Qualsiasi attività comporta un certo livello di rischio. E quando il tuo azienda si espande, tali rischi si aggravano e hanno un potenziale di danno maggiore. Anche se non puoi proteggere completamente la tua azienda da ogni possibile scenario peggiore, un'analisi dell'impatto aziendale BIA ti aiuta a prepararti ad affrontare le conseguenze di tali rischi che si verificano. In questo modo può dare alla tua azienda le migliori possibilità di recupero. Esamineremo alcuni esempi di analisi dell'impatto aziendale e il processo coinvolto nella conduzione dell'analisi.
Che cos'è una BIA di analisi dell'impatto aziendale?
Analisi dell'impatto aziendale La BIA è una procedura strutturata utilizzata dall'organizzazione per analizzare e valutare le probabili conseguenze di un'interruzione delle attività aziendali vitali causata da disastri, incidenti o emergenze. Un'analisi dell'impatto aziendale è una componente importante di un'azienda piano di continuità aziendale.
A affari l'analisi dell'impatto ti mostrerà l'impatto che avrebbe la tua azienda se i tuoi processi aziendali fossero interrotti a causa di un'interruzione dell'attività. La conduzione di uno studio sull'impatto aziendale consente inoltre di analizzare ciascun processo e reparto in modo indipendente e in connessione l'uno con l'altro, determinare quali funzioni sono più critiche per il funzionamento continuato della propria azienda e sviluppare una strategia di ripristino.
Sebbene un'analisi dell'impatto aziendale non sia essenziale per la conformità con i principali framework di sicurezza dei dati (sebbene lo sia per Conformità alla norma ISO 22301). È il primo passo per creare un bene piano di continuità aziendale per la tua azienda Infine, la salute finanziaria e reputazionale della tua azienda è la sua capacità di riprendersi da un disastro, che si tratti di una violazione dei dati, di un disastro naturale o di un altro tipo di interruzione dell'attività.
Un'analisi dell'impatto aziendale ti fornirà anche gli strumenti necessari per mantenere la conformità con gli obblighi legali e di sicurezza dei dati, nonché per riprenderti da un'interruzione dell'attività operando in modo etico e legale. Sebbene i singoli dipartimenti possano comprendere le conseguenze di un processo o di una funzione interrotta, non sarai in grado di realizzare completamente tali conseguenze per l'intera azienda a meno che non effettui un'analisi dell'impatto aziendale e tutte le informazioni siano raccolte in un unico posto.
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Esempi di perdite comuni in un'analisi di impatto aziendale BIA
Sarebbe impossibile per noi menzionare qui ogni singolo scenario di interruzione dell'attività. Inoltre, è improbabile che la tua azienda possa costruire e implementare una strategia per ogni possibile situazione di perdita.
Invece, concentrati sugli esempi più comuni di perdita dell'analisi dell'impatto aziendale e su come è probabile che danneggino la tua azienda. Considera questi esempi di analisi dell'impatto aziendale; se la tua azienda ha un componente di produzione, devi pianificare gli incidenti che provocano perdite. Incendi, tubi rotti e guasti alle macchine sono tutti rischi molto reali. In alternativa, se la tua azienda vende software CRM, i clienti si aspettano che i loro dati di vendita/cliente siano disponibili ogni volta che ne hanno bisogno.
Di conseguenza, il tuo team di ingegneri deve garantire che la tua applicazione sia altamente disponibile. Potrebbe essere necessario aggiungere ridondanza ai sistemi per resistere ai guasti, nonché monitorare da vicino l'applicazione e i sistemi su cui viene eseguita. Questo per garantire che i tuoi clienti subiscano il minor numero possibile di interruzioni.
Ogni azienda deve essere pronta per le emergenze aziendali. I server di produzione guasti, i fornitori che non consegnano le forniture in tempo o non consegnano affatto le forniture, le controversie di lavoro, le interruzioni di corrente, la perdita di un dipendente chiave e gli attacchi informatici possono avere un impatto negativo sull'organizzazione.
Anche le catastrofi naturali e provocate dall'uomo sono importanti fonti di interruzione dell'attività. A seconda di dove si trovano gli uffici della tua azienda, le strutture di archiviazione, i server o altre importanti operazioni aziendali, dovresti pianificare i disastri che molto probabilmente ti danneggeranno. Terremoti, uragani, incendi, attacchi terroristici o grandi interruzioni di corrente avrebbero tutti un impatto diverso sulla tua attività. Quindi, devi pianificare per loro.
