INCONTRO DI LAVORO: significato, tipi e come eseguire riunioni efficaci

Sommario nascondere

Cos'è l'incontro di lavoro?
Tipi di riunioni di lavoro
Verbale delle riunioni di lavoro
1. Qual è lo scopo dei verbali delle riunioni di lavoro?
2. Come scrivere verbali di riunioni di lavoro
Agenda della riunione d'affari
1. Come scrivere un'agenda di una riunione di lavoro
Come condurre una riunione di lavoro
Best practice per un incontro di lavoro
Qual è l'importanza di un incontro di lavoro?
Le 4 basi dell'etichetta aziendale?
Quali sono i 4 obiettivi principali di un incontro di lavoro?
Cosa non fare in una riunione di lavoro?
Considerazioni finali
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Riferimenti

I partecipanti a un incontro di lavoro possono condividere le loro idee e acquisire nuove prospettive sulle difficoltà e le possibilità che l'azienda deve affrontare. Puoi gestire un incontro di lavoro in modo efficace se hai una solida conoscenza degli scopi. Imparare a gestire una riunione produttiva ti consentirà di fornire ai tuoi partecipanti informazioni e approfondimenti utili che possono aumentare la loro efficienza e il loro morale. Continua a leggere per saperne di più su cos'è un incontro di lavoro. Abbiamo anche spiegato come scrivere i verbali delle riunioni di lavoro e un ordine del giorno delle riunioni di lavoro. Immergiamoci!

Cos'è l'incontro di lavoro?

Un incontro di lavoro è una discussione formale tenuta per scopi commerciali, che può includere dipendenti della stessa divisione o livello di gestione, nonché parti interessate esterne come i clienti. Lo scopo di un'agenda in un incontro di lavoro è fornire a tutti i soggetti coinvolti un'idea di ciò che verrà trattato e di come prepararsi al meglio per l'incontro in modo che abbia successo. È possibile organizzare una riunione di lavoro in un ufficio privato, così come in luoghi pubblici come sale riunioni, centri congressi e persino online. Per tenere traccia di importanti argomenti di conversazione per un uso successivo, i partecipanti possono anche prendere appunti sulle riunioni di lavoro.

Tipi di riunioni di lavoro

Di seguito le tipologie di incontri di lavoro:

#1. Incontri di team building

Mentre i team possono interagire frequentemente nel corso degli affari, lo stress e la distanza che possono svilupparsi tra i membri possono essere ridotti organizzando attività di team building al di fuori delle riunioni regolari. L'obiettivo principale di questi incontri è la coesione della squadra, quindi tendono ad essere spensierati e divertenti. Questa è una grande opportunità per conoscere i tuoi colleghi al di fuori del lavoro e costruire legami più forti tra i team, soprattutto se alcuni dipendenti lavorano da remoto. Il lavoro di squadra e la fiducia possono essere rafforzati attraverso una deliberata preparazione della leadership per eventi di team building. Alcuni esempi includono pranzi di gruppo, gite e ritiri aziendali per dipendenti che non sono così vicini tra loro.

#2. Riunioni di risoluzione dei problemi

Le riunioni di risoluzione dei problemi condividono somiglianze con le riunioni decisionali in quanto mirano a raggiungere un determinato obiettivo. Facilita la comunicazione tra i lavoratori e li incoraggia a collaborare alla ricerca di soluzioni ai problemi, nonché all'identificazione e alla discussione di modi per ridurre l'impatto di eventuali rischi associati. Questo tipo di incontro può essere programmato in anticipo se il team scopre il problema in anticipo, oppure può avvenire nel mezzo di emergenze impreviste che richiedono l'attenzione immediata del gruppo. Il team potrebbe dover tenere una serie di sessioni di follow-up per determinare se la soluzione è efficace dopo essersi impegnati in uno studio e una preparazione così approfonditi durante la riunione iniziale.

#3. Riunioni di aggiornamento sullo stato

I partecipanti a questo tipo di incontro sono tenuti a riferire sui loro progressi attuali. I membri del team e i leader possono fornire gli ultimi aggiornamenti sui progetti e le campagne in corso durante questi incontri. I team possono tenere riunioni di aggiornamento sullo stato una volta alla settimana o una volta al mese per garantire che tutti siano aggiornati su ciò su cui sta lavorando ogni persona ed eliminare la confusione sui progetti in corso. Avere un quadro più chiaro dei livelli di produzione di tutti consente una pianificazione delle attività più efficace, che a sua volta aumenta l'efficienza sul lavoro.

