Un sistema di gestione della posta elettronica è una strategia per aumentare l'efficienza della posta elettronica e ridurre gli effetti dannosi che la gestione della posta elettronica può avere sulla produttività e sulla felicità del lavoro di una persona. Esamineremo una serie di cose in questo articolo e includono strategie per una gestione efficace del sistema di posta elettronica, software di smistamento e Outlook. Il nostro obiettivo è solo quello di garantire che le tue e-mail siano abbastanza attive e funzionanti e senza grandi quantità di messaggi senza che nessuno vi presti attenzione.
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Sistema di gestione della posta elettronica
Le e-mail inviate e ricevute dai dipendenti vengono registrate centralmente dal sistema di gestione delle e-mail. Le e-mail possono essere gestite applicando programmi di conservazione, controlli di accesso e un sistema di classificazione a questo contenuto. È possibile acquisire i metadati relativi alle e-mail per mantenere e accedere a questi dati. Uno degli usi più popolari del sistema di gestione della posta elettronica è l'archiviazione della posta elettronica. Queste soluzioni, al loro livello più fondamentale, copiano o rimuovono i messaggi dal programma di messaggistica e li archiviano da qualche altra parte. Alcune di queste soluzioni sostituiscono gli allegati con uno stub o un collegamento all'interno del messaggio invece di archiviare il messaggio stesso. Un sistema di gestione della posta elettronica è un componente di un'intera soluzione.
È possibile ordinare, organizzare e rispondere a un gran numero di e-mail dei clienti in entrata con l'uso di sistemi di gestione delle e-mail. Un sistema di gestione della posta elettronica, tuttavia, non è solo di assistenza; può essere utilizzato per qualsiasi circostanza che coinvolga un gran numero di e-mail in arrivo, come il feedback di una campagna o il service desk interno di aziende globali.
Miglior sistema di gestione della posta elettronica
Siamo tutti consapevoli del fatto che con l'espansione della tua attività, le e-mail potrebbero sovraccaricare la tua casella di posta e causare un'ondata di problemi. Il tuo staff invia molte risposte a un'e-mail, le e-mail importanti vengono trascurate e le conversazioni sono prive di significato. E nessun vero lavoro viene svolto nel mezzo di questo pandemonio. Puoi gestire facilmente le e-mail interne e dei clienti effettuando il corretto investimento in strumenti. Puoi utilizzare più canali oltre alla semplice e-mail per comunicare con clienti, aziende e parti interessate importanti e per migliorare la cooperazione interna.
Pertanto, se hai difficoltà a tenere il passo con le tue e-mail, questo blog è per te. Osserverai cos'è un sistema di gestione della posta elettronica e parlerai di alcuni aspetti essenziali. Il miglior sistema di gestione della posta elettronica sarà il nostro obiettivo principale mentre li esaminiamo.
8 migliori sistemi di gestione della posta elettronica
Il miglior sistema di gestione della posta elettronica sarà il nostro obiettivo principale mentre esaminiamo queste diverse opzioni.
#1. Aiuta Scout
Il più efficace sistema di gestione della posta elettronica per le piccole e medie imprese. Un sistema di gestione della posta elettronica è progettato appositamente per assistere i team nella gestione efficace della corrispondenza e-mail. Puoi utilizzare funzionalità di collaborazione avanzate come note private per tenere tutti aggiornati e rilevamento delle collisioni per eliminare il lavoro ridondante con Help Scout.
Infine, avere accesso ai profili dei consumatori ti tiene informato. Per semplificare le interazioni e ridurre i problemi sia per il mittente che per il personale, puoi visualizzare le chat precedenti e altre informazioni di base. La parte migliore è che il sistema di gestione della posta elettronica è solo uno dei tanti strumenti a cui hai accesso quando ti registri a Help Scout.
Prezzo: a partire da $ 20 per utente/mese.
#2. Sanebox
Sanebox è un software di gestione delle e-mail che è il migliore per la gestione delle e-mail che sono migliori per l'uso personale.
Esistono metodi per aiutare a gestire le caselle di posta personali anche se molti software di gestione della posta elettronica si concentrano su requisiti commerciali. SaneBox è tra i migliori che abbiamo mai incontrato. Quando le e-mail arrivano nella tua casella di posta, vengono automaticamente ordinate dalla loro sofisticata intelligenza artificiale, che ha appreso le tue abitudini e-mail uniche.
