La capacità di adattarsi alle nuove condizioni è un tratto comune tra le aziende di successo. Per garantire che le aziende siano sempre il più produttive possibile, la gestione della capacità è una funzione aziendale essenziale. Comprendere le numerose applicazioni della gestione della capacità ti aiuterà a imparare come migliorare i profitti della tua azienda. Questo articolo spiega cos'è la gestione della capacità in ITIL. Viene inoltre fornito con una guida per aiutarti a scegliere il meglio tra gli strumenti di gestione della capacità disponibili. Immergiamoci!
Cos'è la gestione della capacità?
Le aziende devono rimanere sufficientemente agili per soddisfare costantemente le aspettative in modo economicamente vantaggioso poiché la capacità potrebbe fluttuare a causa di condizioni mutevoli o influenze esterne, come la domanda stagionale, i cambiamenti del settore e gli eventi macroeconomici imprevisti. Potrebbe essere necessario, ad esempio, riallocare alcune delle risorse di materie prime dell'azienda in risposta ai cambiamenti nella domanda e nell'offerta. Straordinari, esternalizzazione, nuovi macchinari e persino la cessione di proprietà possono essere tutti necessari per mettere in atto la gestione delle capacità.
Gli ordini non evasi, il tasso di abbandono dei clienti e la perdita di quote di mercato sono tutti potenziali risultati per le aziende con una gestione della capacità inefficiente. È imperativo per un'azienda prepararsi adeguatamente per un aumento inaspettato della domanda quando rilasciano un nuovo prodotto rivoluzionario e una campagna di marketing di accompagnamento. L'azienda soffre se non è in grado di rifornire tempestivamente l'inventario di un partner di vendita al dettaglio.
Pertanto, è difficile per le aziende massimizzare la produzione riducendo le spese. Per intraprendere adeguate ispezioni di controllo della qualità dei propri beni o servizi, ad esempio, una società non potrebbe disporre delle risorse necessarie in termini di tempo e manodopera. L'uso eccessivo delle attrezzature può portare a guasti e burnout tra i lavoratori, che possono anche sperimentare stress e morale basso.
A cosa serve la gestione della capacità?
La produzione di beni e servizi e il funzionamento delle tecnologie dell'informazione, o IT, sono due operazioni aziendali distinte ma connesse che sono correlate alla gestione delle capacità. Ecco come la tua azienda potrebbe utilizzarli:
Gestione della capacità produttiva
L'efficacia con cui la tua organizzazione utilizza le proprie risorse per produrre articoli può essere analizzata attraverso la gestione della capacità. Strutture, personale, strumenti, materie prime, componenti, materiali di imballaggio, opzioni di trasporto e prodotti finiti rientrano tutti in questa categoria. Il mancato rispetto delle scadenze di consegna e la garanzia di un output di qualità può derivare dalla mancanza di una qualsiasi di queste risorse. Tuttavia, se ci sono troppe risorse disponibili, ciò potrebbe indicare una spesa dispendiosa e ridurre i profitti.
La domanda di beni è influenzata da una serie di fattori tipici. Le organizzazioni possono trarre vantaggio dalla gestione delle capacità preparandosi meglio per:
#1. Cambiamenti nelle stagioni
Potrebbe essere necessario adeguare leggermente la produzione della tua azienda nel corso dell'anno per tenere conto dei cambiamenti stagionali della domanda, come l'aumento stagionale della spesa dei consumatori che si verifica durante le festività. Tuttavia, alcune aziende registrano una domanda estremamente stagionale, che richiede riduzioni dei costi durante i periodi lenti e aumenti della produzione nelle ore di punta.
#2. Sviluppi economici
Per una migliore comprensione dei modelli di domanda sia a breve che a lungo termine, la tua azienda dovrebbe tentare di prevedere le tendenze macroeconomiche. Allo stesso modo, la capacità di adeguare rapidamente la produzione di fronte a improvvisi cambiamenti economici potrebbe essere molto apprezzata.
