Ogni azienda dell'Oregon, anche quelle con una sola persona, è soggetta alla legge statale sul congedo per malattia, che richiede fino a 40 ore di congedo per malattia per dipendente ogni anno solare. Il congedo per malattia può non essere retribuito a seconda delle dimensioni e dell'ubicazione della tua azienda, mentre alcuni datori di lavoro sono obbligati a fornire un congedo per malattia retribuito. Sebbene la legge sul congedo per malattia dell'Oregon non sia così complicata come quella di altri stati, come la California, devi comunque assicurarti che la tua azienda sia conforme. Ecco tutto ciò che devi sapere sul congedo per malattia dell'Oregon e sulla legge PTO.
Come funziona la legge sul congedo per malattia dell'Oregon
Il congedo per malattia in Oregon è calcolato come un'ora di malattia guadagnata ogni 30 ore lavorate, fino a un massimo di 40 ore. Puoi concedere più giorni di malattia a tua discrezione, ma assicurati che si applichi a tutti i dipendenti. Per rispettare le normative sui congedi per malattia dell'Oregon, è necessario essere a conoscenza di questioni quali congedi retribuiti e non retribuiti, diritti dei dipendenti, utilizzo autorizzato del tempo di malattia e combinazione di congedo per malattia con permessi retribuiti (PTO).
Congedo per malattia retribuito contro non retribuito
I datori di lavoro in Oregon che hanno almeno dieci dipendenti devono concedere un periodo di malattia retribuito. Se hai almeno sei dipendenti e la tua azienda o qualsiasi dipendente si trova a Portland, devi concedere un periodo di malattia retribuito. Se hai meno dipendenti, puoi decidere di rendere il periodo di malattia non retribuito; tuttavia, far pagare il tempo di malattia potrebbe essere un vantaggio allettante per una piccola impresa.
I livelli di personale di alcune aziende possono cambiare, in particolare le imprese stagionali che non impiegano dipendenti a tempo pieno tutto l'anno. Se questo si applica alla tua organizzazione, devi calcolare la tua media giornaliera per ogni periodo di 20 settimane dell'anno precedente. Il tuo periodo di malattia deve essere pagato se la tua azienda ha una media giornaliera di 10 o più dipendenti (sei o più a Portland).
Idoneità e diritti dei dipendenti
I dipendenti di tutti i tipi, a tempo pieno, part-time e stagionali, hanno diritto a un massimo di 40 ore di congedo per malattia all'anno dalla loro azienda. (Questo regolamento richiede ai dipendenti a tempo pieno di lavorare un minimo di 40 ore all'anno; i dipendenti part-time e stagionali possono guadagnare meno.) Tuttavia, come per la maggior parte dei problemi legali, ci sono delle eccezioni. Quando non sei obbligato a concedere un congedo per malattia a un dipendente, considera i seguenti scenari:
- Quando un dipendente è in congedo per malattia ai sensi del Family and Medical Leave Act (FMLA),
- Quando un dipendente è il genitore, il coniuge o il figlio del piccolo imprenditore
- Quando un lavoratore è iscritto a un programma di formazione professionale federale o statale
- Quando un dipendente è iscritto a un programma di studio del lavoro
- Quando il dipendente è un lavoratore autonomo
Secondo la legge dell'Oregon, non sei tenuto a concedere un congedo per malattia immediatamente dopo l'assunzione di un nuovo dipendente. Puoi richiedere ai tuoi dipendenti di lavorare per te per almeno 90 giorni prima di poter beneficiare del congedo per malattia, come puoi fare con molti altri vantaggi.
Quando un dipendente lascia la tua azienda, non sei tenuto a pagare il periodo di malattia maturato e non utilizzato, a meno che la tua organizzazione non abbia una politica che ti richieda di farlo. Qualunque sia la tua politica aziendale, devi rispettarla in ogni momento.
Usi del tempo di malattia consentito
I tuoi dipendenti possono utilizzare il congedo per malattia per una serie di motivi pre-approvati, tra cui la cura di sé e casi specializzati in cui si prendono cura degli altri.
