Gestisci manualmente le tue attrezzature e il tuo inventario, con fogli di calcolo che richiedono ore per essere mantenuti? Che tu ci creda o no, ci sono ancora aziende là fuori che fanno esattamente questo. Un sistema di gestione patrimoniale obsoleto può far perdere tempo e denaro a te e alla tua organizzazione. È necessario disporre di un buon sistema nel frenetico mondo aziendale di oggi. Scopri come impostare un sistema di gestione patrimoniale stabilendo obiettivi, sviluppando un piano e impiegando le tecnologie attuali.
Che cos'è una gestione patrimoniale?
La gestione delle risorse sta pianificando e supervisionando l'acquisto, il funzionamento, la manutenzione, il rinnovo e la dismissione delle risorse organizzative. Questa tecnica ottimizza il potenziale di consegna delle risorse riducendo al minimo i costi e i rischi. Una corretta manutenzione e la corretta implementazione di sistemi, persone e processi garantiscono un miglioramento positivo del capitale durante il ciclo di vita dell'asset.
Che cos'è un ciclo di vita dell'asset?
Il numero di fasi attraversate dall'asset di un'organizzazione durante il ciclo di vita della proprietà viene definito ciclo di vita dell'asset. È il momento in cui un'azienda può utilizzare in modo efficace ed efficiente un asset per raggiungere i propri obiettivi di business. La durata di vita di un bene in genere comprende tutte le fasi della vita di un bene, dall'acquisizione alla manutenzione e allo smaltimento.
Tipi di gestione patrimoniale
La gestione patrimoniale può essere ampiamente classificata in tre categorie: fisica, finanziaria e contrattuale, tuttavia la definizione può variare da organizzazione a organizzazione.
- Gestione delle risorse fisiche: La gestione delle risorse fisse, la gestione dell'inventario, la gestione dell'infrastruttura e la gestione delle risorse pubbliche sono tutti esempi di gestione delle risorse fisiche.
- Gestione delle attività finanziarie: La gestione delle risorse finanziarie si riferisce al processo di gestione degli appalti, formulazione di una strategia di investimento, controllo del budget e dei costi e gestione di contanti, obbligazioni e azioni.
- Gestione patrimoniale contrattuale: La conformità contrattuale ottimizza procedure quali la gestione delle risorse IT, la gestione delle risorse digitali, la manutenzione contrattuale e la gestione delle risorse immateriali.
Che cos'è un sistema di gestione patrimoniale?
Un sistema di asset management monitora e gestisce gli asset. Consiste in metodi, strategie e, a volte, software che aiutano a raggiungere gli scopi e gli obiettivi della gestione patrimoniale.
La gestione delle risorse consente alle organizzazioni di massimizzare il ritorno sull'investimento e ridurre le perdite. I beni sono beni di valore di cui beneficia una società o un'organizzazione. Con la gestione delle risorse, le parti interessate possono monitorare l'intera performance e le condizioni delle proprie risorse e garantire che vengano utilizzate in modo efficiente per tutta la loro vita utile.
Qual è lo scopo di un sistema di gestione patrimoniale?
Gli obiettivi di un sistema di gestione patrimoniale differiscono in base al settore o al tipo di attività in cui opera un'azienda. Indipendentemente dal settore, questi possono essere raggiunti attraverso una pianificazione ponderata e strategica. Di seguito sono riportati alcuni degli obiettivi più comuni raggiunti utilizzando un sistema di gestione patrimoniale:
#1. Rileva e rimuovi gli sprechi di risorse
La gestione delle risorse riduce le perdite identificando ed eliminando rapidamente le risorse sprecate lungo tutta la catena di approvvigionamento. I "beni sprecati" sono elementi che perdono valore e si comportano male nel tempo a causa della loro breve durata. Apparecchiature informatiche, macchinari, automobili o qualsiasi risorsa fondamentale per le operazioni aziendali sono esempi di spreco di risorse.
#2. Aumentare l'utilizzo delle risorse.
La gestione delle risorse consente alle aziende di determinare lo stato o la condizione delle risorse. Questa utile intuizione consente loro di prendere decisioni aziendali che aumentano l'utilizzo e l'allocazione delle risorse, estendendo quindi la durata delle risorse e accelerando le operazioni aziendali.
#3. Massimizza il ritorno sull'investimento
Quando i due obiettivi sopra elencati vengono raggiunti, il ritorno complessivo sull'investimento viene massimizzato. Le aziende o le organizzazioni possono risparmiare sulle riparazioni dei beni e sui prezzi di riacquisto.
Ulteriori obiettivi che possono essere raggiunti con la gestione patrimoniale rientrano nelle seguenti categorie:
- Obiettivi politici – Ad esempio, migliorare la reputazione dell'organizzazione nella comunità aderendo a norme e regolamenti.
- Obiettivi Sociali – ad es. salvaguardare persone e proprietà
- Obiettivi tecnici – come fornire al personale la tecnologia adeguata
- Obiettivi Ambientali – come la riduzione del consumo di energia
L'importanza della gestione patrimoniale
Prendi in considerazione la possibilità di controllare manualmente il tuo sistema di gestione patrimoniale per ogni laptop o computer della tua azienda. O anche ogni articolo nel tuo magazzino. Le attività cadranno tra le lacune. Ecco perché un impianto audio è fondamentale per la tua azienda.
