La stessa serie di attività quotidiane viene eseguita sia nella vita personale che in quella professionale. È estenuante tenere traccia di questa lista mentale di cose da fare e raramente finisci il lavoro. Esamina elementi come il tuo stile di vita, occupazionee le preferenze personali per determinare il programma migliore per te. Fare un programma di lavoro per i dipendenti che sia efficiente e chiaro è un'abilità cruciale.
In questo articolo, esamineremo i vantaggi di avere un programma, come crearne uno, come rispettarlo e un esempio di programma giornaliero che puoi utilizzare come modello.
Come fare un programma
L'arte della programmazione comporta l'organizzazione delle tue attività per permetterti di completare le tue priorità e fissare obiettivi nel tempo disponibile. Fare un programma ti aiuta a pianificare i tuoi obiettivi per il prossimo giorno, settimana o mese e ti tiene sulla buona strada per raggiungerli. Per scegliere quello giusto, inizia determinando la funzione precisa che il modello eseguirà, ad esempio gestione del progetto, turni dei dipendenti, programmi giornalieri o programmi di esercizi, per scegliere il meglio.
Tipi di orari
#1. Orari tradizionali
Intervalli di tempo regolari, come intervalli di tempo giornalieri, settimanali o mensili, fungono da base per i programmi convenzionali. Sono spesso impiegati per compiti costanti e attività quotidiane.
#2. Orari giornalieri
Le persone che hanno bisogno di pianificare attentamente le proprie giornate dovrebbero utilizzare programmi giornalieri. Con l'aiuto di questi programmi, puoi dividere la giornata in blocchi orari o di mezz'ora, dandoti la libertà di programmare il tempo per impegni e compiti particolari. Questi sono eccellenti per organizzare attività e routine quotidiane, inclusi appuntamenti, riunioni e commissioni personali.
#3. Orari settimanali
I modelli per i programmi settimanali semplificano la pianificazione e l'organizzazione delle attività per l'intera settimana fornendo una visione completa degli obblighi e delle scadenze. I professionisti possono utilizzarlo per organizzare i propri impegni personali, pianificare riunioni e dedicare tempo ai progetti.
#4. Orari mensili
Le pianificazioni mensili offrono una visione più completa del carico di lavoro e degli obiettivi e vengono utilizzate per la pianificazione a lungo termine. Il tuo programma mensile può essere un riepilogo di tutte le attività che devi completare o un tracker speciale per uno o più obiettivi specifici.
#5. Orari fissi
Gli orari fissi forniscono un modo metodico e strutturato per pianificare la tua giornata assegnando attività, commissioni, progetti o incarichi a fasce orarie specifiche. Le persone che traggono beneficio dalla routine e dalla coerenza dovrebbero utilizzare questo tipo di programma. orario fisso
Un programma fisso prevede complessivamente la stessa quantità di ore lavorative e di giorni alla settimana. Qualsiasi azienda che richieda colleghi o personale a disposizione per servire clienti o clienti durante l'orario di lavoro prestabilito può utilizzare questo.
#6. Un programma a tempo pieno
I lavoratori a tempo pieno in genere impiegano dalle 35 alle 40 ore settimanali. Di solito si riferisce a lavori in cui il tipo e il volume di lavoro richiedono specialisti a tempo pieno. La ricezione dei benefici per i dipendenti è richiesta da molti stati degli Stati Uniti per coloro che hanno orari a tempo pieno.
#7. Un programma flessibile
Un programma flessibile impone che un dipendente debba dedicare almeno una certa quantità di tempo ogni giorno (ad esempio, sei ore). L'orario effettivo del dipendente varierà a seconda di quando arriva perché inizia a lavorare il lunedì alle 8:00 e finisce alle 2:00. Tuttavia, il martedì arriva alle 9:00 e rimane fino alle 3:00. Questa strategia flessibile consente alle persone di abbracciare la spontaneità pur mantenendo il controllo sul proprio tempo.
#8. Orario fluttuante
Un programma variabile offre al dipendente la possibilità di scegliere l'ora di inizio e di fine della giornata lavorativa oltre alla parte principale e fissa del programma (in cui il dipendente è disponibile per il datore di lavoro).
