Nonostante ci siano molte altre possibilità, la posta elettronica è ancora considerata il mezzo di comunicazione più affidabile e ufficiale. L'e-mail è disponibile per tutti, a differenza dei programmi di chat e dei siti di social media. Di conseguenza, la posta elettronica è diventata uno dei metodi di comunicazione aziendale più diffusi. Il lettore può cogliere ciò che stai tentando di trasmettere e le informazioni di cui ha bisogno per rispondere in un'e-mail ben scritta con una struttura chiara. Anche se la scrittura di e-mail è un'arte, con uno sforzo sufficiente può essere padroneggiata. Di seguito sono riportate alcune delle migliori indicazioni su come scrivere un'e-mail formale, un'e-mail ufficiale, un'e-mail a un professionista e un'e-mail di dimissioni, quelle che il destinatario non perde tra la folla.:
Come scrivere un'e-mail
Vuoi imparare a scrivere un'email? Hai bisogno di una guida su dove mettere cosa e perché? Qui esamineremo tutto ciò che devi sapere su come scrivere un'e-mail in modo efficace, sia che tu stia inviando la tua prima e-mail o semplicemente voglia rivedere ciò che già sai. Capire come scrivere un'e-mail di base, formale o informale, è facile e ti aiuterà a creare e-mail più complesse perché ogni e-mail che scriverai avrà la stessa struttura e richiederà la gestione di ciascuno di questi componenti.
- A, CC, BCC
- allegati
- Linea tematica
- Saluto
- Corpo
- Sign off
Per comprendere meglio cosa costituisce un'e-mail di successo, esamineremo in profondità ciascuno di questi componenti.
#1. A, CC, BCC
Dovresti inserire gli indirizzi e-mail delle persone che desideri contattare in queste aree, che si trovano nella parte superiore della tua e-mail. Ognuno ha uno scopo particolare:
| A | L'indirizzo o gli indirizzi e-mail del tuo contatto principale devono essere aggiunti qui. |
| CC | Se desideri che qualcuno visualizzi il messaggio ma non richiedi una risposta, utilizzalo insieme a "A" e agli indirizzi e-mail in questo campo. |
| BCC | Se desideri inviare un'e-mail a più persone ma devi mantenere riservati i loro indirizzi e-mail, usalo insieme a "A". |
#2. Allegati
La funzione di allegato delle e-mail consente ai mittenti di includere file supplementari su cui i destinatari possono fare clic per scaricare o visualizzare in linea, tuttavia la maggior parte dei tipi di file ti consentirà di caricare testo, foto, video, audio e anche GIF Tieni presente che di solito ci sono dei limiti sulla dimensione dei file che puoi trasferire.
#3. Linea tematica
L'oggetto della tua email, che ne riassume lo scopo e il contenuto, è fondamentale. Sfortunatamente, vengono spesso ignorati, il che è un peccato perché aiutano il destinatario a comprendere il contenuto della tua e-mail e ne impediscono l'eliminazione.
#4. Saluto
La tua email dovrebbe sempre iniziare con un saluto. È fondamentale imparare a scrivere un'e-mail di presentazione e saluto poiché ti consente di essere cortese e informare il destinatario dello scopo del messaggio.
Un saluto formale è necessario per le e-mail formali, come quelle utilizzate per le domande di lavoro o la corrispondenza di vendita. Un'accoglienza più rilassata è spesso accettabile nelle e-mail private o nelle interazioni tra colleghi stretti.
#5. Corpo
Naturalmente, l'aspetto più cruciale di un'e-mail è il suo contenuto. Il corpo dell'e-mail ideale dovrebbe essere conciso, ben organizzato, mirato e servire a uno scopo specifico.
Tieni presente che i lettori perderanno interesse e attenzione se la tua e-mail non è breve e pertinente e che gli elementi narrativi non sono incoraggiati nelle e-mail.
Inizia sempre la tua e-mail con una dichiarazione chiara sull'oggetto e organizza il tuo materiale in modo che sia facile da trovare.
#6. cancella la sottoscrizione
Assicurarsi di utilizzare la chiusura giusta per il destinatario previsto è fondamentale tanto quanto assicurarsi che le e-mail siano iniziate correttamente. Saranno a conoscenza quando l'e-mail è stata inviata e di conseguenza è terminata.
