Descrizione: Sapevi che il mercato delle virtual data room è stato uno dei settori aziendali in più rapida crescita negli ultimi cinque anni? Nel 2018, la necessità di sale dati elettroniche è stata stimata in 1.3 miliardi di dollari; entro il 2026, si prevede che raggiungerà i 3.63 miliardi di dollari. Come si è verificata, allora, questa incredibile espansione?
In che modo le sale dati digitali possono aiutare con 5 fantastici casi d'uso
Durante i cambiamenti significativi nelle nostre pratiche di lavoro e le scoperte tecnologiche, il modo in cui le aziende comunicano i dati è cambiato nel tempo. Oggi è probabile che le informazioni riservate vengano trasmesse elettronicamente, a differenza del passato, quando un dipendente poteva camminare lungo il corridoio fino alla sala riunioni e consegnare una cartella di quei documenti al manager. La sicurezza dei dati è essenziale quando si condividono dati tra colleghi all'interno dell'azienda o all'esterno con partner di altre aziende.
Tuttavia, ci sono alcune circostanze in cui i dati trasmessi sono così estremamente sensibili che qualsiasi violazione della sicurezza, intenzionale o meno, potrebbe avere un impatto negativo significativo sul denaro e sulla reputazione. Una virtual data room (VDR) può essere utile in questa situazione.
La crescita dell'attività su Internet e l'aumento della criminalità informatica sono stati i due fattori principali che hanno determinato la crescita dell'utilizzo delle data room. La digitalizzazione, tuttavia, ha lasciato spazio agli hacker e ad altri criminali informatici. Di conseguenza, le aziende hanno iniziato a cercare piattaforme di comunicazione e archiviazione dei dati online affidabili e sicure. Il software della data room online è stato un punto di svolta in questa situazione.
Ecco i 5 migliori casi d'uso incredibili per data room virtuali sicure, nonostante il fatto che professionisti, organizzazioni governative e aziende oggi utilizzino software per data room virtuali.
5 principali casi d'uso dei VDR
Le data room virtuali sono richieste dalle organizzazioni Internet per una serie di motivi. La tua azienda può funzionare in modo più sicuro e produttivo, grazie ai VDR. Aumentano anche la fiducia che i tuoi partner commerciali hanno nella tua organizzazione.
Considera aziende che lavorano spesso nel settore finanziario o avvocati che gestiscono transazioni commerciali estremamente delicate. Se i loro partner commerciali non prendono abbastanza sul serio la loro sicurezza Internet, potrebbe stipulare o interrompere un contratto per loro. Ancora peggio, una compromissione della sicurezza può portare a gravi conseguenze legali.
Esaminiamo alcuni casi d'uso tipici per i migliori fornitori di data room. Indipendentemente dal tuo settore, potresti rimanere sorpreso dal modo in cui queste soluzioni di archiviazione online possono migliorare le comunicazioni con i clienti e le relazioni commerciali della tua azienda. Tuttavia, confronta le data room virtuali prima di scegliere il provider.
- Fusioni e acquisizioni
La pietra angolare di ogni affare business-to-business è la due diligence. La conclusione degli affari è passata più rapidamente dal di persona all'online a causa della pandemia. Una deal room virtuale offre un ambiente sicuro in cui le parti possono esaminare i reciproci portafogli finanziari e commerciali.
Molti amministratori delegati potrebbero trovarsi a destreggiarsi tra acquisizioni multiple, standard di conformità più severi e programmi compressi a causa del recente aumento delle attività di fusione e acquisizione. Moderno data room virtuale di due diligence i fornitori non solo offrono ai tuoi team interni ed esterni un luogo sicuro per raccogliere e lavorare insieme sui documenti per l'approvazione normativa, ma aumentano anche la produttività consentendoti di tenere d'occhio le metriche e le attività critiche in vari progetti.
- Audit e conformità
Sia che tu stia eseguendo audit di routine o rispondendo a una richiesta normativa, puoi raccogliere informazioni finanziarie pertinenti e rapporti aziendali utilizzando una data room virtuale. Ancora meglio, puoi concedere l'autorizzazione a varie parti, compresi i revisori esterni, se necessario.
I fornitori di data room virtuali possono aiutarti a mantenere le conversazioni contenute in un luogo sicuro mentre cerchi di raccogliere tutta la documentazione e i report necessari per un audit o una revisione della conformità. Inoltre, puoi monitorare l'avanzamento verso particolari date di scadenza o consegne grazie all'analisi integrata.
- Immobiliare
Le transazioni nel settore immobiliare commerciale sono complicate. Dati finanziari, progetti e dettagli sulla proprietà stessa devono essere rapidamente e facilmente accessibili ad acquirenti, istituti di credito e istituzioni finanziarie. I limiti delle dimensioni dei file possono essere applicati a mezzi tradizionali come la posta elettronica o la condivisione di file online. Tuttavia, la data room elettronica consente a più utenti di vedere e lavorare su questi enormi file.
Inoltre, come con qualsiasi transazione, inizierai a condividere le informazioni con un gruppo più ampio di persone e quindi perfezionerai le informazioni man mano che procedi. La capacità di modificare e revocare i diritti diventa essenziale man mano che il progetto si sviluppa.
- Legale
Le informazioni privilegiate devono essere frequentemente trasmesse tra consulenti legali, studi legali esterni e altre parti al fine di completare transazioni complesse e vincere cause legali. I casi legali che si muovono rapidamente richiedono un accesso costante agli archivi e ai documenti più recenti. I servizi di data room proteggono tali informazioni in uno spazio online sicuro con una porta d'acciaio e un'unica uscita.
Considera una controversia legale lunga e intricata come un'azione legale collettiva. Utilizzando autorizzazioni granulari a livello di cartella e file per garantire che ogni denunciante possa solo leggere i propri documenti, un VDR ti consentirebbe di gestire l'intero progetto in un'unica posizione. Inoltre, le persone potrebbero essere prontamente aggiunte alla data room poiché sono state incluse nella causa legale collettiva.
- Raccolta fondi, offerte pubbliche iniziali (IPO)
Per la raccolta fondi, le data room virtuali sono le migliori opzioni. Ci vuole tempo per raccogliere fondi e le raccolte fondi devono proteggere le informazioni proprietarie dell'azienda. Una società deve essere un libro aperto per gli investitori quando lancia un'IPO o diventa pubblica.
Prima di effettuare un investimento, gli investitori hanno il diritto di richiedere l'accesso o copie degli obiettivi strategici dell'azienda, degli obiettivi aziendali e di altre informazioni cruciali.
Il software della data room è utile in questa situazione. Le aziende dovrebbero evitare di inviare copie di tutti i documenti ai potenziali investitori. I finanziatori utilizzano servizi di data room per archiviare tutte le informazioni pertinenti e consentire l'accesso a possibili investitori. È fondamentale ricordare che le raccolte fondi mantengono sempre il pieno controllo sulle informazioni.
Conclusione
Indipendentemente dall'attività, i migliori fornitori di data room virtuali sono le workstation più sicure per i progetti sensibili. Queste stanze sicure digitali scalabili non solo salvaguardano le informazioni private, ma facilitano anche la collaborazione con utenti esterni che i firewall o le limitazioni IT potrebbero aver precedentemente limitato.
I VDR sono rapidamente diventati uno strumento essenziale per qualsiasi azienda che va online. Sono sicuri per la negoziazione, la comunicazione online e l'archiviazione dei dati aziendali. Sono spesso impiegati in fusioni e acquisizioni, raccolta fondi, affari immobiliari, studi medici e gestione di documenti legali.
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