La tua azienda non può funzionare senza inventario. È essenziale mantenere livelli di scorte giusti per soddisfare la domanda dei consumatori, evitando costi di stoccaggio eccessivi. Un sistema di gestione dell'inventario è utile a questo scopo. Il sistema di inventario perpetuo è uno strumento affidabile per mantenere un conteggio delle scorte costante. In questo articolo scoprirai cos'è un sistema di inventario perpetuo e come funziona.
Sistema di inventario perpetuo
Un sistema di inventario perpetuo è quello che non smette mai di contare le scorte. A differenza di un sistema di inventario periodico, che fa l'inventario solo a intervalli prestabiliti, tuttavia, questo monitora i livelli delle scorte in tempo reale. Poiché riflettono sempre il livello attuale delle scorte, i sistemi di inventario perpetuo sono più affidabili di quelli periodici. È possibile effettuare scelte migliori in merito all'ordinazione, alla produzione e in particolare al prezzo utilizzando questi dati. L'implementazione di un sistema di inventario perpetuo può assumere molte forme. A tale scopo vengono spesso utilizzati codici a barre e tag di identificazione a radiofrequenza. I codici a barre o i tag RFID vengono scansionati nel punto vendita, consentendo di apportare modifiche automatiche ai livelli delle scorte. Un sistema di inventario computerizzato è un'altra opzione. Ordini, spedizioni e livelli di scorte possono essere tutti monitorati in modo identico tramite questo sistema. Le aziende possono guadagnare molto dall'utilizzo di un sistema di inventario perpetuo. Alcuni dei vantaggi sono:
1. Poiché i sistemi di inventario perpetuo forniscono i livelli delle scorte in tempo reale, sono più affidabili dei sistemi di inventario periodico. È possibile effettuare scelte migliori su ordinazione, produzione e prezzo utilizzando questi dati.
2. I risparmi sui costi derivanti dall'evitare sia l'eccesso di scorte che la sottoscorta sono uno dei principali vantaggi dei sistemi di inventario perpetui.
3. I sistemi di inventario perpetui consentono alle organizzazioni di fornire un servizio migliore ai propri clienti tenendoli aggiornati sui livelli delle scorte in ogni momento. Questo può aiutare i negozi a mantenere i loro scaffali riforniti e soddisfare la loro clientela.
4. I sistemi di inventario perpetui aiutano le aziende a risparmiare tempo e fatica automatizzando molte delle procedure tradizionalmente associate alla gestione dei livelli delle scorte. I dipendenti possono quindi avere più tempo da dedicare ad altre iniziative.
5. In sintesi, le imprese possono trarre vantaggio dai sistemi di inventario perpetui in diversi modi. Guadagni di precisione, risparmi sui costi, miglioramenti del servizio e guadagni di produttività sono solo alcuni di questi vantaggi.
Sistema di inventario perpetuo: una panoramica
Poiché i sistemi di inventario perpetuo forniscono il monitoraggio in tempo reale delle vendite e dei livelli di inventario per articoli specifici e aiutano a prevenire l'esaurimento delle scorte, possono essere preferibili rispetto ai sistemi di inventario periodico obsoleti. I contabili dell'azienda non devono modificare manualmente un inventario permanente, a meno che non differisca dal conteggio effettivo dell'inventario a causa di perdita, rottura o furto. Poiché i sistemi di inventario perpetuo non possono tenere conto di perdite, rotture o furti, sono necessari inventari periodici. Attraverso l'uso di scanner di codici a barre o altri record elettronici di acquisizione, vendita e restituzione dei prodotti nel momento in cui si verificano, il software di sistema offre modifiche in tempo reale all'inventario. Questi dati vengono aggiunti a un database perpetuo e aggiornati. Il sistema supporta l'integrazione con i team della finanza e della contabilità, tra le altre aree. Ciò promuove il rispetto delle leggi fiscali e di altre regole. I dati di inventario perpetuo possono essere utilizzati dal personale per informare accuratamente i clienti sulla disponibilità di merci, pezzi di ricambio e componenti tangibili.
Voci di giornale Sistema di inventario perpetuo
Esempio di transazioni del sistema di inventario perpetuo delle voci del diario
Un'entità utilizza un inventario perpetuo, l'entità ha acquistato un inventario di $ 24,000 in acconto il 12 giugno. Documentare questa transazione. Questo è un input tipico per il sistema di inventario perpetuo delle voci dei diari
[Annotazione]| Addebito | Credito | |
| Inventario | 24,000 | |
| Debiti | 24,000 |
Note
Addebito: Magazzino in aumento
Crediti: Un aumento dei debiti
Gli acquisti di inventario effettuati oltre il termine sono annotati nel conto "Inventario" in un sistema di inventario perpetuo. Quando l'inventario viene acquistato e venduto, il conto inventario viene continuamente aggiornato in un sistema di inventario perpetuo.