Fasi del processo per un'analisi dell'impatto aziendale (BIA)
Non esiste un unico modo per condurre un'analisi dell'impatto aziendale. Sarà diverso per ogni azienda e ogni azienda deve adattare il proprio approccio alle esigenze specifiche della propria organizzazione. Tuttavia, per avere successo, è necessario includere alcuni elementi di un'analisi dell'impatto aziendale.
# 1. Prepararsi
Prima di poter iniziare l'analisi dell'impatto aziendale, devi prima assemblare il file team di progetto che lo realizzerà. Potrebbe trattarsi di un team di personale attuale o di un team in outsourcing impegnato a condurre valutazioni dell'impatto aziendale. Per prepararsi al vero lavoro dell'analisi dell'impatto aziendale, questo team dovrebbe identificare e documentare gli obiettivi e la portata dello studio di impatto in collaborazione con la direzione superiore.
Prima di iniziare, dovresti decidere quali dipartimenti coinvolgerai, come verranno raccolte e mantenute le informazioni e il calendario del progetto.
#2. Ottenere informazioni
La fase successiva dell'analisi dell'impatto aziendale consiste nel raccogliere dati grezzi sui processi aziendali. I colloqui con il personale che supervisiona ed esegue ogni processo, nonché un questionario di analisi dell'impatto aziendale, sono i due modi più frequenti per raccogliere questi dati. Il modo più efficace per raccogliere informazioni è attraverso un questionario di analisi dell'impatto aziendale. Se hai utilizzato interviste invece di un questionario, raccoglieresti le stesse informazioni riportate di seguito. Tuttavia, sarà di livello inferiore.
Questionario per l'acquisizione di informazioni
Ecco una buona selezione di domande da includere in un questionario:
- Il nome della procedura
- Una descrizione completa di dove effettuerai la procedura.
- Tutti gli input e gli output del processo
- Le risorse e gli strumenti impiegati nel processo
- Utenti della procedura
- La sequenza degli eventi
- Le conseguenze finanziarie e operative
- Eventuali conseguenze normative, legali o di conformità
- Dati precedenti
In sostanza, l'elenco dovrebbe includere domande a cui possono rispondere i dipendenti dei vari dipartimenti. Molto probabilmente i gestori capiranno le implicazioni finanziarie e operative. Tuttavia, i dipendenti di livello inferiore che svolgono processi saranno in grado di fornire una descrizione dettagliata nonché tutti gli input e gli output. Il tuo personale addetto alla conformità, il consulente legale interno o la direzione della divisione possono fornire risposte alle implicazioni normative e legali. Potresti anche distribuire il sondaggio a partner commerciali esterni che sono a conoscenza del processo o membri del management superiore che sono coinvolti in esso o hanno un interesse in esso.
In conclusione, chiunque svolga o supervisioni qualsiasi componente del processo dovrebbe completare il sondaggio di analisi dell'impatto aziendale. Questo per produrre la strategia più completa possibile.
una volta tutto sondaggi sono stati raccolti, è necessario compilare tutti i dati in un unico documento che elenca chiaramente le informazioni sopra indicate per ciascuna fase. Verificare che non manchino informazioni e che i dati raccolti siano brevi e chiari. Questo per garantire che tutti coloro che lo leggono comprendano il processo e le informazioni più significative su di esso. Se aiuta, puoi persino creare diagrammi di flusso per ogni fase.
#3. Revisione e analisi delle informazioni
Lo studio dell'effetto può iniziare dopo aver raccolto tutte le informazioni necessarie su ciascun processo aziendale.
Il team di analisi dell'impatto aziendale esaminerà ogni processo al fine di accertare tre cose:
Quali funzioni e processi sono fondamentali per il funzionamento continuo della tua azienda? Questo giudizio si tradurrà in un elenco prioritario di tutti i processi. Se ci fosse una tragedia su larga scala domani, questo elenco consiglierebbe alla tua azienda quali procedure devono essere ripristinate per prime e quali potrebbero aspettare.
