio, possono impostare promemoria sugli standard normativi quando vengono implementati determinati processi di cambiamento. Questi semplici strumenti di gestione delle modifiche software possono svolgere un ruolo importante nel mantenere i processi in esecuzione senza intoppi e senza errori.
#4. Disponibilità dei dati
Quando gli utenti che effettuano operazioni di modifica hanno accesso ai dati corretti, possono operare in modo più efficiente. Strumenti efficaci di visualizzazione dei dati sono fondamentali per assistere gli utenti nella gestione delle operazioni di modifica in modo saggio ed efficiente.
#5. Capacità della cabina
Gli strumenti che aiutano nella formazione e nell'attuazione di un comitato consultivo per il cambiamento aiutano nell'integrazione degli obiettivi aziendali e tecnologici nelle operazioni di cambiamento. Un CAB riunisce gli utenti IT e aziendali per creare piani di cambiamento a lungo termine, rispondere rapidamente a richieste di cambiamento impreviste e dare priorità al lavoro per ottimizzare il valore.
Quali sono le 4 cose chiave per cambiare gestione?
Quattro elementi fondamentali per ottenere una gestione efficace del cambiamento includono:
# 1 Riconoscere il cambiamento
Per comunicare efficacemente i vantaggi del cambiamento, devi prima comprenderli. Quindi, considera perché devi cambiare. Inoltre, considera queste domande:
- Quali sono i tuoi obiettivi primari riguardo al cambiamento?
- Quali sono i vantaggi del cambiamento per l'organizzazione?
- Quali effetti benefici avrà il cambiamento sulle persone?
- Che impatto avrà il cambiamento sul modo in cui le persone lavorano?
- Cosa dovrebbero fare gli individui affinché il cambiamento abbia successo?
Può anche essere utile considerare le conseguenze negative del mancato adeguamento. Secondo l'equazione del cambiamento di Beckhard e Harris, ci deve essere sufficiente infelicità per il vecchio modo di fare le cose perché avvenga il cambiamento. Le persone devono anche credere che il nuovo metodo sarà superiore e che esiste un percorso chiaro per arrivarci.
# 2 Cambio di piano
Un cambiamento efficace non avviene per caso e qualsiasi piano tu escogiti deve essere appropriato per la tua organizzazione. La modalità di gestione dei progetti di cambiamento varia da organizzazione a organizzazione. Alcuni hanno procedure di cambiamento molto rigide, mentre altri sono più aperti e flessibili.
# 3 Implementa il cambiamento
Come abbiamo visto, sono disponibili molti strumenti e tecniche di gestione del cambiamento per aiutarti a portare a termine la tua trasformazione. Ad esempio, il modello di cambiamento in 8 fasi di Kotter illustra come iniettare una sensazione di urgenza nelle tue azioni per sviluppare slancio e ispirare tutti a sostenere i tuoi cambiamenti.
Nel frattempo, la curva del cambiamento ti incoraggia a tenere a mente i sentimenti degli altri mentre esegui la tua strategia. Descrive le fasi che tutti noi attraversiamo durante il cambiamento organizzativo, dallo shock e dal rifiuto al pieno impegno per la nuova strategia.
# 4 Comunica il cambiamento
La comunicazione può essere un punto di svolta nella gestione del cambiamento. Il cambiamento che vuoi apportare deve essere ovvio e rilevante affinché gli altri comprendano cosa vuoi che facciano e perché hanno bisogno di farlo. Tuttavia, devi anche impostare il tono appropriato per suscitare la risposta emotiva desiderata.
Caratteristiche della gestione del cambiamento
# 1. Valutazioni di prontezza
Le valutazioni della prontezza sono strumenti che analizzano il livello di resistenza al cambiamento previsto dalla tua azienda. A questo punto, dovrebbero essere presi in considerazione vari fattori della tua organizzazione. Questi fattori includono:
- L'intera organizzazione
- La cultura e la storia dell'organizzazione
- I tuoi lavoratori
- I tuoi sostenitori
- La portata del cambiamento.