Probabilmente ti ritroverai a inserire nel diario le transazioni quando lavori con la contabilità dell'inventario. Di seguito sono elencate le voci di diario più frequenti di cui avrai bisogno per tenere conto del tuo inventario.
#1. Acquisto di prodotti a prezzi all'ingrosso
Gli acquisti di merce devono riflettere nei libri, con un addebito a magazzino e un accredito a debitori:
#2. Commissioni di compensazione AP
Ora, è fondamentale disporre di un sistema di pagamento affidabile perché la tempistica dei pagamenti delle fatture può favorire o distruggere la tua azienda. Le fonti di approvvigionamento e le connessioni con i fornitori per la tua azienda potrebbero risentirne se le fatture non vengono pagate in tempo. Inoltre, potrebbe creare l'impressione che la tua azienda abbia problemi con altri estranei, danneggiando la reputazione e la fiducia. Al contrario, un approccio organizzato ti aiuta a evitare sanzioni per pagamenti in ritardo, migliorare il flusso di cassa e mantenere buoni rapporti di lavoro con i fornitori.
#3. Condizioni di credito
I prodotti vengono generalmente acquistati a credito da grossisti e produttori. La fattura o la fattura del venditore deve indicare chiaramente i termini di pagamento. Supponiamo, a scopo di discussione, che il 1° aprile la società utilizzi il credito per acquistare altri 2,000 dollari in beni, accettando di pagarli in due rate da 10 dollari ciascuna, con pagamento completo entro 30 giorni. L'acquirente ha 30 giorni di tempo per rimborsare il venditore, sebbene sia disponibile uno sconto del 2% se il denaro viene trasferito nei primi 10 giorni. Ora, con lo sconto disponibile del 2% sul prezzo della fattura, l'azienda XYZ registra i propri acquisti a un costo netto di $ 1,940. Questa transazione sarà registrata come tale dalla società:
#4. Vendite di merci
Una registrazione nel diario è necessaria per riconoscere la vendita e un'altra è necessaria per registrare i costi dei prodotti venduti, quando un'azienda vende merce.
#5. Collezione AR
I clienti che acquistano beni e servizi da te a credito ti devono dei soldi, noti come crediti verso clienti. Tutte le fatture o il denaro in sospeso che i tuoi clienti ti devono sono inclusi nei tuoi conti clienti. Il rendiconto finanziario della tua azienda include i crediti come attività. Il mantenimento della sana condizione finanziaria della tua azienda dipende in larga misura dalla tua capacità di apprezzare l'importanza dei crediti. Si consiglia sempre di mantenere i crediti in buona forma. Anche se hai una vasta base di clienti, può essere disastroso per la tua azienda se non ti pagano in tempo o per niente.
Sistema di inventario periodico e perpetuo
Diversi metodi e procedure per documentare l'inventario sono necessari per perpetuo e sistemi periodici, nonostante il fatto che i due possano lavorare insieme. I prodotti sono costantemente monitorati dal personale in un sistema permanente. I prodotti vengono registrati solo a intervalli regolari in un sistema periodico. Non si può negare che un sistema perpetuo sia più difficile da gestire di uno periodico, con tutti i dati extra che devono essere tracciati e archiviati. Secondo Muller, "i fondamenti sono gli stessi, indipendentemente dal tuo approccio" quando pensi al sistema che desideri utilizzare. Se c'è un difetto nel sistema centrale, nessun software di fantasia ti salverà dal commettere gli stessi errori più rapidamente. Le decisioni relative al sistema sarebbero informate da fattori come la deperibilità delle merci e il modo in cui devono essere maneggiate fisicamente (come le dimensioni e la quantità di spazio di archiviazione di cui hanno bisogno).
Anche il modo in cui la tua attività prende in consegna e immagazzina la merce influisce sul suo carattere. Alcuni prodotti sono unitizzati perché i loro componenti sono piccoli e sono conservati in contenitori separati. Un metodo perpetuo funziona bene per le grandi aziende o per quelle con molto inventario. Un metodo periodico può spesso aiutare le piccole imprese che non dispongono di molto inventario a rimanere in attività. Lo stesso vale per il margine di errore, che è inferiore con un sistema perpetuo, ma un inventario piccolo e semplice potrebbe non essere influenzato molto da un sistema periodico. Un indicatore contabile essenziale, il costo delle merci vendute (COGS) si ottiene aggiungendo il saldo dell'inventario di apertura al costo di acquisto dell'inventario e deducendo il costo di inventario di chiusura. Con un inventario reale, il COGS viene aggiornato ogni tanto. Nel complesso, un sistema di inventario perpetuo è più facile da usare.