Il tuo personale può prendere un congedo per malattia per i seguenti scopi:
- Appuntamenti con i medici
- Guarire da un infortunio
- Malattia o malattia
- Malattia della mente
- Perdita
- Violenza domestica, molestie, violenza sessuale e altri incidenti correlati
I dipendenti possono anche prendere un congedo per malattia quando non sono malati o infortunati al fine di:
- Prendersi cura di un familiare malato o ferito
- Porta un familiare a una visita medica o a un controllo di salute mentale.
- Prenditi cura di un bambino malato o ferito.
- Prenditi cura di un bambino la cui scuola o asilo nido è chiuso a causa di un'emergenza sanitaria pubblica.
Congedo per malattia contro legge PTO in Oregon
Alcune aziende desiderano semplificarsi le cose combinando le loro polizze PTO e di congedo per malattia in un'unica polizza. Puoi farlo purché la tua polizza PTO soddisfi i requisiti minimi di congedo per malattia dell'Oregon. Questo non ti solleva dall'obbligo di concedere un congedo aggiuntivo come richiesto dalla legge dell'Oregon o federale.
Sebbene combinare le politiche di congedo in un'unica politica ampia possa essere utile negli stati senza regolamenti simili a quelli dell'Oregon, non lo suggeriamo in Oregon. È ideale stabilire una politica PTO separata in modo da poter modificare immediatamente la politica di congedo per malattia se la legge dell'Oregon cambia. In Oregon, la combinazione di queste regole può essere consentita a condizione che tu fornisca ai tuoi dipendenti una presa di forza illimitata.
Requisiti del datore di lavoro
Oltre a concedere il periodo di malattia ai dipendenti, è necessario tenere registri accurati del loro periodo di malattia maturato e utilizzato, fornire loro informazioni sui loro diritti e fornire loro aggiornamenti frequenti sul saldo del periodo di malattia.
Avviso e pubblicazione
L'affissione di manifesti di conformità in punti importanti del tuo ufficio è un modo per garantire la conformità alle leggi sull'occupazione e sulle risorse umane. Lo statuto del tempo di malattia dell'Oregon include requisiti simili, come l'affissione di un cartello del tempo di malattia dove i dipendenti possono facilmente vederlo. Il poster deve contenere informazioni di base sui loro diritti di congedo per malattia.
Tuttavia, se la tua organizzazione è lontana, puoi inserire un avviso nella tua intranet o bacheca elettronica o persino inviare una notifica e-mail a tutta l'azienda. Se pubblichi una newsletter interna regolare, fornisci in ogni messaggio un collegamento al poster della tua azienda, nonché qualsiasi altra esigenza di conformità.
Dichiarazioni di Sick Time Balance
I datori di lavoro in Oregon sono tenuti per legge a fornire ai dipendenti dichiarazioni trimestrali che descrivono in dettaglio la quantità di congedo per malattia che hanno maturato e speso. Puoi rendere queste informazioni disponibili ovunque e, se utilizzi un software per le buste paga, puoi includerle in ogni busta paga, rispettando i requisiti di legge.
Richiesta di documentazione
Sii cauto quando richiedi la documentazione che un dipendente era assente per malattia o per prendersi cura di un familiare malato. Anche se richiedere documenti quando un dipendente va in congedo per malattia può sembrare intelligente, puoi farlo solo nelle seguenti situazioni:
- Se un dipendente è assente per più di tre giorni consecutivi,
- Se si prevede che il periodo di malattia di un dipendente superi i tre giorni lavorativi consecutivi (intervento chirurgico, cure mediche),
- Se un dipendente non fornisce un preavviso appropriato o ragionevole del proprio congedo per malattia (10 giorni se prevedibile, ragionevole per malattia o infortunio), il datore di lavoro può interrompere il rapporto di lavoro del dipendente.
- Se hai una base valida per mettere in dubbio l'uso del congedo per malattia da parte di un dipendente (alto assenteismo, abuso di PTO),
Acquisizione e calcolo dell'indennità di congedo per malattia
Quando si sviluppa una politica di congedo per malattia dell'Oregon, è necessario garantire il rispetto della legge richiedendo ai dipendenti di accumulare tempo e pagarlo correttamente. Puoi accumulare il tempo dei dipendenti in due modi: accumulazione o importo forfettario.
