La gestione del flusso di lavoro non è un campo facile in cui entrare per coloro che sono appena agli inizi. Sei inondato da centinaia di termini aziendali prima ancora di conoscere le basi: mappatura dei processi, automazione del flusso di lavoro, diagramma di flusso di lavoro, gestore del flusso di lavoro, lo chiami! Quindi finisci per chiederti: che diamine è una gestione del flusso di lavoro, cos'è un software per il flusso di lavoro e come posso usarlo per rendere la mia attività più efficiente? Bene, spiegheremo proprio questo!
Cos'è un flusso di lavoro?
Un flusso di lavoro è un sistema per organizzare attività ricorrenti e attività che si svolgono in un ordine specifico. Sono i mezzi con cui le persone e le imprese svolgono i propri compiti, sia che producano un prodotto, forniscano un servizio, elaborino informazioni o si impegnino in qualsiasi altra attività di creazione di valore.
Un flusso di lavoro è un semplice insieme di attività discrete nella gestione dei processi aziendali, mentre un processo aziendale è più complicato, costituito da molti flussi di lavoro, sistemi informativi, dati, persone e modelli di attività. Un flusso di lavoro è definito dalla sua semplicità e ripetibilità ed è tipicamente rappresentato da un diagramma o da un grafico.
Il software di gestione del flusso di lavoro contribuisce alla semplificazione e all'ottimizzazione dei processi aziendali di un'azienda. Lo fa principalmente organizzando interazioni tra varie parti o tra individui e sistemi di informazione. I sistemi di gestione del flusso di lavoro assegnano gli incarichi alla persona corretta al momento giusto, fornendo informazioni pertinenti e sollecitazioni per accelerare il lavoro durante tutto il processo. Facilita inoltre le attività manuali e automatiche per attività come le note spese tramite la gestione dei documenti.
Perché i flussi di lavoro sono importanti?
I flussi di lavoro nelle aziende possono diventare piuttosto complessi. Considera la procedura di onboarding dei tuoi dipendenti. Per eseguire correttamente la procedura, diversi reparti devono lavorare insieme. Oltre a perdere i nuovi assunti, un onboarding scadente può portare a gravi difficoltà di conformità.
Devono essere adeguatamente monitorati, mantenuti e ottimizzati a questo livello per garantire che siano il più efficienti possibile.
Tipi di flusso di lavoro
I tre tipi di flussi di lavoro elencati di seguito possono essere utilizzati nella tua azienda:
- Flusso di lavoro del processo
- Flusso di lavoro del caso
- Flusso di lavoro del progetto
I flussi di lavoro si verificano in tutto lo spazio di lavoro. Alcuni sono altamente strutturati, mentre altri no, ma i processi esistono ogni volta che i dati passano da un'attività all'altra.
Diamo un'occhiata più da vicino a ciascun flusso di lavoro.
#1. Flusso di lavoro del processo
Quando una serie di lavori è prevedibile e ripetibile, si verifica un flusso di lavoro del processo. Ciò significa che sai esattamente quale percorso deve seguire un elemento prima che entri nella pipeline.
I flussi di lavoro dei processi aziendali sono progettati per gestire un numero infinito di oggetti. Un flusso di lavoro di approvazione della richiesta di acquisto è un esempio. Il flusso di lavoro viene impostato con poche modifiche non appena viene avviato ed è possibile gestire un numero qualsiasi di oggetti in un unico flusso di lavoro.
#2. Flusso di lavoro del caso
All'inizio non conosci il percorso richiesto per completare l'elemento in un processo del caso. Man mano che si ottengono più informazioni, la via diventa più chiara. I casi in questione includono ticket di supporto e reclami assicurativi. Non è chiaro come verranno trattati subito questi oggetti; il percorso diventerà chiaro dopo qualche indagine.
I flussi di lavoro dei casi, come i flussi di lavoro dei processi, possono gestire un numero qualsiasi di cose, ma si affidano a un essere umano o a un bot intelligente per scegliere il percorso migliore.
#3. Flusso di lavoro del progetto
I progetti, come i processi, seguono un percorso predeterminato, anche se potrebbe esserci maggiore flessibilità lungo il percorso. Prendi in considerazione il lancio di una nuova edizione del tuo sito web. Puoi prevedere con precisione la sequenza delle attività necessarie per portare a termine il progetto.
Tuttavia, il flusso di lavoro del progetto è applicabile solo a un elemento. Un'altra versione del sito Web potrebbe richiedere molto tempo e molto probabilmente non seguirà lo stesso percorso.
La maggior parte delle risorse online parla solo di flussi di lavoro nel senso di flusso di lavoro del processo, ma gli altri due sono ugualmente importanti da considerare perché gran parte del lavoro in ufficio rientra in queste due categorie.
I flussi di lavoro e i processi sono la stessa cosa?