Fai una chiusura speciale per ogni corrispondenza e, in caso di dubbi su come firmare, pecca per eccesso di formalità
Come scrivere un'e-mail formale
Potresti non essere in grado di scrivere un'e-mail professionale in modo efficace se sei abituato a inviare e-mail informali ad amici e parenti. Molte persone trovano difficile scrivere un'e-mail formale.
Per scrivere un'e-mail formale, è necessario utilizzare un linguaggio formale e una struttura predeterminata per avviare o continuare una discussione su un problema serio o significativo. Per mostrare rispetto, le persone scrivono anche e-mail formali mentre comunicano con estranei. Per impostazione predefinita, le impostazioni e le comunicazioni aziendali utilizzano e-mail formali per garantire che i messaggi dei dipendenti riflettano accuratamente la loro azienda. Se vuoi scrivere un'e-mail formale che sembri professionale, dovresti seguire questi passaggi:
#1. Assicurati che il tuo indirizzo email sia corretto
Scrivi un indirizzo e-mail aziendale ogni volta che invii un'e-mail formale. Il tuo posto di lavoro o di studio può generare un indirizzo email professionale per te, oppure puoi costruire un indirizzo email personale con pochi altri simboli, numeri ed elementi del tuo nome. Soprattutto se non ti conoscono, il destinatario può essere riluttante ad aprire e-mail da mittenti sconosciuti o non professionali. Un indirizzo email esperto migliora l'impatto della tua corrispondenza.
#2. Includi una riga dell'argomento.
cosa scrivi La riga dell'oggetto della tua e-mail formale chiarisce di cosa tratta il messaggio. Dovrebbe essere scritto nel caso del titolo ed essere il più breve possibile per apparire professionale. Se includere il tuo nome nella riga dell'oggetto aiuterà il destinatario a ordinare o rispondere all'e-mail, sentiti libero di farlo.
#3. Formalizza la tua introduzione.
Nel corpo della tua email, dovresti iniziare con un educato saluto. Dopo il titolo o il titolo onorifico, includi il cognome del destinatario. È possibile utilizzare i seguenti saluti formali:
caro
Ciao
I saluti
Se il nome del destinatario non è ovvio, si prega di indicare "a chi può interessare"
# 4. Presentati
Se non hai mai parlato con il destinatario prima, presentati nella prima riga. Descrivi come ti relazioni o sei rilevante per il destinatario dopo esserti presentato. Un imprenditore vorrebbe sapere se sei un potenziale cliente o un dipendente di un'altra azienda, proprio come un professore potrebbe voler sapere se sei uno studente o un membro della facoltà. Termina la tua introduzione con una frase succinta che riassuma la tua motivazione per la scrittura.
#5. Spiega cosa stai tentando di dire.
Maggiori dettagli sui tuoi obiettivi di scrittura sono forniti nel prossimo paragrafo. Sii più specifico su chi sei e cosa vuoi ottenere nella tua email. Questa parte dovrebbe contenere tutti i dettagli amministrativi rilevanti per la tua comunicazione, come una scadenza. Dovrebbero esserci solo uno o due paragrafi in quest'area.
#6. Termina con un grazie.
Nella tua dichiarazione finale, ringrazi il lettore per aver letto e compreso il tuo punto. Conclude annotando la successiva conversazione che prevedi di avere con il destinatario. Puoi decidere se attendere la loro risposta o organizzare un incontro faccia a faccia. Prima di firmare il tuo nome e, se del caso, includendo le informazioni di contatto per la tua azienda, usa una chiusura professionale. Esempi di chiusure formali adeguate includono quanto segue:
- Saluti
- Best
- Sinceramente
- Il vostro
- Rispettosamente
- Con rispetto
#7. Invia la tua e-mail dopo averla corretta per eventuali errori.
Ricordati di rileggere attentamente la tua email prima di inviarla. Non dovrebbero esserci errori di ortografia o grammatica nella tua scrittura. Usa uno strumento di correzione di bozze online gratuito per scansionare la tua scrittura per assicurarti che sia accurata. Trai vantaggio dalla correzione di eventuali malintesi o presentazioni imbarazzanti, nonché di eventuali problemi tecnici. Potresti essere in grado di ottenere la reazione che desideri utilizzando un messaggio ben scritto.
