Quando non sei al lavoro, i messaggi fuori sede vengono consegnati automaticamente a colleghi, clienti e committenti. Avvisano le persone della tua assenza e quando potrebbero aspettarsi una risposta alla loro e-mail. Qui, in questo blog, abbiamo tutte le informazioni su questa email o messaggio fuori sede. Alla fine del blog, sarai in grado di scrivere la tua e-mail fuori sede o utilizzare il nostro campione o esempio gratuito, per inviare tu stesso l'e-mail fuori sede prima di andare in vacanza o impostare un messaggio e-mail di risposta automatica . Imparerai anche come configurare la tua posta fuori sede con Outlook o Gmail.
Che cos'è un messaggio e-mail fuori sede?
Un messaggio di assenza dall'ufficio (o messaggio OOO) è una risposta e-mail automatica che informa i dipendenti che rimarrai fuori dall'ufficio per un periodo di tempo prolungato. Queste notifiche aiutano a garantire che l'azienda funzioni correttamente mentre sei via.
Quando abiliti un messaggio fuori sede, chiunque ti invii un'e-mail riceverà immediatamente la tua risposta automatica. Sapranno per quanto tempo starai via e chi possono contattare nel frattempo in questo modo. Se lavori in una posizione in cui i tuoi colleghi richiedono risposte rapide, lasciare messaggi di fuori sede ogni volta che ti allontani dalla scrivania, anche se è solo per una breve riunione o appuntamento, può essere vantaggioso.
Se il tuo lavoro ha tempi di consegna più lunghi, non è necessario lasciare messaggi fuori sede quando hai un appuntamento veloce, ma dovresti lasciarne uno ogni volta che sei in vacanza, congedo per malattia o un altro tipo di assenza prolungata.
Quando usi un messaggio fuori sede?
I colleghi, i clienti e gli abbonati spesso si aspettano risposte e soluzioni rapide alle loro preoccupazioni, in particolare da parte del servizio clienti, del marketing e delle comunicazioni. Le comunicazioni fuori sede informano i clienti della tua incapacità di rispondere immediatamente in modo educato, succinto e professionale. Se starai via per un giorno, una settimana o diversi mesi, puoi lasciare un messaggio OOO. Potresti voler impostare un messaggio fuori sede se hai intenzione di:
- Prendersi una vacanza
- Partecipare a una conferenza, un seminario o un incontro professionale
- Assunzione di maternità, malattia o congedo sabbatico
- Prendersi un giorno di vacanza
- Partecipare a un appuntamento dal medico
Cosa includere in un messaggio e-mail fuori sede
- Le notifiche di assenza dall'ufficio possono contenere informazioni critiche quali:
- Perché te ne sei andato?
- Quanto tempo starai via?
- Il giorno in cui intendi tornare
- Chi chiamare in caso di emergenza o per un intervento rapido
A seconda delle tue attività lavorative e delle informazioni che ritieni i tuoi contatti richiederanno mentre sei via, puoi aggiungere ulteriori dettagli. La maggior parte delle applicazioni di posta elettronica professionali consente di configurare due messaggi OOO contemporaneamente, uno per i colleghi interni e uno per i contatti di lavoro esterni.
Cosa evitare in un messaggio fuori sede
I messaggi fuori sede devono essere professionali e credibili. Dovresti evitare quanto segue:
- Dare troppe informazioni. Le risposte automatiche dovrebbero essere brevi e pertinenti. Rimuovere eventuali informazioni superflue dall'e-mail.
- Hai dichiarato che avresti reagito non appena tornerai. Quando torni in ufficio, potrebbe volerci del tempo per recuperare e-mail, telefonate e progetti. È meglio non anticipare la possibilità di rispondere subito a un messaggio perso al tuo ritorno.
- Uso non autorizzato dell'assistenza di un collega. È una buona idea includere le informazioni di contatto di un collega nel caso in cui si presenti qualcosa di urgente durante la tua assenza. Tuttavia, prima di includere le informazioni del tuo collega, assicurati di avere il suo consenso.
Come si scrive una buona e-mail fuori sede?