#3. Mercati tendenti
Man mano che nuovi concorrenti entrano o escono dal tuo mercato, la quota di mercato della tua azienda probabilmente cambia. Il numero di risorse di cui ha bisogno la tua organizzazione cambierà come conseguenza diretta di questi cambiamenti.
#4. Tendenze del settore
A volte, la maggior parte delle aziende del mercato è influenzata da tendenze più ampie del settore. Le compagnie petrolifere, ad esempio, possono subire cambiamenti nella domanda man mano che aumenta l'uso di auto elettriche, rendendo necessario un adattamento ad esse.
Gestione della capacità informatica
La gestione della capacità può anche essere utilizzata per descrivere in che modo le reti di computer di un'azienda elaborano i dati e gestiscono il traffico. È possibile che la tua azienda necessiti di molta potenza di elaborazione per cose come la ricerca e lo sviluppo del prodotto o per gestire volumi elevati di consumatori senza intoppi.
Il trattamento dei dati è potenziato dalla gestione della capacità IT nei seguenti modi:
#1. Valutazione delle competenze
L'obiettivo della gestione della capacità IT è garantire che le risorse IT siano utilizzate al massimo delle loro potenzialità e che gli obiettivi prestazionali siano raggiunti.
#2. Attività di ispezione
È utile per le aziende ottenere informazioni su come vengono effettivamente utilizzate le proprie risorse informatiche.
#3. Messa a punto
Attraverso l'uso della gestione della capacità IT, le organizzazioni sono in grado di mettere a punto le configurazioni dei propri sistemi, aumentando così le prestazioni di elaborazione senza incorrere in spese aggiuntive.
#4. Gestione della domanda
Procedure migliorate possono essere utilizzate dalle aziende per ridurre il carico sull'infrastruttura informatica. Per evitare di programmare la manutenzione nelle ore di punta, diverse aziende sposteranno i propri programmi di manutenzione.
#5. Assegnazione delle risorse
Le organizzazioni possono pianificare in anticipo le loro future esigenze informatiche con l'aiuto della gestione della capacità IT. Al fine di preparare l'attività per il futuro, possono decidere di aggiornare l'hardware o i programmi per computer.
Strategie di gestione della capacità
I manager del settore manifatturiero hanno sviluppato una serie di metodi per migliorare la produzione ed espandere le capacità delle loro aziende. Alcuni degli approcci più utilizzati per la gestione della capacità includono:
#1. La strategia del ritardo
Questo metodo è più cauto, in quanto richiede al gestore di attendere fino a quando non vi è una crescita costante della domanda prima di decidere di aumentare la capacità. La direzione aumenta quindi la produzione per soddisfare le esigenze del mercato attuale.
#2. Strategia principale
Questa strategia è sostanzialmente più aggressiva e rischiosa dell'approccio ritardato. L'azienda calcola che se aumenta la capacità prima che ci sia una vera domanda, sarà abbondante. È comune nelle aziende in rapida crescita o nei mercati con un'elevata domanda dei consumatori. Pertanto, la maggior parte delle micro e piccole imprese sta alla larga da questa tattica.
#3. Strategia Dinamica
Questa strategia è guidata dalle previsioni e pone l'accento sulla capitalizzazione delle tendenze del mercato per espandere la produzione. Il manager regola in anticipo i livelli di produzione sulla base di un esame dei dati di previsione delle vendite e della domanda effettiva.
#4. Strategia della partita
Questa strategia combina elementi di entrambi gli approcci lead e lag. Per stare al passo con la domanda dei clienti, l'azienda apporta sottili ma importanti aggiustamenti alla sua produzione. Piccoli aumenti della produzione vengono effettuati ogni volta che si prevede che la domanda possa aumentare.
