Quando si avviano nuovi progetti, le imprese hanno l'obiettivo chiave di essere in grado di soddisfare la domanda del cliente e dell'economia. L'analisi delle capacità operative è essenziale per pianificare le risorse, i costi e le scadenze necessari per diversi progetti. Avere queste qualità caratterizza un'azienda come dotata della capacità e della capacità di soddisfare le esigenze e la domanda di produzione. Abbiamo discusso il significato della pianificazione delle risorse e della capacità agile in questo articolo. Abbiamo anche aggiunto un elenco di strumenti di pianificazione della capacità tra cui puoi scegliere per aiutare la tua azienda a pianificare bene. Godetevi il viaggio!
Cos'è la pianificazione della capacità?
Il processo di stima del numero di risorse necessarie per soddisfare la domanda è noto come pianificazione della capacità. Questa "richiesta" può essere applicata alla settimana, al mese o all'anno successivo. Di seguito sono riportati tutti i potenziali componenti:
- Reclutamento di lavoratori per soddisfare le esigenze previste
- Avere accesso a strumenti, forniture e metodi adeguati.
- accumulare le risorse necessarie per completare un compito
- Scegliere se è necessario o meno un lavoro extra
Si tratta di preparare te stesso e la tua attività per qualunque cosa il futuro possa riservare. Puoi imparare come espandere, realizzare progetti migliori e prevedere i colli di bottiglia nella catena di fornitura con queste informazioni. I datori di lavoro possono verificare se hanno la giusta combinazione e quantità di dipendenti con le capacità, i comportamenti, le competenze e le caratteristiche necessarie per fornire assistenza e supporto di alta qualità utilizzando strumenti per la pianificazione della capacità della forza lavoro. Gli strumenti per la pianificazione della capacità delle risorse aiutano le organizzazioni ad allocare le proprie risorse in base alle proprie esigenze.
Il monitoraggio costante dell'utilizzo della rete, delle quantità e del tipo di traffico è una parte essenziale della pianificazione della capacità della rete al fine di individuare i problemi che potrebbero portare a colli di bottiglia nel servizio e avere un impatto negativo sull'esperienza dell'utente finale e accertare quando e dove sono necessari gli aggiornamenti.
Tipi di pianificazione della capacità
Esistono tre tipi di pianificazione della capacità. Di seguito sono tipi:
#1. Capacità a breve termine
Il ciclo di pianificazione annuale è il periodo di tempo per la pianificazione a breve termine, durante il quale le imprese valutano l'importanza relativa di molti aspetti che contribuiscono alla produzione attuale. La pianificazione della capacità a breve termine tiene conto di un'ampia gamma di fattori, tra cui manodopera e personale, programma di produzione, budget e fabbisogno di materiali. Per assicurarsi che la produzione e le risorse possano soddisfare la domanda attuale, molte aziende valutano anche la capacità a breve termine attraverso intervalli settimanali, mensili e trimestrali. Poiché le fluttuazioni nei mercati di consumo ed economici possono avere un impatto significativo sulla domanda, le aziende che valutano regolarmente le proprie strategie a breve termine hanno maggiori possibilità di ottenere crescita e successo complessivi per periodi di tempo più lunghi.
#2. Capacità a medio termine
La pianificazione a medio termine comporta la valutazione della capacità produttiva per i prossimi due-cinque anni e la realizzazione di proiezioni sulle risorse e le strutture necessarie a un'organizzazione per soddisfare le future esigenze di produzione. Durante questo periodo, le aziende possono apportare le modifiche necessarie alla propria infrastruttura, inclusi gli strumenti di previsione, le strategie di allocazione delle risorse e le procedure operative, per soddisfare meglio la domanda futura. Le aziende possono quindi valutare la capacità e creare piani per garantire la sostenibilità a lungo termine man mano che la capacità si avvicina ai cinque anni.
#3. Capacità a lungo termine
La pianificazione a lungo termine tiene conto del potenziale di capacità per periodi superiori a cinque anni. Più criteri aziendali vengono utilizzati in un'analisi della capacità a lungo termine per prevedere per quanto tempo un'azienda sarà in grado di continuare a operare. Le capacità di progettazione e produzione sono due indicatori cruciali che le aziende utilizzano per valutare la durata dei loro prodotti, in quanto rivelano i massimi livelli di output che possono essere raggiunti nel tempo con le attrezzature e le risorse che un'azienda possiede attualmente e potrebbe acquisire in futuro . Contrariamente alla capacità a breve e medio termine, la pianificazione a lungo termine è meno precisa e tiene conto di ulteriori esigenze organizzative, amministrative e di gestione delle risorse.
