Man mano che le aziende si evolvono e emergono innovazioni, leader e decisori sono quotidianamente bombardati da informazioni. Ciò rende difficile vagliare lunghi rapporti o presentazioni per coglierne i punti chiave. In tempi come questi, una sintesi spesso viene in soccorso. Un riassunto esecutivo breve e accattivante è una parte essenziale del tuo piano aziendale; e, se fatto correttamente, garantirà che la tua azienda diventi o rimanga un attore chiave nel tuo settore. Questa è solo la mia opinione, ma continuando a leggere capirai perché un riepilogo esecutivo è importante e come puoi scrivere riepiloghi esecutivi efficaci che portino risultati.
Punti chiave
Un riepilogo esecutivo fornisce una breve panoramica di un documento lungo, ad esempio un piano aziendale, una proposta o un rapporto. È una parte che attira l'attenzione dei lettori e riassume le informazioni essenziali del documento, come il problema o l'opportunità in esame, gli obiettivi, i principali risultati, gli obiettivi e le raccomandazioni.
Scrivere un riassunto esecutivo efficace implica:
- Comprendere e adattare i tuoi contenuti al tuo pubblico
- Delineandone i punti principali
- Tenendolo semplice
- Sottolineando i punti dati, e
- Implementazione dei CTA
Perché i riepiloghi esecutivi sono importanti?
Uno studio condotto dal Harvard Business Review ha rivelato che i dirigenti trascorrono in genere 23 ore settimanali in riunioni, dedicando il 15% di quel tempo alla lettura e alla preparazione dei materiali. Ogni minuto è fondamentale per catturare la loro attenzione e trasmettere in modo efficace il tuo messaggio.
La ricerca di McKinsey & Company ha rivelato che i dirigenti tendono a prendere rapidamente decisioni informate quando ricevono comunicazioni concise e ben strutturate. Secondo un sondaggio, l'86% dei dirigenti ha indicato di preferire ricevere riepiloghi o briefing rispetto a report completi.
Tuttavia, il risparmio di tempo non è l’unica considerazione. Un riepilogo esecutivo redatto con precisione può influenzare notevolmente i risultati di decisioni cruciali. Dirigenti in uno studio pubblicato su Giornale di comunicazione d'impresa erano più propensi a sostenere le iniziative proposte se presentate con riassunti concisi di informazioni complesse rispetto a coloro che hanno ricevuto rapporti dettagliati senza riassunti.
Ora che hai visto quanto siano importanti i riepiloghi esecutivi, sarai d'accordo con me sul fatto che devi imparare a scriverne uno per ottenere i risultati di cui hai bisogno. Iniziamo.
Strategie chiave per scrivere un riassunto esecutivo efficace
#1. Comprendi il tuo pubblico
Prima di iniziare a scrivere, assicurati di comprendere le esigenze, le preferenze e le priorità del tuo pubblico. Personalizza il tuo riepilogo esecutivo per allinearlo ai loro interessi e preoccupazioni.
#2. Inizia con i punti principali
Iniziare il riepilogo esecutivo indicando le principali intuizioni o raccomandazioni in modo chiaro e conciso. Imposta il tono per il resto del riassunto e cattura l'attenzione del lettore fin dall'inizio.
#3. Mantienilo semplice
Ricordatevi di mantenere semplice il riepilogo esecutivo suddividendo le informazioni complesse in punti chiave. Utilizza un linguaggio chiaro e semplice ed evita termini tecnici o gerghi non necessari.
#4. Enfatizzare i punti dati importanti
Sostieni i tuoi punti principali e rafforza la credibilità delle tue raccomandazioni utilizzando dati e statistiche. L'utilizzo di diagrammi o grafici può illustrare efficacemente tendenze o risultati importanti.
#5. Utilizza CTA
Concludi il riepilogo esecutivo con un invito all'azione decisivo che delinei chiaramente i passaggi o le decisioni successivi necessari, guidando il lettore verso il risultato desiderato.