Un pacchetto software di sistema di gestione patrimoniale decente può aiutarti a raggiungere questo obiettivo in modo più efficiente. Ti può aiutare:
- Consentendoti di tracciare e monitorare ogni risorsa della tua azienda in un'unica area
- Ti consente di gestire le tue risorse da qualsiasi posizione, soprattutto se il pacchetto contiene un componente mobile.
- Valutare e gestire eventuali rischi patrimoniali in modo che possano essere mitigati il prima possibile
- Fornire informazioni sul ciclo di vita di un asset
- Assistenza nell'identificazione delle risorse fantasma che possono essere rimosse dal sistema
- Organizzazione di piani di manutenzione per ogni asset per evitare interruzioni del servizio
- Fornire report e audit accurati e approfonditi che non richiedono ore per essere creati.
Perché impiegare un sistema di gestione patrimoniale?
Il software di gestione delle risorse ha lo scopo di aiutare la tua azienda a ridurre le spese per l'acquisizione, la manutenzione e la gestione delle risorse. Vuoi lavorare al massimo delle prestazioni, il che significa che devi ridurre al minimo le spese, mantenere la qualità della produzione a un livello accettabile o superiore e ottimizzare i rendimenti.
Il tuo sistema di gestione delle risorse dovrebbe essere in grado di tracciare le tue risorse utilizzando GPS e RFID. Non dimenticare di seguire i veicoli che la tua azienda possiede e utilizza regolarmente, così come le attrezzature all'interno. Oltre all'arredamento della postazione di lavoro, sono necessari anche attrezzature informatiche e software. Non sarai in grado di controllare ogni parte delle tue risorse se il tuo software non è in grado di tenere traccia di tutti questi elementi.
Perché vuoi tenere traccia di tutte queste cose? Garantisce che le risorse vengano utilizzate in modo corretto ed efficiente e consente ai gestori di monitorare la performance totale di ciascuna risorsa. Ti consente di evitare eventuali addebiti aggiuntivi che potrebbero essere inutili a causa di tempi di inattività non programmati.
Come creare un piano di gestione patrimoniale strategica
Un piano di gestione patrimoniale strategica definisce i compiti, le risorse e i tempi specifici necessari per raggiungere gli obiettivi di gestione patrimoniale dell'azienda. I seguenti passaggi ti aiuteranno a sviluppare il tuo piano di gestione patrimoniale strategica per la tua azienda:
#1. Raccogliere informazioni
In questa fase, tutti i beni posseduti dall'organizzazione dovrebbero essere contabilizzati. Ciò richiede l'ottenimento di informazioni come conteggio totale, posizione, valore, data di acquisizione e ciclo di vita stimato. È inoltre fondamentale determinare le spese del ciclo di vita di ciascun asset. Questi dati saranno utili per identificare se un bene necessita di cure o eliminazione.
#2. Stabilire i livelli di servizio
I servizi forniti dagli asset vengono giudicati in base alla loro sicurezza, affidabilità, qualità, disponibilità/accessibilità, reattività, costo, sostenibilità ed effetti ambientali determinando i livelli di servizio. Ciò consente alle aziende di valutare il valore di ogni asset e le operazioni di funzionamento, manutenzione e rinnovo che lo manterranno in buone condizioni.
#3. Descrivere la gestione degli asset e le procedure operative.
Conoscere il ciclo di vita e la gestione del ciclo di vita di un asset è un aspetto fondamentale per un piano di gestione degli asset. Questa fase evidenzia le azioni pianificate che consentiranno agli asset di fornire i livelli di servizio specificati in modo sostenibile. Le seguenti sottosezioni dovrebbero essere determinate nel piano di gestione patrimoniale strategica:
- Informazioni di base – offre informazioni sugli asset come età, dimensioni, capacità, prestazioni, condizioni attuali e valore.
- Piano di gestione dei rischi – Identifica i rischi che potrebbero influenzare la fornitura del servizio, gli obiettivi o gli obiettivi influenzati dal rischio, il processo di identificazione del rischio, la valutazione del rischio e i metodi di mitigazione del rischio.
- Piano operativo – Specifica i processi operativi stabiliti per soddisfare i livelli di servizio richiesti.
- Piano di manutenzione delle apparecchiature – Delinea le strategie e le metodologie di manutenzione dichiarate, nonché le spese di manutenzione previste.
- Piano di smaltimento – Descrive le fasi della dismissione dei beni ritirati. Include anche le previsioni del flusso di cassa derivante dalle entrate e dalle spese di cessione di attività.
#4. Crea una strategia finanziaria.
Questa fase copre tutti i fabbisogni finanziari per le azioni indicate nelle sezioni precedenti. Una strategia finanziaria dovrebbe identificare le fonti di finanziamento e incorporare il capitale preventivato storico e futuro ei costi operativi.
#5. Avere un piano di miglioramento.