Ottenere il congedo per malattia
Come detto in precedenza, la maturazione del periodo di malattia richiede il calcolo di almeno un'ora di malattia ogni 30 ore lavorate. È possibile interrompere l'accumulo di assenze per malattia una volta che un dipendente ha 40 ore nella propria banca delle ore di malattia. Puoi continuare ad accumulare ore per i tuoi dipendenti se la politica di congedo per malattia della tua azienda è più liberale rispetto agli standard statali.
Anche se richiedi ai dipendenti di essere al lavoro per 90 giorni prima di poter utilizzare il periodo di malattia, il loro accumulo inizia il giorno in cui iniziano. Sono idonei a utilizzare il periodo di malattia una volta completato il minimo di 90 giorni.
Sebbene questo sistema consenta ai dipendenti di guadagnare un congedo per malattia in base alle ore lavorate, richiede uno sforzo amministrativo aggiuntivo. Ciò aumenta anche la probabilità di errori amministrativi o errori di calcolo.
Malattia in un'unica rata
L'opzione di somma forfettaria prevede solo di concedere ai dipendenti il congedo per malattia completo che viene loro concesso ogni anno il 1 ° gennaio. Questo metodo ti farà risparmiare tempo nel reparto amministrativo.
Lo svantaggio della somma forfettaria è quando i dipendenti iniziano prima del 1 gennaio. In questo caso, dovresti ripartire proporzionalmente il tempo di malattia a seconda della data di inizio. Quindi, se offri 40 ore di malattia ogni anno e una nuova assunzione inizia il 1 luglio (la metà dell'anno), devi ripartire proporzionalmente il tempo di malattia della metà, o 20 ore. Anche con questo passaggio aggiuntivo, riteniamo che la somma forfettaria sia il metodo superiore e meno impegnativo dal punto di vista amministrativo per calcolare il congedo per malattia.
Calcolo della paga
Se la tua organizzazione è tenuta a pagare i dipendenti per il congedo per malattia, devi corrispondere loro la normale tariffa salariale. Se i dipendenti a ore ricevono una sola retribuzione, devi corrispondere loro la normale tariffa oraria per ogni ora di assenza per malattia. Utilizzare la media ponderata delle retribuzioni orarie del dipendente se hanno più di una retribuzione.
I dipendenti stipendiati devono ricevere l'intero importo guadagnato durante il congedo per malattia. Ad esempio, se un dipendente guadagna uno stipendio settimanale di $ 2,500 e si prende un giorno di congedo per malattia, devi pagargli $ 2,000 in guadagni regolari più $ 500 per un giorno di congedo per malattia.
Se hai dipendenti su commissione che non guadagnano uno stipendio base, devi pagare loro almeno il salario minimo per ogni ora di congedo per malattia che prendono. Se dai ai dipendenti commissionati uno stipendio base, devi pagare loro la tariffa pari alla loro tariffa oraria o al salario minimo, a seconda di quale sia il più alto.
Mentre gli straordinari, i bonus, le mance e altre retribuzioni superiori alla tariffa base di un dipendente non tengono conto dei calcoli delle indennità di congedo per malattia, la retribuzione differenziale del turno lo fa, quindi assicurati di calcolare in modo appropriato se hai dipendenti che rientrano in quella categoria.
Il mantenimento dei dipendenti
Lo stato dell'Oregon consente ai dipendenti di riportare fino a 40 ore di malattia all'anno. I datori di lavoro possono anche limitare il congedo per malattia maturato a 40 ore all'anno e limitare il saldo totale del congedo per malattia per dipendente a 80 ore. Hai la possibilità di aumentare queste restrizioni a tua discrezione.
Quindi, se un dipendente non ha usufruito di un congedo per malattia l'anno precedente, può riportare tutte le 40 ore. Puoi interrompere il loro accumulo una volta che hanno completato le loro 40 ore per l'anno. Se utilizzano il periodo di malattia e il loro saldo scende al di sotto di 80 ore, è necessario riavviare il loro accumulo. Anche se hanno più di 40 ore di malattia alla fine dell'anno, puoi limitare il loro rinnovo a 40 ore.
