I sistemi di gestione delle presenze aiutano un'organizzazione a tenere traccia dei dati sugli orari e le presenze dei dipendenti. L'utilizzo di sistemi di gestione degli orari e delle presenze rende più facile tenere traccia degli orari di lavoro e degli orari dei dipendenti. Con questi sistemi è possibile calcolare le ore effettive lavorate, gli straordinari, i saldi delle ferie pagate e altro ancora. Anche i sistemi di gestione del tempo e delle presenze sono vantaggiosi per gli studenti, poiché aiutano nel monitoraggio e nella memorizzazione in tempo reale dei dati sulle presenze. Detto questo, abbiamo compilato l'elenco dei migliori sistemi di orari e presenze per le tue scuole e il tuo posto di lavoro.
Sistemi di gestione delle presenze
Un sistema di gestione delle presenze è un metodo di un'organizzazione per tenere traccia dei dati sull'orario e la presenza dei dipendenti. Un preciso sistema di rilevamento delle presenze e del tempo ti fa risparmiare tempo e fatica nella stima dell'orario di lavoro dei tuoi dipendenti. Mantenendo registri delle presenze dei dipendenti accurati e immediatamente disponibili, una procedura automatizzata di monitoraggio delle presenze ti aiuta a rimanere in conformità con le regole FLSA e altri regolamenti importanti.
I sistemi di gestione degli orari e delle presenze che interagiscono prontamente con il software e l'hardware del libro paga, come gli orologi intelligenti, dovrebbero far parte di una strategia efficiente di gestione della forza lavoro. I sistemi di gestione degli orari e delle presenze con funzioni self-service dei dipendenti possono ridurre il carico sia sui dirigenti che sui dipendenti consentendo ai dipendenti di registrare le ore, inviare richieste di permessi e timbrare anche quando lavorano in remoto.
Quali sono gli elementi essenziali di un sistema di gestione delle presenze?
Ogni minuto di efficienza conta in questi giorni. Come suggerisce il nome, le soluzioni software per le risorse umane come un sistema di gestione delle presenze dovrebbero rendere semplice per le aziende tenere traccia degli orari e delle presenze dei propri dipendenti. Tuttavia, per farlo, il tuo sistema deve incorporare alcuni elementi essenziali.
Ecco alcune cose da tenere a mente quando si decide quale sistema di gestione delle presenze è il migliore per la propria organizzazione:
# 1. Possibilità di timbrare in entrata e in uscita
I cartellini orari manuali sono ingombranti, inefficienti e soggetti a errori. I buoni sistemi di gestione delle presenze, d'altra parte, dovrebbero includere un metodo per consentire ai dipendenti di timbrare in entrata e in uscita, nonché fare pause pranzo e richiedere permessi. Avere tutti questi elementi in un unico posto rende facile per il tuo personale tenere traccia delle proprie responsabilità sul cartellino.
#2. Integrazione buste paga
Quando arriva il momento di preparare il libro paga, i sistemi di gestione delle presenze dovrebbero essere in grado di collegarsi rapidamente e facilmente al software del tuo libro paga, consentendoti di utilizzare le ore lavorate dai tuoi dipendenti per calcolare la loro retribuzione.
#3. Gestione delle ferie dei dipendenti
Come detto in precedenza, i sistemi di gestione delle presenze efficaci dovrebbero essere progettati in modo tale che i dipendenti possano utilizzarli per cercare del tempo libero. Un sistema solido ha il potenziale per accogliere giorni di ferie, giorni di malattia o congedi parentali.
#4. Supporto cloud
L'archiviazione locale dei dati è obsoleta. Scegli invece un sistema integrato nel cloud, che archivia tutti i dati dei dipendenti in un'unica posizione a cui sia tu che il tuo personale potete accedere prontamente quando necessario.
#5. Monitoraggio delle presenze
Infine, come datore di lavoro, vorrai tenere traccia di quando i tuoi dipendenti arrivano e quando escono. Quando un dipendente non si presenta al lavoro, il tuo sistema di gestione delle presenze dovrebbe avvisarti.
Ricorda che lo scopo di un buon sistema di gestione delle presenze è quello di facilitare la registrazione di orari e presenze. Sarai in grado di mantenere la tua squadra sulla buona strada verso gli obiettivi pur rimanendo efficiente in altre aree con capacità come quelle sopra indicate.
Quali sono i vantaggi dei sistemi di gestione delle presenze?
