Vedi, quasi chiunque può scrivere un'e-mail e trasmettere comunque un messaggio. Ma ci vuole di più per scrivere un promemoria. Più che passare informazioni, un promemoria dovrebbe essere molto chiaro e conciso, altrimenti annoierai i lettori e finiranno per perdere l'intero punto. Qui ti fornirò passaggi pratici su come scrivere un promemoria conciso, con modelli utili. Ma, nel caso in cui stai confondendo un promemoria con un'e-mail, definiamo prima un promemoria, altrimenti noto come memorandum.
Punti chiave
Un promemoria è un breve messaggio che trasmette in modo efficiente informazioni importanti in un'organizzazione. È strutturato in modo da presentare in modo efficiente e conciso una grande quantità di informazioni.
Per scrivere un buon promemoria:
- Inizia con un'intestazione
- Crea una dichiarazione chiara e obiettiva
- Fornire un paragrafo completo del corpo
- Fornire informazioni di base
- Includere compiti e linee guida specifici
- Includere una breve conclusione
- Includi le tue informazioni di contatto
- Includere allegati ove necessario
Cos'è un memorandum?
Un promemoria è un breve messaggio che trasmette in modo efficiente informazioni importanti. Hai la flessibilità di scegliere il mezzo più adatto per la comunicazione sul posto di lavoro, come un'e-mail, un annuncio Slack o un avviso fisico su una bacheca.
Il promemoria è strutturato in modo da presentare in modo efficiente e conciso una grande quantità di informazioni. Dall'annuncio di cambiamenti nella politica aziendale alla fornitura di aggiornamenti vitali sul progetto, questa comunicazione garantisce che il tempo dei lettori non venga sprecato. Scrivere un'e-mail può essere un compito che chiunque può svolgere, ma padroneggiare l'arte della scrittura di promemoria richiede tempo e pratica.
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Quando hai bisogno di scrivere un promemoria?
Il 2022 di Gallup Rapporto sullo stato del posto di lavoro globale rivela che un significativo 41% dei dipendenti esprime il desiderio di modificare l’impegno o la cultura della propria azienda. La comunicazione ne è un ottimo esempio. Una cultura forte è rafforzata da riunioni, e-mail e promemoria efficaci, che supportano le interazioni.
Comprendere il momento opportuno per scrivere un promemoria consente di selezionare la forma di comunicazione più adatta alle circostanze date e di prevenire la formazione di sacche isolate di informazioni. Ecco alcuni scenari in cui dovrai scrivere un promemoria:
#1. Notificare al personale le politiche o i cambiamenti aziendali
Un promemoria è un ottimo strumento per tenere informato il personale su eventuali aggiornamenti o modifiche alle politiche, alle procedure o alle strategie della tua organizzazione. Viene promossa una comprensione uniforme e incoraggia domande immediate, risparmiando tempo e prevenendo la diffusione di disinformazione.
#2. Richiamare l'attenzione su un problema
Un promemoria è un modo efficace per informare tutti su un problema significativo che sta incidendo sul funzionamento della tua organizzazione. Un promemoria ben realizzato svolge un ruolo cruciale nel favorire il coinvolgimento e migliorare l’esperienza dei dipendenti. Mantenendo le persone informate su questioni significative ed evidenziando l'importanza dei loro contributi, il promemoria garantisce che tutti rimangano connessi e apprezzati.
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#3. Fornire aggiornamenti su un progetto
I promemoria informano in modo efficace le parti interessate sullo stato di avanzamento di un progetto, eventuali modifiche alla sequenza temporale o eventuali requisiti di risorse. Mantenere tutti informati sulle scadenze del progetto e sugli sviluppi in corso è fondamentale per evitare ostacoli e garantire un'esecuzione regolare del progetto.