Vantaggi dell'utilizzo di una pianificazione
- Meglio gestione del tempo è possibile se hai un piano chiaro su ciò che deve essere fatto, quando e come allocare il tuo tempo in modo da non procrastinare.
- Migliore organizzazione: dare priorità alle tue attività con l'aiuto di un programma assicura che le più importanti siano finite per prime.
- Maggiore concentrazione e produttività: mantenere la concentrazione sulle attività mentre si lavora secondo un programma aiuta a essere più produttivi.
- Ridotto stress: Fare un elenco chiaro delle tue attività e delle date di scadenza può aiutarti a sentirti meno stressato quando fai tutto.
- Un programma può essere condiviso con il team per garantire che tutti siano a conoscenza delle scadenze e delle aspettative, il che migliorerà la comunicazione.
Come fare un programma per i dipendenti
I manager possono aiutare i loro team a funzionare più agevolmente utilizzando un sistema affidabile e completo per la pianificazione dei dipendenti. Inoltre, può offrire un controllo più preciso su gestione delle risorse, minori costi del personale e migliori transizioni durante le ore di punta. Tutti hanno un'attività da completare mentre lavorano se i dipendenti sono programmati in modo efficace. Il successo della tua azienda dipende direttamente da come pianifichi i tuoi dipendenti. Le vendite possono essere influenzate dalle combinazioni di colleghi in un turno, nonché dal numero di dipendenti, dal numero di clienti o dal volume di lavoro che deve essere svolto.
Effetti della programmazione dei turni inefficace
#1. Aumento dei tassi di fatturato
È più probabile che i dipendenti diventino insoddisfatti se ritengono di non ricevere il supporto di cui hanno bisogno durante il loro turno, a causa di una scarsa supervisione o di una mancanza di personale. I dipendenti che hanno il morale basso, sono insoddisfatti del proprio lavoro o si sentono sottovalutati possono iniziare a cercare un nuovo lavoro e alla fine decidere di lasciare la tua attività.
#2. Mancanza di puntualità o mancata presentazione
Corri il rischio di commettere un errore di comunicazione se non dai al tuo personale abbastanza tempo per ricevere o visualizzare i tuoi programmi, o se non li condividi affatto con loro. Quando ci sono problemi con la comunicazione di pianificazione, i dipendenti potrebbero essere in ritardo per un turno o non presentarsi affatto, il che porta alla carenza di personale.
#3. La produttività diminuisce
I membri del personale potrebbero non essere in grado di fornire ai clienti il livello di assistenza necessario o di terminare il lavoro in tempo se non dispongono delle risorse di cui hanno bisogno durante un turno. Allo stesso modo, se la tua azienda supera il personale di un particolare turno, stai sprecando risorse pagando il personale per non fare altro che uscire e chattare.
Il modo migliore per creare programmi di lavoro
#1. Dedica un po' di tempo a conoscere la tua squadra.
Conoscere il proprio team è il primo passo essenziale per sviluppare programmi di lavoro efficaci. Fai un elenco di quanto segue:
- Abilità rilevanti
- Tratti personali come tenacia, efficacia, affidabilità
- Credenziali, formazione pertinente ed esperienza
- Se funzionano tempo pieno o part-time, si prega di specificare.
- Qual è il loro tipo di personalità: sono estroversi o introversi?
- Usanze sul posto di lavoro, in particolare se i turni sono flessibili e alcuni dipendenti tendono ad arrivare prima di altri
Inoltre, è necessario assicurarsi che siano le persone adatte per le attività, il carico di lavoro, l'ora del giorno o la clientela particolari.
#2. Prenditi il tempo per considerare il carico di lavoro
Fare un programma dei giorni lavorativi e delle ore disponibili per il tuo team è un'opzione. Di conseguenza, se lavori in turni flessibili di otto ore dal lunedì al venerdì, ogni membro del team avrà 40 ore per completare i propri incarichi. Quindi, puoi pianificare i tuoi specialisti più essenziali seguendo i tempi più impegnativi o le attività più cruciali che devono essere completate.
