I dettagli di quanto ea chi è stato pagato ciascun dipendente durante un determinato periodo di paga sono registrati in un libro paga. Include i dati salariali essenziali di ciascun lavoratore. Tra questi elementi informativi figurano i registri delle buste paga, la retribuzione lorda totale, i vantaggi e i contributi, le tasse e le detrazioni, nonché l'importo dello stipendio netto di ciascun dipendente. In questo articolo, abbiamo spiegato tutto sul libro paga. Abbiamo anche aggiunto alcuni suggerimenti sul registro delle buste paga di Quickbooks. Perché non tuffarsi adesso?
Che cos'è un registro delle buste paga?
Un registro delle buste paga è un libro che tiene traccia di chi viene pagato quanto e quando per un determinato periodo di paga. Nella maggior parte dei casi, un registro delle buste paga includerà i seguenti dettagli su ciascun dipendente:
- Retribuzione lorda
- Retribuzione netta
- Le imposte sui salari
- Ritenute per i dipendenti (come l'assicurazione sanitaria)
- Una somma per tutti i dipendenti nel corso del tempo è spesso inclusa anche in fondo al rapporto del registro.
- Le cronologie delle buste paga, i rapporti sui dettagli delle buste paga e simili non sono gli stessi del rapporto del registro delle buste paga.
La struttura di un libro paga
Durante un determinato periodo di paga, i registri delle buste paga sono spesso organizzati come una serie di semplici grafici (uno per ogni dipendente).
- Nome
- Date del periodo di pagamento (inizio e fine)
- Data di pagamento
- Ore lavorate
- Tariffe salariali applicabili (ordinarie o straordinarie)
- Totale salari lordi
- Imposte applicabili ai dipendenti e ai datori di lavoro
- Detrazioni di beneficio
- Contributi previdenziali del datore di lavoro
- Stipendi netti
- Dettagli di pagamento netti (assegno cartaceo, deposito diretto o carta di pagamento)
È importante tenere presente che le regole statali e locali sui registri delle buste paga variano. Per rimanere conformi alle leggi federali, statali e locali, le aziende devono essere a conoscenza delle normative che si applicano ai propri dipendenti e conservare i registri pertinenti per i periodi di tempo richiesti.
Passaggi per creare un registro delle buste paga
Assicurati di avere a portata di mano i seguenti materiali prima di iniziare a creare un registro delle buste paga:
- Numero di identificazione del datore di lavoro (EIN)
- ID fiscali statali e locali
- Modulo federale W-4 e modulo statale W-4 (ove applicabile)
#1. Scopri quanto spesso viene elaborata la busta paga
Decidi quanto spesso verranno pagati i dipendenti: settimanale, bimestrale, semestrale o mensile. Determina cosa funziona meglio con il ritmo della tua attività e mantienilo.
#2. Raccogli tutti i dati personali rilevanti
Avrai bisogno delle tessere orarie, delle buste paga e dei W-4 di ciascun lavoratore per calcolare il libro paga e altre tasse. I nuovi assunti richiedono non solo una domanda completa, ma anche un modulo I-9 compilato.
#3. Compila la registrazione con i dettagli del dipendente e le informazioni sulla retribuzione
Immettere i dati del cartellino orario nel sistema di gestione stipendi per determinare la retribuzione lorda di ciascun lavoratore.
#4. Calcola tasse e detrazioni
Per capire quanti soldi mettere da parte per le tasse di ciascun dipendente, guarda i loro moduli W-4. Rientrano in questa categoria anche i contributi ai piani pensionistici e ai conti pensionistici individuali (IRA).
#5. Calcola la retribuzione netta per ogni dipendente
Detrarre l'importo totale delle tasse e altre detrazioni obbligatorie dalla retribuzione lorda di un dipendente. Riceverai la retribuzione da portare a casa effettiva o la retribuzione netta di ciascun dipendente.
#6. Esaminare e bilanciare il registro delle buste paga
Prima di iniziare un nuovo periodo di gestione stipendi, è importante risolvere eventuali problemi in sospeso o controversie con i dipendenti del precedente.