Prezzo: a partire da $ 7 / mese.
# 3. Sendinblue
Il più efficace sistema di gestione della posta elettronica per le comunicazioni uno-a-molti. Ci sono occasioni in cui devi rivolgerti a un grande gruppo di persone contemporaneamente, magari per annunciare un nuovo servizio o fornire un aggiornamento sulla tua attività o prodotto. Avrai bisogno di un programma specializzato perché puoi solo Bcc così tante persone dal tuo account Gmail, circa 500, nel caso fossi curioso.
Sendinblue è tra i più grandi. La loro soluzione ti consente di creare e-mail straordinarie utilizzando il loro semplice editor e include anche un'eccellente automazione per garantire che i messaggi vengano inviati all'ora precisa scelta. Inoltre, puoi eseguire test A/B e monitorare le analisi per le tue e-mail, come la percentuale di apertura, la percentuale di clic e persino una mappa di calore.
Prezzo: viene offerto un piano gratuito. I piani con canone mensile partono da $ 25.
#4. Davanti
Il miglior programma di gestione della posta elettronica per combinare la gestione della posta elettronica di gruppo e individuale.
La gestione di un indirizzo email di gruppo, ad esempio [email protected], viene spesso eseguito utilizzando un software di gestione della posta elettronica. Tuttavia, Front, tuttavia, può essere una scelta eccezionale se il tuo team desidera interagire con il tuo pubblico utilizzando indirizzi e-mail personali e condivisi.
I commenti interni sono uno degli elementi di collaborazione offerti da Front. I loro piani più costosi includono anche funzionalità più sofisticate come analisi e automazione.
Prezzo: le tariffe mensili partono da $ 19 a persona.
#5. Sciame
Il miglior sistema di gestione della posta elettronica di Gmail
Hiver è in qualche modo unico rispetto agli altri strumenti in questo elenco, che sono per lo più prodotti indipendenti. In sostanza, funge da aggiunta al tuo attuale account Gmail. A differenza di un account Gmail convenzionale, puoi prendere appunti e assegnare e-mail a determinati destinatari.
Sono disponibili anche servizi di analisi e automazione delle attività, ma va notato che molte delle funzioni più sofisticate sono disponibili solo sui loro abbonamenti più costosi.
Prezzo: $ 12 per utente, al mese.
# 6. Moosend
Programma gratuito di gestione della posta elettronica.
Un altro strumento progettato per la comunicazione uno-a-molti è Moosend. Includono strumenti come un editor senza codice che semplificano la creazione di adorabili modelli di email. Inoltre, puoi eseguire test A/B, segmentare i visualizzatori e monitorare determinati KPI.
La parte migliore è che puoi fare tutto quanto sopra con il loro piano gratuito. Esistono varie restrizioni, ad esempio l'accesso dell'account a un solo individuo. Ma per niente, c'è molto valore. Hanno anche piani di abbonamento a partire da $ 9 al mese per le persone che desiderano accedere a maggiori capacità.
prezzo: a partire da $ 9 al mese.
# 7. Zendesk
La gestione dell'e-mail dei clienti è possibile con Zendesk, uno strumento di assistenza clienti. Il tuo team può rispondere più rapidamente alle e-mail dei clienti utilizzando le macro di Zendesk o le risposte predeterminate. Utilizzando funzionalità come funzionalità di gestione dei ticket, strumenti di collaborazione e informazioni sui clienti, puoi anche semplificare le e-mail dei clienti in modo più efficace. Zendesk è perfetto per le organizzazioni in crescita perché ti consente anche di centralizzare la comunicazione attraverso i canali. Le piccole aziende che forniscono assistenza clienti solo tramite e-mail, tuttavia, potrebbero trovare la tecnologia eccessivamente robusta e complessa.
#8. Uccello postale
Un sistema di gestione della posta elettronica del servizio clienti con un layout personalizzabile si chiama Mailbird. Puoi personalizzare il tuo account con un sacco di temi colore gratuiti e trasformarlo in un'opera d'arte. Viene fornita anche la possibilità di passare alla modalità oscura. Una funzione di lettura della velocità incorporata in Mailbird ti aiuta a migliorare la tua produttività visualizzando rapidamente le parole in modo da poter comprendere frasi e frasi più rapidamente. Con l'aiuto dello strumento di ricerca LinkedIn di Mailbird, puoi anche trovare il tuo mittente su LinkedIn e avviare il contatto con loro direttamente dalla tua casella di posta con un solo clic.