#4. Fare una richiesta
Un promemoria è un modo eccellente per comunicare in modo chiaro e diretto richieste formali, come quelle per risorse, approvazioni o feedback. Un promemoria funge da strumento persuasivo per ottenere supporto o approvazione indicando chiaramente le ragioni e i potenziali vantaggi della tua richiesta. Inoltre, può anticipare e affrontare eventuali domande che potrebbero sorgere.
#5. Riconoscere i risultati ottenuti dai dipendenti
I promemoria possono essere utilizzati per riconoscere ed evidenziare prestazioni e risultati eccezionali dei dipendenti, come le promozioni. Esprimere riconoscimento per il duro lavoro enfatizzando i valori aziendali ha un effetto multiuso. Aumenta il morale e favorisce un ambiente di lavoro positivo.
Perché i promemoria chiari e concisi sono importanti
Supponiamo che ti venga consegnato un promemoria lungo e pieno di linguaggio confuso e istruzioni poco chiare. Lo leggerai attentamente e agirai? Molto probabilmente no. Memo chiari e concisi sono fondamentali per garantire che il tuo messaggio venga compreso e messo in atto in modo efficace.
Come scrivere un promemoria chiaro e conciso
La formattazione gioca un ruolo cruciale nella scrittura di un promemoria conciso e completo. Ogni informazione nel promemoria ha un ruolo da svolgere nel renderlo facilmente digeribile e utilizzabile, proprio come in un'e-mail professionale. Ciò include tutto, dalla riga dell'oggetto al saluto.
Segui questi passaggi per assicurarti che i tuoi messaggi siano chiari e ottenere i risultati desiderati:
#1. Inizia con un'intestazione.
Inizia includendo un'intestazione dettagliata per stabilire il contesto. Includere la data e l'oggetto generale nell'intestazione, nonché i destinatari e i mittenti del promemoria. Fornire elementi contestuali per aiutare i lettori a cogliere la premessa di base e intraprendere le azioni necessarie.
#2. Crea una dichiarazione chiara e obiettiva
Inizia il tuo promemoria affermando chiaramente il suo scopo in modo conciso e diretto. Utilizzare una dichiarazione obiettiva o una dichiarazione del problema per trasmettere il punto principale. L'obiettivo del promemoria dovrebbe essere facilmente comprensibile dai destinatari, consentendo loro di coglierne rapidamente l'intento.
Considerare a lettera di presentazione. In genere, la riga di apertura di un promemoria dichiara direttamente lo scopo, garantendo che i lettori siano immediatamente consapevoli della natura e dell'obiettivo del documento.
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#3. Fornire un paragrafo completo del corpo
Assicurati che il corpo del promemoria sia accurato, anche se ha spazio limitato. Ciò ti consentirà di sviluppare in modo efficace i tuoi punti principali. Inizia subito con i dettagli più importanti e poi passa gradualmente a informazioni meno cruciali ma comunque rilevanti.
Migliora la leggibilità organizzando il corpo con elenchi puntati o elenchi numerati. Assicurati che la tua scrittura sia chiara ed evita gerghi inutili che potrebbero confondere i tuoi lettori. Assicurati che il tuo promemoria sia conciso e facilmente comprensibile.
#4. Fornire informazioni di base
Includi una breve sezione di background se il tuo promemoria fa riferimento a eventi, circostanze o promemoria precedenti. Ciò fornisce contesto, orienta i tuoi lettori e collega la tua comunicazione attuale a eventi o azioni passati, offrendo una comprensione completa della situazione in questione.
#5. Includere compiti e scadenze specifici.
Includi un chiaro invito all'azione nei promemoria, indicando ai lettori quali passi intraprendere successivamente. Ciò potrebbe comportare la conferma di ricezione o l'individuazione immediata di una sala riunioni. È importante definire chiaramente i passi da intraprendere, identificando i soggetti responsabili e specificando le scadenze per questi compiti
Incoraggiare la responsabilità e favorire una comprensione condivisa delle aspettative crea un ambiente di lavoro più organizzato ed efficiente.