Strategie di pianificazione della capacità
Conoscere le strategie di pianificazione della capacità ti aiuterà a fare la scelta giusta per la pianificazione della capacità della tua azienda. Ecco le strategie tra cui puoi scegliere:
#1. Strategia di ritardo
L'obiettivo della strategia di ritardo è disporre di risorse sufficienti per soddisfare la domanda effettiva piuttosto che la domanda stimata originariamente prevista. Quando si tratta di pianificazione della capacità, la tecnica del ritardo è una scommessa sicura che manterrà le spese al minimo. Il potenziale negativo di questa strategia è che potrebbe prolungare il tempo necessario per fornire beni o servizi ai clienti, da cui il nome. Se hai un improvviso aumento degli ordini o ottieni un nuovo cliente importante che richiede un'inversione di tendenza urgente, la strategia del ritardo potrebbe impedirti di rispettare le scadenze.
#2. Strategia principale
Aumentare la tua capacità in anticipo ti consente di soddisfare la domanda prevista il prima possibile. Il rischio di prendere l'iniziativa è superiore a quello di aspettare. Puoi estendere il tuo sistema o contribuire con risorse nella strategia principale. L'aggiunta di risorse è il modo più comune per aumentare la capacità. Tuttavia, puoi utilizzare queste informazioni nelle tue strategie di allocazione delle risorse.
#3. Strategia della partita
La strategia di corrispondenza è un atto di equilibrio tra strategie di ritardo e di vantaggio. Quando utilizzi la strategia di corrispondenza, aumenti la frequenza con cui ti impegni nella pianificazione strategica della capacità. Osservi da vicino il mercato e i suoi sviluppi, così come la domanda attuale e prevista. Usando queste informazioni come base, adegui la tua pianificazione della capacità per soddisfare gradualmente la domanda. Questa strategia non solo supera le strategie lead e lag in termini di scalabilità, ma offre anche il massimo grado di adattabilità con il minor rischio.
Come creare un piano di capacità?
Stai pensando a come creare un piano di capacità? Ecco alcuni passaggi che devi eseguire per crearne uno:
#1. Calcola la capacità attuale
Dopo aver determinato la capacità necessaria, dovresti valutare in che misura la tua attuale capacità di produzione soddisfa la domanda. Sarà sicuramente di grande aiuto nella tua pianificazione.
#2. Tieni traccia delle abilità del personale
La capacità di un membro del personale di partecipare a un progetto non dipende solo dalla sua disponibilità. Dipende anche dalle loro capacità. Le capacità e il livello di competenza di tutte le risorse a tua disposizione devono quindi esserti note. Sarai in grado di scegliere le persone più qualificate per ogni lavoro. Tenendo d'occhio e comprendendo questo, avrai una solida comprensione del lato "offerta" del problema di pianificazione della capacità.
#3. Analizzare i requisiti del progetto
Scegliere i progetti su cui lavorerà il tuo team è la fase successiva. Se stai utilizzando una strategia di ritardo, dovresti valutare le iniziative in corso e stabilire un percorso critico realistico per ciascuna di esse. Quando si implementa una strategia principale, è importante pensare in anticipo ai progetti pianificati e stimare la manodopera ei materiali di cui avranno bisogno. Quindi, hai quello che è noto come il lato "domanda" dell'equazione.
#4. Crea Visibilità
Comprendere i lati della domanda e dell'offerta di un problema ti aiuta a decidere se hai ciò di cui hai bisogno per fare le cose. I manager al livello più alto devono avere la capacità di valutare i requisiti del progetto rispetto alle risorse disponibili. Se non hanno le risorse per portare a termine alcuni progetti, dovranno fare delle scelte difficili.
#5. Allocare risorse
Ora devi dare la priorità a quei progetti in modo che contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi dell'azienda. Per garantire un utilizzo efficiente e l'attuazione del piano, è importante rivedere le allocazioni dopo aver valutato regolarmente valori effettivi e proiezioni.