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considerazioni speciali
Ecco alcuni punti da considerare per ottenere i migliori risultati
#1. Ricerca sintesi esecutive efficaci
Vedi, non puoi mai sbagliare con la ricerca. Considera la possibilità di rivedere i riepiloghi scritti da altri prima di scrivere il tuo riassunto esecutivo. Lo troverai particolarmente rilevante se è la prima volta che scrivi un riepilogo esecutivo. Esplora gli elementi dei riepiloghi esecutivi e individua i componenti che ritieni coinvolgenti o utili. Includi questi componenti in modo simile quando scrivi il riepilogo.
#2. Rileggi il tuo documento
Un riepilogo esecutivo richiede un documento o una proposta completa prima di poter essere scritto. Esaminare l'intero documento per individuare i punti chiave, i problemi e i suggerimenti. Determinare cosa includere nel riepilogo esecutivo può evitare ai lettori di dover cercare informazioni nel documento.
#3. Ottimizza il primo paragrafo
Inizia il tuo primo paragrafo affermando chiaramente ciò che stai presentando e spiegandone il significato al lettore. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti utili:
- Quando si riassume un piano aziendale, delineare l'attività e il suo scopo per garantire che i lettori comprendano l'intento del documento.
- Identifica eventuali sfide e spiega come il tuo piano potrebbe affrontarle.
- Esplora metodi per combinare la scrittura informativa con dettagli accattivanti per coinvolgere il tuo pubblico.
#4. Descrivi il resto del riassunto
Creare uno schema chiaro può aiutarti a creare un riassunto conciso da cui i lettori possano ottenere rapidamente informazioni. Potresti prendere in considerazione l'utilizzo delle seguenti categorie per la tua struttura:
- Descrizione o riepilogo dell'azienda
- Sfida affrontata dal documento
- Soluzione al problema
- Sezione Urgenza, che spiega perché è importante che il lettore agisca rapidamente
Organizza il tuo schema per rispecchiare l'ordine dei punti principali del documento. Intesta ogni nuova sezione. Aggiungi punti elenco sotto ogni titolo per consentire al lettore di scorrere rapidamente le informazioni.
#5. Crea una conclusione forte
Il modo in cui termina il riepilogo può avere un impatto significativo sulla percezione generale del documento da parte del lettore. Aggiunge valore al riassunto. Concludi rivedendo i dettagli chiave un'ultima volta. Inoltre, includi un invito all'azione che descriva i passaggi successivi specifici che il lettore dovrà intraprendere.
Componenti chiave per il riepilogo esecutivo
Assicurarsi che il business plan comunica la missione, il prodotto, la strategia per la differenziazione dalla concorrenza, le proiezioni finanziarie, gli obiettivi a breve e lungo termine, la personalità dell'acquirente e l'adattamento al mercato della tua azienda.
Un riepilogo esecutivo dovrebbe offrire agli investitori o agli amministratori delegati un'idea di cosa aspettarsi dal resto del rapporto. Includi quanto segue nel tuo riepilogo esecutivo:
- Il nome, la posizione e la missione della tua azienda
- Una descrizione della tua azienda, inclusi gestione, consulenti e breve storia
- Il tuo prodotto o servizio, dove si inserisce il tuo prodotto nel mercato e in che modo il tuo prodotto differisce dai concorrenti del settore
- Considerazioni finanziarie, requisiti di finanziamento per l'avvio o lo scopo alla base del tuo piano aziendale: menziona ciò che speri che il lettore possa aiutare la tua azienda a realizzare
Leggi anche: PROFILO DEL PIANO AZIENDALE: Sviluppo di uno schema del piano aziendale in 6 semplici passaggi [Download gratuito]
Quanto dovrebbe essere lungo il riepilogo esecutivo?