Oltre all'efficienza, ci sono diversi vantaggi da considerare quando si decide quale sistema di gestione delle presenze è il migliore per te e i tuoi dipendenti. Molti manager citano i seguenti vantaggi come risultato del passaggio a un sistema di gestione delle presenze specializzato:
# 1. Mantiene la conformità
Ogni stato ha i propri requisiti di gestione delle presenze e potrebbe essere difficile tenere il passo con le varie normative applicabili al tuo settore. Il software dedicato per il monitoraggio delle presenze ti mantiene automaticamente conforme, quindi non devi preoccuparti di mantenere le tue responsabilità.
#2. Riduce i costi
Gli errori costano denaro, soprattutto quando si tratta di tempo e gestione delle buste paga. Puoi evitare mal di testa e risparmiare denaro impiegando strumenti dedicati per la gestione delle presenze e delle buste paga. Risparmierai anche tempo non dovendo sommare manualmente le ore sui cartellini orari fisici.
#3. Precisione
Con l'accuratezza digitale, puoi essere certo che il tuo sistema di gestione delle presenze del personale è privo di errori.
#4. Riduci e previeni le frodi sui cartellini
Poiché ogni dipendente ha il proprio cartellino presenze digitale protetto da password, puoi ridurre e prevenire le frodi sui cartellini orari nel tuo ufficio.
Tenere traccia delle ferie, delle ferie e dei giorni di malattia del personale può richiedere molto tempo. È più facile che mai tenere traccia delle ore con un software dedicato.
#5. Garantisce la copertura del turno
Sapere di avere il personale corretto che lavora nei turni giusti è fondamentale in molti settori, in particolare in aree ad alta precisione come l'assistenza sanitaria e la produzione. I sistemi di gestione delle presenze dei dipendenti offrono una prospettiva a volo d'uccello di chi è in quale turno, consentendoti di pianificare la copertura di tutte le posizioni necessarie in ogni momento.
Infine, nel frenetico mondo del business basato sui dati di oggi, l'analisi è tutto. È fondamentale ottenere un'analisi in tempo reale dei dati sulle presenze e sulle buste paga e l'utilizzo di un software specializzato lo rende molto più semplice.
I migliori sistemi di gestione del tempo e delle presenze
#1. Increspatura
Rippling include un software di monitoraggio del tempo all'avanguardia progettato per semplificare il carico di lavoro e automatizzare le attività comuni. È relativamente semplice creare flussi di lavoro automatizzati e personalizzarli con trigger e logica di facile apprendimento (ad esempio, se un dipendente lavora più di otto ore e subisce una tariffa di straordinario).
Ma è la facilità con cui il sistema di orari e presenze di Rippling facilita la gestione del libro paga che si distingue davvero.
Puoi eseguire il tuo libro paga in appena 90 secondi grazie all'intelligente intelligenza della piattaforma. Rippling trasferisce le ore registrate al suo modulo di gestione stipendi e le preleva da lì, senza bisogno di fogli di calcolo o file.csv.
Tiene conto in modo intelligente di detrazioni, tasse, aliquote salariali variabili e altri problemi. Tutto ciò che ti resta da fare è rivedere e approvare, e il libro paga è fatto.
La combinazione di Rippling di buste paga e monitoraggio di orari e presenze ti fornisce tutto ciò di cui hai bisogno da entrambi, tra cui:
- Conformità fiscale, dei dipendenti e del lavoro automatizzata
- Dichiarazione automatica delle tasse
- Pagamenti a dipendenti e appaltatori su scala globale
- Monitoraggio della presa di forza
- Reportistica personalizzata
- Opzioni di geolocalizzazione, codice QR e timbratura selfie
#2. Preciso
Una società di servizi richiede più software di rilevamento di orari e presenze rispetto alla maggior parte delle altre.
Stiamo parlando di aziende come l'edilizia, l'IT, le assicurazioni e qualsiasi altra cosa in cui le persone vengono inviate continuamente durante il giorno. Se questo ti descrive, OnTheClock avrà le funzionalità di cui hai bisogno.
Mentre molte altre soluzioni di rilevamento del tempo includono il tagging GPS sugli ingressi, poche offrono una visibilità completa su dove si trovano i tuoi tecnici o rappresentanti in tempo reale e dove sono stati durante la giornata lavorativa.
L'orologio GPS di OnTheClock consente ai tuoi dipendenti di effettuare il check-in e il check-out da ogni sito di lavoro utilizzando il proprio smartphone mobile o un dispositivo approvato.