Strumenti di gestione della capacità
Gli strumenti di gestione della capacità aiutano le imprese a valutare i propri fabbisogni di risorse alla luce delle oscillazioni della domanda di mercato. Manager e superiori utilizzano questi strumenti per tenere sotto controllo i livelli di personale e calcolare quanto lavoro può essere svolto con le risorse a loro disposizione. Consente inoltre di visualizzare il numero di dipendenti attualmente disponibili e determinare se sono oberati di lavoro o sottoutilizzati. Ecco alcuni strumenti di gestione della capacità che puoi utilizzare per la gestione della capacità della tua azienda:
#1. Cambia piano
Toggl Plan è molto lieto di essere accessibile a persone di tutti i livelli e background. Ci sono tre interfacce utente principali in questo software: gestione dei progetti, pianificazione del team e gestione delle attività. Per monitorare e pianificare facilmente la capacità, tutte le interfacce consentono di osservare i carichi di lavoro e le attività assegnate a ciascun membro del team. Il vantaggio di questo strumento è che puoi provarlo senza pagare nulla.
#2. Clicca su
Quando si tratta di gestire progetti, promuovere una collaborazione più intelligente e centralizzare tutto il lavoro di un team da diverse app in un unico posto, ClickUp è la migliore piattaforma di produttività per team di qualsiasi dimensione. ClickUp è il miglior software di pianificazione della capacità per monitorare i carichi di lavoro, gestire le risorse in modo efficiente e aumentare la produttività grazie alla sua pletora di opzioni configurabili.
#3. Mavenlink
Mavenlink fornisce strumenti per la gestione e l'ottimizzazione delle risorse disponibili. Si tratta di una soluzione software completa con un'ampia gamma di funzionalità e analisi che può aiutare la tua organizzazione a risparmiare tempo e denaro automatizzando le attività chiave, allineando in modo intelligente le configurazioni del personale e del team agli obiettivi aziendali ed eseguendo un'ampia gamma di attività di previsione e pianificazione. La prima delle quattro categorie di prezzi di Mavenlink consente una prova gratuita, ma le altre tre richiedono il pagamento.
#4. Guru delle risorse
Quando c'è una domanda elevata ma un'offerta bassa di risorse umane, Resource Guru, un software di gestione delle risorse, può aiutare a individuare quelle persone che sono già al completo. Questo programma offre funzionalità di gestione dei lavori comuni, come l'integrazione con le applicazioni ERP e CRM, e ti consente di tenere traccia sia delle tue attività che delle risorse disponibili per completare un progetto. Questo programma ha una funzione di collaborazione che ti mostra esattamente chi sta lavorando su cosa e quando sarà completato.
#5. Salvatore
Saviom fornisce software aziendale per la gestione delle risorse e la gestione dei dipendenti, che secondo l'azienda rivoluzionerà la produttività nelle grandi organizzazioni. La massimizzazione dell'utilizzo, l'ottimizzazione della forza lavoro e la riduzione dei costi delle risorse del progetto fanno tutti parte di questo. Il sito Web Saviom non include alcuna informazione sui prezzi. Preferiscono che tu ti metta in contatto con loro per ricevere un preventivo. Tuttavia, puoi provare gratuitamente uno dei loro tre livelli.
#6. Fare squadra
Teamup è un servizio di calendario basato sul Web che facilita la collaborazione consentendo ai membri di coordinare i propri programmi e scambiarsi date importanti. È un sostituto efficace per la gestione delle risorse e include strumenti per il lavoro in team come la condivisione di documenti e file e la sincronizzazione del calendario. Puoi anche adattare il programma alle tue preferenze.
#7. Cantata
Il software di pianificazione della capacità Kantata (precedentemente Mavenlink) include strumenti per la gestione di risorse, budget, cooperazione in team e progetti. La capacità di Kantata di comunicare visivamente e in una varietà di formati i progressi è una delle sue maggiori risorse.
#8. Previsione
Una previsione è un hub per la contabilità del progetto, la gestione delle risorse, l'allocazione delle risorse, la business intelligence e la collaborazione in team. Una delle principali caratteristiche di vendita del software è la sua compatibilità con altri programmi. Può comunicare con Azure, Google Drive, Microsoft Excel e molti altri.
Gestione della capacità in ITIL
La gestione della capacità in ITL si riferisce al processo di adeguamento dell'allocazione delle risorse IT alla luce delle richieste previste. La gestione della capacità che funziona è proattiva piuttosto che reattiva. I responsabili della capacità che svolgono il proprio lavoro con successo assicurano che tutte le esigenze IT, comprese quelle dell'azienda, siano soddisfatte con il minor numero possibile di risorse.