#4. Riunioni decisionali

Dirigenti aziendali o capi divisione in genere costituiscono i partecipanti a una riunione decisionale. Partecipano a riunioni in cui vengono prese importanti decisioni aziendali, come quelle in cui vengono discussi piani di espansione o nuove idee di prodotto. I decisori spesso si riuniscono più volte per raccogliere e valutare le prove, generare idee per affrontare un problema e stabilire una linea d'azione.

#5. Incontri di brainstorming

Le organizzazioni occasionalmente hanno bisogno di apportare modifiche ai propri beni o processi attuali o di crearne di nuovi. Di conseguenza, tengono riunioni per facilitare lo scambio di idee e la generazione di nuove idee. Le sessioni di brainstorming riuniscono le persone per condividere idee, stimolare la motivazione e ottenere informazioni reciproche. È anche ottimo per il morale e il legame della squadra. Il successo dell'incontro può essere migliorato creando un ambiente in cui tutti si sentano al sicuro nell'esprimere i propri pensieri e nel ricevere critiche senza timore di rappresaglie.

#6. Riunioni di pianificazione

Un'azienda ha bisogno di riunioni di pianificazione per organizzare il processo e delineare piani aziendali futuri in modo che il personale possa lavorare in modo più efficiente. A seconda delle esigenze dell'azienda, tali riunioni possono essere settimanali o trimestrali. Ciò garantisce inoltre che tutti siano aggiornati sulle proprie responsabilità e aumenta l'efficacia dell'esecuzione del piano. Di solito sono presenti i dipendenti che saranno coinvolti nel processo di pianificazione, così come un leader che guiderà la conversazione e assegnerà i ruoli. La pianificazione della campagna, la progettazione della road map del prodotto e la preparazione dell'evento sono tutti esempi di attività che potrebbero trarre vantaggio da un programma di riunioni ben organizzato.

#7. Incontri di formazione

Lo scopo principale di questo tipo di incontro è quello di trasmettere nuove informazioni o conoscenze ai partecipanti. Di solito, un membro anziano del gruppo, come un manager o un team leader, assume il ruolo di tutoraggio e trasmette la conoscenza a un individuo oa un gruppo. Si possono tenere riunioni per insegnare ai lavoratori un nuovo metodo, un'idea o un'abilità. I clienti possono anche utilizzarli per familiarizzare con le caratteristiche di un servizio o prodotto. Le sessioni di formazione possono migliorare la produttività, la professionalità e il morale tra i membri del personale, promuovendo al contempo migliori connessioni con i clienti. Seminari su prodotti, sicurezza sul lavoro e orientamento ai nuovi dipendenti sono solo alcuni degli esempi.

#8. Incontri individuali

Questo tipo di incontro spesso comprende solo due partecipanti e ha un obiettivo chiaro. Potrebbe accadere tra partner e manager, clienti e venditori o supervisori e personale. Questi incontri potrebbero avere lo scopo di discutere le prestazioni di un dipendente, condurre un'intervista, condurre un'indagine su un evento che coinvolge un dipendente, discutere delle vendite con i fornitori dell'azienda o discutere un accordo con un cliente. Per questo tipo di incontro non è necessaria un'agenda formale della riunione di lavoro, ma l'ospite vorrà comunque prendere nota dei punti più importanti da trattare.

Verbale delle riunioni di lavoro

I verbali delle riunioni di lavoro sono appunti presi durante una riunione di lavoro. Evidenziano i punti principali che vengono fatti, i voti che vengono presi e i compiti che vengono assegnati. Inoltre, una persona è incaricata di registrare i verbali delle riunioni di lavoro. La loro responsabilità è quella di documentare accuratamente la discussione che ha avuto luogo.

Qual è lo scopo dei verbali delle riunioni di lavoro?

I verbali delle riunioni aziendali servono come registro dei dibattiti, delle decisioni e della pianificazione strategica passati. I verbali delle riunioni di lavoro servono come registro per i partecipanti a guardare indietro e vedere che tipo di progressi sono stati compiuti. Tuttavia, coloro che non hanno potuto partecipare ma hanno comunque bisogno di essere a conoscenza degli esiti della riunione, possono prendere visione autonomamente del verbale.

Come scrivere verbali di riunioni di lavoro

Di seguito sono riportati i passaggi da seguire quando si scrivono i verbali delle riunioni di lavoro:

#1. Data e ora della riunione

Prendere nota dell'ora e della data della riunione dovrebbe essere il primo passo prima di iniziare a scrivere il verbale. Questo può sembrare ovvio, ma vale la pena menzionarlo perché è fondamentale avere un registro di quando le cose sono state discusse, cosa è stato raggiunto e cosa resta ancora da fare.