Un buon messaggio di assenza dall'ufficio dovrebbe includere i tre elementi elencati di seguito:
#1. La data esatta in cui tornerai
Queste informazioni sono necessarie affinché i tuoi colleghi sappiano quando aspettarsi una tua risposta.
#2. Il motivo generale per cui sei fuori dall'ufficio
Puoi specificare se prenderai una vacanza, un anno sabbatico o un congedo personale.
#3. Chi contattare in tua assenza
Se non sei in grado di assumerti responsabilità lavorative durante la tua assenza, è una buona idea specificare chi ti coprirà nel caso qualcuno abbia bisogno di assistenza rapida. Includi il nome completo, il titolo di lavoro e le informazioni di contatto del tuo collega.
Se operi in un'area in cui possono verificarsi situazioni critiche di cui vorresti essere informato, puoi fornire un mezzo alternativo affinché altri possano raggiungerti in caso di emergenza. Ad esempio, se intendi rispondere alle chiamate ma non alle e-mail mentre sei via, aggiungi il tuo numero di cellulare.
Non sentirti obbligato a divulgare queste informazioni a meno che la tua area di lavoro non ne abbia bisogno; dopotutto, il tuo tempo di vacanza è il tuo tempo di vacanza!
Il meglio dell'esempio e del campione di posta elettronica fuori sede
Abbiamo prodotto alcuni esempi di e-mail molto semplici per le risposte automatiche che puoi utilizzare in qualsiasi momento in base al tuo scenario individuale, alla posizione all'interno dell'organizzazione e alle persone che ti inviano spesso e-mail. Scegli quello più adatto a te e personalizzalo come desideri. Ricorda di includere un tocco personale in tutte le e-mail che invii quando sei fuori sede. Ti assisterà nello sviluppo di rapporti di lavoro migliori e nella comunicazione con i tuoi clienti, fornitori e partner commerciali.
Esempio 1: e-mail per le vacanze fuori sede ai colleghi
Ciao,
Sarò in ferie annuali dal [data] al [data]. [Sarò disponibile per le emergenze a [indirizzo e-mail] o [numero di telefono]/non sarò disponibile durante questo periodo di tempo].
Se hai bisogno di assistenza immediata, contatta il mio collega [nome completo] all'indirizzo [e-mail]/[numero di telefono].
Grazie per la vostra email. Ti ricontatterò al mio ritorno.
Auguri,
[Il tuo nome]
Esempio 2: e-mail fuori sede a persone esterne all'organizzazione
Ciao,
Grazie per la vostra email. Non sarò in ufficio dal [data] al [data]. Se hai bisogno di assistenza immediata, contatta il mio collega [nome completo] all'indirizzo [e-mail]/[numero di telefono].
Ti ricontatterò al mio ritorno.
Cordiali saluti,
[La tua firma]
Esempio 3: esempio di posta elettronica generale fuori sede
Caro mittente,
Sono fuori ufficio in questo momento e non sto controllando la posta. Non tornerò fino al [data]. Se si tratta di una questione urgente, contatta [nome completo] all'indirizzo [e-mail]/[numero di telefono] per [motivi di categoria] e [nome completo] all'indirizzo [e-mail]/[numero di telefono] per [motivi di categoria]. Altrimenti, risponderò alla tua email il prima possibile dopo il mio ritorno.
Cordiali saluti,
[La tua firma]
Esempio 4: Fuori sede con un'e-mail di risposta ritardata
Ciao,
Grazie per la vostra email. Non sarò in ufficio dal [data] al [data]. Controllerò la mia e-mail quando possibile e cercherò di rispondere prontamente al tuo messaggio.
Se hai bisogno di assistenza immediata, contatta il mio collega [nome completo] all'indirizzo [e-mail]/[numero di telefono].
Cordiali saluti,
[La tua firma]Esempio 5: e-mail fuori sede per ferie
Ciao,
Grazie per la vostra email. A causa del [giorno festivo / festivo / festivo nazionale / festivo nazionale], il nostro ufficio sarà chiuso dal [data] al [data]. Se hai bisogno di assistenza immediata, contattami all'indirizzo [e-mail]/[numero di telefono].
Ti ricontatterò al mio ritorno.