Cosa è incluso nella gestione della capacità in ITIL?
Un processo di gestione delle capacità può comprendere un'ampia varietà di attività di tecnologia dell'informazione (IT). Alcuni esempi sono i seguenti:
- Utilizza strumenti di monitoraggio, analisi e ottimizzazione delle tue risorse IT.
- Controllare la necessità di potenza del computer (in questo modo è necessaria la consapevolezza di ciò che è più importante in azienda).
- Sviluppare una simulazione dell'efficienza dell'infrastruttura per prevedere le richieste di risorse.
- Assicurati che le app abbiano le dimensioni giuste (senza essere troppo piccole) in modo da poter mantenere i livelli di servizio.
- Crea un piano di capacità che tenga conto dell'utilizzo corrente, dei requisiti futuri e delle spese associate al supporto delle nuove versioni del software.
- Crea una strategia annuale per espandere l'infrastruttura di supporto con il feedback di altri gruppi.
Come viene implementata la gestione della capacità in ITIL?
Le best practice per la gestione dei servizi IT si concentrano sulla fornitura di un supporto completo ai clienti. Non applichi ITIL. Serve invece come tabella di marcia per il tuo reparto IT. Sia che tu stia utilizzando ITIL v3 o l'iterazione più recente, v4, dovresti aderire alle suddette best practice, cercare il supporto esecutivo e concentrarti sui cambiamenti comportamentali e mentali. Dai la priorità al successo della tua azienda e alla soddisfazione dei tuoi clienti. ITIL enfatizza il miglioramento continuo piuttosto che essere una procedura passo dopo passo.
Suggerimenti per la gestione della capacità
Ecco alcuni suggerimenti per un'efficace gestione della capacità sia nei sistemi di produzione che in quelli IT:
#1. Riconosci le risorse che hai
Una gestione della capacità di successo richiede una conoscenza approfondita di tutte le risorse disponibili di un'organizzazione. È facile perdere alcune risorse e non riuscire a vedere alcune potenziali soluzioni quando sei concentrato esclusivamente su un problema o una circostanza. Assicurati di disporre di un inventario completo e accurato delle risorse della tua azienda prima di iniziare a lavorare per migliorare la gestione della capacità.
#2. Eseguire una serie di test
Sia i sistemi di produzione che quelli informatici sono reti interconnesse, vulnerabili a interruzioni a qualsiasi livello. L'enorme numero di risultati possibili rende difficile un test esaustivo. È tuttavia fondamentale che la tua azienda utilizzi la gestione della capacità per esaminare quante più opportunità possibili per aumentare la produttività o la velocità di elaborazione.
#3. Scava nel passato
La maggior parte delle aziende fatica in qualche modo a raggiungere gli obiettivi di produzione oa mantenere i sistemi IT senza intoppi. Fare il punto sulle difficoltà che hai affrontato in passato può aiutarti a creare procedure più solide per il futuro. Anche casi di studio su come altre aziende hanno affrontato problemi di produzione o IT possono essere istruttivi.
#4. Imposta le tue priorità con saggezza
A causa della natura della gestione della capacità, la tua azienda può sempre aspettarsi di conoscere nuove opportunità di crescita. È possibile iniziare a risolvere un problema prima di rendersi conto che ne esiste un altro più serio nella produzione o nel sistema IT. Assicurati che la tua strategia di gestione della capacità ti consenta di dare la priorità alle attività e ai progetti più urgenti in modo da poter davvero evitare i potenziali problemi che hai identificato.
Vantaggi della gestione della capacità
Di seguito sono riportati i vantaggi della gestione della capacità:
#1. Garantire la massima produttività
Più catene di approvvigionamento, siti di produzione e reti di distribuzione sono spesso utilizzate nella creazione di un singolo prodotto. Poiché ci sono così tante parti in movimento, può essere difficile dire se la tua azienda sarà in grado di rispettare i termini di consegna. La gestione della capacità verifica se gli attuali mezzi di produzione sono sufficienti.