Quali risorse umane e tecnologiche sono necessarie affinché ogni processo funzioni senza intoppi? Nel caso in cui un processo fallisca, sarai in grado di dare priorità alle persone e alla tecnologia.
Qual è il calendario di ripristino per riportare il processo al funzionamento normale (o il più vicino possibile alla normalità)? Quando prendi questa decisione, esamina sia quanto tempo ci vorrà in termini pratici sia quanto velocemente il tuo team avrà bisogno di recuperare il processo per evitare perdite reputazionali o monetarie. Inoltre, scopri eventuali divari significativi tra questi due.
Se si scopre che un processo deve essere operativo entro 12 ore per far funzionare la propria azienda, ma le proprie risorse attuali possono renderlo operativo solo entro 24 ore, questo è un problema che deve essere affrontato nella parte dei consigli dello studio sull'impatto aziendale.
Infine, dovresti avere un elenco prioritario di processi e una sequenza di ripristino per funzioni importanti. Ciò garantirà che la tua azienda possa determinare rapidamente come dare priorità al ripristino in caso di interruzione dell'attività. La leadership sarà in grado di selezionare su cosa concentrarsi per primo, indipendentemente dal fatto che l'incidente riguardi ogni dipartimento, un singolo dipartimento o alcuni dipartimenti dell'azienda.
#4. Sviluppo di report BIA di Business Impact Analysis
Dopo aver esaminato e confermato tutte queste informazioni, svilupperai un rapporto di analisi dell'impatto aziendale da inviare al top management e ad altre parti interessate del ripristino di emergenza. Questo rapporto è il risultato più essenziale del tuo studio sull'impatto aziendale. Verrà utilizzato per comunicare i risultati e i suggerimenti alle persone dell'organizzazione che hanno l'autorità per modificare il processo di ripristino di emergenza.
La strategia di ripristino di emergenza della tua azienda non può essere completamente creata ed efficace senza uno studio dell'impatto aziendale. Questo perché il tuo processo di ripristino di emergenza si baserà su una base instabile. La dirigenza dell'azienda non può stabilire una procedura di ripristino di emergenza completamente informata se non comprende quali processi sono più vitali per essere operativi e quali risorse sono necessarie per farlo. Quando sviluppi e fornisci il tuo rapporto, assicurati che il tuo team di analisi dell'impatto aziendale e il team dirigenziale della tua azienda lo capiscano.
Il rapporto finale sullo studio dell'impatto aziendale dovrebbe includere almeno le seguenti informazioni:
- Un sommario
- La portata e gli obiettivi dell'analisi dell'impatto aziendale
- Metodologie per la raccolta delle informazioni
- Una sintesi dei risultati
- Risultati approfonditi per ciascun dipartimento, tra cui:
- le procedure o funzioni più importanti
- gli effetti delle interruzioni su molte parti dell'attività
- la durata dell'interruzione che è tollerabile
- i livelli accettabili di perdita
- confronto degli oneri finanziari prospettici e dei prezzi attesi per le procedure di recupero che potrebbero essere utilizzate
- Documenti a supporto dei risultati
- Raccomandazioni per il recupero
Questo è il rapporto che consegnerai al management e anche alle parti interessate per fornire loro informazioni dettagliate sul processo. Li aiuterà a cogliere le tue scoperte e quindi anche a imparare quali sono le migliori soluzioni per recuperare ogni processo. Prenditi il tempo necessario per assicurarti che sia completo, ben scritto e di facile comprensione.
#5. Implementazione della raccomandazione basata sull'analisi dell'impatto aziendale
La fase finale di questo processo consiste nell'attuare le raccomandazioni. Una volta che il tuo team ha completato lo studio sull'impatto aziendale e comunicato i risultati, spetta alla dirigenza agire. Tuttavia, il tuo team può aiutare a promuovere le conclusioni della ricerca e convincere la leadership a seguire i tuoi suggerimenti.
Quando scopri che uno dei tuoi suggerimenti precedenti non funziona come pianificato, vengono adottati nuovi processi o vengono formati nuovi dipartimenti, questa fase finale dovrebbe incorporare aggiornamenti e revisioni ai consigli. Inoltre, la tua azienda non è un'entità statica; è in continua evoluzione ed espansione e anche il tuo studio sull'impatto aziendale dovrebbe riflettere questo.