#3. Monitora i tempi di entrata e uscita dei dipendenti
Se la tua azienda ha autorizzato gli straordinari, tenere traccia del tempo dei dipendenti non solo aiuta a tenere traccia delle ore di straordinario, ma offre anche ai dipendenti una registrazione chiara delle loro ore di lavoro. Devi insegnare al tuo staff come tenerne traccia timbrare e orari di uscita prima di stabilire i tuoi orari di lavoro. A tale scopo, è possibile utilizzare un dipendente app orologio
#4. Crea un sistema per un'efficace comunicazione di gruppo
Una delle chiavi per la produttività del team e un'efficace gestione del tempo dei dipendenti è mantenere i membri del team informati di eventuali recenti sviluppi, aggiornamenti o modifiche al carico di lavoro previsto. Per questo motivo, assicurati di far sapere sempre a tutti se ci sono modifiche agli orari di lavoro e dai loro la possibilità di contattarti per qualsiasi domanda o richiesta che potrebbero avere. Inoltre, i datori di lavoro devono pubblicare eventuali modifiche agli orari di lavoro da 7 a 14 giorni prima del primo turno programmato.
#5. Rispetta il più possibile le richieste di assenza dal lavoro
Una maggiore produttività è il risultato diretto di lavoratori più felici. Inoltre, far sapere ai dipendenti che la direzione presta attenzione alle loro preoccupazioni è il modo migliore per raggiungere alti livelli di soddisfazione dei dipendenti.
Quindi, se puoi, cerca di accogliere eventuali dipendenti che preferiscono lavorare in giorni o orari specifici. Oppure, quando possibile, prova a soddisfare la richiesta di ferie di un dipendente quando ne fanno una.
#6. Pianifica almeno un lavoratore eccellente per turno
Se la tua azienda lavora su turni, assicurati che durante ogni turno sia presente almeno uno dei tuoi top performer in termini di personale con le qualifiche, le competenze, l'esperienza e le caratteristiche personali necessarie. La qualità del turno così come il esperienza del cliente sarà notevolmente potenziato. Inoltre, i dipendenti meno esperti avranno un modello per elevati standard di lavoro o qualcuno a cui chiedere aiuto quando necessario.
Consigli su come programmare i dipendenti
Quando la tua azienda opera al di fuori della tipica giornata lavorativa dalle 9:5 alle XNUMX:XNUMX e richiede al personale di lavorare su una varietà di turni durante la settimana lavorativa, la creazione di un programma per i dipendenti è particolarmente cruciale. Puoi creare un programma efficiente per i dipendenti seguendo questi consigli:
#1. Considera gli altri
Scopri i turni che ogni membro del tuo team può lavorare. Riconosci che anche se la tua attività richiede una grande flessibilità, il tuo personale apprezzerà i tuoi sforzi per soddisfare i propri obblighi al di fuori dell'ufficio. Concedi al tuo team abbastanza tempo libero tra i turni (almeno 8 ore di turnaround) per assicurarti che siano ben riposati e fai del tuo meglio per soddisfare qualsiasi richiesta fatta dai membri del tuo staff a causa della loro necessità di occuparsi di questioni familiari.
#2. Pianificare in base ai punti di forza
Crea turni basati sui lavoratori più affidabili che hai. Abbina manager meno esperti a lavoratori affidabili che possono ottenere buoni risultati con poca supervisione con i nuovi assunti e viceversa.
#3. Esprimiti chiaramente
Indipendentemente dal fatto che vengano pubblicati online o di persona, assicurati che tutti i dipendenti abbiano facile accesso agli orari inserendoli lì. Stabilisci un sistema per avvisare i membri del team di pianificare aggiornamenti o modifiche in modo che nessuno venga colto alla sprovvista da modifiche dell'ultimo minuto. Unirsi a WhatsApp gruppo o canale Slack ti consentirà di notificare rapidamente ai membri del tuo team le modifiche al programma.
# 4. Piano
Pianificazione avanzata, che aiuta anche con pianificazione delle buste paga, contribuisce al mantenimento dell'equilibrio tra lavoro e vita privata. In generale, dovresti creare un programma per i dipendenti con almeno 14 giorni di anticipo. Se puoi dare al tuo team un preavviso maggiore, consentirà loro di pianificare meglio la propria vita personale e potrebbe aumentare il morale sul lavoro.
