Presumibilmente comunichi con potenziali partner commerciali e clienti ogni giorno come piccolo imprenditore. Se intendi trattare da vicino con loro, quasi sicuramente ti verrà chiesto di fornire un certificato di assicurazione COI ad un certo punto.
Ecco cosa significa quella richiesta e come rispondere ad essa.
Qual è il significato di un certificato di assicurazione (COI)?
Una compagnia di assicurazioni o un intermediario rilascia un certificato di assicurazione (COI). Il COI conferma l'esistenza di una polizza assicurativa e ne spiega le principali caratteristiche e termini. Un normale COI, ad esempio, include il nome del contraente di assicurazione, la data di validità della polizza, il tipo di copertura, i limiti della polizza e altri fatti rilevanti della polizza.
Quindi, senza un COI, un'azienda o un appaltatore farà fatica a proteggere i clienti; la maggior parte dei noleggiatori non vorrà correre il rischio di eventuali costi che l'appaltatore o il fornitore potrebbe sostenere.
Quando un'azienda assume un appaltatore o un'altra organizzazione per i servizi, dovrebbe ottenere una copia del proprio COI e assicurarsi che sia aggiornato.
Tipi di certificato di assicurazione (COI)
I certificati di assicurazione sono classificati nelle seguenti categorie:
# 1. Certificato di assicurazione di responsabilità civile
Questo dovrebbe essere considerato non solo per salvaguardare il proprietario del progetto, ma anche per conferire uno stato assicurato aggiuntivo al project manager e forse a un prestatore. L'esame dei certificati di assicurazione di responsabilità civile è una parte importante del trasferimento del rischio dal proprietario del progetto a un fornitore terzo. Cerca alcuni dei seguenti indicatori sul COI per assicurarti che la tua copertura assicurativa di terze parti sia adeguata:
- Lo stato di assicurato aggiuntivo è esteso alle entità appropriate.
- Descrivere le operazioni su cui sta lavorando il fornitore/subappaltatore.
- Esonero dalla surroga
- È prevista la copertura “primaria e non contributiva”.
È necessario acquisire e rivedere le approvazioni assicurative per un esame più accurato di queste informazioni sulla copertura.
#2. Certificato di assicurazione contro i lavoratori
Ciò dovrebbe essere richiesto e documentato in conformità con gli statuti e le leggi statali applicabili.
#3. Certificato di assicurazione di responsabilità civile auto
Tutte le auto di proprietà del venditore, noleggiate, non di proprietà e noleggiate devono essere monitorate.
Spiegazione dell'Assicurato Aggiuntivo
Il modulo ACORD 25, è un modello di documento standardizzato comunemente utilizzato per rappresentare uno qualsiasi dei cinque tipi di base di polizze assicurative. È uno dei documenti COI che BCS gestisce più frequentemente. Includerà l'assicurato indicato, la persona o l'entità con la maggiore responsabilità e che paga il premio, nonché eventuali assicurati aggiuntivi elencati nella polizza.
Gli assicurati aggiuntivi sono coperti dal contratto del titolare della polizza, ma non sono responsabili del pagamento dei premi e non hanno l'autorità di modificare i termini della polizza.
Tornando al nostro esempio di costruzione di hotel, ulteriori avalli assicurati potrebbero precipitare come segue:
- Un appaltatore generale e un albergatore firmano un contratto di costruzione. Una clausola del contratto richiede il appaltatore generale portare assicurazione di responsabilità civile commerciale per la durata del progetto. La catena alberghiera sarà inserita come ulteriore assicurata dal contraente generale poiché, anche se la catena alberghiera non esegue i lavori, può essere citata in giudizio in caso di danni fisici dovuti a negligenza di terzi.
- Successivamente, l'appaltatore generale otterrà un'approvazione extra assicurata da ciascun subappaltatore terzo che esegue lavori per sé e per la rete alberghiera. Se fatto correttamente, questo trasferirà effettivamente la responsabilità all'assicurazione dei subappaltatori.
Qual è la differenza tra COI e assicurazione?