Ho riscontrato questa domanda diverse volte quando parlo di scrivere un riepilogo esecutivo. Ora, non esiste alcun requisito rigoroso per quanto riguarda la lunghezza di un riepilogo esecutivo; tutto dipende dalla lunghezza del contenuto di accompagnamento. Sebbene un riepilogo esecutivo possa estendersi da 1 a 3 pagine, è importante mantenere tutto semplice e diretto al punto, catturando gli elementi essenziali del lavoro.
Modello di sommario esecutivo
Utilizza questo modello come guida per scrivere un riepilogo esecutivo:
Introduzione
[Missione]
[Visione]
[Profilo aziendale (con storia rilevante)]
[Contatti aziendali]
Prodotti e servizi
[Descrizione prodotti e/o servizi]
[Proposta unica]
[Vantaggio competitivo]
[Proprietà intellettuale]
[Stato di sviluppo]
Analisi di mercato
[Opportunità di mercato]
[Mercato di destinazione]
[Concorrenti]
Analisi finanziaria
[Bilancio]
[Esigenze di finanziamento]
[Prezzo potenziale dei beni]
[Margini di profitto previsti per il primo e il secondo anno]
Conclusioni
[Riassumere i punti principali]
Cosa evitare quando si scrive un riepilogo esecutivo
Non basta solo sapere come scrivere un executive summary efficace, è altrettanto importante sapere cosa evitare; altrimenti i tuoi sforzi saranno vani. Diamo un'occhiata ad alcune delle cose che dovresti evitare nella tua scrittura:
#1. Usare troppo gergo tecnico
Una delle cose peggiori che puoi fare quando scrivi un riepilogo esecutivo è usare un linguaggio troppo tecnico. Potresti essere molto bravo a usare il linguaggio specifico del settore, ma leader con background diversi potrebbero avere difficoltà a comprendere gli acronimi e altri linguaggi specializzati. Uno studio del Nielsen Norman Group ha scoperto che l’uso eccessivo del gergo può rendere fino al 50% più difficile la comprensione delle persone, il che può farle perdere interesse e confondersi. Non lo vorresti, vero?
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#2. Trascurando chiarezza e brevità
Il tempo è molto prezioso nel frenetico mondo del lavoro. I dirigenti non hanno tempo di leggere pagine e pagine di scritte fiorite per trovare le informazioni importanti. Ma troppi riassunti esecutivi sono troppo prolissi, rinunciando alla chiarezza per il gusto di essere troppo prolissi. McKinsey & Company ha condotto una ricerca che ha dimostrato che i leader leggono un riepilogo esecutivo per una media di soli 6 minuti. Per questo motivo, è importante esprimere il tuo punto di vista in modo rapido e chiaro per attirare la loro attenzione.
#3. Non avere una storia interessante
Fondamentalmente, un riepilogo esecutivo è una storia, una trama costruita per mostrare di cosa tratta realmente un'idea o un piano. Tuttavia, molti riassunti esecutivi non riescono a coinvolgere i lettori perché non sono bravi a raccontare storie. Un sondaggio di Harvard Business Review ha scoperto che al 72% dei dirigenti piacciono le linee guida che raccontano una storia interessante e fanno provare qualcosa. Se non usi il potere delle storie, potresti perdere l'attenzione del tuo pubblico e rendere il tuo messaggio meno potente.
#4. Tralasciare dati importanti
Alcuni riepiloghi esecutivi sono troppo brevi e tralasciano dati importanti e prove a sostegno per risparmiare spazio. Tuttavia, la ricerca di Deloitte mostra che i dirigenti attribuiscono molto valore agli insight basati sui dati. Infatti, l’87% di questi dirigenti ha affermato di preferire i riepiloghi esecutivi che includono dati affidabili a sostegno dei suggerimenti. Se tralasci fatti importanti, il tuo riepilogo potrebbe perdere credibilità, lasciando i dirigenti a desiderare maggiori informazioni.