Modelli di registro delle buste paga
I modelli di registro delle buste paga, sia online che in strumenti come Excel, sono estremamente semplici. I libri progettati per tenere i registri delle buste paga sono spesso disponibili anche nei negozi di forniture per ufficio. Molte organizzazioni, grandi e piccole, utilizzano soluzioni di buste paga digitali perché sono facili da configurare e interfacciare con altre applicazioni aziendali.
Come utilizzare e mantenere un registro delle buste paga
Al fine di gestire differenze impreviste senza confusione, è fondamentale che i datori di lavoro mantengano aggiornati e comodamente disponibili i dati relativi alle buste paga. Il libro paga dovrebbe essere aggiornato contestualmente alle ritenute fiscali e trattenute sui salari, al pagamento dei dipendenti e al deposito dei pagamenti fiscali presso le autorità governative. Se seguita religiosamente, una tale pratica può aiutare a garantire registri salariali affidabili.
Lo svolgimento di audit è una componente cruciale per mantenere aggiornato un registro delle buste paga. Durante questo periodo, le aziende assicurano che le loro procedure contabili e di tenuta dei registri siano conformi al codice riconciliando le transazioni sui salari. Gli audit sui salari devono essere eseguiti almeno una volta per periodo di paga.
Funzioni di un registro paghe
Le aziende possono trarre vantaggio dalla conservazione dei registri delle buste paga almeno nei seguenti modi:
- Registra tutto il tempo pagato speso
- Esamina la spesa della tua organizzazione o dei singoli dipendenti.
- Mantenere un registro delle imposte e delle trattenute versate dai dipendenti
Ma l'utilità di un libro paga va ben oltre. Viene anche utilizzato dalle aziende per quanto segue:
- Le spese del personale devono essere riconciliate con la contabilità generale.
- Tieni un conto di quanto tempo i dipendenti hanno decollato a causa di malattia, ferie o altri congedi retribuiti.
- Verificare la legittimità delle detrazioni sui salari e dei contributi del datore di lavoro a un 401 (k) o altra forma di compensazione differita.
Tutte queste attività possono essere eseguite manualmente, ma il software specializzato per le buste paga rende i rapporti facili e veloci con le informazioni disponibili con la semplice pressione di un mouse.
Registri del libro paga: spese del libro paga e tasse
I registri delle buste paga descrivono in dettaglio i vari costi relativi alle buste paga che le aziende devono preventivare, come ad esempio:
- Detrazioni salariali per il Federal Insurance Contribution Act (FICA)
- Tasse FICA lato datore di lavoro
- Ritenuta d'acconto per l'imposta federale sul reddito degli Stati Uniti
- Detrazioni salariali per imposte sul reddito statali e locali (se presenti).
- Tasse federali di disoccupazione versate dal datore di lavoro
- Responsabilità del datore di lavoro per le tasse statali sull'assicurazione contro la disoccupazione
- Trattenuta salariale per l'assicurazione statale contro la disoccupazione (se richiesta)
- Compensazione dei lavoratori pagata dal datore di lavoro in base alla legge statale
- Detrazioni salariali per benefici e altre spese approvate dai dipendenti
- Prestazioni e contributi previdenziali versati dai datori di lavoro
- Debiti per pignoramento retributivo da parte dei dipendenti
Questi record di spesa per le buste paga possono essere preziosi per alleviare il dolore di un audit. Quando si tratta di presentare i moduli fiscali sui salari, un registro dei salari ben organizzato è inestimabile.
- Dichiarazione fiscale federale trimestrale per i datori di lavoro (modulo 941)
- Compenso per non dipendenti o modulo 1099-NEC
- Modulo W-2 dell'estratto conto salari e tasse
- Modulo di trasmissione delle dichiarazioni salariali e fiscali W-3
Registro buste paga vs Cronologia buste paga vs Dettagli buste paga
La retribuzione di ciascun dipendente per un determinato periodo di paga può essere trovata nel rapporto sullo storico della busta paga. Poiché la cronologia delle retribuzioni di ciascun dipendente è unica, non include informazioni sugli altri dipendenti. I rapporti sulla cronologia delle buste paga possono anche fungere da buste paga per i dipendenti. Potresti essere in grado di vedere una somma per molti periodi di paga (ad esempio, tutti gli stipendi per il primo trimestre) se utilizzi un software di gestione stipendi che ti consente di combinare le cronologie degli stipendi per un periodo specifico.