Una cosa è per una parte corroborare l'evidenza che l'assicurazione di un'altra parte è in atto per coprire qualsiasi proprietà o danni fisici. Può richiedere una copia della propria copertura assicurativa.
Un altro caso è quando una parte (ad esempio, "Real Estate Corp.") impiega l'altra parte (ad esempio, "Paul the Plumber LLC") per un progetto e richiede a tale terza parte di emettere un COI. Come affermato in precedenza, il COI è un breve documento che contiene tutti i fatti rilevanti di una polizza assicurativa in un formato facilmente consumabile e standardizzato.
Quando Real Estate Corp. richiede che Paul the Plumber produca un COI, sta chiedendo che la polizza sia "approvata" (aka "modificata") in modo che la polizza possa offrire ulteriore stato assicurato a Real Estate Corp. Il COI risultante includerà spesso lingua agli effetti di "Real Estate Corp. nominato come assicurato aggiuntivo". Di conseguenza, se Real Estate Corp. viene emessa a seguito di un evento correlato all'attività di Paul, anche loro dovrebbero essere protetti dalla sua assicurazione.
Non sono ammessi certificati assicurativi per:
- Cambia la copertura.
- Modificare i termini del contratto di assicurazione
Verifica della conformità alle COI
Quando si tratta di conformità assicurativa, ci sono varie variabili da considerare.
È fondamentale che chiunque controlli la conformità dei tuoi certificati assicurativi sia disciplinato, esperto, qualificato e abbia una conoscenza pratica di:
- Condizioni del contratto
- Moduli e standard per ACORD
- Polizze assicurative
- Frasi di approvazione
- Disposizioni in materia di indennizzo dei lavoratori
L'impossibilità di "offrire" (alias "spingere") i reclami a causa della non conformità alle COI potrebbe essere disastrosa, dato che i verdetti e gli accordi superano spesso le sette cifre.
Gran parte della tua due diligence può essere ridotta a congetture se non usi il completo sistemi di tracciabilità dei documenti.
Chi ha diritto a un certificato di assicurazione?
Una compagnia di assicurazioni rilascia certificati di assicurazione per conto della parte coperta (di solito il venditore o appaltatore). Quindi, in genere, una compagnia di assicurazioni fornirà una copia del COI, la prova dell'esistenza dell'assicurazione, all'assicurato al momento dell'acquisto della polizza o su richiesta.
A sua volta, quando un'organizzazione appaltante richiede la prova dell'assicurazione, il potenziale venditore o appaltatore presenterebbe il COI direttamente al cliente.
Prima di autorizzare un fornitore o un appaltatore ad iniziare i lavori, il cliente dovrebbe cercare un nuovo COI come verifica che le modifiche siano state apportate e siano in atto.
Come si ottiene un certificato di assicurazione COI?
Se è necessario richiedere un certificato di assicurazione al proprio assicuratore, la procedura standard è la seguente:
In primo luogo, chiedi al tuo cliente che sta richiedendo il COI quali dovrebbero essere i minimi e i limiti della copertura. Se hai bisogno di aumentare il tuo premio, ottieni il nome, l'indirizzo e il codice fiscale del tuo cliente.
Chiama il tuo broker e spiega che hai bisogno di un certificato di assicurazione e dell'importo minimo di copertura. Se la tua polizza soddisfa già i criteri, il broker chiamerà il tuo vettore per ottenere il COI. Se devi acquistare un pilota per aumentare la copertura del progetto, il tuo broker ti fornirà le informazioni e la documentazione necessarie.
Una volta che sei pronto, il tuo broker preparerà il COI e ti fornirà un certificato di assicurazione stampato, che dovrai quindi consegnare al tuo cliente per completare la transazione e firmare il contratto per iniziare la tua partnership.
Sebbene il processo sia piuttosto semplice, va notato che l'acquisizione del COI dal tuo broker potrebbe richiedere alcuni giorni o addirittura settimane, a seconda di quanto sia facile contattare il tuo broker e quanto velocemente sia in grado di completare tutta la documentazione essenziale e fornirti il tuo COI.
Quando e dove potresti aver bisogno di un COI?
Un certificato di assicurazione di responsabilità civile può essere richiesto per:
- Firma un contratto con il cliente.