In che modo BIA supporta la conformità a regolamenti e standard?
Evidenziando potenziali aree di non conformità e offrendo suggerimenti per il miglioramento, l'analisi dell'impatto aziendale (BIA) può aiutare a conformarsi a normative e standard. Una BIA può trovare un processo aziendale cruciale che non dispone di protezioni sufficienti per proteggere le informazioni sensibili. Al fine di mitigare i rischi e mantenere la conformità alle normative e agli standard applicabili, questi dati possono essere utilizzati per formulare misure correttive.
In che modo la BIA può essere utilizzata per supportare il miglioramento continuo?
I risultati di una Business Impact Analysis (BIA) possono aiutare un'azienda a migliorare costantemente mettendo in luce le opportunità e le minacce più urgenti. Operazioni aziendali importanti che non dispongono di piani di backup o ripristino adeguati o processi che non sono ottimizzati per l'efficienza sono solo due esempi dei tipi di problemi che un BIA può aiutare a chiarire. Questi dati possono essere utilizzati per informare le strategie per rafforzare la resistenza organizzativa e sostenere il progresso.
In che modo BIA supporta lo sviluppo di strategie di recupero?
Con i dati raccolti da un BIA, le aziende possono prepararsi meglio e riprendersi da qualsiasi tipo di interruzione. Una BIA può dirti quali parti della tua attività sono cruciali, quanti danni potrebbe causare un'interruzione e quali tipi di risorse e risorse ti serviranno per tornare operativi. Questi dati possono essere utilizzati per ideare piani di ripristino che privilegino la riattivazione dei servizi critici il prima possibile, riducendo al minimo le interruzioni.
Qual è il ruolo della tecnologia nella BIA?
Il campo della Business Impact Analysis fa molto affidamento sui progressi tecnologici (BIA). Numerosi eventi hanno il potenziale per interrompere le operazioni di un'azienda, compreso l'uso della tecnologia dell'informazione e dei servizi che fornisce.
Conclusione
Sia che tu stia utilizzando l'analisi dell'impatto aziendale per scopi di conformità, come un audit ISO 22301, o semplicemente conservandola per riferimento futuro, dovrebbe essere salvata in un luogo in cui i tuoi team di conformità, sicurezza IT e leadership possano accedervi facilmente.
Puoi impostare politiche e promemoria di scadenza sui tuoi documenti all'interno del programma, in modo che tu o i tuoi colleghi siate immediatamente informati quando è il momento di rivedere/rivisitare un documento, una politica o un'analisi.
Domande frequenti sull'analisi dell'impatto aziendale
Cosa è incluso in un'analisi di impatto?
Il processo di valutazione dell'impatto comporta l'isolamento di attività o eventi che hanno maggiori probabilità di influenzare l'azienda, le sue finanze e anche le sue operazioni. Su scala esterna, l'analisi di impatto esamina il significato sociale, economico e ambientale di questi eventi e ne valuta gli effetti.
Quali sono gli esempi di analisi dell'impatto aziendale?
Gli impatti da considerare includono:
- Vendite e entrate perse.
- Vendite o entrate ritardate.
- Aumento delle spese (ad es. lavoro straordinario, esternalizzazione, spese di spedizione, ecc.)
- Multe regolamentari.
- Penali contrattuali o perdita di bonus contrattuali.
- Insoddisfazione o defezione del cliente.
- Ritardo di nuovi piani aziendali
Come si esegue un'analisi di impatto?
Quali sono le fasi dell'implementazione di una valutazione d'impatto?
- Seleziona il/i progetto/i da valutare.
- Condurre una valutazione di valutabilità.
- Preparare un piano di ricerca.
- Contratto e Personale la Valutazione d'Impatto.
- Effettuare la ricerca sul campo e analizzarne i risultati.
- Diffondere i risultati della valutazione d'impatto.
Con quale frequenza deve essere eseguita un'analisi dell'impatto aziendale?
Ogni due anni La BIA è un'analisi puntuale: la tua situazione potrebbe cambiare in un anno o due. L'intervallo consigliato per l'aggiornamento della BIA è ogni due anni; per alcune attività, invece, sarà più lungo (se le cose non cambiano molto) e per altre sarà più breve (le banche sono obbligate a farne una all'anno).
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