La gestione efficiente dei contratti determina il successo o il fallimento di importanti accordi commerciali, nonché il loro impatto sulla salute finanziaria di un'azienda. Descrive anche la forza della professionalità e della produttività di un'azienda. Perciò, gestione dei contratti è una pietra miliare indispensabile del successo per ogni organizzazione. Non c'è da meravigliarsi perché gli argomenti relativi alla gestione dei contratti di solito ricevono attenzione. Con il crescente riconoscimento e l'importanza della gestione dei contratti, le organizzazioni stanno perseguendo attivamente soluzioni ideali per migliorare l'efficienza ottimizzando i loro flussi di lavoro. Fortunatamente, diverse applicazioni software (gratuite e premium) semplificano efficacemente l'intero processo di gestione dei contratti. Questo articolo fornisce una panoramica di questi software perché sono strumenti che stanno trasformando il modo in cui le aziende gestiscono i loro accordi contrattuali, spingendo pproduttività, e garantire la conformità all'interno delle imprese.
Che cos'è il software di gestione dei contratti?
Programmi software per la gestione dei contratti sviluppati appositamente per migliorare l'efficienza e l'automazione nella creazione, esecuzione, monitoraggio e gestione dei contratti dall'inizio alla fine. Le aziende e le organizzazioni utilizzano questa soluzione software per migliorare l'accuratezza, l'efficienza e la conformità delle operazioni relative ai contratti.
Come gestisco i miei contratti?
Esistono sei strategie consigliate per migliorare l'efficacia della gestione dei contratti. Queste strategie includono lo svolgimento di un controllo approfondito dei precedenti dell'altra parte coinvolta, l'identificazione di un punto di contatto designato per entrambe le parti, la definizione di un ciclo di vita del contratto ben definito, il raggiungimento di un accordo sui processi di revisione, la definizione delle potenziali conseguenze dei ritardi e il mantenimento documentazione dell'intero processo.
Miglior software di gestione dei contratti
Di seguito è riportato un elenco dei 10 migliori software di gestione dei contratti, in grado di semplificare le attività contrattuali. Sebbene queste siano tra le migliori, tieni presente che ciascuna di queste soluzioni software per la gestione dei contratti offre punti di forza e funzionalità unici. Pertanto, la valutazione delle esigenze specifiche della tua organizzazione sarà utile nella scelta del software giusto per i tuoi requisiti di gestione dei contratti.
#1. Lavori in appalto
ContractWorks è uno dei migliori software che semplifica le attività contrattuali. È un software di gestione dei contratti facile da usare e intuitivo, noto per la sua semplicità e le sue robuste funzionalità. L'interfaccia user-friendly e la perfetta integrazione con altri strumenti aziendali lo rendono la scelta ideale per le aziende che cercano una soluzione di gestione dei contratti semplice ma potente. Si rivolge anche ad aziende di tutte le dimensioni e settori. In effetti, ContractWorks è una scelta eccellente per startup, piccole imprese e organizzazioni più grandi.
Le caratteristiche principali includono:
- Tracciamento documenti: Gestisci e monitora facilmente i documenti contrattuali dalla creazione all'esecuzione, garantendo la piena visibilità del ciclo di vita del contratto.
- Avvisi e promemoria: imposta avvisi e promemoria automatici per le tappe fondamentali del contratto, come le date di rinnovo o le scadenze di risoluzione, aiutandoti a rimanere aggiornato sugli eventi critici.
- Modelli personalizzabili: Crea modelli di contratto standardizzati che possono essere facilmente personalizzati. Risparmia tempo e garantisce la coerenza tra i tuoi contratti.
- Autorizzazioni utente: Controlla l'accesso e le autorizzazioni per diversi utenti. In genere, ciò serve a garantire che solo il personale autorizzato possa visualizzare, modificare o firmare contratti specifici.
#2. Approfondimento sul contratto di CobbleStone
CobbleStone Contract Insight è un software completo per la gestione dei contratti progettato per le aziende che cercano una piattaforma solida con funzionalità avanzate. La sua flessibilità e scalabilità lo rendono adatto a imprese e organizzazioni con complesse esigenze di gestione dei contratti. Offre un'ampia gamma di funzionalità per soddisfare le diverse esigenze di gestione dei contratti, tra cui:
- Flussi di lavoro automatizzati: Semplifica i processi contrattuali con flussi di lavoro automatizzati, riducendo le attività manuali e migliorando l'efficienza complessiva.