Un piano di miglioramento dovrebbe includere azioni per il miglioramento, responsabilità, risorse e tempistiche. Avere un piano di miglioramento può aiutare l'azienda a monitorare e supervisionare le attività di gestione patrimoniale per garantire che vengano applicate buone pratiche di gestione patrimoniale e che l'intero processo rimanga sulla buona strada.
Leggi anche: Sistemi di gestione della qualità (QMS): certificazioni e software
Il miglior software per sistemi di gestione patrimoniale
Ora che hai compreso i vantaggi dell'installazione di una soluzione di asset management, è il momento di scegliere la migliore. Non esiste il software del sistema di gestione patrimoniale ideale, quindi è necessario selezionare il miglior strumento di gestione patrimoniale per le proprie esigenze specifiche.
Di seguito sono elencati cinque software per sistemi di gestione patrimoniale comuni sul mercato, che rappresentano un ottimo punto di partenza per la ricerca.
#1. ServizioOra
ServiceNow, progettato esclusivamente per le organizzazioni, fornisce una varietà di servizi di gestione patrimoniale come la gestione dell'inventario, la gestione delle informazioni finanziarie e contrattuali, il monitoraggio delle risorse e altro ancora. Con uno strumento completo di gestione delle risorse come ServiceNow, le organizzazioni non dovranno spostarsi tra soluzioni software speciali per ogni specifica funzione HR.
- PRO: Semplice da usare, database delle risorse consolidato e report configurabili
- Contro: All'inizio, abbinare tutti i diritti e i contratti delle risorse è difficile e richiede tempo.
#2. flusso di baci
Questa non è una tecnologia strettamente di automazione dell'amministrazione, ma un cloud finanziario che puoi utilizzare per gestire le attività operative fondamentali come la gestione delle risorse, la gestione delle strutture e altro ancora. Kissflow è un cloud operativo e finanziario di facile utilizzo per aziende di tutte le dimensioni.
- PRO: Esperienza utente semplice, adattabile e coerente su tutti i dispositivi.
- Contro: Layout di processo semplicistici, mancanza di modelli predefiniti e dashboard
#3. Suite SAP ERP
SAP inizialmente non attribuiva un'elevata priorità alla gestione delle risorse aziendali e, di conseguenza, il sistema presentava notevoli lacune nelle funzionalità. Tuttavia, ora è maturato in una suite completa di tecnologie di gestione patrimoniale aziendale applicabili a vari settori. Il vantaggio principale di SAP è la facilità di gestire qualsiasi cosa, dai materiali alle risorse e ai costi in un'unica posizione.
- PRO: Ampia funzionalità, buona competenza nel servizio e una comunità di utenti attiva.
- Contro: Lo strumento del programma di manutenzione non è né flessibile né favorevole alle norme del settore.
#4. IBM Massimo
Maximo è una soluzione di gestione delle risorse end-to-end che include un modulo di manutenzione dettagliato e altri strumenti per la gestione dell'approvvigionamento e dell'inventario. Il meccanismo di integrazione del prodotto è efficace e incoraggia una piattaforma di gestione patrimoniale ben collegata.
- PRO: Funzionamento del prodotto, piano del prodotto e visione futura
- Contro: Interfaccia utente goffa, difetti nel componente aggiuntivo spaziale e problemi con le app mobili
#5. Oracle E-Business Suite
Oracle E-Business Suite fornisce una soluzione di gestione delle risorse all-in-one. L'applicazione fornisce strumenti di report graficamente ricchi che le parti interessate possono utilizzare per produrre un report di analisi personalizzato. Con l'API REST o i connettori SOAP, le aziende possono interagire con un'ampia gamma di app.
- PRO: Esperienza utente accogliente, versatile e coerente su tutti i dispositivi
- Contro: Il costo di manutenzione è proibitivo.
Qual è il costo di un software di sistema di gestione delle risorse?
Il costo del software del sistema di gestione delle risorse varia in base alle funzionalità fornite e alla strategia di prezzo. Alcuni provider AMS basano i loro prezzi sul numero di utenti, mentre altri li basano sul numero di risorse o su una combinazione dei due. Quindi dipende da cosa vuoi da un sistema AMS.
Sommario
Una gestione patrimoniale efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda, in particolare perché le risorse infrastrutturali con una lunga durata e un investimento di capitale significativo offriranno una base per l'attività economica. Quanto più complicata è l'attività, tanto più importante è disporre di un solido meccanismo di gestione patrimoniale.
Mentre le procedure manuali di gestione patrimoniale possono portare a termine il lavoro, il personale dovrà stropicciare e appianare manualmente molti dettagli per garantire che la propria azienda faccia il miglior uso delle risorse disponibili. Le aziende possono facilmente gestire le risorse e implementare i propri obiettivi di gestione delle risorse implementando una tecnologia di gestione delle risorse.
Se stai cercando il miglior software di gestione delle risorse, scegli una soluzione che non solo ti aiuti a gestire le risorse, ma ne prolunghi anche la durata, garantendo che funzionino in modo fluido e conveniente.
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Riferimenti