- Lavora come libero professionista
- Fare un contratto di locazione commerciale.
- Porta nuovi clienti
# 1. Firma un contratto con il cliente.
Nei termini di un contratto, un cliente può richiedere un certificato di assicurazione. In alcune situazioni, la tua assicurazione di responsabilità civile potrebbe essere in grado di proteggere i tuoi clienti da potenziali perdite e danni causati dalla tua azienda.
Un'officina di riparazione di computer, ad esempio, ha un accordo a lungo termine con un'azienda locale. Se un tecnico fa cadere inavvertitamente il laptop di un cliente durante una riparazione, la copertura di responsabilità generale dell'azienda di riparazione del computer copre il costo della sostituzione del laptop rotto.
#2. Fare un contratto di locazione commerciale.
Un certificato di assicurazione sulla responsabilità può essere richiesto per firmare un contratto di locazione per un nuovo ufficio, vetrina o altra struttura commerciale.
Ad esempio, la tua società di contabilità ha recentemente ottenuto un'assicurazione di responsabilità civile generale per soddisfare i termini del suo nuovo contratto di locazione commerciale. Un cliente scivola e cade sulle scale del tuo nuovo ufficio e fa causa. Tuo copertura della responsabilità generale coprirà le spese del caso per te e il tuo padrone di casa.
#3. Lavora come libero professionista
Le aziende che assumono appaltatori spesso vogliono sapere che non saranno ritenute responsabili se l'appaltatore commette un errore. Le perdite finanziarie oi danni che derivano dal lavoro dell'appaltatore sono normalmente risarciti se l'appaltatore ha un'assicurazione di responsabilità civile, senza coinvolgere l'azienda che ha assunto l'appaltatore.
Un'impresa edile, ad esempio, incarica un appaltatore indipendente di installare finestre in un ufficio. Le finestre finite non soddisfano gli standard contrattuali, quindi si traducono in migliaia di dollari in eccedenze. Il costo della sostituzione delle finestre verrebbe pagato se l'impresa edile obbligasse l'appaltatore a stipulare un'assicurazione di responsabilità civile.
#4. Porta nuovi clienti
Costruire una solida reputazione aziendale è difficile, soprattutto quando hai appena iniziato. L'assicurazione di responsabilità civile dimostra ai potenziali clienti che la tua azienda può sopportare incidenti e contenziosi ordinari, aumentando la tua affidabilità.
Qual è il costo di un certificato di assicurazione?
Un certificato di assicurazione è in realtà gratuito perché è un servizio gratuito fornito dall'azienda che ti ha fornito l'assicurazione aziendale. Se il tuo broker ti addebita una commissione per aver fornito un COI, è ora di cambiare.
Tuttavia, se il lavoro in questione richiede una copertura aggiuntiva che la tua polizza non fornisce, ti potrebbe essere richiesto di pagare un premio aggiuntivo per coprire tali spese. A parte questo, il tuo broker non dovrebbe mai addebitarti una commissione per averti fornito un certificato di assicurazione, indipendentemente da quanti ne richiedi.
Per quanto tempo dovrei mantenere un COI?
Anche dopo che un appaltatore ha consegnato un COI, c'è poco incentivo per un cliente a rifiutarlo o rimuoverlo.
Ricorda che lo scopo di un COI è quello di offrire la verifica che un appaltatore detenesse un importo specifico di assicurazione per un determinato periodo di tempo. Sebbene il periodo di copertura possa concludersi in una data specifica, la responsabilità per danni o danni che si verificano durante quel periodo di tempo può continuare anche dopo il completamento del progetto.
Ad esempio, i sintomi di un infortunio sul lavoro indotto dall'impiego di prodotti pericolosi sul posto di lavoro potrebbero non essere evidenti per mesi o addirittura anni. In tal caso, mantenere un registro degli appaltatori del progetto e un certificato della loro copertura assicurativa aiuta a salvaguardare la tua azienda, garantendo al contempo che le vittime ricevano un risarcimento adeguato.