Il file del registro delle buste paga riepiloga tutti i pagamenti di stipendi e salari effettuati ai dipendenti durante un determinato periodo di paga. Il report fornisce i totali dei singoli dipendenti e il totale del personale complessivo. Alla sua conclusione, il rapporto del registro spesso raccoglie dati da rapporti separati che descrivono in dettaglio i periodi di paga passati.
Il rapporto del registro e il rapporto sui dettagli del libro paga sono praticamente identici. Le informazioni sullo stipendio vengono visualizzate in entrambi. Entrambi possono essere utilizzati per visualizzare i dettagli del periodo di paga su una busta paga. Alcuni rapporti sui dettagli delle buste paga, tuttavia, consentono di classificare ulteriormente i pagamenti (ad esempio, in base alla località). La quota del datore di lavoro delle imposte sui salari è spesso inclusa nel rapporto sui dettagli del libro paga, ma non nel rapporto sul libro paga.
Suggerimenti per la tenuta di un registro delle buste paga
Prestare molta attenzione a quanto segue al fine di mantenere un registro delle buste paga conforme e aggiornato:
#1. Mantieni record precisi
Le incoerenze del registro delle buste paga possono essere evitate attraverso il regolare controllo dei registri e la correzione di eventuali discrepanze riscontrate. I seguenti sono esempi di errori frequenti che si verificano con il libro paga:
- Pagare ai dipendenti salari ingiustamente bassi o alti
- deducendo erroneamente molti fattori
- Non fornire il primo stipendio a un dipendente
#2. Rivedere e aggiornare regolarmente le informazioni sui dipendenti
Assicurati che il tuo libro paga rifletta eventuali nuove assunzioni. Se un dipendente richiede detrazioni aggiuntive, ad esempio per l'assicurazione, assicurati di contabilizzarle nel registro delle buste paga.
#3. Mantenere la consapevolezza delle normative fiscali in evoluzione
Se si desidera evitare multe, è necessario aggiornare immediatamente il proprio sistema di gestione stipendi in caso di modifica della legislazione fiscale federale, statale o locale.
#4. I dipendenti dovrebbero essere formati sul sistema del libro paga
I lavoratori saranno più comprensivi se ci sono ritardi nell'elaborazione del libro paga o se ci sono problemi minori nei loro pagamenti se capiscono come funziona il processo del libro paga. I tuoi dipendenti saranno più collaborativi nel fornire al team contabile i dati fiscali di cui hanno bisogno e comunicare eventuali modifiche ai loro impegni finanziari che potrebbero influire sull'elaborazione delle buste paga.
Che cos'è il registro delle buste paga di QuickBooks?
Il reparto contabilità può risparmiare tempo e fatica con l'uso di QuickBooks Payroll Register, un'applicazione di servizio utilizzata per gestire le buste paga. L'elaborazione delle buste paga include anche la determinazione della retribuzione dei dipendenti e la detrazione di eventuali tasse federali e statali. Di "libro paga”, si intende il sistema di un'azienda per il tracciamento e la diffusione delle informazioni finanziarie relative al proprio personale.
Tipi di registro delle buste paga di QuickBooks
Esistono due versioni di QuickBooks Online Payroll Register:
#1. Libro paga standard
È un programma di buste paga sviluppato appositamente per le aziende con 30-50 dipendenti. Né i benefici né le risorse umane sono unificati. Questo potrebbe non essere un grosso problema se la tua azienda ha solo una manciata di lavoratori.