- Reporting e Analytics: Può accedere ai dati contrattuali in tempo reale e generare anche report personalizzabili. Ciò consente un processo decisionale basato sui dati e anche un'analisi avanzata delle prestazioni del contratto.
- Monitoraggio della conformità: Monitora la conformità contrattuale e i requisiti normativi. Ciò garantisce il rispetto degli obblighi contrattuali e la mitigazione dei rischi.
- Vendor Management: Oltre alla gestione dei contratti, CobbleStone include anche funzionalità per la gestione dei fornitori e dei contratti associati.
# 3. Agiloft
Agiloft è un software di gestione dei contratti altamente configurabile che può essere personalizzato per adattarsi a vari settori e processi aziendali. La sua adattabilità e le sue funzionalità avanzate lo rendono una scelta convincente per le aziende che desiderano personalizzare il proprio software di gestione dei contratti in base a esigenze specifiche. Le sue caratteristiche principali includono:
- Gestione del ciclo di vita del contratto: Dalla creazione del contratto alla scadenza, Agiloft offre una soluzione completa per la gestione del ciclo di vita del contratto con flussi di lavoro personalizzabili.
- Funzionalità basate sull'intelligenza artificiale: Sfrutta l'intelligenza artificiale per automatizzare le approvazioni dei contratti, identificare i rischi e semplificare la generazione dei contratti.
- Analisi avanzata dei contratti: puoi ottenere informazioni preziose dai dati del tuo contratto utilizzando l'analisi avanzata. Consente la gestione proattiva del rischio e l'ottimizzazione delle prestazioni contrattuali.
- Integrazioni perfette: Agiloft si integra con le applicazioni aziendali più diffuse, come Salesforce e Microsoft Office, per facilitare lo scambio di dati senza soluzione di continuità e migliorare la produttività.
# 4. Icertis
Icertis è una piattaforma di gestione dei contratti basata su cloud nota per le sue capacità di livello aziendale e focalizzata sulla gestione globale dei contratti. La sua scalabilità e l'attenzione alle grandi imprese lo rendono una scelta eccellente per le aziende multinazionali con complesse esigenze di gestione dei contratti. Le caratteristiche principali includono:
- Analisi dei contratti: Icertis sfrutta l'analisi dei contratti guidata dall'intelligenza artificiale per identificare potenziali rischi, opportunità e lacune di conformità. Consente inoltre alle aziende di prendere decisioni informate.
- Gestione del rischio: Anticipa i rischi contrattuali con la valutazione e il monitoraggio dei rischi in tempo reale, aiutando le organizzazioni a mitigare le potenziali responsabilità.
- Repository dei contratti: Mantieni un archivio centralizzato di contratti, semplificando l'accesso e la gestione di tutti gli accordi contrattuali da un'unica posizione.
- Supporto multilingue: Icertis supporta la gestione dei contratti in più lingue, rendendola adatta alle organizzazioni internazionali con operazioni contrattuali globali.
#5. Concordia
Concord è una soluzione software per la gestione dei contratti intuitiva e collaborativa adatta ad aziende di tutte le dimensioni. Semplifica il processo contrattuale con funzionalità come:
- Integrazione della firma elettronica: Semplifica il processo di firma del contratto con la funzionalità di firma elettronica integrata, eliminando la necessità di firme fisiche e riducendo i tempi di consegna.
- documento Versioning: Tieni traccia delle revisioni e delle modifiche del contratto con il controllo automatico delle versioni del documento, assicurandoti che l'ultima iterazione del contratto sia sempre accessibile.
- Strumenti di collaborazione: Facilita la collaborazione senza soluzione di continuità tra i membri del team e le parti interessate esterne durante la negoziazione del contratto e il processo di approvazione.
- Stato del contratto in tempo reale: Monitora lo stato dei contratti in tempo reale, consentendo azioni tempestive e processi decisionali.