Esempi di sistema di inventario perpetuo
Alcuni esempi di sistemi di inventario perpetuo includono:
- Sistemi di punti vendita (POS): questi sistemi tengono traccia dei livelli di inventario man mano che gli articoli vengono venduti.
- Sistemi di gestione del magazzino (WMS): questi sistemi tengono traccia dei livelli di inventario man mano che gli articoli vengono spostati dentro e fuori da un magazzino.
- Sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP): questi sistemi tengono traccia dei livelli di inventario in tutti gli aspetti di un'azienda, comprese le vendite, la produzione e gli acquisti.
I sistemi di inventario perpetuo sono più accurati dei sistemi di inventario periodico perché tengono traccia dei livelli di inventario in tempo reale. Ciò consente alle aziende di gestire meglio il proprio inventario ed evitare l'esaurimento o l'eccesso di scorte.
Gli scanner di codici a barre wireless nei supermercati sono l'implementazione più tipica di un sistema di inventario perpetuo. Mantiene un registro in tempo reale di tutte le transazioni scansionate nel sistema. In questo approccio, le aziende non dovranno indovinare la quantità di beni di cui hanno bisogno o che hanno a portata di mano.
Qual è la formula dell'inventario perpetuo?
La formula dell'inventario perpetuo è:
Inventario finale = Inventario iniziale + Acquisti – Vendite
Questa formula può essere utilizzata per calcolare l'inventario finale di una società alla fine di un periodo contabile. L'inventario iniziale è il valore dell'inventario che una società ha a disposizione all'inizio del periodo contabile. Gli acquisti sono evidentemente il valore del magazzino che una società ha acquistato durante il periodo contabile. Le vendite sono il valore dell'inventario che una società ha venduto durante il periodo contabile. La formula dell'inventario perpetuo è uno strumento utile per le aziende per tenere traccia dei propri livelli di inventario e per assicurarsi di disporre di scorte sufficienti per soddisfare la domanda dei clienti.
Che cos'è l'inventario perpetuo e quali sono le ragioni?
L'inventario perpetuo è un metodo di contabilità continua che riflette accuratamente lo stock effettivo nell'inventario del libro registrando continuamente le variazioni di inventario senza la necessità di inventari fisici. I sistemi POS e gli scanner sono dispositivi di input utilizzati nei magazzini per registrare l'inventario perpetuo.
Quali sono le due caratteristiche di un sistema di inventario perpetuo?
Il meccanismo dell'inventario perpetuo è piuttosto intricato. Finché nessuna cosa viene rubata o danneggiata, le modifiche all'inventario sono accurate e facilmente accessibili immediatamente. Man mano che viene effettuata ogni vendita, anche l'account COGS viene regolarmente aggiornato. Un sistema di inventario perpetuo è un modo per tenere traccia dell'inventario senza dover inserire manualmente ogni acquisto o vendita. Il software in questo sistema tiene sostanzialmente traccia di un cambiamento nei livelli di inventario in tempo reale per ogni transazione che si verifica.
Quali sono i due vantaggi e svantaggi del sistema di inventario perpetuo?
Vantaggi
Feedback istantaneo. Come suggerisce il nome, un sistema perpetuo aggiorna costantemente i dati di vendita. Sia la direzione che il personale possono tenere d'occhio queste metriche e utilizzarle come meglio credono in tempo reale.
Maggiore capacità di lungimiranza. Importanti vantaggi di un sistema di inventario perpetuo includono il monitoraggio dei modelli di acquisto dei consumatori e delle oscillazioni stagionali e le opportunità offerte da queste informazioni.
Svantaggi
Mancanza di inventario. Ciò può verificarsi a seguito di furto, deterioramento o danni fisici. Una perdita si verifica quando c'è una differenza tra l'inventario perpetuo stimato e un successivo inventario fisico.
Scarsa tenuta dei registri per le scorte. Problemi con la scansione, la perdita di inventario, il software o gli operatori umani possono ridurre l'efficienza di un sistema di inventario perpetuo.
Qual è una caratteristica di un sistema di inventario perpetuo?
Un sistema di inventario perpetuo è generalmente un metodo di monitoraggio delle scorte che registra istantaneamente e automaticamente gli acquisti e le vendite di azioni. Il software in questo sistema tiene traccia dei livelli di inventario in tempo reale e li aggiorna dopo ogni transazione.
Conclusione
Le organizzazioni di e-commerce che stanno vivendo una rapida espansione in modo significativo sono i candidati ideali per un sistema di inventario perpetuo. Un sistema che fa un inventario solo una volta ogni tanto ha un rischio maggiore di imprecisioni e un controllo delle scorte meno efficace. Sei esplicitamente in grado di centralizzare la gestione del tuo inventario, ottimizzare i livelli delle scorte e fare molto di più con l'aiuto di un sistema di inventario permanente.
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Riferimenti