#2. Libro paga avanzato
Per le persone il cui lavoro comporta "buste paga" per conto di molti clienti, questo programma è stato sviluppato. Ciò include contabili professionisti, esperti di buste paga all'interno di organizzazioni e altri in una posizione simile.
Come funziona il registro delle buste paga di QuickBooks
Il primo passo è scegliere un'opzione del libro paga nell'applicazione desktop QuickBooks. Quindi, avrai bisogno di dati precisi sulla tua attività e sul suo personale, come nomi, età e numeri di telefono aggiornati. Avrai bisogno di una copia della busta paga del dipendente per effettuare il passaggio dalla busta paga standard a quella avanzata o viceversa. Inoltre, avrai bisogno delle informazioni fiscali e NI (National Insurance) dei nuovi assunti.
Funzionalità del registro delle buste paga di QuickBooks
Ecco alcune delle funzionalità di QuickBooks Payroll:
#1. Deposito diretto per i dipendenti
Indipendentemente dal piano di servizio scelto (Core, Premium o Elite Payrolls), avrai accesso al deposito diretto gratuito. I datori di lavoro avranno più tempo per pagare i lavoratori che sono già connessi al sistema.
#2. Le corse del libro paga sono illimitate
L'elaborazione delle buste paga con QuickBooks Online è illimitata. Non ci sono costi aggiuntivi associati alla gestione delle buste paga tramite QuickBooks Online Payroll.
#3. Calcolo e deposito delle imposte automaticamente
La ricerca e la presentazione di documenti fiscali e l'esecuzione di depositi fiscali sono semplificate con QuickBooks Online Payroll.
#4. Automazione del libro paga
I dipendenti possono elaborare le buste paga utilizzando questo strumento senza dover inserire manualmente alcun dato. Questo deve essere fatto prima che il libro paga venga elaborato. La possibilità di includere stipendi e bonus nel libro paga è un'altra funzione utile.
#5. La forza lavoro di QuickBooks
I dipendenti possono accedere ai loro dati fiscali più aggiornati, guadagni annuali, ferie retribuite, buste paga, moduli W-2 e altro tramite QuickBooks Payroll.
Vantaggi di avere un registro delle buste paga
Mantenere tutto collegato alle buste paga in un unico posto - salari, tasse e distribuzione - è molto più semplice con l'aiuto di un registro delle buste paga.
#1. Rende possibile conservare record dettagliati
È facile commettere errori contabili con tutte le attività che devono essere completate prima della fine del periodo di paga, soprattutto se si dispone di una forza lavoro numerosa. Il personale addetto alla contabilità può utilizzare un registro delle buste paga per rilevare e correggere semplici errori nei libri contabili che altrimenti potrebbero passare inosservati.
#2. Promuove il rispetto legale delle norme tributarie
I registri delle buste paga devono essere conservati per almeno tre anni a scopo di revisione e riferimento da parte dell'Internal Revenue Service (IRS), del Fair Labor Standards Act (FLSA) e della Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC). Il mantenimento dei registri di lavoro richiesti dalla legge è un gioco da ragazzi con l'aiuto di un registro delle buste paga. Non sarai mai a più di un paio di clic del mouse da nessuno di questi dati.
#3. Aiuta a risparmiare tempo
L'elaborazione delle buste paga richiede troppo tempo e ha troppo spazio per gli errori se eseguita manualmente. I registri manuali delle buste paga richiedono molta formazione e supervisione per essere utilizzati in modo accurato per qualsiasi cosa, come il calcolo dei prelievi fiscali o dei pagamenti degli straordinari in ogni periodo. Ma un sistema di buste paga che funziona da solo ti risparmierà il fastidio e ti farà risparmiare tempo. Un essere umano deve inserire i dettagli del nuovo dipendente o le date di cessazione, ma il resto del lavoro viene svolto automaticamente. Inoltre, un registro delle buste paga espone l'andamento della spesa trimestrale o annuale della tua azienda, consentendoti di prepararti rapidamente e facilmente per l'alta e la bassa stagione.