Tuttavia, è il tracciamento GPS in tempo reale che va ben oltre (senza oltrepassare l'invasione della privacy dei lavoratori). Nell'interfaccia di OnTheClock, puoi vedere a colpo d'occhio chi è e non è dove dovrebbe essere.
#3. QuickBooks Time (precedentemente TSheets)
QuickBooks Time (in precedenza TSheets) è tra le migliori applicazioni di pianificazione dei dipendenti. Non sorprende che sia anche la nostra prima scelta per i sistemi di rilevazione presenze affidabili.
TSheets era noto per la sua capacità di tenere traccia dei lavoratori sul campo e nei siti di progetto e QB Time ha mantenuto tutte queste utili capacità.
Utilizzando l'app mobile timesheet, i tuoi dipendenti possono timbrare da qualsiasi luogo. Anche se mancano WiFi e connessione telefonica, l'app terrà traccia del tempo.
La tecnologia di geofencing può essere utilizzata per creare un raggio virtuale intorno alla tua attività o al tuo sito di lavoro. Ciò ti consente di assicurarti che il tuo personale sia dove deve essere per completare i propri compiti.
#4. TimeClock Plus
TimeClock Plus combina un monitoraggio affidabile del tempo con un basso costo. Insieme a hardware all'avanguardia, ricevi funzionalità e strumenti sofisticati che rendono la gestione di orari e presenze semplice ed efficace.
TimeClock Plus offre una varietà di orologi tra cui scegliere, a seconda della natura della tua attività:
- I dipendenti scansionano i loro badge per timbrare in entrata e in uscita utilizzando orologi con codici a barre.
- Gli scanner di impronte digitali e gli scanner manuali sono utilizzati negli orologi biometrici.
- Orologi magnetici: questi orologi possono essere utilizzati con le attuali carte magnetiche.
- I dipendenti entrano ed escono utilizzando i loro PIN univoci sugli orologi di immissione PIN.
- Per ottenere velocità ed efficienza ottimali, utilizzare orologi di prossimità.
- Orologio web: per tenere traccia del tempo online.
TimeClock Plus funge da elemento di sicurezza oltre a tenere traccia di orari e presenze con apparecchiature avanzate. È possibile configurare apparecchiature selezionate con le serrature delle porte per impedire l'accesso indesiderato a edifici, stanze o qualsiasi altro ingresso con una porta protetta.
#5. Stratotempo
Stratustime di Nettime Solutions è un software di rilevazione presenze basato su cloud.
I dipendenti possono timbrare in entrata, in uscita e richiedere permessi utilizzando un'interfaccia semplice ma semplice.
È abbastanza semplice da usare per chiunque. Stratustime avvantaggia i manager, i dipendenti e persino il personale del libro paga.
Stratustime è adattabile, con piani e servizi adatti a qualsiasi dimensione aziendale. Ciò significa che può scalare e aggiungere più personale man mano che la tua azienda cresce.
Si interfaccia inoltre con oltre 60 sistemi di gestione stipendi per fornire una transizione graduale tra ogni componente HR.
#6. UKG (ex Kronos)
UKG (Ultimate Kronos Group) è stata fondata dalla combinazione di due grandi player tecnologici HR, Kronos e Ultimate Group.
Kronos disponeva di uno dei sistemi di rilevazione presenze più completi sul mercato prima della fusione nel 2020 e da allora è solo migliorato.
UKG sarà eccessivo per aziende molto piccole o per quelle che non si svilupperanno mai oltre poche decine di dipendenti.
#7. uPartecipa
uAttend di Workwell è un metodo semplice per tenere traccia del tempo e delle presenze nella tua azienda. È un'alternativa forte, affidabile ed economica ai tradizionali orologi a tempo.
Il sistema sarà accessibile anche tramite app online e mobili. Questa è una caratteristica eccellente per il tuo personale mobile. Puoi anche configurare il geofencing per limitare i pugni a regioni specifiche.
#8. iTempo risolto
iSolved Time è un'altra soluzione all-in-one di rilevazione presenze. È un approccio semplice per manager, supervisori, imprenditori e dipendenti per registrare il tempo.
Forniscono un'ampia gamma di soluzioni, inclusi orologi fisici, software di monitoraggio del tempo mobile, strumenti self-service per i dipendenti e un mix di questi.
