Poiché le lettere ufficiali sono considerate documenti ufficiali, le lettere formali devono essere scritte con cura. Il concetto di lettera formale differisce in molti modi e viene fornito in questo post, insieme alle linee guida per la stesura di una lettera. Quindi, imparando di più sulle seguenti cose, puoi migliorare quanto bene scrivi lettere formali. In questo post imparerai i diversi tipi di lettera ufficiale, il formato da scrivere per il governo degli Stati Uniti e per scopi di richiesta
Formato lettera ufficiale
Una lettera formale è scritta con un tono formale e ben organizzato e segue determinate regole su come formattarla. Scrivere a un manager, responsabile delle risorse umane, dipendente, preside di un college o di una scuola, insegnante, ecc., è un modo professionale per usare queste lettere. Ma per motivi privati, non inviamo lettere formali ai nostri amici, familiari o altri parenti stretti.
Quando si compone una lettera formale, è necessario rispettare alcune regole. Inoltre, le lettere devono essere scritte in uno stile molto formale. Il contenuto della lettera sarà comunicato in modo formale per via del formato utilizzato. Per trasmettere al lettore l'idea che vuoi trasmettere, ogni frase deve essere scritta con cura.
Tipi di lettere formali
Esistono molti tipi diversi di lettere formali, come già detto, e sono tipicamente suddivisi nelle seguenti categorie:
- Lettere commerciali
- Richiedi lettere
- Lettere ai giornali
#1. Lettere commerciali
La scrittura aziendale dovrebbe essere breve, precisa e diretta. La storia non ha posto in una lettera commerciale. Prima di iniziare a scrivere una lettera commerciale, ci sono alcune cose da tenere a mente.
- Usa un linguaggio normale e quotidiano per esprimere chiaramente la tua argomentazione piuttosto che un gergo appariscente o troppo aggressivo.
- Non usare mai un linguaggio specifico del settore in una lettera commerciale.
- Le abbreviazioni dovrebbero essere usate il meno possibile.
- Vengono utilizzati numerosi formati di indirizzo, a seconda del destinatario e dello scopo della lettera.
- Quando si effettua un ordine per iscritto, è necessario prestare la massima attenzione a specificare in modo chiaro e sintetico gli articoli richiesti, nonché la qualità e la quantità desiderate.
- Quando rispondi a una lettera commerciale, non dimenticare mai di includere la data e i riferimenti (se presenti).
Le lettere formali/d'affari includono lettere dai datori di lavoro ai dipendenti e viceversa, lettere per ordinare e sostituire articoli, lettere di grave preoccupazione a un funzionario in una posizione più elevata, lettere di reclamo, ecc.
#2. Richiedi lettere
Le tipiche lettere di candidatura includono lettere di richiesta di impiego. Prima e dopo aver scritto una lettera di candidatura, assicurati che i seguenti dettagli siano accurati:
- Inizia sempre con una breve introduzione che indichi se il candidato sta rispondendo a un annuncio di lavoro online o stampato.
- Includere l'età, l'istruzione e la storia lavorativa del richiedente.
- Dimostrerai al datore di lavoro che vuoi veramente lavorare per quella particolare organizzazione dicendogli questo.
- Fornisci anche referenze in modo che l'azienda possa determinare il calibro del dipendente che saresti.
Le lettere di assunzione devono seguire la corretta struttura formale o di lettera commerciale.
#3. Lettere ai giornali
Queste lettere devono essere sempre indirizzate a "The Editor" e devono essere firmate "Distinti saluti". Le lettere all'editore sollevano questioni che devono essere portate all'attenzione delle autorità superiori. Queste lettere dovrebbero essere sincere e professionali. Assicurati che il tuo nome e indirizzo siano corretti e che stai scrivendo la lettera per una causa rispettabile. Nessun giornale stamperebbe lettere anonime.
