I datori di lavoro devono pubblicare poster sul diritto del lavoro per informare i dipendenti dei loro diritti ai sensi delle leggi sul lavoro federali e statali. Rischi sanzioni e azioni legali se non esponi questi manifesti di conformità in modo ben visibile. La buona notizia è che i poster del diritto del lavoro sono disponibili presso il Dipartimento del lavoro del tuo stato. In questa guida, capirai tutto sull'avviso di conformità del poster del lavoro e su come utilizzarlo per la tua attività indipendentemente dalla tua posizione che può essere Illinois, California o Ohio, tra gli altri stati.
Cosa sono i poster di diritto del lavoro?
I poster del diritto del lavoro sono un'esigenza non negoziabile per le imprese per operare, sebbene non tutte le aziende richiedano gli stessi poster del diritto del lavoro.
L'obiettivo dei poster del diritto del lavoro è aumentare l'efficienza di un'azienda ricordando al contempo ai dipendenti che devono seguire le regole, gli obblighi e le responsabilità del posto di lavoro. I manifesti della legislazione sul lavoro devono essere ben visibili sul posto di lavoro a beneficio sia dei datori di lavoro che dei dipendenti.
Il requisito per i poster del diritto del lavoro è principalmente determinato dal quadro giuridico della tua azienda. I proprietari di ditte individuali e LLC senza lavoratori sono esentati dall'ottenere poster sul diritto del lavoro. Tutte le altre imprese, istituzioni o organizzazioni con dipendenti (comprese le LLC con personale) devono ottenere manifesti di diritto del lavoro federali, statali e, in determinate circostanze, specifici del settore da esporre in modo ben visibile sul posto di lavoro.
Ogni azienda negli Stati Uniti è obbligata per legge a mettere i più recenti manifesti del diritto del lavoro federale e statale in un luogo in cui i dipendenti visitano spesso. Ciò è necessario per garantire che i dipendenti leggano i poster del diritto del lavoro al fine di comprendere i propri diritti e doveri sul lavoro.
Poster di diritto del lavoro federale
Le regole per i poster del diritto del lavoro federale sono piuttosto semplici. I poster riguardanti le leggi federali sul lavoro includono l'Occupational Safety and Health Act (OSHA), l'Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA), il Federal Minimum Wage e l'Employee Polygraph Protection Act.
Ce ne sono altri, come il Family and Medical Leave Act (FMLA), ma quelli sopra elencati sono i più importanti. La mancata collocazione dell'avviso di conformità del manifesto laburista nelle aree di lavoro appropriate costituisce una violazione dei diritti di un dipendente e quasi certamente comporterà sanzioni sostanziali.
Poster di diritto del lavoro statale
I regolamenti sui poster del diritto del lavoro statale differiscono l'uno dall'altro. Forniremo due esempi per mostrare come i poster del diritto del lavoro differiscono da stato a stato.
Ad esempio, considera la California, l'Illinois o anche l'Ohio. Oltre ai poster del diritto del lavoro federale e statale, tutte le aziende della California, dell'Illinois o dell'Ohio devono acquistare il poster del salario minimo della California, dell'Illinois o dell'Ohio, il poster dell'avviso di giorno di paga, l'avviso di permesso di voto per i dipendenti e una varietà di altri manifesti di avviso di conformità al diritto del lavoro. Lo Stato della California, dell'Illinois o dell'Ohio consiglia inoltre alle aziende di ricevere un avviso di ritenuta d'acconto dell'IRS (per ricordare ai dipendenti di presentare un nuovo modulo W-4 ai propri datori di lavoro) nonché il poster di 15 giorni per rallentare la diffusione della conformità del lavoro, che specifica il Standard sul posto di lavoro del coronavirus degli Stati Uniti.
Osservando i requisiti del poster di conformità al diritto del lavoro dell'Alabama, possiamo vedere che erano leggermente diversi da quelli richiesti in California, Illinois o Ohio. Tutti i datori di lavoro in Alabama sono obbligati ad affiggere un poster con avviso di indennizzo del lavoratore, un poster di indennità di disoccupazione "La tua assicurazione sul lavoro" e un poster delle leggi sul lavoro minorile dell'Alabama. L'Alabama ha anche poster di diritto del lavoro molto più suggeriti, come il poster per frode sulla compensazione dei lavoratori, il poster per la prevenzione della violenza sul posto di lavoro e il poster per la tratta di esseri umani in Alabama, che la California non ha nella sua lista.