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#6. Includere una breve conclusione
Considera l'idea di includere una breve conclusione per riassumere i punti chiave se il tuo promemoria affronta una questione complessa o è particolarmente lungo. Ribadire i punti principali attraverso un breve riassunto aiuta a rafforzare gli elementi essenziali del tuo messaggio, rendendolo più facile da comprendere per gli altri.
#7. Includi le tue informazioni di contatto.
La comunicazione può spesso essere poco chiara, non importa quanto impegno ci metti. Dovresti trovare un modo per rispondere a qualsiasi domanda che le persone potrebbero avere su cosa fare dopo. Ecco perché dovresti includere le informazioni di contatto alla fine del promemoria. Potrebbe essere il tuo contatto mobile, la posizione della scrivania o la maniglia Slack. I tuoi colleghi possono facilmente contattarti se hanno domande o necessitano di ulteriori chiarimenti su qualsiasi punto.
#8. Includere allegati ove necessario
Allega o fornisci collegamenti accessibili per qualsiasi documento, grafico o materiale a cui si fa riferimento. I tuoi lettori avranno tutte le risorse necessarie per comprendere appieno e agire di conseguenza. Collegandoti, puoi evitare di sovraccaricare il promemoria con informazioni eccessive.
Esempi di promemoria
Ecco alcuni esempi di promemoria per diverse situazioni per aiutarti a capire meglio come scrivere un promemoria ben realizzato e su misura:
#1. Nota di aggiornamento della politica
Questo esempio delinea in modo efficace i cambiamenti nella politica aziendale e fornisce una chiara spiegazione delle ragioni alla base del cambiamento. Il testo stimola la curiosità invitando domande e fornendo indicazioni chiare su dove trovare ulteriori informazioni, garantendo trasparenza e offrendo supporto:
A: [nome della persona o del dipartimento]
Da: [nome della persona o del dipartimento]
Data: [inserire data]
Oggetto: [oggetto] Modifica delle norme
Ciao a tutti,
Ti scrivo per informarti di un importante aggiornamento riguardante [policy]. A partire dal [data], implementeremo le modifiche a [dettagli specifici delle modifiche alle norme].
Lo scopo di questo cambiamento è [spiegare la logica alla base del cambiamento e i suoi vantaggi]. Riteniamo che questi aggiustamenti contribuiranno al [obiettivo].
Si prega di prendersi il tempo necessario per rivedere il documento allegato che descrive in dettaglio la politica aggiornata. In caso di domande o dubbi, non esitate a contattare [persona di contatto o dipartimento].
Grazie per la vostra attenzione a questo mascherinor.
Cordiali saluti,
[nome]
[posizione]
#2. Nota di aggiornamento del progetto
Un promemoria di aggiornamento del progetto tiene tutti informati sullo stato di avanzamento del progetto, su eventuali modifiche al piano originale o su eventuali sfide lungo il percorso. Comunicare continuamente in questo modo aiuta a prevenire problemi e garantisce che tutti si impegnino verso gli stessi obiettivi:
A: [nome della persona o del dipartimento]
Da: [nome della persona o del dipartimento]
Data: [inserire data]
Oggetto: [nome progetto] Aggiornamento
Cara squadra,
Ecco un aggiornamento sullo stato di avanzamento di [nome del progetto]. Ecco gli sviluppi principali dal nostro ultimo aggiornamento:
[un riepilogo dei compiti e delle tappe fondamentali]
[eventuali sfide o problemi e come sono stati risolti]
[eventuali modifiche alla tempistica o all'ambito del progetto, se applicabile]
Nel complesso, stiamo facendo progressi costanti e rimaniamo sulla buona strada per raggiungere i nostri obiettivi. Vi preghiamo di rimanere vigili e di continuare a fare del vostro meglio per garantire il completamento con successo di questo progetto.
Se hai domande o hai bisogno di ulteriori chiarimenti, non esitare a contattarmi. Continuiamo con l'eccellente lavoro!