Formato della lettera ufficiale del governo
Per esprimere efficacemente le tue opinioni su questioni che interessano la tua comunità, stato o nazione, scrivi una lettera a un membro del governo. L'indirizzo postale ufficiale del leader desiderato può essere trovato online. Poiché l'etichetta di indirizzamento appropriata varia da funzionario a funzionario, fai le tue ricerche sul protocollo per il funzionario specifico a cui stai inviando la lettera. Di seguito è riportato il formato per scrivere una lettera ufficiale del governo:
#1. Affrontare la lettera
Nel formato per scrivere una lettera ufficiale del governo, dovrebbe menzionare a chi stai indirizzando la lettera. Qui, includi il nome, il titolo e l'indirizzo postale del rappresentante. Scrivi la lettera in modo ordinato e leggibile al centro di una busta. Quindi, sigilla la busta. Metti un francobollo nell'angolo in alto a destra della busta. Se ti aspetti una risposta da questo funzionario governativo, inserisci il tuo nome completo e l'indirizzo del mittente nell'angolo in alto a sinistra della busta.
#2. Osservare una condotta appropriata
La tua lettera dovrebbe iniziare correttamente con un saluto e dovrebbe anche terminare in modo appropriato. A seconda del livello di governo, questa persona potrebbe impiegare una squadra di segretarie per cercare nella sua casella di posta la corrispondenza importante. Usa il cognome e il titolo del rappresentante quando ti rivolgi a lui. Tuttavia, se c'è solo una persona in quella posizione, puoi rivolgerti a loro solo con i loro titoli (ad esempio, Presidente della Camera, Sindaco o Presidente). Devi usare il cognome per chiarire con chi stai parlando se più di una persona ricopre un incarico contemporaneamente (come un senatore, un giudice o un rappresentante).
Fai qualche ricerca e scopri come altre persone hanno indirizzato lettere a questo particolare funzionario governativo. Alcuni gruppi di attivisti e siti Web di petizioni forniscono effettivamente una guida completa su come contattare i principali responsabili delle decisioni per una causa particolare. Inoltre, potresti essere in grado di inviare un'e-mail al rappresentante.
#3. Scrivere una lettera persuasiva
Prima di inviare la tua lettera, assicurati che questo funzionario governativo abbia l'autorità per agire di conseguenza. Non fare richieste eccessive. Non chiedere mai a un impiegato statale di completare un'attività che non ha nulla a che fare con il suo campo di lavoro. Dopo aver fatto un passo indietro, pensa se esiste un modo migliore per risolvere il tuo problema.
A seconda della loro anzianità, i dipendenti pubblici possono ricevere da dozzine a centinaia di lettere al giorno. Il funzionario potrebbe persino assumere esperti selezionatori di lettere per determinare quale dei pochi messaggi selezionati arriva effettivamente a loro. Nella tua lettera, sii premuroso, succinto e aggiornato. Nella riga dell'oggetto o nella prima frase, fai riferimento a un argomento che è all'ordine del giorno del funzionario.
Assicurati che la tua lettera sia appropriata. Hai davvero bisogno di sfogarti o sei solo drammatico? Si prega di essere il più educato e breve possibile nella richiesta. Non essere offensivo o volgare. Il rispetto si diffonde rapidamente.
Formato ufficiale della lettera per la richiesta
Poiché una lettera di richiesta ufficiale è una comunicazione commerciale formale, dovrebbe essere organizzata nel suo formato. Inizia la lettera presentandoti e usando il saluto appropriato per il destinatario. Per esercitare la memoria del destinatario, menziona il tuo nome, il tuo dipartimento e qualsiasi precedente interazione che potresti aver avuto con loro. Puoi continuare a discutere il problema e l'obiettivo della lettera. Usa un linguaggio e un vocabolario semplici nell'introduzione.
Usa sempre carta intestata professionale quando scrivi una richiesta commerciale. Se non ce l'hai vicino, scrivi il nome della tua azienda, l'indirizzo e il numero di telefono in alto al centro della pagina. Segui questo formato per scrivere una lettera di richiesta ufficiale:
#1. La data e l'indirizzo dovrebbero essere aggiunti.