Ogni stato degli Stati Uniti, che si tratti della California, dell'Illinois o dell'Ohio, ha tutti i propri regolamenti statali sui manifesti di conformità al diritto del lavoro, motivo per cui è fondamentale esaminare i manifesti del diritto del lavoro nello stato in cui si intende fare affari prima di tempo.
Poster di diritto del lavoro specifici del settore
Una cosa da tenere a mente è che, a seconda del tipo di attività, potresti aver bisogno di poster di diritto del lavoro specifici o aggiuntivi. Ad esempio, i settori dell'agricoltura e delle costruzioni hanno norme di sicurezza specifiche del settore che dovrebbero essere pubblicate anche sui manifesti del diritto del lavoro, e settori come i ristoranti di servizio e la vendita al dettaglio hanno requisiti salariali minimi specifici del settore, il che significa che i ristoranti e i negozi al dettaglio dovrebbero inviare manodopera appropriata manifesti legali che corrispondono alle leggi e ai regolamenti del loro settore.
Questi sono solo alcuni esempi del motivo per cui è fondamentale comprendere i poster unici che la tua azienda potrebbe desiderare in base al settore in cui opera.
Requisiti del poster del diritto del lavoro
Il manifesto dell'avviso di conformità al diritto del lavoro deve essere esposto in ogni attività con almeno un dipendente. Il DOL aiuta le aziende a capire come rimanere conformi; ad esempio, puoi utilizzare FirstStep Poster Advisor, che ti pone alcune domande e poi ti dice quali poster devi mostrare.
Fatta eccezione per la conformità FMLA, il DOL rende esplicito che i dipendenti devono essere in grado di leggere e comprendere i cartelli. Questo, tuttavia, vale solo per gli obblighi federali. Ogni stato ha i propri standard per i poster degli avvisi di conformità al diritto del lavoro, di cui parleremo più avanti.
Informazioni trasmesse dai manifesti di conformità
I poster che mostrano le leggi sul lavoro federali e statali includono informazioni comparabili. Nella maggior parte dei casi, sembrano persino essere gli stessi. Tuttavia, la sostanza può essere molto diversa negli stati in cui le regole sull'occupazione differiscono e superano i minimi federali. Per garantire la conformità, assicurati che i poster forniscano informazioni sui seguenti argomenti:
- Salario minimo federale
- Salario minimo statale
- Legge sulla non discriminazione delle informazioni genetiche (GINA)
- Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro (OSHA)
- Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC)
- Legge sul congedo familiare e medico (FMLA)
- Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act (USERRA)
- Legge sulla protezione del poligrafo dei dipendenti (EPPA)
Dove devono essere collocati i poster
La conformità dei manifesti del lavoro richiede l'esposizione dei manifesti in una posizione ben visibile dove tutti i dipendenti possano vederli. La maggior parte delle aziende espone poster del diritto del lavoro in un'area pausa o in una mensa. Poiché la maggior parte dei dipendenti frequenta determinate sezioni della tua azienda, è una buona idea metterli vicino al caffè o all'acqua.
Se hai molti luoghi di lavoro, avrai bisogno di poster duplicati per ognuno. Per essere conformi, le organizzazioni che gestiscono grandi strutture, come un magazzino, potrebbero dover installare poster in più di una posizione.
Quando i poster devono essere aggiornati
Sebbene le regole del lavoro cambino raramente, è consigliabile aggiornare i poster di conformità una volta all'anno. Gli aggiornamenti alle normative sul lavoro richiederanno la modifica dei poster di conformità non appena possibile, soprattutto se le leggi cambiano in modo significativo, come l'aumento del salario minimo o il calcolo degli straordinari. Se la legislazione federale o statale cambia, verranno prodotti nuovi poster di conformità e ti verrà richiesto di sostituire il tuo.
Poster di lavoro a distanza
Poiché così tante persone ora lavorano in remoto, il DOL ha fornito istruzioni aggiornate sui poster di conformità. L'aggiornamento contiene dati sulla forza lavoro ibrida e remota.
È necessario mostrare costantemente manifesti del diritto del lavoro fisico in ambienti ibridi, in cui alcuni dipendenti lavorano completamente da remoto e altri entrano in un ufficio fisico. I tuoi lavoratori remoti dovranno comunque accedere ai poster del diritto del lavoro, pertanto fornire l'accesso elettronico è consigliato ma non obbligatorio.
