L'ordine di acquisto è la spina dorsale del business sia per i venditori che per gli acquirenti. Questi documenti sono legalmente vincolanti e indicano l'intenzione del cliente di acquistare e fungono da registrazione dei dettagli dell'ordine. Chiunque sia impegnato nella loro creazione e trasferimento deve tenere d'occhio questi file. Quindi, quali sono alcuni buoni metodi per tenere d'occhio, riporre e tenere in ordine i tuoi ordini di acquisto? Un numero di ordine di acquisto è il primo passo per poter fare una di queste cose. Continua a leggere per sapere cos'è un numero di ordine di acquisto su una fattura e cos'è un generatore di numeri di ordine di acquisto. Abbiamo anche aggiunto le differenze tra un numero di PO e un numero di fattura.
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Che cos'è un ordine di acquisto?
I beni e servizi che un acquirente desidera acquistare sono dettagliati in un ordine di acquisto (PO), che è un documento inviato dal cliente al venditore. Se il fornitore accetta l'ordine d'acquisto, diventa un contratto vincolante.
Un ordine di acquisto adeguatamente documentato include elementi quali:
- Data dell'ordine
- La descrizione dei prodotti o servizi
- Quantità dei beni o servizi
- Termini di pagamento
- Informazioni di contatto dell'acquirente e del venditore
- Numero di PO univoco
Come funzionano?
Un ordine di acquisto (PO) è un documento emesso dall'acquirente di prodotti o servizi all'inizio di una transazione. Sono inclusi i beni o servizi scambiati, il loro importo e il loro prezzo concordato. Un ordine di acquisto ben eseguito dovrebbe essere sufficientemente dettagliato in modo che il venditore non abbia domande. L'ordine di acquisto è vincolante per entrambe le parti in quanto da esse autorizzato. Il numero dell'ordine di acquisto, riportato nella parte superiore del modulo, sarà utilizzato in tutte le successive comunicazioni con il cliente, comprese le telefonate, i documenti di spedizione e la fatturazione.
Dopo che il fornitore ha evaso l'ordine di acquisto, invierà una fattura. La fattura è il conto finale. Verranno elencati la quantità e il prezzo dei beni e dei servizi forniti dal venditore. Verrà incluso anche il numero dell'ordine di acquisto per indicare che questa vendita è stata preventivamente autorizzata. L'acquirente è obbligato ad effettuare il pagamento secondo i termini originariamente pattuiti al ricevimento (il venditore, ad esempio, può stabilire che tutti i suoi fornitori vengano pagati entro 30 giorni).
Cos'è un numero Po?
Un numero PO è un numero speciale assegnato a un ordine di acquisto, che è una dichiarazione formale dell'intenzione di un cliente di acquistare qualcosa da un venditore e copre le specifiche della transazione. Sia il venditore che il cliente trarranno vantaggio dall'avere un identificatore univoco per ogni ordine effettuato o ricevuto. Gli acquirenti confermano la loro intenzione di acquistare beni o servizi emettendo ordini di acquisto ai venditori. I prezzi e i requisiti quantitativi sono tra i dettagli inclusi nel documento. L'accettazione di un ordine di acquisto da parte di un fornitore costituisce accettazione pressoché integrale dei termini e delle condizioni ivi contenute.
È fondamentale per le aziende tenere d'occhio i propri ordini di acquisto. Questi record sono molto importanti dal punto di vista legale. Inoltre, aiutano le imprese a tenere registri finanziari accurati e sono spesso cruciali per il buon funzionamento di un'impresa, soprattutto di quelle più piccole.
È qui che entrano in gioco i numeri dell'ordine di acquisto. Facilitano l'archiviazione e il recupero degli ordini di acquisto da entrambe le parti, facilitando la responsabilità di venditori e acquirenti rispetto alle specifiche dell'ordine e facilitando i processi di controllo e contabilità.
Come ottenere un codice postale
È possibile stabilire un numero di ordine di acquisto in diversi modi. È possibile che alcune aziende, in particolare quelle con meno risorse, siano in grado di creare i propri modelli di ordine di acquisto ed emettere i numeri dell'ordine di acquisto per ordini e fatture uno per uno.
Tuttavia, le aziende più grandi potrebbero dover gestire un volume di transazioni sostanzialmente più elevato, rendendo insostenibile il lungo e inefficiente processo di inserimento manuale dei numeri degli ordini di acquisto.