Cordiali saluti,
[La tua firma]Esempio 6: messaggio e-mail fuori sede per un evento aziendale
Ciao,
Grazie per la vostra email. Sarò fuori sede per partecipare al [nome dell'evento aziendale] che si terrà a [aggiungi luogo] dal [data] al [data]. Controllerò periodicamente la posta elettronica, ma se hai bisogno di assistenza immediata, contatta il mio collega [nome completo] all'indirizzo [email]/[numero di telefono].
Se anche tu sei in [location] in questi giorni, mi piacerebbe entrare in contatto! Chiamami al mio [numero di telefono] e ti darò i dettagli.
Cordiali saluti,
[La tua firma]5 suggerimenti per scrivere un messaggio e-mail fuori sede
Quindi, come puoi creare un efficace messaggio di posta elettronica fuori sede? Ecco cinque idee per rendere la tua email sia efficace che gentile.
#1. Sii breve e dolce
Le migliori comunicazioni fuori sede sono brevi e pertinenti. Firma dopo aver fornito le informazioni pertinenti in poche frasi succinte. Non c'è bisogno di infastidire i tuoi colleghi fornendo troppi dettagli sulla tua assenza.
#2. Modifica il tuo messaggio
Non vuoi mai inviare un'e-mail aziendale con un errore grammaticale. Il calibro della tua scrittura può influenzare il modo in cui i tuoi colleghi e clienti ti percepiscono.
#3. Non fare promesse che non puoi mantenere
Fare promesse che non sarai in grado di mantenere è un errore comune quando si inviano e-mail fuori sede. Ad esempio, non promettere di rispondere all'e-mail di assenza dall'ufficio non appena torni. Molto probabilmente avrai molto lavoro da fare quando tornerai, quindi non puoi promettere una rapida inversione di tendenza.
#4. Mantieni un tono professionale
Quando ci si prepara a partire per le vacanze, si è tentati di assumere un tono informale o amichevole. Tuttavia, tieni presente che un messaggio fuori sede è ancora un'e-mail di lavoro.
#5. Considera tutti i canali di comunicazione
È meglio redigere e attivare un messaggio fuori sede su tutte le piattaforme chiave attraverso le quali interagisci con i tuoi colleghi di lavoro.
Come impostare la risposta automatica fuori sede
A questo punto dovresti avere pronto il tuo messaggio di posta elettronica fuori sede ed ecco come impostare il tuo autoresponder fuori sede in varie piattaforme di posta elettronica, incluso Microsoft Outlook.
#1. Come impostare le risposte fuori sede su Gmail
Segui queste istruzioni per configurare la risposta automatica di Gmail se utilizzi Google Workspace. Fai clic su Opzioni > Visualizza tutte le opzioni nell'angolo in alto a destra di Gmail. Scorri fino in fondo fino a Risponditore automatico.
- Dovrebbe essere selezionato "Risponditore automatico attivo".
- Riempi gli spazi vuoti con le date, la riga dell'oggetto e il tuo messaggio fuori sede di base.
- Fai clic sulle rispettive caselle per inviare una risposta automatica ai tuoi contatti e alle persone della tua organizzazione.
- Fare clic sul pulsante "Salva modifiche".
Il tuo autoresponder fuori sede è stato configurato. Quando abiliti il risponditore automatico, vedrai una barra in alto con l'opzione per terminare l'e-mail relativa alle ferie in questo modo. Per disabilitare il risponditore automatico, fai clic sul pulsante "Termina ora".
#2. Come impostare le risposte e-mail fuori sede su Outlook
Se utilizzi Microsoft Outlook per le tue e-mail, ecco i passaggi per configurare la tua risposta automatica e-mail fuori sede.
- Selezionare File > Risposte automatiche
- Seleziona "Invia risposte automatiche"
- Fare clic su "Invia solo durante questo intervallo di tempo" per modificare l'intervallo di data e ora
- Digita il messaggio di risposta automatica e fai clic su OK. Questo attiverà la risposta automatica per le persone che ti inviano email dall'interno dell'organizzazione
- Per coloro che sono al di fuori dell'organizzazione, fai clic sulla scheda "Fuori dalla mia organizzazione" e digita lo stesso messaggio o una risposta automatica diversa
- fare clic su OK
Sei pronto per il tuo tempo libero sul tuo risponditore e-mail fuori sede su Outlook.