Se la tua organizzazione è completamente remota, puoi soddisfare i requisiti di distacco dando ai tuoi dipendenti l'accesso elettronico se sono soddisfatte le seguenti condizioni:
- Ogni dipendente lavora da remoto il 100% del tempo
- Fornite abitualmente informazioni ai dipendenti tramite mezzi elettronici
- Tutti i tuoi dipendenti hanno accesso alla pubblicazione elettronica
Se soddisfi tutti questi standard, sei autorizzato a distribuire poster elettronici sul diritto del lavoro. Devi, tuttavia, assicurarti che i tuoi dipendenti siano a conoscenza della posizione dei manifesti di conformità e siano indirizzati a rivedere i loro diritti. In caso contrario, il DOL potrebbe ritenerti non conforme.
Sanzioni per inosservanza
L'EEOC è responsabile dell'applicazione e della punizione delle imprese che non rispettano i requisiti di distacco del diritto del lavoro. Se la tua organizzazione non mostra correttamente i poster del diritto del lavoro, per errore o di proposito, potresti incorrere in sanzioni severe:
- Violazione FMLA: $ 189
- Violazione OSHA: $ 14,502
- Violazione EPPA: $ 23,011
- Violazione EEOC: $612
Secondo la legge federale, queste sanzioni vengono adeguate all'inflazione ogni anno. Mentre le aziende vengono normalmente multate per ripetute violazioni, il governo potrebbe multarti per il primo reato, quindi assicurati di seguire le regole.
La minaccia di multe governative non è l'unica ragione per non scrivere sul blog. I dipendenti che possono dimostrare che i manifesti non sono stati esposti in modo appropriato possono avviare una causa legale e riscuotere ulteriori danni a seguito della non conformità della tua azienda.
La retribuzione degli straordinari è una delle più comuni infrazioni ai poster del diritto del lavoro. Se non comunichi ai tuoi dipendenti i requisiti federali e statali per gli straordinari, potresti incorrere in multe governative e azioni legali per i dipendenti. I tuoi dipendenti potrebbero dover affrontare ulteriori sanzioni a causa del mancato rispetto da parte della tua azienda.
Che cos'è la conformità del manifesto del lavoro?
I poster del diritto del lavoro sono necessari per gli avvisi di diritto del lavoro statali e federali che i datori di lavoro con uno o più dipendenti devono collocare in modo ben visibile in un luogo frequentato da tutti i dipendenti. Sanzioni, multe e azioni legali possono essere imposte se non vengono visualizzati gli avvisi di diritto del lavoro statali e federali appropriati.
La conformità al manifesto del lavoro è legittima?
Lo è, davvero. Sebbene il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti richieda l'affissione di alcuni avvisi sul posto di lavoro, il DOL fornisce copie elettroniche gratuite dei poster necessari. Non dovrebbe mai essere necessario pagare i manifesti per conformarsi agli standard DOL.
Che cos'è la conformità ai poster del lavoro in Louisiana?
Le normative federali e statali obbligano i datori di lavoro a pubblicare avvisi che avvisano i dipendenti dei loro diritti e protezioni mentre svolgono lavoro per i loro datori di lavoro sul poster del diritto del lavoro Louisiana All-On-OneTM.
Quali poster di Osha devono essere pubblicati?
L'OSHA Job Safety and Health gratuito: è il poster della legge che informa i lavoratori dei loro diritti ai sensi della legge sulla sicurezza e salute sul lavoro. Il poster deve essere esposto sul posto di lavoro di tutti i datori di lavoro interessati. Le versioni precedenti del poster non devono essere sostituite dai datori di lavoro.
Perché ho ricevuto un avviso di conformità al diritto del lavoro?
Questo avviso indica ai dipendenti come registrare i reclami se ritengono che il loro datore di lavoro stia violando le regole sulle pari opportunità di lavoro.
Devo acquistare un poster sul diritto del lavoro dallo stato?
Il Dipartimento del Lavoro fornisce gratuitamente i manifesti essenziali. I requisiti per il distacco variano a seconda dello stato. Poiché non tutte le aziende sono coperte da ogni legge DOL, non tutti i datori di lavoro potrebbero essere tenuti a pubblicare un avviso specifico.
Insomma
I poster del diritto del lavoro sono un'altra preoccupazione di conformità di cui le piccole imprese devono essere a conoscenza. Fortunatamente, rispettare i manifesti del diritto del lavoro comporta uno sforzo minore rispetto ad altre questioni. Per evitare multe costose e azioni legali dei dipendenti, assicurati di disporre di poster aggiornati sul diritto del lavoro disponibili per la visualizzazione da parte di tutti i dipendenti.
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Riferimenti