Cordiali saluti,
[nome]
[posizione]
#3. Emettere un promemoria di avviso
Questo tipo di promemoria aumenta la consapevolezza. Si concentra su una questione particolare che ha un impatto sull’azienda, su un dipartimento o su un progetto specifico. Oltre a evidenziare il problema, può anche suggerire potenziali misure per affrontarlo, incoraggiando una risoluzione proattiva del problema all’interno dell’organizzazione.
A: [nome della persona o del dipartimento]
Da: [nome della persona o del dipartimento]
Data: [inserire data]
Oggetto: [oggetto] Problema
Ciao squadra,
Ti scrivo per attirare la tua attenzione su un problema con [oggetto]. È giunto alla nostra attenzione che [descrivere il problema e il suo impatto sull'azienda o sui dipendenti].
Comprendiamo le potenziali sfide che ciò potrebbe comportare e stiamo lavorando attivamente per risolvere la situazione. Nel frattempo, incoraggiamo tutti a [fornire tutte le istruzioni o precauzioni necessarie].
Ti assicuriamo che stiamo prendendo la questione sul serio e ti terremo aggiornato su eventuali progressi o ulteriori istruzioni. Se avete spunti o suggerimenti relativi a questo problema, condivideteli con [persona di contatto o dipartimento].
Grazie per la vostra comprensione e collaborazione.
Cordiali saluti,
[nome]
[posizione]
#4. Richiedi promemoria
Il promemoria della richiesta funge da documento formale che esprime la necessità di risorse, feedback o approvazione. Quando delinei chiaramente le ragioni alla base della richiesta, comunichi in modo efficace la necessità di questi elementi e l'impatto che potrebbero avere sul team.
A: [nome della persona o del dipartimento]
Da: [nome della persona o del dipartimento]
Data: [inserire data]
Oggetto: [richiesta specifica]
Ciao [nome della persona o del dipartimento],
Spero che questo messaggio ti trovi bene. Scrivo per richiedere formalmente [richiesta specifica]. Questo perché [fornire una spiegazione concisa della richiesta, compresa la sua importanza e i potenziali benefici per l'azienda].
Ho allegato una proposta dettagliata che delinea le specifiche della richiesta, inclusi [dettagli, dati di supporto e informazioni pertinenti].
Se avete domande o desiderate ulteriori informazioni, non esitate a contattarmi. Apprezzo la tua attenzione.
Cordiali saluti,
[nome]
[posizione]
#5. Nota di riconoscimento del dipendente
L'invio di un promemoria è un metodo rapido ed efficace per riconoscere e onorare i risultati ottenuti o i preziosi contributi di un dipendente all'azienda. Esprimere apprezzamento per il duro lavoro non solo solleva il morale ma favorisce anche un ambiente sano per tutti.
A: [nome della persona o del dipartimento]
Da: [nome della persona o del dipartimento]
Data: [inserire data]
Oggetto: Complimenti veloci
Ciao a tutti,
Prendiamoci tutti un momento per apprezzare le prestazioni eccezionali e la dedizione di [nome del dipendente] di [dipartimento/team]. Hanno costantemente dimostrato [risultati, qualità o contributi specifici].
Il loro duro lavoro e il loro impegno verso l’eccellenza sono stati davvero notevoli e meritevoli di riconoscimento. Gli sforzi di [nome del dipendente] si riflettono positivamente sull'intero team e contribuiscono al nostro successo complessivo come azienda.
Unisciti a me nel congratularmi con [nome del dipendente] per i suoi eccezionali risultati. Apprezziamo la loro continua dedizione e professionalità. Celebriamo questo traguardo e continuiamo a ispirarci e sostenerci a vicenda nei nostri rispettivi ruoli.
Ancora una volta i più vivi complimenti!
Cordiali saluti,
[nome]
[posizione]
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Formato per un promemoria aziendale
Il formato della nota aziendale è progettato per comunicare efficacemente il tuo messaggio in modo chiaro e conciso. Un promemoria ben realizzato dovrebbe fornire le informazioni essenziali in modo tale da consentire a un gran numero di dipendenti di comprenderle e assimilarle facilmente.