#3. Come impostare i messaggi fuori sede su Slack
Al giorno d'oggi, le piattaforme di messaggistica istantanea come Slack e Teams sono più popolari delle e-mail. Prendi in considerazione la possibilità di pubblicare il tuo avviso di assenza dall'ufficio anche su tali piattaforme. Per cambiare il tuo stato Slack in fuori sede, procedi nel seguente modo:
- Nell'angolo in alto a destra della finestra di Slack, fai clic sulla foto del tuo profilo.
- Fai clic sul pulsante "Aggiorna il tuo stato".
- Nel popup risultante, inserisci il tuo stato fuori sede univoco e quindi specifica l'ora. Puoi persino includere emoticon nel tuo stato.
Cosa si dice in un'e-mail fuori sede?
"Grazie per la tua email", puoi dire. Per [motivo], ora sono assente dall'ufficio fino al [data di ritorno]. Quando tornerò, risponderò volentieri al tuo messaggio. Nel frattempo, contatta [nome del collega + titolo di lavoro] a [e-mail, telefono, ecc.] se desideri assistenza.
Che cos'è un bell'esempio fuori sede?
Ecco un esempio di una bella e-mail fuori sede: sarò fuori sede dal (giorno/mese) al (giorno/mese), con accesso limitato alla posta elettronica. Si prega di contattare [Nome] all'indirizzo [e-mail] o [telefono] in caso di domande urgenti. Risponderò alla tua email il prima possibile. Ma sei capace di fare di più.
Quali sono gli esempi di messaggi fuori sede?
Esempi di messaggi fuori sede includono:
- “Apprezzo la tua email. Sarò assente dall'8 al 12 agosto….
- "Sarò assente dal 25 luglio al 29 luglio." Puoi contattare la mia collega, Marilyn Morales, a [e-mail e numero di telefono] per problemi urgenti".
- “Apprezzo la tua email. Ora sono fuori ufficio e non sto controllando la mia posta elettronica.
Cos'è un buon messaggio di risposta automatica?
Esempi di risposte automatiche e-mail di tipo fuori sede includono: Salve, grazie per aver contattato _. Abbiamo ricevuto il tuo messaggio e ti risponderemo il prima possibile. Ciao, Apprezziamo il tuo interesse a collaborare con noi. Per fissare un appuntamento, vai a [collegamento alla pagina di pianificazione].
Cos'è una buona risposta e-mail automatica?
Di seguito è riportato un esempio di e-mail di risposta automatica:
Ciao [first_name], grazie mille per averci contattato! Questa risposta automatica è semplicemente per informarti... Abbiamo ricevuto la tua email e ti risponderemo il prima possibile con una risposta (umana).
Che cos'è un messaggio di assenza dall'ufficio sano?
Ecco un esempio di e-mail fuori sede:
Sono temporaneamente fuori sede [in vacanza, a una conferenza o per un altro motivo] e non sarò in grado di rispondere fino al [data]. Se desideri assistenza di emergenza, contatta [nome del contatto] all'indirizzo [informazioni di contatto]. Ti assisteranno volentieri mentre sono via.
Conclusione
Tutti desiderano essere necessari. Quando sai che non sarai in grado di controllare la tua casella di posta, stabilisci una risposta automatica fuori sede. Usa gli esempi che ti abbiamo fornito e fallo bene; questo è un ottimo approccio per aumentare la fidelizzazione e le vendite e-commerce senza essere troppo invadenti. Crea un messaggio divertente o perspicace per aiutarti a distinguerti dalla massa!
- VACANZA ILLIMITATA: Definizione, Politica e Come Funziona
- MIGLIOR SERVIZIO EMAIL PER LE AZIENDE (+ opzioni gratuite)
- SISTEMI EMAIL PER LE AZIENDE: 17+ migliori scelte nel 2023 (revisione dettagliata)
- MESSAGGIO FUORI SEDE: significato, esempi e guida
- GMAIL BUSINESS: come funziona e come crearlo
- GRADO DI INSEGNAMENTO: 7 tipi di diplomi di insegnamento e come ottenerne uno
- BIN FILE: cosa significa come aprirne uno sul tuo computer
Riferimenti