Per questo motivo, molti servizi di contabilità online possono produrre automaticamente i dettagli dell'ordine di acquisto, ad esempio i numeri dell'ordine di acquisto per ciascun articolo. Esistono due approcci principali tra cui scegliere quando si crea un sistema di numerazione dell'ordine di acquisto: manuale e automatico.
Sistema di numerazione PO manuale
Potresti avere la libertà di generare manualmente il tuo sistema di numerazione dell'ordine di acquisto se gestisci una piccola impresa con un basso volume di ordini di acquisto. Il codice può essere composto da lettere, numeri e trattini in qualsiasi ordine abbia senso per te come leader dell'azienda. D'altra parte, se hai bisogno di un numero di PO più consistente, puoi fare in modo che il sistema lo generi in base alla data di creazione dell'ordine. Indipendentemente dal percorso che segui, dovresti sempre prendere nota del nome del venditore, dei dati essenziali dell'ordine e della data di validità in un luogo diverso. Continua a farlo anche quando ti vengono date istruzioni.
Tieni traccia dei tuoi clienti, ordini e pagamenti in un'unica posizione centrale registrando le informazioni pertinenti su ciascun ordine di acquisto in un foglio di calcolo Excel.
Generatore automatico di numeri di PO
La gestione degli ordini di acquisto e delle spese aziendali diventa sempre più complicata con l'aumento della spesa aziendale. Alla fine, diventa inefficiente e dispendioso in termini di tempo assegnare manualmente a ogni ordine un codice univoco. Fortunatamente, oggi esistono numerose soluzioni di contabilità basate su cloud a basso costo, ognuna delle quali è dotata della propria capacità di generazione e assegnazione automatizzata del numero dell'ordine di acquisto (PO).
Generatore di numeri Po
Il termine "generatore di numeri PO" non copre una vasta gamma di opzioni, soprattutto quando si tratta di risorse che possono essere acquistate. Se utilizzi una soluzione di contabilità basata su cloud o un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) per gestire le tue finanze, non avrai problemi a trovare i numeri degli ordini di acquisto da includere nelle fatture e negli ordini di acquisto.
Puoi utilizzare un generatore di numeri di ordini di acquisto casuali o una tecnica di generazione di numeri casuali per generare numeri di ordini di acquisto se li crei manualmente o in un'applicazione come Excel e non hai bisogno che siano sequenziali o di una certa lunghezza.
A tal fine, di solito è una buona idea utilizzare un software di contabilità specializzato o di pianificazione delle risorse aziendali per creare ordini di acquisto e, per estensione, numeri di ordine di acquisto. Un sistema del genere può farti risparmiare molto tempo e lavoro, quindi probabilmente vale la pena investire a meno che il tuo volume di vendite non sia estremamente basso.
Dove inserire il numero dell'ordine di acquisto su una fattura
La pratica più comune è quella di includere un numero d'ordine di acquisto nella parte superiore di una fattura in modo che possa essere prontamente e facilmente referenziato. La posizione in cui inserisci il numero dell'ordine di acquisto nel tuo modello dipende dal tipo di attività che gestisci.
Numero ordine vs numero fattura
A prima vista, il numero dell'ordine di acquisto e il numero della fattura sembrano entrambi simili. Esistono diverse distinzioni tra un numero di ordine di acquisto e un numero di fattura nonostante contengano informazioni e termini di pagamento identici. Di seguito sono riportate le differenze tra un numero di ordine di acquisto e un numero di fattura:
#1. Autorità di emissione del documento
La fatturazione avviene dopo che un consumatore ha emesso un ordine di acquisto a un fornitore.
#2. Stato legale
Sebbene siano utili per tracciare le spedizioni e richiedere il pagamento, le fatture non hanno altro scopo legale nel processo di acquisto. A meno che non sia utilizzato a supporto dell'ordine di acquisto, non può essere utilizzato come strumento finanziario o in sede civile perché non è un accordo tra l'acquirente e il venditore.
#3. Come vengono utilizzati
Lo scopo di una fattura è di rimettere l'acquirente sull'onere di pagare entro la data di scadenza. Quando la data di scadenza si avvicina e il venditore non è ancora stato pagato per il carico, può inviare un'e-mail di sollecito. La fattura potrebbe anche fungere da amichevole sollecito di pagamento da parte del venditore. Al contrario, un ordine di acquisto consente all'acquirente di specificare l'importo e la data di consegna del prodotto di cui ha bisogno dal fornitore.