- L'influenza sarà su ciascun gruppo specifico durante la valutazione di ciascuna di queste caratteristiche.
#2. Pianificazione della comunicazione
Un'efficace pianificazione della comunicazione è necessaria per un cambiamento efficace. Questo è uno dei capisaldi di un piano di gestione del cambiamento che deve essere mantenuto su base continuativa.
Spiegare semplicemente il cambiamento ai tuoi dipendenti una volta non è sufficiente. La ripetizione è essenziale.
#3. Roadmap di sponsorizzazione
Secondo il Project Management Institute, l'elemento di successo più importante nel successo di progetti e iniziative di cambiamento è la sponsorizzazione.
#4. Addestramento
La formazione sulla gestione del cambiamento è la prima forma di formazione di cui avrai bisogno. I manager dovrebbero conoscere il necessario per guidare il cambiamento all'interno dei loro reparti.
La formazione dell'utente finale è un'altra forma di formazione di cui avrai bisogno. I dipendenti dovrebbero essere istruiti su come seguire le nuove procedure aziendali e/o utilizzare i nuovi sistemi ERP, in altre parole. Questa formazione dovrebbe essere adattata alle esigenze specifiche di ciascun gruppo interessato dal cambiamento.
#5. Gestione della Resistenza
Non è pratico aspettarsi che ogni dipendente sia completamente a bordo con ogni cambiamento. Ci sarà quasi sicuramente qualche insoddisfazione, disaccordo o aperta opposizione.
Ecco perché una strategia di gestione della resistenza è essenziale. Quando la resistenza viene affrontata in modo proattivo, è meno probabile che faccia deragliare il tuo progetto.
#6. Feedback dei dipendenti in corso
Una volta eseguita una modifica, è necessario monitorarne l'andamento. L'input dei dipendenti può aiutarti a determinare cosa funziona, cosa crea confusione e dove si trovano i punti deboli. Una volta ottenute queste informazioni, è possibile intraprendere le azioni necessarie per correggere eventuali difficoltà.
Consentire l'input mostra ai dipendenti che tieni alla loro esperienza e ti impegni a fornire loro gli strumenti di cui hanno bisogno per gestire il cambiamento.
Conclusione
Il cambiamento è impegnativo, ma non è necessario selezionare gli strumenti e le tecniche di gestione del cambiamento adeguati.
Si spera che in questo articolo troverai gli strumenti e le tecniche di gestione delle modifiche software che preferisci. Tuttavia, dobbiamo sempre ricordare che il cambiamento di successo riguarda le persone, non gli strumenti. Auguri!
Domande frequenti sugli strumenti di gestione delle modifiche
Qual è lo strumento di gestione del cambiamento più efficace?
La scelta degli strumenti di gestione delle modifiche è praticamente sempre determinata da alcuni parametri, come la dimensione e la durata della modifica. Di conseguenza, è difficile identificare la “migliore” soluzione di gestione del cambiamento; tuttavia, sistemi come Wrike, JIRA e UserGuiding sono tra i migliori.
JIRA può essere utilizzato per gestire il cambiamento?
JIRA Service Management è uno strumento eccellente per pianificare e guidare un processo di cambiamento, in particolare quello che coinvolge l'IT.
Che cos'è una strategia di gestione del cambiamento?
Una strategia di gestione del cambiamento è essenzialmente un piano che viene creato prima di implementare il cambiamento in un'organizzazione. È uno degli aspetti più importanti della gestione del cambiamento in molte circostanze.
Riferimento
- whatfix.com – 16 migliori strumenti di gestione del cambiamento per la gestione del cambiamento (2022)
- userguide.com – Gli SOLI 6 strumenti di gestione del cambiamento di cui hai bisogno per semplificare il cambiamento
- medium.com – 7 R di gestione del cambiamento
- serviceaide.com – 5 elementi chiave della gestione del cambiamento
- mindtools.com – I quattro principi della gestione del cambiamento
- panorama-consulting.com – Componenti chiave di una strategia di gestione del cambiamento
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