Perché ho bisogno della gestione della posta elettronica?
Hai bisogno di un sistema di gestione della posta elettronica perché utilizza strumenti per gestire il gran numero di e-mail di un'organizzazione. Inoltre, è più facile tenere traccia di documenti e messaggi importanti.
Come gestisco la posta elettronica della mia azienda?
- Utilizza una casella di posta condivisa per gestire le email di un gruppo.
- Le e-mail devono essere inviate in determinati orari.
- Imposta le regole su come scrivere e-mail brevi.
- Annota compiti, aspettative e date di scadenza.
- Non usare "rispondi a tutti" se non è necessario.
- Annulla l'iscrizione il prima possibile.
- Usa cartelle, etichette e tag.
- Salva modelli per messaggi ed e-mail
- Regole e automazioni
- App e componenti aggiuntivi per la posta elettronica
Sistema di gestione della posta elettronica Outlook
Sistema di gestione della posta elettronica Outlook è uno strumento che consente di gestire la posta elettronica, il calendario, i contatti e le attività. Di conseguenza, funge da base sia per la gestione del tempo che per le comunicazioni. Gli utenti monitorano le e-mail, coordinano i calendari e gestiscono facilmente le informazioni di interazione tra i due sistemi utilizzando il sistema di gestione della posta elettronica Outlook. Sistema di gestione della posta elettronica Outlook è un popolare programma di posta elettronica e calendario che si collega ad alcune delle migliori applicazioni di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
Strategie di gestione della posta elettronica
La gestione delle e-mail può essere un compito difficile. Numerosi programmi, app e giochi affermano di essere in grado di assistere il tuo team nella gestione della posta elettronica.
Le migliori strategie del sistema di gestione della posta elettronica includono il trattamento della posta elettronica come un lavoro legittimo, la conoscenza della differenza tra la revisione e l'elaborazione della posta elettronica e l'utilizzo di un sistema di gestione del flusso di lavoro per impostare la posta elettronica e altre forme di comunicazione aziendale. I team a cui è stato insegnato ad affrontare metodicamente la posta elettronica diventano più produttivi.
Il metodo di comunicazione aziendale di maggior successo è la posta elettronica e, utilizzando queste efficaci strategie di gestione della posta elettronica, potresti iniziare a piacerti.
17 Strategie di gestione della posta elettronica
Segui questi semplici suggerimenti per la gestione della posta elettronica per iniziare con strategie efficaci di gestione della posta elettronica.
# 1. Considera l'e-mail come un vero lavoro
Non dovresti inserire l'e-mail nel tuo programma attorno al tuo lavoro effettivo. L'e-mail richiede tempo reale, impegnato e impegno effettivo. Tutti i membri della tua squadra avranno più tempo su cui concentrarsi
completando i loro obiettivi più critici quando gestisci la posta elettronica nel modo corretto.
#2.Riconosci la differenza tra la revisione e l'elaborazione delle e-mail
Lavorare in modo casuale e senza un sistema di gestione della posta elettronica stabilito può far sì che i membri del team perdano messaggi importanti o rispondano troppo rapidamente. Un sistema intelligente assegnerà un tempo distinto per la revisione delle e-mail anziché per elaborarle.
#3. Controlla la tua casella di posta solo quando è davvero necessario
Chiedi ai membri del tuo team di considerare con quale frequenza hanno veramente bisogno di controllare le loro caselle di posta ogni giorno per cercare messaggi che richiedono un'azione rapida (oppure invia i tuoi suggerimenti). A seconda delle loro professioni, la risposta varierà, ma probabilmente è meno frequente di quanto ora esaminino la posta elettronica.
#4. Evita il multitasking durante la lettura delle email
Rivedi le email tra le attività, non nel mezzo di esse.
È uno spreco significativo del nostro "slancio del potere cerebrale" - la concentrazione più profonda necessaria per dedicarci completamente al nostro lavoro - interrompere attività cruciali per controllare la posta più recente. Rivedi le tue e-mail se hai dieci minuti a disposizione tra una riunione e l'altra. Tuttavia, evita di guardare le tue e-mail durante la riunione.
#5. Esamina la posta elettronica su un dispositivo mobile
La revisione delle e-mail esclusivamente su un dispositivo portatile è un approccio efficace alla gestione della posta elettronica. È meno allettante lasciarsi sviare perché l'utilizzo di un piccolo dispositivo portatile per navigare tra le cassette postali e le cartelle è difficile e le dimensioni del gadget lo rendono davvero adatto per la revisione.