Nelle lettere commerciali, le intestazioni sono normalmente la data e l'indirizzo. Includi prima il nome, la posizione e l'indirizzo del destinatario. Entrambi i bit di informazione dovrebbero essere posizionati a sinistra. La data può essere scritta dopo l'indirizzo del destinatario o in alto a sinistra della lettera. Potrebbe essere necessario attenersi al formato se è standard al lavoro.
#2. Includere la citazione e il soggetto.
Una riga sotto, aggiungi il numero di riferimento e l'oggetto. L'oggetto di una lettera commerciale è fondamentale per catturare l'attenzione del lettore e portarlo al contenuto del corpo della lettera. Sii breve, non più di sei-otto parole.
#3. Saluto
Inserisci un saluto in questo campo. La maggior parte delle persone concorda sul fatto che tutta la corrispondenza commerciale dovrebbe iniziare con "Caro". Se il destinatario è un alto dirigente, puoi anche usare rispettato. Usa sempre Dr., Mr., Mrs. o Ms. quando ti rivolgi al destinatario in modo professionale. Dopo il saluto, usa il secondo nome della persona.
#4. Scrivi l'introduzione
Nel paragrafo iniziale, potresti identificare te stesso e la tua attività. Nella riga che segue, fai sapere al destinatario se hai già parlato con loro. Inserisci la tua richiesta nello spazio successivo. Tre o quattro frasi possono costituire il paragrafo iniziale.
#5. Aggiungere ulteriori paragrafi.
Queste frasi possono anche contenere le specifiche della richiesta. Se sono necessarie ulteriori informazioni per supportare la tua richiesta, puoi includerle in paragrafi separati o su un'unica riga. Ad esempio, vorrei chiedere un permesso di tre giorni dal [data] al [data].
#6. Includere un riepilogo
A seguito di un'esauriente motivazione della richiesta, è possibile aggiungere ulteriori informazioni pertinenti. Potresti affermare qualcosa sulla falsariga di Vogliamo sentirti il prima possibile perché questa è una priorità per noi. Dire: "Fammi sapere se desideri ulteriori informazioni" è ugualmente accettabile. Evita di usare le parole "adesso" e "consideralo urgente".
#7. Aggiungi un abbonamento
A causa del fatto che mantiene il tono formale della lettera, questa è una componente cruciale di una lettera commerciale. Metti frasi come "grazie", "con sincero rispetto" e "tuo" nelle tue frasi. Evita di dire qualcosa come "ciao per ora" o "ci vediamo" all'inizio della conversazione.
#8. Metti la tua firma
Firma il tuo nome in modo leggibile e completo. Nelle lettere commerciali, specialmente nella prima pagina, evita di usare le iniziali. Il tuo nome completo dovrebbe essere visualizzato in grassetto dopo la firma.
#9. Riferimento agli Allegati
Se stai includendo tutta la documentazione di supporto, aggiungi Encl: a sinistra. I materiali allegati possono essere numerati. Assicurati che gli allegati siano nell'ordine corretto, come specificato nella lettera.
Formato lettera ufficiale USA
Se non hai mai scritto una lettera commerciale prima o lo fai solo periodicamente, può essere intimidatorio scriverne una correttamente. Quando fai domanda per il tuo primo lavoro, ad esempio, ti potrebbe essere richiesto di scrivere una lettera di accompagnamento. Negli Stati Uniti, il formato blocco intero e il formato blocco modificato sono i due stili più tipicamente utilizzati per la corrispondenza ufficiale delle lettere.
- Formato blocco intero: ogni componente di una lettera scritta interamente in blocchi è allineato a sinistra e il margine sinistro segna l'inizio di ogni riga. Usa questo stile se non sei sicuro perché è più formale.
- Formato blocco modificato: utilizza un formato blocco modificato con alcuni componenti delle lettere spostati a destra. In questi giorni, la maggior parte delle situazioni richiede questo metodo.
Analizziamo il formato per scrivere una lettera ufficiale ai funzionari statunitensi, sia per il formato in blocco completo che per quello modificato:
#1. Scegli tra "Formato blocco intero" e "Formato blocco modificato".