# 6. PandaDoc
PandaDoc è una versatile piattaforma di gestione dei contratti che va oltre la gestione dei contratti offrendo funzionalità di automazione dei documenti e firma elettronica. Semplifica l'intero processo contrattuale, dalla creazione all'esecuzione. Di seguito sono riportate alcune caratteristiche chiave di PandaDoc:
- Automazione dei documenti: PandaDoc consente agli utenti di creare e personalizzare modelli per contratti e altri documenti aziendali. Questo semplifica il processo di creazione del documento, rendendolo più veloce ed efficiente.
- Integrazione della firma elettronica: Con la funzionalità di firma elettronica integrata di PandaDoc, i contratti possono essere firmati elettronicamente, riducendo la necessità di documenti fisici e accelerando il processo di firma.
- Monitoraggio in tempo reale: Il software consente agli utenti di monitorare lo stato del contratto in tempo reale, fornendo visibilità sullo stato di avanzamento delle negoziazioni e delle approvazioni.
#7. PrimaveraCM
SpringCM offre la gestione dei contratti come parte di una più ampia piattaforma di gestione dei documenti e automazione del flusso di lavoro. Fornisce un archivio centralizzato per tutti i tipi di documenti, compresi i contratti, e semplifica il ciclo di vita del contratto. Di seguito sono riportate alcune fantastiche funzionalità che rendono SpringCM unico:
- Document Management: SpringCM funge da archivio sicuro per tutti i tuoi documenti aziendali, offrendo controllo della versione, autorizzazioni di accesso e funzionalità di collaborazione sui documenti.
- Automazione dei flussi di lavoro: la piattaforma automatizza i flussi di lavoro del contratto, assicurando che i documenti si spostino senza problemi attraverso le varie fasi del ciclo di vita del contratto.
- Ricerca avanzata e rapporti: Le robuste funzionalità di ricerca e reportistica di SpringCM consentono agli utenti di trovare e recuperare rapidamente dati contrattuali specifici, garantendo un facile accesso alle informazioni critiche.
#8. Guardiano
Gatekeeper non è solo un software di gestione dei contratti, ma offre anche funzionalità di gestione dei fornitori. È progettato per fornire controllo centralizzato e visibilità su contratti, fornitori e processi di approvvigionamento. Ecco cosa distingue Gatekeeper:
- Vendor Management: Oltre alla gestione dei contratti, Gatekeeper consente alle aziende di gestire i propri fornitori, tenere traccia delle prestazioni e garantire la conformità.
- Redazione e approvazione del contratto: la piattaforma semplifica i processi di creazione e approvazione dei contratti attraverso modelli personalizzabili e flussi di lavoro di approvazione automatizzati.
- Monitoraggio della data chiave: Gatekeeper ti aiuta a rimanere aggiornato su importanti traguardi contrattuali e date di rinnovo, prevenendo scadenze mancate e potenziali sanzioni.
# 9. DocuSign
DocuSign è principalmente noto per le sue funzionalità di firma elettronica, ma fornisce anche funzionalità di base per la gestione dei contratti. È la scelta ideale per le aziende che cercano una soluzione semplice per accelerare il processo di firma. Ecco alcune caratteristiche chiave di DocuSign:
- Firma elettronica: DocuSign è una piattaforma di firma elettronica leader, che offre un modo sicuro e legalmente vincolante per firmare elettronicamente contratti e altri documenti.
- Modelli di contratto: Il software consente agli utenti di creare e gestire modelli di contratto riutilizzabili, semplificando la generazione rapida di nuovi contratti.
- Automazione dei flussi di lavoro: DocuSign offre l'automazione del flusso di lavoro di base per l'inoltro e l'approvazione dei contratti, semplificando il processo di firma.
#10. Apttus CLM
Apttus CLM è una soluzione di gestione dei contratti a livello aziendale che fornisce funzionalità avanzate per la gestione di contratti complessi. Offre un solido sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti progettato per gestire portafogli di contratti su larga scala. Di seguito sono riportate le caratteristiche che contraddistinguono Apttus CLM:
- Creazione avanzata di contratti: La piattaforma supporta la creazione di contratti complessi con più parti interessate e fornisce il controllo della versione per gestire in modo efficace le modifiche ai contratti.
