Le data room virtuali sono diventate uno strumento indispensabile per le imprese. Offrono un modo sicuro ed efficiente per elaborare, condividere e archiviare dati sensibili con altre parti interessate, compresi i membri del team. Tuttavia, il compito di scegliere il miglior fornitore di VDR può essere un’impresa ardua considerando la profusione di alternative disponibili sul mercato. In questo articolo esamineremo i fattori importanti a cui pensare durante la selezione di un servizio VDR.
VDR e piattaforme di condivisione file
Numerose incongruenze sussistono nella diffusione di file singolari e aziendali e server cloud risoluzioni. I documenti aziendali necessitano di un rafforzamento elevato che va oltre ciò che la condivisione di file su misura o le risoluzioni del server cloud possono fornire. Anche le soluzioni Microsoft più diffuse mancano di funzionalità di base come la configurazione delle policy di sicurezza e la creazione di ruoli. Questo perché queste soluzioni sono state progettate pensando ai singoli utenti. L'elenco seguente fornisce un resoconto più dettagliato delle differenze. Se vuoi saperne di più sulla tecnologia, data-rooms.org fornisce a migliaia di utenti le migliori panoramiche dei più popolari.
- I fornitori di data room virtuali possiedono un vantaggio unico rispetto alle soluzioni aziendali nella loro capacità di funzionare oltre l’Internet principale. A differenza delle soluzioni aziendali, i fornitori di data room virtuali sono facilmente accessibili.
- Il software per data room online offre una sicurezza molto maggiore rispetto ai servizi di archiviazione cloud gratuiti forniti da Microsoft o Google. Questi servizi gratuiti non dispongono di una regolamentazione di base delle politiche di sicurezza, il che costituisce un precedente pericoloso che potrebbe causare fughe di dati. La divulgazione di tali informazioni sensibili non culminerebbe semplicemente in danni pecuniari e reputazionali, ma potrebbe anche istigare procedimenti legali da parte di clienti e membri del personale i cui dati sono stati esposti.
- Quando si tratta di strumenti, i migliori fornitori di data room hanno un’offerta molto più forte rispetto alle soluzioni popolari rivolte agli utenti privati. Quest'ultimo non dispone della gamma completa di strumenti richiesti per le soluzioni aziendali, come la capacità di isolare file e documentazione aziendale gli uni dagli altri. Questa è una funzionalità offerta dalle VDR a causa delle diverse esigenze dei diversi dipartimenti delle aziende.
- Una data room elettronica offre una crittografia robusta che garantisce una sicurezza superlativa e ovvia alla possibilità di intercettazione dei dati da parte di entità estranee. Questo è un attributo fondamentale per chiunque cerchi di proteggere i propri dati.
Quando si tratta delle soluzioni Google e Microsoft, molte differenze le distinguono. Sfortunatamente, nessuna di queste disparità va a loro vantaggio. Al contrario, il VDR si dimostra superiore sotto vari aspetti, rendendolo un opzione più desiderabile.
"Le data room virtuali sono un must per qualsiasi azienda che si occupa di dati riservati." Sarah Lee, direttore finanziario.
Sicurezza
L’aspetto più importante da considerare quando si sceglie un servizio VDR è la sicurezza. La VDR deve disporre di forti meccanismi di sicurezza. Considera i seguenti attributi di sicurezza quando fai acquisti:
- Sollecitando gli utenti a fornire due distinte forme di identificazione, vale a dire una password e un codice trasmesso al proprio dispositivo mobile, l'autenticazione a due fattori migliora la sicurezza aggiungendo un ulteriore strato di salvaguardia.
- Il software della data room dovrebbe utilizzare tecniche di crittografia all’avanguardia per proteggere i dati mentre sono in transito e a riposo.
- Dovresti essere in grado di gestire chi può accedere, leggere, modificare o esportare determinati documenti utilizzando le impostazioni di autorizzazione granulare del provider.
- La VDR dovrebbe contenere funzionalità di audit trail che tengano conto di tutte le azioni dell'utente, come password, accessibilità dei contenuti e attività di modifica.
Facilità d 'uso
La VDR dovrebbe essere facile da usare e navigare, anche per utenti non tecnici. Un'interfaccia complicata può portare a frustrazione ed errori, che possono compromettere la sicurezza dei tuoi dati. Cerca le seguenti funzionalità intuitive:
- Interfaccia intuitiva: l'interfaccia di VDR deve essere semplice e intuitiva per navigare e comprendere.
- Trascina e rilascia: il processo di trasferimento dei documenti dovrebbe essere semplice quanto impiegare l'azione di trascinare e rilasciare file elettronici dal tuo personal computer nella data room virtuale.
- Funzionalità di ricerca: dovrebbe essere presente una funzionalità di ricerca nella VDR che consenta di individuare rapidamente il documento richiesto.
- Accesso mobile: la VDR dovrebbe essere accessibile dai dispositivi mobili, consentendoti di accedere ai documenti mentre sei in movimento.
Assistenza clienti
Un buon supporto clienti è essenziale quando si sceglie un fornitore VDR. Hai bisogno di un fornitore che dia supporto tempestivo e utile in caso di problemi. Ecco alcune funzionalità dell'assistenza clienti da cercare:
- Supporto 24 ore su 7, 24 giorni su 7: il fornitore dovrebbe offrire supporto XNUMX ore su XNUMX, XNUMX giorni su XNUMX per garantire che tu possa ricevere aiuto ogni volta che ne hai bisogno.
- Team di supporto dedicato: il fornitore dovrebbe disporre di un team di supporto dedicato che sia informato sulla data room virtuale e possa aiutarti con qualsiasi problema.
- Risorse di formazione: il fornitore dovrebbe offrire risorse di formazione, come tutorial video e guide per l'utente, per aiutarti a iniziare con VDR.
Prezzi
Quando si seleziona un fornitore VDR, è necessario considerare il costo. Lavorare con un servizio che offre prezzi chiari e senza costi aggiuntivi è ciò che desideri. Tieni d'occhio queste caratteristiche di prezzo:
- Tariffa fissa: i migliori fornitori di data room virtuali dovrebbero offrire una tariffa fissa che includa tutte le funzionalità e i servizi.
- Nessun costo nascosto: il fornitore non dovrebbe addebitare alcun costo nascosto, come costi di installazione o costi di archiviazione dei documenti.
- Scalabilità: i fornitori di data room dovrebbero offrire prezzi scalabili che ti consentano di pagare solo per le funzionalità e i servizi di cui hai bisogno.
reputazione
Infine, considera la reputazione del fornitore di VDR prima di prendere la decisione finale. Cerca recensioni e valutazioni di altre aziende che hanno utilizzato VDR. Un fornitore di servizi di data room affidabile avrà recensioni positive e una buona esperienza nel servire aziende come la tua.