No. I flussi di lavoro specificano semplicemente l'ordine delle attività. Un processo è una frase più ampia che include i dati, i moduli, i rapporti e le notifiche necessari per completare un elemento in un ambiente strutturato.
Per gli ordini di acquisto, ad esempio, il flusso di lavoro potrebbe essere Iniziatore => Approvazione responsabile => Elaborazione dell'approvvigionamento. Tuttavia, il processo include anche un set di dati di fornitori approvati tra cui scegliere, il particolare numero sequenziale assegnato all'ordine di acquisto, il modo in cui viene allertato l'approvvigionamento, il budget disponibile e numerosi altri elementi.
Vantaggi di un flusso di lavoro
I flussi di lavoro aiutano a ridurre gli sprechi. Tempo, fatica e risorse sono stati tutti sprecati.
Sarai in grado di individuare colli di bottiglia e lavori non necessari quando pianifichi le tue operazioni. Puoi eliminarli una volta che sai dove si trovano. Quindi tu e il tuo team potete concentrarvi sul lavoro da svolgere.
I flussi di lavoro sono eccellenti anche per comunicare, ritenere le persone responsabili ed essere trasparenti. Un flusso di lavoro dovrebbe specificare chi è responsabile di cosa e quando un deliverable è dovuto. Non sei obbligato a microgestire la tua squadra. Il tuo team non richiede microgestione. Tutti sono contenti.
Poiché il flusso di lavoro documenta ogni fase di un processo, tutti i membri del team hanno le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Ridurre le incomprensioni aumenta la produttività e allo stesso tempo rende i tuoi dipendenti meno frustrati dal loro lavoro e tra di loro.
Il miglior software per la gestione del flusso di lavoro
Il software del flusso di lavoro è una soluzione più moderna per la gestione dei flussi di lavoro. Invece di documentare le tue procedure su carta, utilizza il programma per digitalizzarle completamente.
Allora, cosa significa veramente?
Puoi utilizzare il programma per creare la documentazione del flusso di lavoro (come faresti con un diagramma o un grafico), ma può anche aiutare con l'esecuzione. Invece di concedere semplicemente l'accesso al documento, registri i tuoi dipendenti sulla piattaforma e li assegni a un determinato flusso di lavoro. Quando qualcuno avvia un flusso di lavoro, il sistema avvisa il personale appropriato e gli vengono assegnati automaticamente compiti, scadenze e così via.
Tra le migliori opzioni software di gestione del flusso di lavoro ci sono:
# 1. Scoro
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#2. Piattaforma formstack
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# 3. Asana
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#4. Mirò
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#5. Adobe Workfront
Adobe Workfront è una soluzione di gestione del lavoro collaborativa che risolve i problemi di team disgiunti, strumenti frammentati e il ritmo infinito del lavoro aziendale. Workfront connette l'azienda automatizzando l'integrazione di persone, dati e processi. Workfront fornisce le soluzioni di cui le aziende hanno bisogno per migliorare la produttività e accelerare il time-to-market, tramite modelli di progetto, flussi di lavoro di revisione e approvazione più rapidi, connessioni senza codice o automazione dei processi.
Diagramma di flusso di lavoro
Un diagramma di flusso di lavoro, spesso noto come diagramma di flusso di lavoro, è una rappresentazione grafica di un processo o sistema aziendale. Dopo aver completato le prime fasi di ricerca e pianificazione del progetto, in genere utilizzerai questi diagrammi per rappresentare attività complesse. Otterrai una prospettiva dettagliata delle attività e delle dipendenze di alto livello in base al calendario e agli obiettivi generali del progetto dopo aver costruito un diagramma di processo.
Tipi di diagramma di flusso di lavoro
Esistono diversi formati di diagrammi di flusso di lavoro tra cui scegliere durante la visualizzazione dei processi. Ognuno ha caratteristiche distinte che possono aiutarti a pianificare i tuoi prossimi passi. Il tipo di diagramma che utilizzerai sarà determinato dal processo su cui stai lavorando e dai tuoi requisiti per quel processo.
#1. Diagramma di flusso del processo
I flussi di lavoro sono in genere progettati utilizzando uno strumento di diagramma di flusso del processo. Tutti i componenti sono tracciati cronologicamente in questo diagramma, rendendolo una rappresentazione visiva di base di un processo. Questo diagramma fornisce una panoramica di alto livello di vari compiti e obiettivi senza andare troppo nello specifico.
Ideale per: Team che desiderano una rappresentazione visiva di alto livello di un nuovo processo che qualsiasi stakeholder o reparto possa comprendere immediatamente.