Nessuno di questi dovrebbe essere combinato. Il blocco pieno, dove tutto è allineato a sinistra, è il più formale dei due formati. Tuttavia, nei tempi moderni, un blocco modificato, in cui alcune parti vengono spostate a destra, funziona bene nella maggior parte delle situazioni.
#2. Dovrebbe includere il tuo indirizzo.
Per il formato blocco completo e il formato blocco modificato, il tuo indirizzo dovrebbe essere sulla sinistra. Tab il testo attraverso invece di giustificarlo a destra.
#3. Include la data.
Indipendentemente dal formato scelto, la data deve essere allineata a sinistra e posizionata proprio sotto il tuo indirizzo. Indicare per iscritto “15 maggio 2008”.
# 4: potresti voler aggiungere una linea di riferimento
Digita "Re:" prima della riga di riferimento se stai scrivendo a una grande azienda o se ti è stato chiesto di farlo. Lascia fuori la riga dell'oggetto se stai usando una riga di riferimento.
#5. Deve contenere il nome e l'indirizzo del destinatario.
In tutti i formati, questo dovrebbe essere lasciato giustificato. Nel caso in cui la lettera si separi dalla busta, è imperativo menzionare il nome completo e l'indirizzo (cosa che di solito accade in un grande ufficio). Assicurati che il nome e l'indirizzo del destinatario siano posizionati in modo che possano essere visti nella finestra se stai usando una busta con finestra.
#6. Includi il saluto.
I due punti dovrebbero venire dopo il saluto, noto anche come saluto. (Ad esempio: "Caro signor Jones: difendi sempre la sinistra".
#7. Prendi in considerazione l'inclusione di una riga dell'oggetto
L'uso delle righe dell'oggetto è in aumento, anche se non è obbligatorio. La tua riga dell'oggetto dovrebbe chiarire al lettore di cosa tratta la lettera solo guardandola. Nel formato blocco modificato, può essere allineato a sinistra o centrato.
#8. Scrivi la lettera stessa.
Il testo della tua lettera deve essere allineato a sinistra, con spaziatura singola e in corsivo (in tutti i formati). Invece di indentare i paragrafi, usa una riga vuota tra di loro. Usa un tono formale quando scrivi la corrispondenza commerciale.
#9. Dovrebbe avere una chiusura adeguata.
Usa una nota chiusura formale come "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" per terminare le tue lettere (una buona opzione per qualcuno che già conosci). Questo è seguito da una virgola.
#10. “Aggiungi il tuo nome
Nel paragrafo finale, digita il tuo nome dopo aver lasciato spazio per la tua firma. Puoi aggiungere il tuo titolo di lavoro e il nome del datore di lavoro alla riga sotto il tuo nome, se appropriato.
Qual è il formato di una lettera ufficiale?
In una lettera professionale devono essere inclusi l'indirizzo del mittente, la data, l'indirizzo del destinatario, l'oggetto, il saluto, il contenuto della lettera, un finale di complimento e infine la firma con il nome (in stampatello) e la designazione.
Qual è il formato migliore per una lettera formale?
Formato per lettere formali:
- Indirizzo del mittente.
- Dati.
- Nome/designazione del destinatario
- L'indirizzo del Destinatario.
- Saluto.
- Soggetto.
- Corpo [Contenuto, Introduzione e Conclusione]
Come si avvia una lettera ufficiale formale?
"Cara signora o signor cognome", un tipico saluto usato nella corrispondenza commerciale. Puoi usarlo nel saluto se conosci sia il nome che il cognome.
Quali sono i 4 tipi di lettere formali?
Formati di lettere formali:
- Lettera di richiesta
- Lettera d'ordine.
- Lettera di denuncia
- Una lettera di risposta al reclamo.
- Lettera di marketing.
- Lettera di vendita.
- Lettera di recupero
Quali sono le 7 parti di una lettera formale?
La maggior parte degli esperti concorda sul fatto che una lettera commerciale è composta dai seguenti sette componenti:
- Indirizzo di posta.
- Dati.
- Posizione del destinatario.
- Saluto
- Corpo.
- Firma e chiusura.
- Recinzioni.
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