#6. Stima il tempo necessario per rispondere a messaggi "reali".
I membri del tuo staff potrebbero pensare che sarebbe assurdo programmare il tempo solo per la posta elettronica. Tuttavia, se l'e-mail richiede lavoro effettivo e in tempo reale, devi considerare quando arriverà quel momento. Ecco un'utile tecnica di gestione della posta elettronica: indovina il numero di messaggi "genuini" che ricevi ogni giorno
#7. Quando sei assente, invia un messaggio fuori sede
Le email continuano a scorrere anche quando non hai tempo per controllare la tua casella di posta! Devi quindi prepararti a questo. Quando stai via per più di un giorno, dovresti pubblicare un messaggio fuori sede sulla tua e-mail per far sapere alle persone quando potrebbero aspettarsi una tua risposta.
#8. Elabora e-mail dove puoi concentrarti al numero otto
Incoraggia il tuo personale a gestire l'elaborazione della posta elettronica in un ambiente che consenta concentrazione e consapevolezza. L'obiettivo è terminare le comunicazioni e, se vengono costantemente interrotte e sviate, non saranno in grado di farlo. Se hanno la porta di un ufficio, dovrebbero chiuderla. Se ciò è insufficiente, è necessario aggiungere un avviso. Qui puoi scaricare cartelli "Non disturbare" divertenti e gratuiti.
#9. Elabora le email mentre lavori offline
Niente è più fastidioso che cercare di svuotare una casella di posta mentre i nuovi messaggi continuano a fluire. È come tentare di scavare una buca mentre qualcuno di fronte a te ci sta riversando dello sporco! Invece, dovrebbero interrompere i messaggi in arrivo lavorando in modalità offline durante il periodo che hanno dedicato all'elaborazione della posta elettronica.
# 10. Ordina le e-mail utilizzando gli oggetti
Qual è la tecnica più efficace per elaborare la posta elettronica il più rapidamente possibile? l'ordinamento è essenziale. Numerose e-mail possono essere cancellate con pochi brevi clic. Se non l'hai già fatto, inizia ordinando per argomento prima di usare "disponi per discussione".
# 11. Riordina le email per mittente
Riordina la tua email questa volta per "Da", se necessario. Puoi archiviare o rimuovere rapidamente pubblicità, sconti, newsletter e qualsiasi altra cosa che non sia "posta autentica" in questo modo.
# 12. Invertire l'ordine dei dati vecchi e nuovi
Consiglio di iniziare con le prime e-mail e di procedere verso il basso.
Anche se potresti essere ansioso di leggere le tue e-mail più recenti, potresti avere qualcosa di critico all'inizio della giornata (o della settimana) che richiede la tua attenzione e hanno aspettato la tua risposta da molto tempo. In ogni caso, non dovrai aspettare molto per visualizzare le e-mail più recenti perché probabilmente hai dimezzato il numero di e-mail nella tua casella di posta.
# 13. Stai alla larga dalla trappola "Screma e salta".
Potresti essere tentato di rimandare subito la risposta se ricevi un'e-mail intimidatoria.
Tuttavia, dovresti astenerti dall'utilizzare la strategia "screma e salta" durante l'elaborazione delle e-mail. A che serve bloccare deliberatamente il tempo per elaborare le e-mail se hai intenzione di rimandarlo a più tardi?
# 14. Aggiungi elementi dell'elenco attività alla tua lista di cose da fare
Alcuni compiti dovrò rimandare a più tardi, o perché ho bisogno di maggiori dettagli, mi ci vorranno diversi minuti o ore per essere eseguiti, oppure avrò bisogno dell'assistenza di qualcun altro. Tutto ciò che deve essere fatto in questa situazione viene aggiunto alla mia lista di cose da fare in modo che io possa farlo quando ho le informazioni, il tempo e le risorse necessarie.
# 15. Ottieni Inbox Zero un paio di volte ogni settimana
Potresti perdere incarichi chiave, feedback o inviti che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi risultati più importanti se non ripulisci la tua casella di posta in modo coerente e metodico.