#2. Nomi dei partecipanti

La prossima cosa da fare è fare un elenco di tutti coloro che hanno partecipato, così come tutti quelli che sono stati invitati ma non sono riusciti a farcela. All'inizio della maggior parte delle riunioni, c'è del tempo riservato per l'accettazione o la modifica dei verbali delle riunioni precedenti, dandoti la possibilità di rivedere i nomi dei presenti e generare un appello preliminare. Inoltre, controlla i nomi dall'elenco quando le persone entrano nella stanza facendo riferimento all'invito del calendario.

#3. Scopo dell'Assemblea

Il “perché” di questo incontro deve essere registrato e chiarito a beneficio di tutti. In questa sezione del verbale della riunione, si prega di fornire una spiegazione completa della necessità della riunione e dei risultati previsti. Ciò sarà particolarmente utile per coloro che non sono riusciti a partecipare alla riunione e per coloro che stanno utilizzando i risultati per guidare le proprie decisioni.

#4. Punti all'ordine del giorno e argomenti discussi

Crea elenchi puntati per ogni punto all'ordine del giorno e usali per tenere traccia dei progressi della riunione e di tutte le decisioni chiave che sono state prese mentre prendevi appunti. È utile distribuire in anticipo l'ordine del giorno della riunione in modo che tutti abbiano la possibilità di rivederlo, integrarlo e apportare modifiche. Ciò garantisce anche che nessuno venga colto alla sprovvista dall'argomento in questione durante la riunione.

#5. Decisioni chiave e azioni

Come risultato di riunioni produttive, alle persone vengono assegnati compiti da svolgere. Se desideri una trascrizione accurata di eventuali discussioni, scelte o azioni, devi registrarle il più rapidamente possibile dopo che si sono verificate. Sarebbe impossibile registrare tutto. Presta attenzione ai prossimi passi che devono essere compiuti alla luce delle importanti decisioni, raccomandazioni, problemi e soluzioni che sono state evidenziate. Assicurati che queste lezioni siano evidenziate nei verbali della riunione in modo che non vadano perse.

#6. Data e luogo del prossimo incontro

Includi la data e l'ora della prossima riunione pianificata per questo progetto o argomento se stai prendendo i verbali formali della riunione. Ciò fornisce una stima approssimativa di quanto tempo hanno a disposizione i partecipanti alla riunione per completare le attività assegnate.

Se sai quando è la tua prossima riunione, puoi organizzare meglio il tuo programma e concentrarti sulle attività più importanti. Che tu stia organizzando una riunione di persona o online, sapere dove avrà luogo è fondamentale.

#7. Documenti da includere nella relazione

Infine, non dimenticare di allegare eventuali materiali di supporto pertinenti ai verbali delle riunioni di lavoro che distribuisci. Dovresti prendere in considerazione l'inclusione di tutti i documenti pertinenti che sono stati discussi o utilizzati durante la discussione. Gli indicatori, gli indicatori chiave di prestazione, gli aggiornamenti del progetto e/o le modifiche sono tutti esempi di tale documentazione.

Quando si conduce una riunione tramite un servizio di videoconferenza come Zoom o Google Meet, è prassi comune che i team registrino la riunione o generino una trascrizione automatica.

Agenda della riunione d'affari

Gli eventi che si svolgeranno durante una riunione sono indicati nell'ordine del giorno. Ciò potrebbe includere argomenti, obiettivi, un programma, relatori designati, materiali di supporto e punti di discussione. Prima di una riunione, ai partecipanti viene in genere fornito un ordine del giorno da rivedere in anticipo. Dovresti rivedere il processo di creazione di un'agenda se hai mai pensato di utilizzare la comunicazione asincrona al posto di una riunione. Gli ordini del giorno delle riunioni sono utili non solo durante ma anche dopo la loro conclusione.

Come scrivere un'agenda di una riunione di lavoro

È necessario seguire questi passaggi per scrivere un'agenda significativa per riunioni di lavoro:

#1. Concentrati su un tema

Assicurati di conoscere i tuoi obiettivi per la riunione prima di iniziare a pianificarla. Dove speri di andare? A che scopo convochiamo oggi? Impostare i parametri per la raccolta. I partecipanti alla riunione saranno più preparati se ricevono un preavviso sul tema e lo scopo della riunione. Tuttavia, ciò che speri di ottenere attraverso questo incontro è ciò che dovresti delineare nei tuoi obiettivi.