In caso di controversia di lavoro, il COI può assistere un'organizzazione cliente nel dimostrare che un appaltatore non è stato assunto come dipendente a tempo pieno. Ciò può essere significativo nel contesto di controversie di lavoro che coinvolgono polizze assicurative sanitarie, permessi retribuiti e altre preoccupazioni.
Per salvaguardare la tua azienda a lungo termine, una solida strategia di monitoraggio COI include il monitoraggio della copertura sull'attività attuale e la memorizzazione di prove precedenti di copertura.
Sebbene il periodo di copertura possa concludersi in una data specifica, la responsabilità per danni o lesioni subiti durante tale periodo può continuare anche dopo il completamento del progetto.
Certificato di monitoraggio e gestione COI assicurativi
Molte aziende si affidano a metodi di raccolta dei documenti inefficaci o inesistenti. Se consideriamo che tra il 36% e il 53% delle piccole imprese sono coinvolte in almeno un contenzioso all'anno e circa il 90% delle società sono coinvolte in contenziosi in un dato momento, è difficile non esclamare: "PERCHÉ?!?"
I contratti dovrebbero essere in vigore con ogni dipendente e fornitore di terze parti che partecipano ai tuoi sforzi come imprenditore. Poiché la tua azienda è unica, dovresti personalizzare i tuoi contratti piuttosto che copiarli da Internet. Avrai anche bisogno di un avvocato che ti aiuti a strutturare questi contratti.
Per misurare e tenere traccia della conformità del fornitore, è necessario disporre di un certificato dei meccanismi di monitoraggio dell'assicurazione. Potrebbero essere necessarie diverse centinaia di certificati di assicurazione e altre credenziali del fornitore per alcuni progetti estremamente grandi, come l'edificio dell'hotel menzionato in precedenza. I project manager non hanno il tempo e le risorse per gestire tutti questi documenti, mantenere gli standard di conformità, tenere traccia delle date di scadenza dei COI ed eseguire i progetti nei tempi previsti.
Come funziona il denaro Coi?
La somma di denaro che l'assicuratore costa per mantenere lo stato della tua polizza assicurativa sulla vita è nota come pagamento del costo dell'assicurazione (COI). La tua età e la tua salute al momento della richiesta di copertura determineranno quanto pagherai.
Qual è lo scopo di Coi?
Una compagnia di assicurazioni o broker fornirà un certificato di assicurazione (COI) per confermare la presenza di una polizza assicurativa. Un COI che offra protezione contro la responsabilità per incidenti o infortuni sul lavoro è spesso richiesto ai proprietari di piccole imprese e agli appaltatori per condurre affari.
Perché le aziende richiedono Coi?
Il COI funge sostanzialmente da prova assicurativa in modo che le altre compagnie con cui operi siano consapevoli che hai le protezioni assicurative necessarie per ridurre i rischi. Prima di concludere un accordo commerciale, offre tranquillità.
Qual è la procedura Coi?
Quando un interesse o una relazione esterna ha una connessione con uno specifico progetto di ricerca e ha il potenziale per influenzare materialmente e negativamente la ricerca o influenzarla, il COI del progetto viene determinato (o ne presenta la percezione). I COI devono essere gestiti, ridotti o eliminati.
Cosa significa Coi quando si tratta di contratti?
Un certificato di assicurazione dimostra ai potenziali clienti e partner che la tua azienda è adeguatamente assicurata e che fare affari con te è sicuro.
Domande frequenti sull'assicurazione COI
Perché le aziende chiedono il certificato di assicurazione?
Dimostra ai potenziali clienti che hai limiti di responsabilità adeguati per proteggere il tuo lavoro. Sapere come ottenere un COI è fondamentale per gestire la tua attività.
Qual è la differenza tra polizza assicurativa e certificato di assicurazione?
Le frasi polizza assicurativa e certificato assicurativo non sono intercambiabili. Il piano di copertura dell'assicuratore è denominato polizza assicurativa. Il Certificato di Assicurazione è un documento che indica che il tuo veicolo è assicurato.
Chi è il titolare del certificato su un COI?
Il titolare del certificato è colui che riceve il COI dall'assicurato. L'assicurato presenta il COI al titolare del certificato per dimostrare di avere una copertura adeguata.