#4. Aiuta con una corretta remunerazione dei dipendenti con dati precisi sui salari
Il mantenimento di un registro delle buste paga aggiornato semplifica la riconciliazione delle buste paga e garantisce che tutte le tasse e gli stipendi siano stati calcolati correttamente. Tenere traccia di questi dati finirà per farti risparmiare un sacco di tempo e fatica. Non sarà necessario che gli organismi di regolamentazione interessati alle tasse conducano una verifica delle tue finanze alla ricerca di errori di compensazione. Aiuta i lavoratori ad apprezzare stipendi regolari e puntuali. Tenere un registro delle buste paga è un modo semplice ma efficace per sollevare il morale e incoraggiare i lavoratori.
Il libro paga è un foglio di lavoro?
I fogli di calcolo possono essere utilizzati per creare registri delle buste paga, sebbene questa opzione potrebbe non essere adatta a molte aziende. Il software per le retribuzioni semplifica la gestione di dati affidabili sulle retribuzioni e la generazione rapida di report.
Qual è il giornale per il libro paga?
Le registrazioni di ogni transazione del libro paga sono conservate nei giornali del libro paga. Anche le voci di contabilità generale a livello di riepilogo rappresentano questi dati. I giornali di registrazione stipendi vengono utilizzati al posto della contabilità generale quando sono necessarie informazioni più granulari sulle retribuzioni, ad esempio durante un controllo.
Il registro delle buste paga è uguale al registro delle buste paga?
I giornali di registrazione delle buste paga e i registri delle buste paga sono simili in quanto entrambi registrano le transazioni finanziarie relative ai dipendenti, ma non sono identici. Rispetto ai giornali di registrazione delle buste paga, i registri delle buste paga spesso presentano informazioni più granulari sulla retribuzione e sui benefit di ciascun dipendente. L'accesso al registro delle buste paga è spesso limitato alle persone autorizzate all'interno di un'azienda, come un responsabile delle buste paga, a causa del volume di informazioni sensibili che contiene.
Chi prepara il registro paghe?
Il registro potrebbe essere fatto da te, dal contabile o dal dipartimento delle risorse umane, a seconda delle dimensioni della tua azienda. È un must per qualsiasi imprenditore, in quanto ti aiuta a tenere traccia di uno dei tuoi maggiori esborsi: stipendi e stipendi.
Cos'è un foglio paga?
Un foglio salariale, noto anche come foglio paga o semplicemente foglio paga, è una contabilità completa di tutti i compensi dovuti ai lavoratori per i servizi resi entro un determinato periodo di tempo. È possibile leggerlo anche come una busta paga.
Qual è la differenza tra stipendio e libro paga?
Lo stipendio di un dipendente è l'importo annuo garantito dal proprio datore di lavoro, mentre il libro paga e l'infrastruttura del libro paga sono i sistemi utilizzati per tenere traccia dei guadagni e delle detrazioni dei dipendenti.
Come si fa la contabilità delle buste paga?
- Riassumi i salari dovuti.
- Immettere le modifiche dei dipendenti.
- Calcola le tasse.
- Calcola le detrazioni salariali.
- Detrarre i pagamenti manuali.
- Crea un registro delle buste paga.
- Stampa buste paga.
- Paga con deposito diretto.
Considerazioni finali
Un registro delle buste paga è uno strumento utile per tenere traccia delle transazioni relative alle buste paga. Tutti i tuoi impegni monetari per il termine sono suddivisi in modo molto dettagliato. Puoi pagare i tuoi dipendenti in tempo e fornire le informazioni richieste dall'IRS e dalla SSA per rispettare le normative fiscali sui salari in modo tempestivo se utilizzi il software per i salari. Non puoi gestire correttamente la tua azienda o pagare i tuoi dipendenti o rispettare le regole federali senza le informazioni contenute in un libro paga. È uno strumento utile da avere come parte del normale processo di gestione stipendi perché ti consente di rivedere il tuo lavoro e assicurarti che tutto sia accurato. Pensa a investire in un software per le buste paga che renda la generazione di un rapporto sul registro delle buste paga un gioco da ragazzi.
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Riferimenti