#2. Decidi gli argomenti

Per evitare di perdere tempo durante la riunione, è una buona idea vedere se qualcuno nel tuo team, nel consiglio di amministrazione, nel comitato o in qualsiasi altra posizione influente ha qualcosa che vorrebbe sollevare. Permettendo a tutti di avere voce, possiamo assicurare che nessuno debba elevare la propria al di sopra degli altri. Preparati per la tua riunione creando un elenco di argomenti in base alle informazioni che hai raccolto sui tuoi stakeholder, i tuoi obiettivi e il tipo di riunione che organizzerai. Assicurati che lo scopo della riunione e le questioni da discutere siano coerenti tra loro.

#3. Imposta limiti di tempo e leader per ogni argomento

Il modo migliore per mantenere le cose sotto controllo è dedicare una quantità specifica di tempo per parlare di ogni problema. L'organizzatore della riunione dovrebbe scegliere un leader per ogni argomento se non intende moderare la discussione da solo. Ci si aspetta che la persona responsabile di un particolare punto all'ordine del giorno guidi la riunione nella giusta direzione, presenti tutti i materiali necessari (come le diapositive) e mantenga la discussione entro il tempo assegnato.

#4. Considera i documenti necessari

Metti insieme un elenco di tutto ciò che deve essere portato alla riunione. Alcuni esempi di tali materiali sono diapositive di presentazione, dati, informazioni sul progetto, risultati di test, wireframe, prototipi, fogli di partecipazione e verbali di riunioni precedenti. Assicurati di informare le persone appropriate del tuo team e di scriverlo nell'ordine del giorno se hanno bisogno di portare questi materiali alla riunione.

#5. Lascia il tempo per la discussione e la panoramica

Pianifica un breve riepilogo e una tavola rotonda per la fine dell'ordine del giorno. Se la riunione è in ritardo, le persone potrebbero aver bisogno di un po' di tempo alla fine per porre domande. Inoltre, non è una cattiva idea rivedere di nuovo il materiale della riunione se stai cercando di realizzare qualcosa. Gli host delle riunioni settimanali potrebbero non aver bisogno di troppo tempo per questo. Rivedere i punti salienti di una riunione in soli cinque minuti è una pratica comune. Tuttavia, se si tratta di una riunione mensile o l'argomento è nuovo, dovresti risparmiare dai dieci ai venti minuti per concludere.

Come condurre una riunione di lavoro

Il modo in cui conduci l'incontro di lavoro ne determinerà sicuramente il successo. Ecco alcune cose che devi prendere in considerazione per condurre un incontro di lavoro significativo:

#1. Identificare lo scopo

Scopri perché stai tenendo la riunione prima di iniziare l'ordine del giorno. Determina lo scopo della riunione e gli argomenti chiave che desideri trattare. Pensa a chi vuoi invitare e perché li vuoi lì prima di inviare gli inviti. È più probabile che le riunioni abbiano successo se i loro scopi e obiettivi sono chiaramente definiti in anticipo.

#2. Invita i partecipanti

Stabilisci chi dovrebbe essere invitato alla riunione dopo averne stabilito lo scopo. Per accogliere quante più persone possibile, pensa a quando e dove sono disponibili per incontrarsi. Controlla i calendari di altre riunioni aziendali per evitare di programmare una sessione che è già stata pianificata. Le funzionalità di invito e accettazione/rifiuto di un'e-mail rendono facile riunire le persone per una riunione e ottenere le loro risposte.

#3. Prepara i materiali

È utile avere gli elementi di discussione pronti prima della riunione. Puoi fare una presentazione usando diapositive o redigere alcune note per accompagnare il materiale. Se vuoi sentirti a tuo agio quando fai una presentazione di fronte a un pubblico, esercitarti ad alta voce può aiutarti. Un ordine del giorno può essere utile per determinare la direzione della riunione oltre alla presentazione.

#4. Organizza lo spazio

Prepara il luogo della riunione il giorno in cui avrà luogo. Assicurati che tutti abbiano un posto comodo dove sedersi. Assicurati che tutti i proiettori o le apparecchiature per videoconferenza che intendi utilizzare siano configurati correttamente e pronti per l'uso prima della riunione. Potrebbe essere una buona idea stampare copie dell'agenda e/o della presentazione della riunione in modo che i partecipanti possano seguirla.

#5. Inizia la riunione

Se le persone presenti non sono i tuoi dipendenti diretti, è educato iniziare la riunione presentandosi correttamente. Coloro che non si conoscono prima dovrebbero presentarsi. Può essere utile avere qualcuno che prenda appunti durante le riunioni e poi li condivida con il resto del gruppo. Introduci il formato dell'incontro di lavoro e gli argomenti che intendi trattare nella tua presentazione.