Come scrivere un'e-mail a un professionista
Un'e-mail professionale ben scritta trasmette al destinatario un messaggio cortese, esplicito, sintetico e attuabile. Sviluppare la tua capacità di scrivere e-mail che seguono tutte queste linee guida potrebbe richiedere del tempo. Quando si interagisce in un contesto formale, è fondamentale saper scrivere un'email professionale chiara e adeguata. Saper scrivere una email professionale può:
- Risparmia tempo.
- Dare chiarimenti
- Mostra competenza
- Costruisce la reputazione di una persona o di un'azienda
I seguenti passaggi sono linee guida su come scrivere un'e-mail a un professionista
#1. Utilizza un indirizzo email professionale.
Scrivi un indirizzo email professionale per comunicazioni relative a questioni aziendali o ufficiali. Anche se il tuo datore di lavoro te ne darà uno, dovresti comunque scrivere un indirizzo email professionale se stai contattando qualcuno prima di entrare a far parte dell'organizzazione. Il solito formato per questo è semplicemente il tuo nome su [il dominio]. Come un'illustrazione
- Il tuonome completo@ildominio
- Nome.cognome@ildominio
- Nome secondo iniziale.cognome@ildominio
#2. Crea una riga dell'oggetto che sia breve e informativa.
Questa frase concisa racchiude gli elementi chiave della tua email o connessione. Quando si scrive un'e-mail professionale, è essenziale includere una riga dell'oggetto in modo che il pubblico del destinatario sappia cosa anticipare e possa ritrovare rapidamente il messaggio se necessario. Nelle tue prossime e-mail aziendali, considera di utilizzare una delle seguenti righe dell'oggetto:
- Non devono essere utilizzati più di 60 caratteri.
- In una frase, definisci chiaramente l'obiettivo dell'e-mail.
- Inizia menzionando il destinatario per nome.
#3. Invia al destinatario un saluto ufficiale
Il saluto in un'e-mail normalmente inizia nella prima riga. Questo messaggio di benvenuto dovrebbe essere preparato in un tono formale per adattarsi all'e-mail che stai inviando. A seconda del tuo rapporto con la persona, il tuo saluto potrebbe cambiare.
- Quando scrivi a qualcuno che non conosci o con cui hai una relazione d'affari formale, come un responsabile delle assunzioni o un nuovo cliente, potresti iniziare la tua lettera con "Caro".
- Puoi presentarti dicendo "Ciao" o "Ciao" a un manager o collega con cui vai d'accordo al lavoro.
Esempi
- Salve signor Greg,
- Ciao Alfred,
- Caro dottor Smith
- Cari colleghi,
Se sei a conoscenza dei pronomi di genere scelti dal destinatario, è educato indirizzarli come "Mr." o "signora". e usa il loro cognome quando scrivi e-mail aziendali. Usa il nome completo del destinatario se non ti sono chiari i pronomi di genere.
#4. Crea il corpo dell'email.
Qui è dove comunicherai l'intero messaggio, proprio come il corpo di una lettera che potresti comporre. Non importa quanto sia breve e pertinente, la tua e-mail ha bisogno di un invito all'azione e di una dichiarazione di chiusura. Come esempio,
È stato molto apprezzato che tu sia venuto alla dimostrazione del nuovo prodotto di questo pomeriggio. Puoi mostrare al tuo staff l'intero video facendogli guardare il campione fornito. Nel caso abbiate domande, fatemelo sapere.
#5. Le e-mail devono avere una firma e una firma di chiusura.
La tua firma dovrebbe contenere il tuo nome, posizione e qualsiasi altro dettaglio pertinente alle tue chat. Nella maggior parte delle applicazioni di posta elettronica, puoi impostare una firma preimpostata da mostrare alla fine di ogni email che invii.
Le parole di chiusura includono
- Grazie,
- Migliore,
- Sinceramente
- Rega
- Cordiali saluti,
Di seguito viene fornito un esempio di come terminare un'e-mail:
Sinceramente
Jiana Smith, responsabile marketing, Pedro Company, LTD.
#6. Controlla la tua e-mail per inesattezze.
Professionalità e attenzione ai dettagli si manifestano in un'e-mail impeccabile. Prenditi un momento per correggere la tua e-mail per errori di sintassi, grammaticali e ortografici prima di inviarla. Verifica che siano stati inclusi anche tutti i file e gli allegati che potresti aver menzionato nella tua e-mail.