#6. Cattura KPI
La gestione è impossibile se non ci sono metriche da utilizzare. Per valutare il successo del tuo piano di capacità, è essenziale stabilire e tenere traccia degli indicatori chiave di prestazione.
Strumenti di pianificazione della capacità
Uno strumento di pianificazione della capacità è un programma informatico utilizzato per monitorare e valutare le risorse disponibili di un'organizzazione. Ciò comprende la capacità del tuo team, l'allocazione delle risorse, le risorse accessibili e persino la capacità della tua tecnologia e del tuo toolkit. Per garantire che siano disponibili risorse sufficienti per soddisfare i progetti in arrivo, gli strumenti di pianificazione della capacità utilizzeranno le previsioni della domanda per combinare tutti questi dati. Questo è un elenco di strumenti di pianificazione della capacità tra cui puoi scegliere:
#1. Cambia piano
Toggl Plan è molto lieto di essere accessibile a persone di tutti i livelli e background. La gestione del progetto, la pianificazione del team e la gestione delle attività sono le tre principali esperienze utente offerte dal software. Per monitorare e pianificare facilmente la capacità, tutte le interfacce consentono di osservare i carichi di lavoro e le attività assegnate a ciascun membro del team.
#2. Lavoro di squadra
Il lavoro di squadra è una piattaforma incentrata sul cliente per la gestione dei progetti. Ogni caratteristica della piattaforma contribuisce alla tua capacità di completare i progetti nei tempi previsti e alla gioia dei tuoi clienti. Il lavoro di squadra è uno strumento per tenere d'occhio e organizzare cose come progetti, personale e finanze. La dashboard intuitiva fornisce una panoramica del team e le sofisticate capacità di collaborazione e condivisione delle conoscenze rendono la collaborazione un gioco da ragazzi.
#3. Mavenlink
Mavenlink è uno strumento di ottimizzazione e gestione delle risorse. Si tratta di una soluzione software completa con un'ampia gamma di funzionalità e analisi che possono aiutarti a ottimizzare le operazioni critiche, allineare in modo intelligente le configurazioni del personale e del team agli obiettivi aziendali ed eseguire un'ampia gamma di attività di previsione e pianificazione.
#4. Guru delle risorse
Quando si tratta di gestire le risorse del tuo progetto, Resource Guru è lo strumento che fa per te. Aiuta a monitorare il tasso di utilizzo di ogni strumento nel tuo arsenale e aiuta a gestirne l'uso in tutta l'azienda. È uno strumento utile per gestire il tuo team e tenere sotto controllo i loro programmi, le richieste di ferie e la disponibilità complessiva.
#5. Salvatore
Saviom fornisce software per la gestione delle risorse a livello aziendale e il coordinamento delle attività di grandi gruppi di dipendenti. Ciò comprende la capacità di massimizzare l'utilizzo, coordinare la forza lavoro e ridurre le spese per le risorse del progetto. Include anche la possibilità di programmare, pianificare e prevedere in tempo reale.
#6. Mosaico
Mosaic è un programma completo che può essere utilizzato sia per la pianificazione della capacità che per la gestione delle risorse. È uno strumento efficace per riunire tutti i membri del team e mantenere le cose sotto controllo. Il monitoraggio del tempo, le finanze, i rapporti, la creazione di schede attività e i progetti possono essere tutti gestiti con le sue varie funzionalità in tempo reale. Mettere le cose in ordine di importanza è un ottimo modo per migliorare la gestione e la pianificazione delle risorse.
Funzionalità chiave da ricercare negli strumenti di pianificazione della capacità
- Utilizza una dashboard semplice ma efficace
- Fornisce dati utilizzabili e report in tempo reale
- Incoraggia l'automazione dei flussi di lavoro
- Si integra facilmente con gli altri strumenti nello stack tecnologico della tua agenzia
Pianificazione della capacità delle risorse
Per soddisfare le esigenze presenti e future, le imprese devono impegnarsi nella pianificazione della capacità delle risorse, che comporta la definizione della quantità di lavoro che può essere svolto dalle risorse, l'identificazione delle attività e dei progetti che possono essere completati da tali risorse e la corrispondenza del lavoro da svolgere con risorse disponibili.