- Approfondimenti guidati dall'intelligenza artificiale: Apttus CLM sfrutta l'intelligenza artificiale per analizzare i dati del contratto, identificare i rischi e ottimizzare le prestazioni del contratto.
- Compliance Management: il software aiuta a monitorare la conformità contrattuale e i requisiti normativi, garantendo il rispetto delle politiche interne e delle normative esterne.
Software gratuito per la gestione dei contratti
Di seguito sono riportati alcuni dei software di gestione dei contratti gratuiti disponibili:
#1. Segugio a contratto
Contract Hound è un software di gestione dei contratti intuitivo che offre un piano gratuito per le piccole imprese. Si concentra sulla semplificazione del monitoraggio e della gestione dei contratti. Di seguito sono riportate alcune delle caratteristiche principali della versione gratuita del software di gestione dei contratti di Contract Hound:
- Repository contratti centralizzato: Il software fornisce un repository centralizzato in cui è possibile archiviare e organizzare i contratti, semplificando l'accesso e la gestione dei documenti.
- Promemoria automatici: Contract Hound invia promemoria e-mail automatizzati per le date critiche del contratto, aiutandoti a rimanere proattivo con i rinnovi e le scadenze di conformità.
- Archiviazione sicura dei documenti: I contratti e i documenti associati vengono archiviati in modo sicuro nel cloud, garantendo la sicurezza e l'accessibilità dei dati da qualsiasi luogo.
- Contratti illimitati: La versione gratuita consente di gestire un numero illimitato di contratti, rendendola adatta a piccole imprese con volumi di contratti in crescita.
# 2. Bitrix24
Bitrix24 è una piattaforma di gestione aziendale completa che include una versione gratuita con funzionalità di gestione dei contratti. Offre un'interfaccia intuitiva e solide funzionalità di collaborazione. Quanto segue è ciò che rende unico il software gratuito di gestione dei contratti di Bitrix24:
- Modelli di contratto e creazione: Bitrix24 ti consente di creare e gestire modelli di contratto, semplificando la generazione di nuovi contratti in modo rapido ed efficiente.
- Flussi di lavoro di collaborazione e approvazione: La piattaforma supporta la collaborazione tra i membri del team durante il processo di creazione e approvazione del contratto, semplificando la gestione del contratto.
- Monitoraggio delle attività e delle scadenze: Bitrix24 ti aiuta a tenere traccia delle attività e delle scadenze relative al contratto, assicurandoti di rimanere aggiornato su date e risultati importanti.
- Conservazione dei documenti: La versione gratuita fornisce un sistema di archiviazione dei documenti basato su cloud, in cui è possibile archiviare contratti e altri documenti correlati in modo sicuro.
- Strumenti di comunicazione: Bitrix24 include vari strumenti di comunicazione come messaggistica istantanea e flussi di attività, consentendo discussioni senza soluzione di continuità tra le parti interessate del contratto.
#3. Contratto Sicuro
ContractSafe offre un piano Free Forever, che consente alle aziende di gestire fino a 50 contratti senza alcun costo. È una soluzione user-friendly con particolare attenzione alla semplicità. Di seguito sono riportate le caratteristiche principali del piano Free Forever di ContractSafe:
- OCR basato su AI (riconoscimento ottico dei caratteri): Il software utilizza l'OCR basato sull'intelligenza artificiale per scansionare ed estrarre dati importanti dai contratti, semplificando la ricerca rapida delle informazioni chiave.
- Organizzazione intelligente dei documenti: ContractSafe organizza automaticamente i contratti in base ai punti dati chiave, semplificando il processo di ricerca e recupero.
- Avvisi personalizzabili: puoi impostare avvisi per date e scadenze contrattuali critiche per garantire un'azione tempestiva.
- Autorizzazioni utente: ContractSafe ti consente di controllare gli accessi e le autorizzazioni per gli utenti, garantendo la sicurezza dei dati.