#16. Riduci al minimo l'e-mail fuori orario per ridurre il burnout
Molte persone inviano e ricevono e-mail aziendali 24 ore al giorno oggi. Tuttavia, ciò rappresenta un serio rischio per la produttività: è molto più probabile che i dipendenti si disconnettano dal lavoro e alla fine si esauriscano quando non c'è una chiara separazione tra la vita personale e quella professionale. Rimanere fuori orario per ridurre il burnout è una delle strategie che devi adottare nel tuo sistema di gestione della posta elettronica.
#17. Utilizzare un sistema di gestione del flusso di lavoro
L'utilizzo di un sistema di gestione del flusso di lavoro per la gestione della posta elettronica è una delle strategie che devi adottare. Un completo sistema di gestione del flusso di lavoro include la gestione della posta elettronica. I membri del team possono salvare, organizzare, assegnare priorità, controllare ed eseguire tutti i propri impegni, comunicazioni e informazioni con l'ausilio di un sistema di gestione del flusso di lavoro.
Software di smistamento e-mail
Quando parliamo di software di smistamento e-mail, ci riferiamo al processo utilizzato dai servizi postali per scegliere il percorso di consegna della posta. Il software di smistamento delle e-mail, una volta eseguito manualmente, è ora per lo più automatizzato con l'uso di apparecchiature specializzate. Il Transorma, originariamente utilizzato a Rotterdam nel 1930, è stato il primo dispositivo di smistamento della posta elettronica ampiamente utilizzato.
Le aziende e altri mailer stanno ora utilizzando un software di smistamento delle e-mail per preordinare le e-mail prima della consegna al fine di risparmiare denaro sulle spese di spedizione. Gli sconti presort, ad esempio, possono abbassare il prezzo della posta di prima classe negli Stati Uniti da $ 0.42 a un minimo di $ 0.324[1]. Per gestire la posta in entrata Molte aziende utilizzano anche software di smistamento e-mail per la posta in arrivo, inclusi assegni, ordini e comunicazioni. Il caricamento è sotto il controllo di un software di smistamento e-mail o di un gestore e-mail.
Il lavoro del software di smistamento delle e-mail è raggruppare in modo intelligente le tue e-mail in diverse categorie in base a cose come importanza, argomento, mittente o età. Leggendo solo le e-mail che sono veramente importanti da leggere per prima cosa al mattino, potresti liberare tempo per altre cose che devono essere fatte.
Puoi ordinare la tua lista e-mail utilizzando il software di smistamento e-mail in base allo scambiatore MX. Non riusciamo a capire il provider di posta elettronica per molte e-mail aziendali perché hanno domini univoci. Puoi ottenere rapidamente un elenco ordinato di tutte le tue e-mail da Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook e Office 365 utilizzando il software di smistamento delle e-mail.
Come faccio a gestire molte e-mail?
- Conserva nella tua casella di posta solo le email che devono essere gestite immediatamente.
- Crea una "Cartella di attesa" per le e-mail che richiedono un'azione.
- Rendi etichette o sottocartelle il tuo nuovo migliore amico.
- Imposta regole o filtri per la tua casella di posta.
- Usa il tuo calendario per tenere traccia delle email a cui è necessario rispondere di nuovo.
- Non lasciare che la posta indesiderata rimanga nella tua casella di posta per molto tempo.
- Crea modelli per le risposte che usi più spesso.
- Dedica del tempo a controllare la posta elettronica e fallo in quei momenti.
- Smetti di ricevere avvisi via e-mail
- Svolgi attività di posta elettronica insensate quando hai tempo libero.
Conclusione
L'elaborazione di strategie e l'installazione di un sistema di gestione della posta elettronica aiuterà ogni azienda a ordinare e gestire le proprie e-mail con una prospettiva migliore.
Domande frequenti sul sistema di gestione della posta elettronica
La gestione della posta elettronica è un'abilità?
Sì. In effetti, la gestione della propria casella di posta è generalmente considerata una "difficile abilità" insegnabile. La gestione della posta elettronica è un sottoinsieme di gestione del tempo, capacità organizzative e capacità di comunicazione, tutte fondamentali per un ambiente di lavoro produttivo.
Qual è il tuo approccio alla gestione di un grande volume di email in arrivo?
- Prenditi cura delle email in arrivo il più rapidamente possibile.
- Organizza subito le email invece di esaminarle e poi lasciarle nella tua casella di posta.
- Sbarazzati delle email indesiderate.
- Puoi mantenere organizzata la tua casella di posta principale archiviando i messaggi che non richiedono una risposta nelle cartelle del progetto o dell'oggetto appropriate.
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