Considerazioni legali
La regola del tempo di malattia dell'Oregon è abbastanza semplice, ma richiede comunque attenzione ai dettagli per evitare di non essere conforme. Se si calcola la retribuzione in modo errato o si violano i diritti legali di un dipendente, si potrebbe incorrere in multe e sanzioni statali, nonché azioni legali dei dipendenti.
Sanzioni e multe
I salari di penalità sono legali in Oregon. Il mancato corretto pagamento del periodo di malattia di un dipendente può comportare una penale fino a otto volte la normale retribuzione del dipendente. Anche piccoli errori di busta paga possono portare a questa pesante conseguenza.
L'Oregon consente anche una multa di $ 1,000 per ogni infrazione. Quindi, se hai tre dipendenti che prendono un congedo per malattia ma il tuo team di gestione stipendi non calcola correttamente la loro retribuzione per congedo per malattia, la tua azienda non solo dovrà a quei dipendenti otto volte la loro normale retribuzione per ogni ora di congedo per malattia, ma dovrai anche deve allo stato $ 3,000 di multa.
Reclami dei dipendenti
I datori di lavoro che violano le regole del congedo per malattia, intenzionalmente o inconsapevolmente, devono affrontare pesanti sanzioni in Oregon. Le cause legali dei dipendenti possono essere estremamente costose per le aziende, sia dal punto di vista finanziario che in termini di reputazione.
Quando un dipendente richiede un congedo per malattia, non vendicarlo, molestarlo, disciplinarlo o licenziarlo. L'assunzione di una qualsiasi di queste attività potrebbe comportare molestie o casi di licenziamento illegittimo da parte di un dipendente.
Potresti avere una base ragionevole per mettere in dubbio l'utilizzo del congedo per malattia da parte di un dipendente se si è preso un congedo eccessivo o ha abusato di altre politiche. Tuttavia, fai attenzione a documentare queste preoccupazioni per avere la prova di un vero problema.
Mantenere la coerenza e conservare i registri
Tieni registri meticolosi in tutti i problemi relativi alle risorse umane. Mantenere la conformità legale tenendo un registro del periodo di malattia maturato e trascorso da ciascun dipendente almeno trimestralmente. Conserva anche tutti i registri relativi alle assenze per malattia di un dipendente. Poiché si tratta di cartelle cliniche, è necessario mantenerle separate dalla normale cartella personale del dipendente e inserirle in una cartella riservata con accesso limitato.
Sii equo e coerente con la tua politica di congedo per malattia, sia in termini di tempo che concedi sia come rispondi ai dipendenti che prendono l'assenza. Ricorda, quello che fai per un dipendente deve essere fatto per tutti.
L'Oregon ha una legge sul congedo per malattia retribuito?
Tutti i dipendenti dell'Oregon hanno diritto al congedo per malattia ai sensi della legge statale. Se il tuo datore di lavoro ha 10 o più dipendenti (6 o più se hanno una sede a Portland), hai diritto al periodo di malattia retribuito. In caso contrario, il periodo di malattia è tutelato ma non compensato.
Qual è la nuova legge sul congedo per malattia dell'Oregon?
Le aziende private con uno o più dipendenti nello stato dell'Oregon dovranno fornire fino a 12 settimane di ferie retribuite entro un periodo di 12 mesi a partire dal 1° gennaio 2023.
I giorni di malattia si spostano in Oregon?
Sì, le aziende sono tenute per legge a consentire ai dipendenti di riportare all'anno successivo fino a 40 ore di congedo per malattia non utilizzato.
Il tuo datore di lavoro può chiedere perché stai chiamando malato?
Quando un lavoratore si ammala, è lecito al datore di lavoro informarsi sulla causa della sua assenza.
Possono dire di no se chiami malato?
Che gli piaccia o no, i capi non dovrebbero negare la tua richiesta di congedo per malattia.
In conclusione,
La maggior parte delle aziende è in grado di evitare di violare lo statuto del congedo per malattia dell'Oregon. Per assicurarti di far parte di quel gruppo, conosci e comprendi cosa devi fornire a ciascun dipendente e come evitare qualsiasi problema.
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Riferimenti