#4. Docxpresso
Docxpresso è un sistema software di gestione dei contratti gratuito e open source. Fornisce agli utenti la possibilità di firmare comodamente contratti e gestire in modo efficiente i report. Docxpresso è una soluzione versatile che si rivolge ad aziende di varie dimensioni e stadi, tra cui startup, piccole aziende, medie imprese, aziende in crescita e grandi aziende. Questa applicazione consente agli utenti di interagire con i propri clienti attraverso piattaforme online generando documenti dinamici. Il software consente inoltre agli utenti di costruire sondaggi e raccogliere dati dagli intervistati.
#5. Onesoft Connect
L'applicazione software, Onesoft Connect, è una piattaforma che consente la connettività e l'integrazione senza soluzione di continuità tra vari sistemi e dispositivi. Lo fa gratuitamente, anche in un paio di minuti. Gli utenti possono organizzare e gestire efficacemente varie entità, come clienti, individui, relazioni, risorse, rischi, progetti e descrizioni delle mansioni. L'applicazione può diffondere informazioni ed emettere solleciti. Questo strumento flessibile offre una soluzione completamente personalizzata per i tuoi problemi aziendali. Il sistema può generare report e panoramiche. Una delle cose sorprendenti è che gli utenti possono consolidare tutte le informazioni relative al contratto su un'unica piattaforma.
Software di gestione dei contratti governativi
Il software di gestione dei contratti governativi è un tipo di software sviluppato appositamente per assistere le agenzie governative nella gestione efficace dei loro contratti per l'intera durata del loro ciclo di vita. I contratti possono comprendere accordi sull'approvvigionamento di beni e servizi, progetti di costruzione, assegni di ricerca e varie altre questioni. Il software facilita l'ottimizzazione dei processi di gestione dei contratti, coprendo l'intero ciclo di vita dall'inizio e negoziazione fino all'implementazione e alla conclusione. È stato dimostrato che l'implementazione del software di gestione dei contratti governativi migliora l'efficienza e la trasparenza del processo di gestione dei contratti, con conseguenti migliori risultati contrattuali e riduzione degli oneri amministrativi. Tuttavia, è importante notare che vari fornitori di software per la gestione dei contratti governativi possono offrire funzionalità, opzioni di scalabilità e modelli di prezzo diversi. Gli enti governativi prendono in considerazione vari fattori quando scelgono una soluzione, tra cui le dimensioni della loro organizzazione, la complessità del loro portafoglio di contratti e specifici requisiti di conformità.
Miglior software di gestione dei contratti governativi
Di seguito sono riportati alcuni dei migliori software di gestione dei contratti governativi:
#1. Gestione dei contratti Deltek Costpoint
La soluzione di gestione dei contratti Deltek Costpoint è un'applicazione software completa progettata per semplificare e ottimizzare i processi di gestione dei contratti. Questa soluzione offre una gamma di caratteristiche e funzionalità che consentono agli appaltatori governativi di gestire efficacemente i propri contratti, dalla creazione iniziale al completamento.
Il modulo di gestione dei contratti offre una serie completa di strumenti per la gestione efficace di contratti, subappalti e ordini di attività durante l'intero ciclo di vita. Il software offre una gamma di funzionalità, tra cui il monitoraggio della conformità dei contratti, i flussi di lavoro automatizzati, il budget dei contratti, il riconoscimento dei ricavi e funzionalità di reporting complete. Gli appaltatori governativi utilizzano spesso il software Deltek Costpoint per migliorare l'efficacia delle loro procedure di gestione finanziaria e dei contratti.
#2. Approfondimento sul contratto di CobbleStone
CobbleStone Contract Insight è una soluzione software completa per la gestione dei contratti progettata per soddisfare le esigenze di diversi settori, comprese le organizzazioni governative e del settore pubblico. Il software fornisce un'interfaccia user-friendly che include funzionalità come la creazione di contratti, i flussi di lavoro di approvazione automatizzati, il controllo della versione e la gestione dei documenti. Inoltre, comprende funzionalità come il monitoraggio della conformità, l'integrazione di firme elettroniche, avvisi e capacità di reporting. Contract Insight è rinomato per la sua eccezionale flessibilità e le caratteristiche altamente personalizzabili, che consentono un adattamento senza soluzione di continuità ai requisiti unici di gestione dei contratti di diverse organizzazioni.