Assicurati che la riga dell'oggetto informi accuratamente i destinatari che questo promemoria si riferisce specificamente a loro. Iniziare con un riassunto aiuta i destinatari a cogliere il messaggio generale prima di approfondire i dettagli. Fornire contesto attraverso informazioni di base, affrontare potenziali domande con una panoramica e una sequenza temporale.
Titolo:
Assicurati di etichettare i tuoi contenuti come "Memorandum" nell'intestazione per fornire informazioni chiare e precise ai tuoi lettori. Assicurati di includere "A", "FROM", "DATA" e "OGGETTO" come menzionato in precedenza. Affrontare il contenuto pertinente significa considerare con chi stai parlando e perché è importante.
Il primo paragrafo:
Inizia il primo paragrafo affermando lo scopo del tuo promemoria in modo chiaro e conciso. Iniziare la frase con frasi come "Ti contatto per informarti..." o "Ti contatto per richiederti..." può aggiungere un tocco personale al tuo messaggio. Un promemoria ben realizzato è conciso, trasparente e arriva dritto al punto. Inizia presentando subito le informazioni più importanti, quindi utilizza i paragrafi seguenti per fornire spiegazioni più approfondite.
Il secondo paragrafo:
Assicurati di includere il contesto o le prove a sostegno nel secondo paragrafo. Ad esempio, immagina di scrivere un promemoria per informare l'azienda di una riorganizzazione interna. Se così fosse, il paragrafo due potrebbe essere rivisto per affermare: “La crescita della nostra azienda ci ha portato alla decisione di separare il nostro team di produzione video dal nostro team di contenuti. Questa mossa strategica consente ad entrambe le squadre di concentrarsi sui propri obiettivi specifici”.
Il terzo paragrafo:
Assicurati di includere una richiesta specifica per ciascun dipendente nel terzo paragrafo. Ad esempio, se stai pianificando un'uscita di gruppo, puoi dire qualcosa come "Per favore, rispondi per eventuali restrizioni dietetiche" o "Sentiti libero di inviarmi un'e-mail se hai domande".
Al contrario, quando si informa il personale dell'imminente costruzione dell'edificio, è importante esprimere apprezzamento per la collaborazione dimostrata durante questo periodo. Dovresti fornire indicazioni su come speri che gestiranno la notizia e se è prevista qualche azione specifica in risposta al promemoria.
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Come si scrive un promemoria scolastico?
Per scrivere un promemoria scolastico, inizia con un'intestazione chiara che includa data, destinatari e mittente. Crea una dichiarazione obiettiva concisa, seguita da un paragrafo completo del corpo, informazioni di base (se necessarie), compiti e scadenze specifici, breve conclusione e informazioni di contatto.
Quanto dura un promemoria?
La lunghezza di un promemoria varia generalmente da una a due pagine o da 200 a 400 parole, a seconda della complessità e dell'urgenza del messaggio.
I promemoria hanno sottotitoli?
I promemoria in genere non hanno sottotitoli. Sono documenti concisi, di una sola pagina, pensati per una comunicazione rapida, quindi la formattazione chiara e il linguaggio diretto hanno la priorità rispetto alle strutture complesse.
Un promemoria ha una firma?
I promemoria in genere includono il nome del mittente, la posizione e le informazioni di contatto alla fine, fungendo da forma di firma.
In conclusione,
Un memo e un'e-mail differiscono principalmente per la dimensione del pubblico, piuttosto che per il livello di complessità. Assicurati che il tuo promemoria comunichi in modo efficace il tuo messaggio e sia rilevante per il gruppo di dipendenti ricevente, sia esso semplice o complesso. Assicurati che il messaggio sia chiaro e conciso, indipendentemente dal formato del promemoria scelto.
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Riferimenti