Configurare il tuo nuovo sistema iSolved Time è semplice e veloce. Avrai anche accesso a una varietà di alternative di formazione per assicurarti di comprendere appieno la soluzione.
iSolved Time, come molte delle altre opzioni del nostro elenco, è un sistema basato su cloud. Avrai la possibilità di installare orologi fisici in loco, ma potrai accedere alle informazioni da qualsiasi luogo con una connessione Internet in qualsiasi momento.
Sistemi di gestione delle presenze per gli studenti
I sistemi di gestione delle presenze sono utili per le amministrazioni scolastiche in quanto aiutano a tenere traccia della frequenza e delle prestazioni generali sia del personale che degli studenti. In qualità di amministratore, troverai i seguenti sistemi di gestione delle presenze utili per monitorare le prestazioni dei tuoi studenti:
# 1. Classe Dojo
Se desideri uno strumento che non si limiti a raccogliere le presenze, questo è il miglior software di gestione delle presenze da utilizzare. È particolarmente utile per fornire feedback istantanei e interagire con i genitori.
#2. Go Guardian
Questa è un'applicazione di monitoraggio delle presenze online che sia gli insegnanti che gli studenti possono utilizzare. Consente agli insegnanti di entrare in contatto con i propri alunni in vari modi. Oltre a prendere la frequenza, gli insegnanti possono utilizzare questo strumento per tenere traccia del materiale online e controllare la tecnologia in classe.
#3. SAP tornasole
Sebbene questo sistema di gestione delle presenze degli studenti possa essere utilizzato per prendere le presenze, offre anche molte altre preziose funzionalità. È così utile che può essere utilizzato nelle aule e nelle strutture di formazione aziendale. Ti consente di gestire una varietà di cataloghi ricchi di contenuti per rendere il processo di apprendimento il più fluido possibile. Inoltre, supporta un'ampia gamma di lingue, rendendo il processo di apprendimento ancora più interattivo.
#4. Scuola
Questo sistema di frequenza degli studenti ha una miriade di funzionalità avanzate, ma a differenza di SAP Litmos, è destinato principalmente all'uso nelle scuole. Tutte le sue funzionalità hanno lo scopo di connettere insegnanti e studenti fornendo anche vari modi per personalizzare l'apprendimento. È anche vantaggioso per una varietà di istituzioni, che vanno dalle scuole primarie e secondarie alle università.
#5. Lavagna Impara
Uno dei vantaggi dell'utilizzo di Blackboard Learn è che è molto scalabile in termini sia di funzionalità che di prezzo. Questo sistema di monitoraggio delle presenze degli studenti può essere utilizzato anche in una varietà di impostazioni didattiche, comprese le impostazioni aziendali e scolastiche. L'interfaccia intuitiva semplifica la scoperta e l'utilizzo di nuove funzionalità, nonché la gestione e l'integrazione di quelle esistenti.
Qual è lo scopo dei sistemi di monitoraggio delle presenze?
I sistemi di monitoraggio delle presenze ti consentono di calcolare correttamente le ore di lavoro dei tuoi lavoratori. Ciò è particolarmente utile se i tuoi dipendenti sono pagati su base oraria.
Perché è importante la frequenza quotidiana?
È stato riscontrato che gli studenti che frequentano la scuola su base giornaliera raggiungono livelli di rendimento più elevati rispetto agli studenti che non frequentano la scuola su base regolare.
Perché è importante la presenza digitale?
La presenza digitale consente di risparmiare tempo durante la consegna e il ritiro, rende i tuoi strumenti di presenza organizzati e accessibili e identifica i modelli nei dati di presenza.
In conclusione,
Dopo aver visto gli esempi di sistemi di gestione del tempo e delle presenze per studenti e dipendenti elencati in questa guida, nonché le loro caratteristiche, puoi andare avanti e fare la tua scelta. Ci auguriamo che lo trovi utile.
Domande frequenti sui sistemi di gestione delle presenze
Che cos'è il sistema di monitoraggio delle presenze?
Per Sistema di Monitoraggio Presenze si intende un software informatizzato e appositi dispositivi che acquisiscono dati sulle presenze quali l'orario di arrivo, la durata dell'assenza dalla Sezione, i permessi a credito e fruizione e l'aggregato mensile delle ore di servizio e di assenza dei dipendenti.
Perché è importante il sistema delle presenze?
Un sistema di rilevazione presenze consente al reparto risorse umane di osservare chi sta effettuando la timbratura ea che ora.
Che cos'è una politica di gestione delle presenze?
Una politica di gestione delle presenze è un tentativo a livello aziendale di ridurre le assenze dei dipendenti attraverso programmi e procedure.
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Riferimenti