Come programmare la tua giornata
Avere un programma giornaliero ti dà la struttura di cui hai bisogno per essere produttivo e la capacità di dare priorità ai tuoi bisogni e desideri. Un modo efficace per controllare le parti in movimento della vita è creare un programma giornaliero. Puoi ottenere una struttura da esso, che abbasserà i tuoi livelli di stress e aumenterà la tua produzione. La maggiore flessibilità di apportare modifiche e seguire gli aggiornamenti in tempo reale deriva dalla creazione del modello di pianificazione giornaliera utilizzando uno strumento online. Inoltre, pianificando la tua giornata e posizionandoti per il successo, puoi visualizzare il tuo lavoro in vari modi.
#1. Fai una lista di tutto
Annota tutte le attività, sia personali che professionali, che desideri completare durante una settimana tipo per iniziare. Concentrati più sul brainstorming che sull'editing o sull'organizzazione. Non dimenticare di elencare sia le attività di routine, come preparare la colazione o lavare i piatti, sia quelle irregolari, come cambiare le lenzuola ogni tanto o falciare il prato.
#2. Identificare le priorità
Dopo aver fatto la tua lista, ripassala e decidi quali dovrebbero essere le tue priorità quotidiane. Prendi in considerazione l'utilizzo di un evidenziatore per raggruppare i tuoi desideri e le tue esigenze sia per uso professionale che personale. Ad esempio, sottolinea le esigenze lavorative quotidiane come rispondere alle telefonate o rispondere alle e-mail in blu e desideri personali come godersi un libro da soli o uscire per un caffè con gli amici in verde. Segui questi passaggi per ogni attività nell'elenco.
#3. Osserva la frequenza
Rivedi l'elenco degli elementi evidenziati e indica la frequenza con cui desideri o hai bisogno di completare ogni attività. Metti un numero accanto a ogni compito. Se intendi preparare la colazione per quattro giorni, ad esempio, metti un "4" accanto a quell'elemento. Cambiare le lenzuola è qualcosa che di solito fai una volta alla settimana, quindi metti un "1" accanto.
Controlla se ci sono attività che puoi raggruppare per efficienza. Se "lavare i piatti" e "pulire le superfici", ad esempio, sono nella tua lista quotidiana di faccende, pensa di completarle contemporaneamente o una dopo l'altra poiché richiedono alcune delle stesse forniture e si trovano nella stessa zona della casa. Potresti trovare più semplice completare ogni attività nell'elenco se classifichi le attività.
#5. Crea un calendario settimanale
Un grafico settimanale può essere prodotto, acquistato o stampato. Inizia ad aggiungere le tue esigenze settimanali e giornaliere sia per lavoro che per uso personale. Per mantenere il tuo programma il più flessibile possibile, decidi dove ha senso finire le attività che si ripetono ogni settimana. Ad esempio, se hai solo quattro attività prioritarie da completare il lunedì invece di sei attività prioritarie da completare il sabato, prendi in considerazione l'aggiunta di un'attività settimanale.
#6. Ottimizzare il tuo lavoro
Esamina il tuo programma settimanale per vedere se ci sono aree o attività che puoi semplificare o ottimizzare per risparmiare tempo. Prendi in considerazione l'utilizzo di un servizio di consegna di generi alimentari o di spostare l'attività in un giorno feriale, ad esempio, se in genere vai a fare la spesa la domenica ma scopri di non avere tempo per gestire altre attività quel giorno. Fallo in tutti i giorni che sembrano avere molto da fare.
#7. Organizza i compiti
Dopo che il tuo programma settimanale è stato ottimizzato, crea un programma orario approssimativo per le attività che devono essere completate ogni giorno. Piuttosto che creare un programma ora per ora, pensa a bloccare orari come "mattina", "mezzogiorno", "pomeriggio" e "sera". In questo modo, anche se un'attività richiede più tempo del previsto o devi far fronte a un'emergenza, puoi comunque rispettare la tua pianificazione.