Una volta che hai finito di modificare la tua email dal punto di vista del destinatario, leggila di nuovo. In questo modo, potresti essere in grado di correggere eventuali errori che hai commesso durante la scrittura o la revisione in una fase precedente.
Chiedi al tuo diretto superiore o a un collega affidabile di esaminare eventuali e-mail cruciali che stai inviando alle principali parti interessate prima di inviarle.
#7. Prestare attenzione ai campi del destinatario.
Verifica i campi del destinatario nella tua e-mail per assicurarti di inviarla alla persona giusta, alle persone o ai gruppi. Inoltre, assicurati di inserire gli indirizzi e-mail nella posizione corretta. Ricordare:
A:
indirizzo e-mail della persona o del gruppo a cui verrà inviato il messaggio.
CC:
sta per "copia carbone". Qualsiasi indirizzo inserito qui riceverà la stessa e-mail senza un messaggio personalizzato.
BCC:
Analogamente a "CC", gli indirizzi e-mail in questo campo sono nascosti.
#8. Invia la tua e-mail secondo il programma.
Occasionalmente, potresti inviare un'e-mail prima o dopo il lavoro. Programmando le tue e-mail, puoi gestire in modo più efficace il tuo tempo e assicurarti che vengano inviate in un momento conveniente per il destinatario. Ogni programma di posta elettronica ha una funzione di pianificazione.
#9. Tieni a mente di seguire.
Non da ultimo, considerando che la maggior parte delle persone riceve più e-mail ogni giorno, è probabile che trascurino o dimentichino di rispondere alla tua lettera. Se il destinatario non ha risposto dopo due giorni lavorativi, pensa a inviare un'e-mail di follow-up premurosa.
Come scrivere un'e-mail di dimissioni
Anche se potrebbe sembrare impegnativo scrivere e inviare un'e-mail di dimissioni, con il modello corretto, potrebbe essere semplice. In genere è consigliabile scrivere un'e-mail di dimissioni quando vuoi lasciare il tuo lavoro perché ti dà la possibilità di esprimere gratitudine al tuo datore di lavoro per l'opportunità. Un'e-mail di presentazione delle dimissioni è un modo fantastico per mantenere i contatti con la tua ex azienda, il che è fondamentale se vuoi ottenere referenze in futuro.
È facile scrivere un'e-mail di dimissioni e farlo potrebbe anche essere terapeutico. Puoi usarlo per dire addio al tuo attuale datore di lavoro e inaugurare la fase successiva della tua carriera.
Un'e-mail di dimissioni è quella che scrivi al tuo attuale datore di lavoro avvisandolo che stai abbandonando un determinato impiego.
Utilizzare le istruzioni seguenti per aiutarti a scrivere una lettera di dimissioni via e-mail:
#1. Seleziona una riga dell'oggetto pertinente.
puoi scrivere la tua lettera di dimissioni via e-mail selezionando una riga dell'oggetto adatta che indichi chiaramente il tuo messaggio. Ciò è significativo poiché un lettore di posta elettronica potrebbe leggere solo la riga dell'oggetto. Prendi in considerazione l'utilizzo di una riga dell'oggetto che recita "Avviso di dimissioni" o "Dimissioni a partire da [data]".
#2. Inizia con un saluto professionale.
Sarebbe utile impostare un tono professionale per il resto dell'e-mail con un saluto formale. Aggiungi un saluto come "Caro", il titolo del tuo supervisore e il tuo cognome. Pensa a includere una semplice frase augurando ogni bene a tutti. Ad esempio, potresti pronunciare frasi come "Spero che tu stia bene" o "Spero che tu stia passando una buona giornata".
#3. Dai alla tua e-mail uno scopo chiaro.
Nella frase successiva, assicurati di chiarire l'obiettivo dell'email. Menziona il lavoro che stai lasciando. Ad esempio, potresti dire: "Lo scopo di questa e-mail è informarti delle mie dimissioni formali da grafico". Ciò consente a un potenziale datore di lavoro di comprendere rapidamente il tuo messaggio e rispondere in modo appropriato.