# 3. SAP Ariba
SAP Ariba è una piattaforma basata su cloud per la gestione degli appalti e dei contratti che gode di un ampio utilizzo da parte di organizzazioni governative e aziende. Il software fornisce una gamma completa di strumenti per gestire efficacemente l'intero processo di approvvigionamento. Questi strumenti comprendono la creazione di contratti, la gestione dei fornitori, l'approvvigionamento e l'analisi delle spese. Il modulo di gestione dei contratti consente agli utenti di creare, collaborare e gestire i contratti in modo efficiente. Inoltre, offre funzionalità come firme elettroniche, tracciamento della conformità contrattuale e scambio di dati continuo attraverso l'integrazione con altri prodotti SAP.
#4. OnBase di Hyland
OnBase è una soluzione completa per la gestione dei contenuti aziendali e la gestione dei contratti progettata per soddisfare le esigenze di diversi settori, incluso il settore pubblico. La piattaforma offre una soluzione completa per l'acquisizione, l'archiviazione e la gestione di documenti e contratti durante l'intero ciclo di vita. Le funzionalità di gestione dei contratti di OnBase comprendono una gamma di funzionalità, come flussi di lavoro automatizzati, controllo delle versioni, funzionalità di ricerca full-text, audit trail e strumenti di reporting. Inoltre, si integra perfettamente con vari sistemi, promuovendo un approccio coerente alla gestione dei contratti in tutta l'organizzazione.
#5. Conga Conga
Conga Contracts è una soluzione software appositamente sviluppata per la gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM). Il suo obiettivo primario è quello di ottimizzare e semplificare le varie fasi di gestione degli appalti sia per la pubblica amministrazione che per le imprese. Il software facilita l'efficiente creazione, negoziazione, approvazione e gestione dei contratti da parte degli utenti. Il software incorpora varie funzionalità, tra cui la stesura di contratti con clausole pre-approvate, flussi di lavoro di approvazione dei contratti, monitoraggio della conformità e avvisi automatici per tappe fondamentali. L'obiettivo principale di Conga Contracts è migliorare la visibilità del contratto e mitigare i rischi legati alla gestione del contratto.
Cosa fa il software di gestione dei contratti?
Il software di gestione dei contratti fornisce efficienza e automazione nella gestione dei contratti in ogni fase del loro ciclo di vita. Aziende e organizzazioni utilizzano questo software per la gestione dei contratti con clienti, fornitori, partner e altre parti interessate. Comprende varie fasi come la creazione, la negoziazione, l'esecuzione, il monitoraggio e l'analisi dei contratti.
L'utilizzo del software di gestione dei contratti semplifica e migliora l'intero ciclo di vita del contratto, facilitando una gestione efficiente dei rapporti contrattuali per le imprese. Questo software aiuta a ridurre i rischi e ad ottimizzare i processi legali e finanziari.
Quali sono i 6 processi di gestione dei contratti?
Di seguito sono riportati i 6 processi di gestione dei contratti:
- Avvio del contratto
- Creazione e negoziazione del contratto
- Esecuzione del contratto
- Monitoraggio e conformità del contratto
- Emendamenti e modifiche del contratto
- Rinnovo o risoluzione del contratto
Che cos'è la gestione dei contratti CRM?
La gestione dei contratti CRM è il processo di integrazione delle funzionalità di gestione dei contratti in un sistema CRM (Customer Relationship Management). Un sistema CRM (Customer Relationship Management) è un tipo di software che facilita la gestione delle interazioni di un'organizzazione con clienti esistenti e potenziali. Questo software è progettato per ottimizzare e semplificare vari processi relativi alle vendite, al marketing e al servizio clienti. L'integrazione delle funzionalità di gestione dei contratti in un sistema CRM (Customer Relationship Management) consente alle aziende di accedere a una piattaforma unificata che fornisce una prospettiva olistica delle interazioni con i clienti e dei dati relativi ai contratti. L'integrazione facilita una maggiore efficienza, accuratezza e collaborazione tra più reparti impegnati nel ciclo di vita del contratto.
Chi utilizza il software di gestione dei contratti?
- Legale
- HR
- Procurement
- Amministrazione
- Vendite
- Marketing
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Riferimenti