#4. Cosa specificano
Le fatture che dettagliano il contenuto delle spedizioni sono prassi standard. Fatture multiple con numeri di serie univoci vengono generate ogni volta che il fornitore invia più di un pacco.
Ecco ulteriori differenze tra un numero di ordine d'acquisto e un numero di fattura
| Numero PO | Numero di fattura |
| Conferma d'ordine inviata dall'acquirente al venditore | Sollecito di pagamento inviato dal fornitore all'acquirente |
| Generato quando l'acquirente effettua un ordine | Generato dopo che l'ordine è stato evaso |
| Definisce i termini di un acquisto | Definisce la conferma di una vendita |
| Previene l'eccesso di scorte di inventario | Previene duplicati e pagamenti in eccesso |
| Semplifica il monitoraggio dell'inventario | Aiuta a calcolare la spesa e le tasse |
Somiglianze tra ordine di acquisto e fattura
È facile confondersi tra ordini di acquisto e fatture perché suonano simili. Entrambi implicano lo scambio di informazioni su un prodotto o servizio per scopi commerciali. Tuttavia, la tempistica di questi eventi è distinta. Condividono molte somiglianze, ma ci sono anche importanti distinzioni che devono essere fatte.
Nella maggior parte dei casi, un ordine d'acquisto e una fattura possono essere utilizzati in modo intercambiabile. Ci sono alcuni parallelismi chiave tra ordini di acquisto e fatture, nonostante le loro numerose distinzioni:
- Entrambe sono forme di pubblicità relative all'acquisto di prodotti.
- Sono fondamentali per ridurre le spese inutili.
- Consentono una maggiore trasparenza nella procedura di acquisto.
- In entrambi sono inclusi i dettagli di ordine di base, consegna, fornitore e prezzi.
- Entrambi i contratti di acquisto sono documenti legali vincolanti
Quale funzione svolgono la fattura e un ordine di acquisto in un'azienda?
Anche se può sembrare un lavoro extra, gli ordini di acquisto e le fatture sono documenti finanziari essenziali che aiutano un'azienda a soddisfare le proprie esigenze di acquisto man mano che la domanda cresce e si sviluppa il rapporto acquirente-venditore.
Non puoi scegliere tra un ordine di acquisto e una fattura perché sono entrambi cruciali. Nonostante il fatto che legalmente parlando, le fatture siano essenziali, gli ordini di acquisto offrono chiarimenti tanto necessari e aiutano a evitare problemi.
L'utilizzo di ordini di acquisto e fatture ridurrà al minimo i malintesi delineando chiaramente i risultati attesi della transazione, indipendentemente dalle fluttuazioni della domanda o dal grado di complessità del processo di acquisto sottostante.
Perché adottare la gestione degli ordini di acquisto e delle fatture digitale
La gestione manuale degli ordini di acquisto e delle fatture è semplice all'inizio quando un'azienda è piccola e la quantità di acquisti è modesta. Tuttavia, man mano che l'attività si espande, aumenta anche la quantità di acquisti che effettua. Anche capire le somiglianze e le variazioni tra ordini di acquisto e fatture non sarà di grande aiuto.
Sta diventando sempre più noioso e soggetto a errori per le aziende elaborare manualmente il crescente numero di ordini di acquisto e fatture che ricevono via e-mail, fax, posta ordinaria, ecc. Anche se sembra un'informazione minore, è fondamentale per il successo di il processo nel suo complesso.
I sistemi di scambio elettronico di dati (EDI) possono essere costosi e alcune aziende semplicemente non possono permettersi di implementare un tale sistema con i propri fornitori. Le soluzioni di approvvigionamento consentono alle aziende di proteggere le informazioni incluse nelle fatture per gli ordini di acquisto. Per semplificare e migliorare l'efficacia delle loro procedure di approvvigionamento più fondamentali, le aziende di tutte le dimensioni possono utilizzare questo software per gestire cose come ordini di acquisto e fatture.
Perché è importante il numero dell'ordine di acquisto?
Che tu sia l'acquirente o il venditore, l'ordine di acquisto è un aspetto integrante della transazione commerciale che richiede la tua attenzione e adesione in ogni momento.