Componenti essenziali della pianificazione della capacità delle risorse
#1. Raccolta di informazioni
I project manager iniziano raccogliendo informazioni sulle risorse già presenti nella loro attività. Possono conoscere le risorse umane e materiali dell'azienda parlando con persone in diversi reparti, oppure possono conoscere queste cose guardando documenti finanziari come bilanci e conti economici. Per determinare il volume delle risorse di inventario a cui possono accedere, potrebbero anche consultare i propri venditori e fornitori.
#2. Analizzare i fatti
Compilano i dati e poi li valutano per accertare i loro requisiti di risorse e la fattibilità del progetto. Ciò consentirà loro di realizzare un piano che utilizzi tutto ciò che è a loro disposizione rispettando anche eventuali limitazioni imposte da tali beni. I project manager hanno la flessibilità di adattare il piano man mano che il progetto avanza per tenere conto della modifica della disponibilità delle risorse.
#3. Esecuzione di regolari revisioni dei dati
I gestori dei progetti farebbero bene a esaminare i dati delle risorse su base frequente poiché ciò consentirebbe loro di individuare tempestivamente i problemi e intraprendere le azioni appropriate. È possibile che i problemi possano essere prevenuti o almeno mitigati eseguendo controlli di routine sulle risorse disponibili.
Che effetto ha la specializzazione sulla pianificazione della capacità delle risorse?
La capacità di specializzare le risorse è più importante nel mondo odierno della gestione competitiva delle risorse. I clienti ora anticipano ancora più offerte di nicchia, che a loro volta richiedono specialisti con talenti che potrebbero non essere costantemente richiesti o prontamente disponibili. Sarà necessario utilizzare un database delle competenze per un'efficace pianificazione della capacità delle risorse per tenere traccia di quali membri del team possiedono quali talenti specialistici in modo che possano essere chiamati secondo necessità.
Anche i lavoratori a contratto devono essere inclusi nella pianificazione delle capacità quando si ottengono talenti specializzati perché le risorse a tempo pieno potrebbero non essere in grado di fornirli. A causa della scarsità di queste capacità sempre più preziose, la pianificazione della capacità deve tenere conto anche della disponibilità. Per prosperare nell'era odierna della specializzazione, i fornitori di servizi necessitano di strumenti di pianificazione della capacità delle risorse che tengano conto e utilizzino accuratamente tutte le capacità pertinenti.
Pianificazione della capacità agile
La capacità del tuo team Agile è qualcosa che puoi pianificare con l'aiuto della pianificazione della capacità Agile. La quantità di tempo disponibile per l'ingegneria produttiva durante uno sprint può essere stimata meglio con l'aiuto della pianificazione della capacità.
La pianificazione della capacità per un team Agile, ad esempio, comporta la raccolta di informazioni sugli orari e le ferie dei membri del team, quindi la somma di tali fattori per determinare la capacità totale del team. La durata dello sprint, il numero di elementi nel backlog, la giornata lavorativa tipica e le priorità concorrenti sono tutti fattori che dovrebbero essere presi in considerazione quando si determinano le risorse disponibili. Con l'uso di questa procedura, il team è in grado di impegnarsi con fiducia a svolgere un lavoro utile durante lo sprint.
Quando dovresti eseguire la pianificazione della capacità agile?
Il processo agile inizia con la pianificazione della capacità prima dello sprint planning meeting. La pianificazione dello sprint basata sull'impegno e la pianificazione dello sprint basata sulla capacità sono altri due nomi di questo metodo.
Vantaggi della pianificazione della capacità
Di seguito sono riportati i vantaggi della pianificazione della capacità:
#1. Anticipa le sfide
Le difficoltà di produzione, acquisizione di risorse, finanziamento, programmazione e personale sono solo alcuni dei molti potenziali ostacoli che possono essere evitati con un piano di capacità ben ponderato e adattabile. L'ambito del progetto può essere previsto con maggiore precisione nel medio e lungo termine quando le aziende dispongono di procedure per supportare la riduzione del rischio e approcci per risolvere i probabili contrattempi dei progetti. Di conseguenza, la pianificazione della capacità aiuta le aziende ad assicurarsi di poter mantenere le risorse organizzative e operative per soddisfare le mutevoli esigenze.