#2. Diagramma corsia
I diagrammi swimlane sono un'altra tipica struttura del flusso di lavoro, tuttavia differiscono notevolmente dai diagrammi di flusso del processo. Un grafico o un diagramma a corsie suddivide il flusso di lavoro in parti o flussi più piccoli. Questi flussi sono collegati ma separati per mostrare le interazioni e le potenziali inefficienze. Ciò aumenta la visibilità e fornisce uno sguardo più approfondito al funzionamento complessivo del processo.
Ideale per: Team che lavorano su processi complessi con numerosi livelli interconnessi ma autonomi.
#3. Diagramma BPMN (Business Process Modeling Notation).
BPMN utilizza notazioni uniformi che sono facilmente comprensibili sia dagli stakeholder aziendali che tecnici. È una forma di linguaggio di modellazione unificato che comunica processi distinti utilizzando simboli definiti.
I diagrammi BPMN riguardano le informazioni che vengono ricevute internamente e come vengono interpretate. Di conseguenza, è più tipicamente utilizzato per aggiustamenti di processi interni che non hanno alcuna influenza sui clienti esterni.
Ideale per: Team che si concentrano sui miglioramenti dei processi in tutti i reparti.
#4. Diagramma fornitore, input, processo, output, clienti (SIPOC).
SIPOC è una forma di diagramma swimlane che analizza molti aspetti di un flusso di lavoro.
Un diagramma SIPOC sottolinea chi crea e ottiene i dati di processo, al contrario di un diagramma standard, che organizza i dati in ordine sequenziale. SIPOC si concentra su come i dati vengono ricevuti sia all'interno che all'esterno, motivo per cui viene utilizzato in attività relative all'esperienza del cliente.
Ideale per: Team che vogliono concentrarsi su come i dati vengono ricevuti sia internamente che esternamente.
Che cos'è il flusso di lavoro e l'esempio?
Il flusso di lavoro è la sequenza di operazioni necessarie per eseguire un'attività. Ad eccezione della prima e dell'ultima fase, ogni fase di un processo ha una fase specifica prima e una fase specifica dopo di essa. In un flusso di lavoro lineare, il passaggio iniziale viene spesso avviato da un evento esterno.
Cos'è un buon flusso di lavoro?
Un solido flusso di lavoro fornisce approfondimenti dettagliati sui processi aziendali. Un flusso di lavoro ben pianificato e organizzato riduce la ridondanza e la duplicazione delle procedure aziendali. Altri vantaggi dei flussi di lavoro dei processi includono una maggiore visibilità, collaborazione e controllo sui processi aziendali.
Cos'è il flusso di lavoro in un'organizzazione?
Il flusso di lavoro di un'organizzazione è costituito dalle procedure che devono essere completate, dalle persone o altre risorse disponibili per eseguire tali attività e dalle interazioni tra di esse.
Cos'è il flusso di lavoro di un progetto?
Un flusso di lavoro di gestione del progetto è una sequenza ben pianificata delle azioni e delle attività necessarie per portare a termine un determinato progetto. Un ordine definito delle attività in un flusso di lavoro di gestione del progetto aiuta a completare i progetti in modo più efficiente ed efficace. Risparmiano tempo, migliorano i risultati e promuovono la collaborazione.
Cosa si chiama flusso di lavoro?
Un flusso di lavoro è descritto come una serie di attività che elaborano una serie di dati lungo un percorso predefinito dall'inizio alla fine. I flussi di lavoro sono i percorsi che descrivono come qualcosa passa da incompiuto a completato o da grezzo a elaborato.
Qual è un'altra parola per flusso di lavoro?
Il flusso di lavoro è un altro termine per il processo aziendale.
Quali sono i quattro tipi di flusso di lavoro?
I quattro tipi di flusso di lavoro sono i seguenti:
- Flussi di lavoro sequenziali
- Flussi di lavoro paralleli
- Flussi di lavoro della macchina a stati
- Flusso di lavoro basato su regole
Quali sono i 3 componenti di base del flusso di lavoro?
I parametri di input, trasformazione e output possono essere utilizzati per caratterizzare ogni componente o fase del flusso di lavoro.
Come faccio a creare un flusso di lavoro?
Per creare un flusso di lavoro, è necessario seguire questi passaggi:
- Definire risorse e processi correnti.
- Delinea i passaggi del tuo flusso di lavoro.
- Seleziona uno strumento di flusso di lavoro online facile da usare.
- Progetta un flusso di lavoro dettagliato con lo strumento.
- Testare il nuovo flusso di lavoro aziendale.
- Formare tutti a utilizzare il nuovo flusso di lavoro.
Conclusione
Tieni presente che un processo è uno strumento. È uno strumento vario e prezioso, ma non può fare tutto. Quando crei il tuo flusso di lavoro, devi avere una solida conoscenza del processo a portata di mano e della fine desiderata. Determina quali lavori possono essere automatizzati e quali richiedono un coinvolgimento più pratico. Soprattutto, continua a lavorarci.
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Riferimenti