L'efficienza dell'infrastruttura IT di un'organizzazione è generalmente soggetta a aspettative elevate. Se tali obiettivi non vengono raggiunti, la gestione della capacità ti avviserà. Puoi risparmiare denaro sui servizi di tecnologia dell'informazione (IT) che non stai utilizzando se tieni traccia delle prestazioni reali del tuo sistema.
#2. Rilevamento del cestino
Trovare risorse sottoutilizzate o troppo costose è uno degli obiettivi primari della gestione della capacità. La gestione della capacità potrebbe, ad esempio, determinare se vale la pena sostenere o meno il costo di manutenzione di un'apparecchiatura di produzione più vecchia. Potresti renderti conto che l'acquisto di nuovi macchinari ti consentirà di aumentare la produzione per unità di spazio riducendo contemporaneamente le spese di manutenzione.
#3. Rintracciare i problemi di sistema
La gestione della capacità aiuta un'azienda a individuare l'origine e la causa principale di un problema. I risultati della ricerca della tua azienda potrebbero avere impatti significativi oltre la produttività. La tua organizzazione potrebbe rendersi conto della necessità di migliorare la gestione dei dipendenti nella sede in crisi se gestisce due impianti di produzione simili, ma uno genera più produzione per ora del dipendente. È possibile che se fornisci ai tuoi addetti alla produzione un posto migliore in cui lavorare, saranno più produttivi.
L'abilità di risolvere i problemi è fondamentale per risolvere i problemi del computer. Come la gestione delle prestazioni, la gestione della capacità isola i nodi malfunzionanti in una rete come fonte di computer lenti. La tua azienda può trovare potenziali errori di sistema futuri e risolverli prima che interrompano le operazioni utilizzando scenari di test.
#4. Fare piani di emergenza
Una gestione efficace della capacità è essenziale per la crescita sicura e di successo di qualsiasi azienda. La tua azienda può risparmiare denaro anticipando le esigenze di produzione e acquistando risorse in tempi più convenienti quando acquisisce una comprensione più profonda dei cicli della domanda. È anche meglio preparato a gestire le fluttuazioni della domanda che possono avere un impatto significativo sui profitti della tua azienda.
Proteggere l'efficacia del tuo sistema IT è fondamentale a causa della diffusa dipendenza dai computer nel mondo degli affari e dell'industria.
Perché la gestione della capacità è importante?
Le aziende devono avere le risorse per stare al passo con la domanda dei clienti. È possibile perdere entrate e opportunità se la capacità produttiva è inadeguata. D'altra parte, se c'è un eccesso di capacità, le risorse saranno sprecate ei prezzi aumenteranno.
Quali sono gli elementi principali della gestione della capacità?
Ecco gli elementi principali della gestione della capacità:
- Gestione della capacità aziendale.
- Gestione della capacità di servizio.
- Gestione della capacità dei componenti.
- Rapporti sulla gestione della capacità.
Quali sono le responsabilità di un Capacity Manager?
Il Capacity Manager è responsabile di fornire una capacità IT sufficiente per fornire i livelli di servizio, consigliare il senior management IT su come bilanciare domanda e offerta e sfruttare al massimo le risorse disponibili.
Quali sono i passaggi nella gestione della capacità?
I seguenti passaggi devono essere presi nella gestione della capacità:
- Stabilire i piani dell'azienda.
- Valutazione delle richieste e delle opportunità dei clienti.
- Analizzare l'output delle attuali infrastrutture e risorse.
- Esecuzione della pianificazione della capacità.
- Monitoraggio e revisione della capacità produttiva.
Considerazioni finali
Uno dei primi passi per un'efficace gestione della capacità è l'acquisizione degli strumenti di gestione della capacità adeguati. Trovare i migliori candidati per entrare a far parte del tuo team è una fase successiva. Se la capacità del tuo team deve essere aumentata per soddisfare la domanda, BusinessYield può aiutarti a trovare liberi professionisti competenti che siano la persona giusta.
Puoi trovare persone che lavorino con te su progetti di qualsiasi dimensione, durata o complessità scegliendo la giusta gestione della capacità.
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Riferimenti