#2. Riduce le scorte esaurite
Le scorte esaurite si verificano quando l'offerta è inferiore alla domanda dei clienti. Ai clienti non piace essere fatti aspettare, quindi il fatto che tu sia "fuori" da un certo bene o servizio li porterà semplicemente a cercare un'altra attività che possa soddisfare le loro esigenze. Fortunatamente, la pianificazione della capacità ha anche l'ulteriore vantaggio di aiutarti a ridurre al minimo o addirittura a evitare completamente le scorte esaurite.
#3. Supporta il processo decisionale
Un'efficace pianificazione della capacità ha anche un impatto positivo sul processo decisionale. Gli esperti possono utilizzare le informazioni raccolte dalle analisi della capacità e della domanda per fare scelte migliori. Per garantire che l'offerta corrisponda alla domanda, le aziende devono tenere conto di una serie di questioni, tra cui le scelte del personale, l'acquisizione di risorse, l'allocazione delle entrate e le restrizioni finanziarie. Con una maggiore pianificazione e una più profonda comprensione della capacità, le aziende possono lanciare strategie di produzione produttive.
#4. Aumenta la consegna della capacità
Puoi avere un vantaggio rispetto alle aziende concorrenti sul mercato valutando la tua capacità di consegna e assicurandoti di avere il personale a disposizione per consegnare le tue merci non appena vengono ordinate.
#5. Riduce gli scarti di produzione
La pianificazione della capacità e della domanda è fondamentale quando si valuta l'allocazione delle risorse di un'azienda per completare un progetto. Le aziende possono identificare le aree in cui ridurre i costi, rimuovere gli sprechi e aumentare le prestazioni e la produttività comprendendo l'efficacia con cui i team utilizzano risorse, materiali e manodopera. Le informazioni raccolte da una valutazione della capacità possono aiutare un'azienda ad anticipare meglio le spese future, i requisiti delle risorse e le capacità complessive per soddisfare le aspettative del progetto.
#6. Migliora l'efficienza e la produttività
Comprendere le capacità esistenti e future consente alle aziende di pianificare meglio il successo dei loro team di produzione. Consente ai membri del personale di ottimizzare il flusso di lavoro e ridurre gli sprechi inutili per disporre di procedure stabilite per raggiungere gli obiettivi utilizzando materiali e risorse. L'efficienza e la sostenibilità sono spesso aumentate come risultato di questi progressi.
Quali sono i fattori della pianificazione della capacità?
I seguenti sono fattori di pianificazione della capacità:
- Carenza globale di manodopera a tempo pieno.
- Domanda di apprendimento interno e opportunità di sviluppo.
- Orari e sedi di lavoro variabili.
- Disallineamento delle competenze dei dipendenti e delle esigenze di progetto.
- Passaggio al metodo Agile.
Quali sono i fattori determinanti della pianificazione della capacità?
I fattori nelle strutture, nei prodotti e nei servizi offerti, nei processi utilizzati per creare quei prodotti o servizi, i dipendenti, le politiche, le operazioni, le catene di approvvigionamento e gli ambienti esterni giocano tutti un ruolo nel determinare la capacità effettiva. L'aspetto umano è la componente più cruciale di tutte.
Quali sono gli obiettivi della pianificazione della capacità?
L'obiettivo della pianificazione della capacità è garantire che la tua azienda o organizzazione possa soddisfare efficacemente qualsiasi domanda possa incontrare. L'intera capacità produttiva di un'azienda o di un'organizzazione è determinata dalla pianificazione della capacità, che è un processo di pianificazione a lungo, medio e breve termine.
Considerazioni finali
Prevedere le future esigenze aziendali e garantire che vi siano risorse disponibili per soddisfare tali esigenze fanno entrambi parte della pianificazione della capacità. La pianificazione della capacità aiuta le aziende ad assicurarsi di disporre di risorse sufficienti per soddisfare le esigenze attuali e future. Vari approcci, strumenti e processi vengono utilizzati nella pianificazione della capacità, nonché input da molti ruoli aziendali diversi.
Attraverso la pianificazione strategica e tenendo conto di fattori come la capacità di produzione, la capacità delle risorse e i requisiti imminenti, puoi creare un piano di capacità che ti aiuterà a soddisfare la domanda sia ora che in futuro.
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Riferimenti