Esempi di riepiloghi esecutivi
#1. Azienda Gruppo Negozio
Quando visiti la pagina Chi siamo di Company Shop Group, la prima cosa che attira la tua attenzione è il sottotitolo: "Company Shop Group è il principale ridistributore del Regno Unito di eccedenze alimentari e prodotti per la casa". Company Shop Group dichiara chiaramente il proprio scopo nella parte superiore della pagina, offrendo ai lettori la possibilità di scegliere se continuare a leggere o uscire con una comprensione dell'obiettivo dell'azienda. L'organizzazione incorpora contenuti multimediali per coinvolgere i visitatori e spiegare il proprio modello di business in un formato più facilmente comprensibile.
#2. FirstEnergy
Se hai un marchio più aziendale e formale, il riepilogo esecutivo di FirstEnergy può essere un'ottima fonte di ispirazione. Il riepilogo esecutivo dell'azienda comprende la missione, le filiali, le operazioni, i prodotti e i servizi, i valori di responsabilità aziendale e gli obiettivi del piano strategico. I potenziali investitori troveranno queste informazioni preziose poiché la società è quotata in borsa.
Il riepilogo esecutivo è completo ma conciso, utilizza elenchi puntati e immagini per migliorare la leggibilità e offre ai lettori la possibilità di approfondire il contenuto tramite un menu della barra laterale.
#3. collegato
Il titolo dell'executive summary di Connected cattura immediatamente l'attenzione fornendo una descrizione concisa e chiara delle attività dell'azienda. Solo leggendo il titolo coglierai l'essenza di ciò che fa Connected, anche senza passare attraverso il resto del riepilogo. L’azienda approfondisce a lungo la sua storia, la sua missione e i suoi valori.
Qual è la differenza tra un'introduzione e un riepilogo esecutivo?
Un'introduzione fornisce il contesto e pone le basi per il contenuto principale, mentre un riepilogo esecutivo delinea chiaramente i punti chiave e le conclusioni di un documento o rapporto.
Un riepilogo esecutivo ha bisogno di riferimenti?
No, un riepilogo esecutivo in genere non richiede riferimenti, poiché mira a fornire una panoramica concisa dei punti chiave senza approfondire citazioni o fonti dettagliate.
Un riepilogo esecutivo necessita di una pagina del titolo?
No, un riepilogo esecutivo in genere non ha un frontespizio. Si tratta di un documento autonomo che precede un rapporto o una proposta più lunga, fornendo una panoramica concisa dei suoi contenuti.
Perché si chiama riepilogo esecutivo?
Si chiama "riepilogo esecutivo" poiché presenta in modo conciso i punti chiave di un documento più lungo, studiato su misura per i dirigenti impegnati per cogliere rapidamente le informazioni essenziali.
Cosa viene prima, l'abstract o il riassunto esecutivo?
L'abstract viene generalmente prima del riepilogo esecutivo. Fornisce una breve panoramica dell'intero documento, mentre la sintesi offre una versione condensata dei punti principali e delle raccomandazioni.
Come si chiama anche riepilogo esecutivo?
Un riepilogo esecutivo viene anche definito riepilogo della gestione, abstract o sinossi.
In conclusione
Una comunicazione efficace è fondamentale nel frenetico ambiente aziendale di oggi. I leader possono raggiungere il successo nei loro sforzi utilizzando riepiloghi esecutivi ben realizzati, supportati da dati e approfondimenti per guidare un processo decisionale informato e ridurre il rumore. La prossima volta che dovrai affrontare il compito di scrivere un riassunto esecutivo, tieni a mente queste strategie chiave e osserva la tua influenza e il tuo impatto aumentare vertiginosamente.
Un riepilogo esecutivo breve e conciso dovrebbe trasmettere l’essenza della tua azienda. Assicurati di condividere la tua storia, insieme al contesto chiave e ai dettagli finanziari. Un riepilogo esecutivo di grande impatto attirerà più investitori a sostenere la tua attività e a creare fiducia nel tuo marchio tra i clienti.
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Riferimenti