#6. Concludi la presentazione

Termina la presentazione tenendo presente che il tempo è essenziale. Parla chiaramente e usa segnali non verbali come gesti ed espressioni facciali per mantenere l'attenzione dei tuoi ascoltatori. I partecipanti possono condividere i loro pensieri mentre fornisci il materiale, oppure puoi risparmiare tempo per una discussione più approfondita verso la fine dell'incontro, a seconda della natura dell'incontro. Concedi tempo per domande e commenti sull'argomento della riunione dopo aver terminato la presentazione.

#7. Termina con un invito all'azione

Le riunioni si concludono al meglio riassumendo i passi futuri dopo una serie di discussioni. Rendi ovvio ciò che vuoi che facciano in modo che possano soddisfare le tue aspettative. Termina l'incontro esprimendo gratitudine a tutti i partecipanti per aver interrotto la loro giornata per essere presenti. Potrebbero sentirsi più apprezzati e rispettati a causa del tuo apprezzamento.

#8. Follow-up con i partecipanti

Ricevi i verbali della riunione dall'addetto agli appunti designato che hai nominato. Dovresti condividere questi dati con le altre persone nella riunione una volta che li hai. Un riepilogo della riunione può essere inviato ai partecipanti per rinfrescare la memoria su ciò che è stato discusso e quale seguito ci si aspetta da loro. L'e-mail è un modo conveniente per dare seguito a una riunione, vedere come stanno andando le cose e valutare se ne è valsa la pena o meno.

Best practice per un incontro di lavoro

Di seguito sono riportate le migliori pratiche per un incontro di lavoro:

#1. Vestiti in modo appropriato

Per assicurarti di fare una buona impressione alla tua riunione, valuta la possibilità di rivedere il codice di abbigliamento aziendale. I partecipanti alla riunione possono percepire il tuo livello di rispetto in base a come ti vesti.

#2. Sii pronto

Che tu sia il responsabile della gestione della riunione o solo un altro partecipante, arrivare presto ti darà più tempo per prepararti. Durante questo periodo, tutti possono sistemarsi, salutare e mettersi al lavoro sui compiti a portata di mano.

#3. Ascolta in modo attivo

Presta attenzione quando altre persone parlano per indicare che apprezzi i loro pensieri e le loro idee. Stabilire un contatto visivo, annuire in accordo e prendere appunti sono tutti esempi di ascolto attivo.

#4. Metti giù il telefono

Potrebbe essere meglio mettere il telefono in modalità silenziosa o addirittura aereo, a seconda delle circostanze. Questo può aiutarti a concentrarti sulla riunione in corso e non lasciare che la tua attenzione divaghi.

#5. Sii paziente e aspetta che tutti si presentino

Quando si tiene una riunione, è educato attendere che tutti si presentino prima di iniziare. Si assicura inoltre che tutti i partecipanti ricevano le stesse informazioni e siano sulla stessa pagina per quanto riguarda lo scopo della riunione.

#6. Consenti agli altri di esprimere le proprie opinioni

Assicurati che tutti abbiano la possibilità di esprimere la propria opinione durante le riunioni. Quando apri un dibattito a tutti e permetti loro di condividere i loro pensieri, dimostri di rispettare la loro conoscenza e intuizione.

Qual è l'importanza di un incontro di lavoro?

Le riunioni sono parte integrante di qualsiasi attività di successo. È utile per monitorare i passi compiuti dalla tua azienda per raggiungere i suoi obiettivi. È un ottimo strumento per mantenere tutti sulla stessa pagina, generare nuove idee, risolvere conflitti, raggiungere il consenso e promuovere il cameratismo.

Le 4 basi dell'etichetta aziendale?

stili di comunicazione
vestito e aspetto
la tecnologia
situazioni sociali

Quali sono i 4 obiettivi principali di un incontro di lavoro?

Dai il via a un nuovo progetto.
Allineare lo stato e gli obiettivi del progetto/team.
Brainstorm.
Prendere decisioni.
Condividere informazioni.
Presentare nuovi membri del team o clienti.
Valutare i progetti (e riflettere su cosa fare la prossima volta)

Cosa non fare in una riunione di lavoro?

Riunioni inutili.
Diventa personale.
Spreco di tempo.
Volandolo.
Confronto.
Disimpegno.
Non dare seguito.

Considerazioni finali

Un incontro di lavoro è un incontro di esperti che si riuniscono per parlare di lavoro, apportare modifiche o brindare al successo del gruppo. dirigenti aziendali e dipendenti, rappresentanti aziendali e clienti, o capi dipartimento e i loro team sono tutti potenziali partecipanti durante una riunione aziendale. Tuttavia, molte aziende e gruppi ora tengono riunioni non in ufficio ma online, utilizzando qualche forma di tecnologia o software per conferenze.