#8. Sii flessibile
Prova il tuo programma per un paio di settimane, quindi apporta le modifiche necessarie. Essere pazientare; potrebbero essere necessarie alcune settimane per stabilire un programma che soddisfi le tue esigenze sia personali che professionali. Ricorda sempre di lasciare spazio alla flessibilità perché potrebbero sorgere compiti imprevisti.
Linee guida per l'utilizzo del programma giornaliero
Segui questi suggerimenti per assicurarti che il tuo nuovo programma abbia successo:
- Non dimenticare che sviluppare un'abitudine richiede tempo. Per diverse settimane, fai uno sforzo deliberato per rispettare il tuo programma prima di valutare i tuoi progressi.
- Apportare le necessarie modifiche al programma. Apporta modifiche all'ordine delle tue attività, se necessario, perché ciò che crei inizialmente potrebbe dover essere modificato.
- Quando ci sono ritardi, torna al programma. Dopo questi aggiustamenti, decidi consapevolmente di tornare al tuo programma.
- Lascia un po' di spazio di manovra. Se ti allontani dal tuo piano o dimentichi di completare alcune attività il lunedì, tieni presente che il martedì è un nuovo giorno e ti offre un'altra possibilità di stabilire routine quotidiane affidabili che ti aiuteranno a raggiungere i tuoi obiettivi.
- Stabilisci obiettivi ragionevoli.
- Sii ragionevole su quanto tempo richiederà ogni attività quando il tempo assegnato per esso.
- Rivedi e modifica regolarmente il tuo programma.
- Modifica il tuo programma secondo necessità man mano che le tue priorità o circostanze si evolvono. In tal modo, sarai in grado di mantenere l'utilità e l'efficacia del tuo programma.
- Condividi il tuo programma con il gruppo.
- Essere aperti e disponibili riguardo al tuo programma è importante se lavori con un team. Avere tutti d'accordo renderà più facile per loro lavorare insieme con successo.
Qual è il modo migliore per programmare il tuo tempo?
- Determina il tuo tempo libero.
- Pianifica le tue attività importanti.
- Pianifica le tue priorità principali.
- Esamina le tue azioni
- Imposta e ordina le tue attività.
- Consentire spazio nel programma.
- Adattare se necessario
Cos'è un programma ideale?
Un programma realistico è uno con obiettivi raggiungibili e scadenze ragionevoli. È un programma che è stato creato pensando alle aspettative, al contrario di ciò che le parti interessate vorrebbero che accadesse. Un programma efficace può aiutare con la gestione del tempo, la creazione di routine quotidiane e il mantenimento di un equilibrio tra lavoro e vita privata.
Come migliorare il programma giornaliero
- Fare un elenco. Annota tutto ciò che devi fare ogni giorno.
- Pianifica la tua giornata. Decidi quando sarai più produttivo durante il giorno e pianifica il tuo tempo di conseguenza.
- Fai un programma per la giornata.
- Combina compiti simili.
- Usa gli strumenti per migliorare la tua concentrazione.
- Assicurati di riposare.
Quali sono i 5 principi di programmazione?
Definire l'ambito, creare pietre miliari e dipendenze tra le attività, allocare le risorse per completare ciascuna attività e quindi seguire i rapporti di routine per tenere traccia dello sviluppo e assicurarsi che il piano sia sulla buona strada sono i principi di base della pianificazione.
Conclusione
Molti fiorenti professionisti dipendono dalla loro routine quotidiana per fare le cose e mantenere la loro vita personale appagante. Possono stabilire buone abitudini lavorative e dare priorità alle loro relazioni e ai loro interessi grazie a queste routine. Stabilisci un programma giornaliero che includa compiti significativi per il tuo sviluppo professionale e altre priorità per raggiungere un sano equilibrio tra i tuoi obiettivi professionali e personali.
È essenziale scegliere il programma ideale per le proprie esigenze se si desidera massimizzare la gestione del tempo e la produttività. Quando si decide una strategia di pianificazione efficace, è fondamentale tenere conto dei propri obiettivi, della natura delle proprie attività, delle proprie preferenze lavorative individuali e di quelle del proprio team. Prova sempre cose nuove e modifica il tuo programma se necessario per adattarlo alle tue esigenze.
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Riferimenti