Assegnare a ciascun ordine di acquisto un numero di PO distinto facilita il monitoraggio degli ordini più semplice e preciso. Se un cliente ha un problema con un acquisto effettuato mesi fa, l'ordine di acquisto e la fattura associata possono essere individuati con una semplice ricerca utilizzando il numero dell'ordine di acquisto.
Lo stesso vantaggio è disponibile se la tua azienda effettua l'ordine ed emette il numero dell'ordine di acquisto. Un codice facile da generare e acquisti veloci da trovare e controllare sono entrambi vantaggi dell'utilizzo di uno schema di numerazione dell'ordine di acquisto. Quando si utilizza un numero di ordine di acquisto, si evitano pagamenti duplicati, archiviazione impropria e altri errori contabili.
Il successo a lungo termine della tua azienda dipende dalla fornitura di servizi legittimi e forniti da professionisti qualificati. Consegnare l'articolo sbagliato o fatturare in modo errato a un cliente può avere effetti devastanti sul buon nome e sui profitti di un'azienda.
Ecco altri motivi per cui un numero di ordine di acquisto è importante:
#1. Fiducia e verifica
Anche se la fiducia reciproca si sviluppa tra un acquirente e un venditore, ogni transazione richiede ancora garanzie di pagamento e consegna. Un ordine di acquisto riduce il rischio di confusione e responsabilizza tutte le parti. Man mano che le aziende si evolvono, i presupposti di base su cui sono state fondate possono cambiare. La consistenza di questa conoscenza è facilitata attraverso gli ordini di acquisto.
# 2. Organizzazione
L'espansione della base clienti di un'azienda aumenta la difficoltà di evadere gli ordini. In una grande organizzazione, non è così semplice come scrivere le istruzioni e consegnarle a un dipendente perché le esegua. Avere tutti i tuoi clienti che utilizzano un sistema di ordini di acquisto che puoi monitorare può renderli felici e portarti ulteriori affari.
# 3. Responsabilità
Un ordine di acquisto può semplificare i processi di acquisto e vendita di un'azienda. Formalizzando le condizioni dell'affare per iscritto, è più probabile che sia il venditore che l'acquirente rispettino gli impegni presi. Inoltre, facilita il monitoraggio da parte del venditore dell'avanzamento delle vendite degli articoli e la riconciliazione degli ordini inevasi. L'uso degli ordini di acquisto avvantaggia entrambe le parti.
Chi fornisce un numero di ordine di acquisto?
A ogni ordine di acquisto viene assegnato un identificatore speciale noto come "numero PO". È responsabilità dell'acquirente creare questo documento, che sarà utilizzato da entrambe le parti durante il processo di vendita. I venditori spesso includono il numero dell'ordine di acquisto sulla fattura di vendita per verificare che stiano addebitando al cliente corretto l'acquisto corretto.
Come si usa un numero di ordine di acquisto?
Per ogni ordine di acquisto viene generato un numero PO (ordine di acquisto) individuale. L'ordine d'acquisto specifica i beni e i servizi che un'azienda desidera acquistare da un determinato fornitore. Sia l'acquirente che il venditore faranno riferimento al numero dell'ordine di acquisto man mano che l'affare procede.
Come trovo il mio numero di PO?
Il numero dell'ordine di acquisto è un numero legalmente vincolante che si trova sul documento dell'ordine di acquisto. Un ordine di acquisto è un documento commerciale iniziale che specifica i beni o servizi da fornire, insieme alle relative quantità e prezzi.
Quante cifre è un numero di PO?
Un numero di ordine di acquisto includerà da quattro a sei cifre. Il numero dell'ordine di acquisto può avere qualsiasi combinazione di lettere, cifre e trattini.
Qual è la differenza tra un numero di PO e un numero d'ordine?
Il numero dell'ordine di acquisto (o numero d'ordine) è un identificatore di identificazione speciale generato dalla società acquirente. Il management dell'azienda può creare il codice manualmente oppure il programma potrebbe farlo automaticamente.
Considerazioni finali
L'acquirente assegnerà spesso un numero di identificazione speciale noto come numero di ordine di acquisto a ciascun ordine di acquisto. Il gestionale dell'azienda o il software di contabilità aziendale potrebbe generare manualmente o automaticamente il codice. Man mano che la transazione procede, il numero dell'ordine di acquisto verrà indicato nelle telefonate del cliente, nei moduli di spedizione e, occasionalmente, nella fattura di vendita corrispondente per garantire l'accuratezza.
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Riferimenti