#4. Pensa a indicare il motivo della partenza
Se ti fa sentire meglio, potresti motivare le tue dimissioni. Supponiamo, ad esempio, che devi andare avanti perché la tua carriera è cambiata. È importante evitare di entrare troppo nei dettagli e rendere la tua spiegazione per la partenza, come la tua salute, positiva e succinta. Non sei obbligato a notificare al tuo datore di lavoro la tua intenzione di dimetterti; la tua decisione di farlo dipende interamente da te.
#5. Date la fine del vostro impiego
Indica il giorno in cui hai lavorato l'ultima volta nella tua e-mail. Dai al tuo datore di lavoro il maggior preavviso possibile delle tue dimissioni. Questo può aiutarti a mantenere buoni rapporti d'affari con il tuo ex datore di lavoro. Molte aziende richiedono che i dipendenti diano almeno due settimane di preavviso prima di lasciare le loro posizioni. Esamina le linee guida dell'azienda per assicurarti di rispettare i requisiti di dimissioni. Un datore di lavoro sarà in una posizione migliore per comprendere la tua tempistica e prendere le disposizioni necessarie di conseguenza.
#6. Descrivi quanto sei grato per questa possibilità.
Usa questa opportunità per esprimere la tua gratitudine all'azienda per il tempo che hai trascorso lavorando lì nella tua e-mail. Se lo fai, potresti essere in grado di mantenere un buon rapporto con loro e fare una buona impressione. Ringrazia brevemente il destinatario per il tempo dedicato a chiudere la tua email.
Potresti anche parlare delle cose che hai imparato recitando la parte e delle parti migliori del lavorare con l'organizzazione. Di ', ad esempio, "Voglio ringraziarti per l'opportunità di lavorare come assistente infermieristico, poiché ho appreso molte preziose competenze nella cura dei pazienti e nelle cure mediche durante il mio impiego".
#7. Offri assistenza per la transizione
Potresti riconoscere la tensione che la tua assenza potrebbe mettere sull'attività e offrirti di aiutare in tutto ciò che puoi. Prendi in considerazione la possibilità di suggerire a un candidato interno di accettare il tuo lavoro o offriti volontario come mentore del nuovo assunto prima di lasciare l'azienda e iniziare la tua nuova carriera. Questo può dimostrare a un potenziale datore di lavoro che sei ancora preoccupato per la sua attività e il suo successo.
#8. Cerca errori di battitura nella tua e-mail.
scrivere un'e-mail di dimissioni priva di errori è essenziale. Assicurati che la tua email sia priva di errori per quanto riguarda l'ortografia e la punteggiatura. Inoltre, assicurati di scrivere l'e-mail con un tono sicuro e appropriato. Prima di inviare l'e-mail alla tua organizzazione, pensa di farla leggere a un amico o un familiare e verificarne la validità. Leggendo la tua e-mail ad alta voce o utilizzando uno strumento di scrittura digitale, puoi verificare la presenza di potenziali errori.
Come si inizia a scrivere un'e-mail?
In un'e-mail formale, dovresti iniziare con un saluto e il nome e il titolo del destinatario.
Quali sono i 5 passaggi per scrivere un'e-mail?
- Specifica il tuo argomento.
- Considera il destinatario
- Crea liste
- Sviluppa il tuo invito all'azione.
- Crea la tua riga dell'oggetto.
Come faccio a inviare un'e-mail dal mio cellulare?
- L'app Android per Gmail dovrebbe essere aperta.
- Premi il pulsante di composizione.
- Scegli un destinatario.
- Per facilitare la consultazione e la chiarezza, scegli un oggetto dell'e-mail.
- Metti insieme il tuo messaggio.
- Per inviare il messaggio, tocca l'icona di un aeroplano di carta.
Qual è il formato della scrittura e-mail?
- La riga dell'oggetto
- Saluto
- Corpo,
- Linea di chiusura
- Firma.
Quali sono le 7 CS della scrittura di e-mail?
Essi sono:
- Chiarezza
- Correttezza
- Concisione
- Cortesia
- Concretezza
- Considerazione
- completezza.
Come faccio a scrivere un'e-mail in Gmail?
- Apri Gmail.
- Fai clic su componi
- Inserisci l'indirizzo email dell'altra persona.
- Inserisci un argomento.
- comporre un messaggio via e-mail
- Se necessario, formatta il testo della tua email.
- se vuoi, fornisci un file.
- Fai clic su "Invia".
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