Anche nel mondo digitale, è comunque importante conservare una copia cartacea di determinati documenti aziendali. Vogliamo essere in grado di fidarci del mondo digitale e, per la maggior parte, possiamo, ma di tanto in tanto le cose vanno male. Con le seguenti 7 copie cartacee a tua disposizione, puoi rilassarti sapendo che i documenti più importanti hanno un backup fisico nella remota possibilità che accada qualcosa ai tuoi file digitali.
# 1. Dichiarazioni fiscali
Avere copie fisiche di dichiarazioni dei redditi è super importante. Anche se i registri delle dichiarazioni dei redditi possono essere spesso distrutti dopo sette anni, dovresti assicurarti di avere copie delle dichiarazioni dei redditi su cui puoi fare affidamento dal momento in cui vengono create.
#2. Fatture e ricevute
Se hai quella che è considerata un'attività "fisica", è fondamentale conservare ricevute e fatture almeno per diversi mesi. In genere, i clienti hanno fino a quattro mesi dalla data di acquisto per contestare una transazione o altrimenti presentare un reclamo, quindi è estremamente importante avere copie cartacee di queste fatture per una maggiore tranquillità.
#3. Eventuali documenti con firme originali
Con così tante attività attualmente strettamente digitali, le copie cartacee in genere non sono preoccupate o focalizzate su quanto lo erano una volta. Tuttavia, i permessi o altra documentazione con firme o sigilli originali sono cose che vorrai conservare. Certo, potresti fare affidamento su copie o imitazioni digitali, ma niente batte il vero affare.
#4. Documentazione obbligatoria da esibire per legge
Quando possiedi un'attività, lo sarai sempre soggetto a leggi e regolamenti riguardanti i tuoi documenti. Le licenze commerciali sono una cosa di cui potresti voler avere una copia cartacea. È molto più facile procurarsi una copia cartacea della documentazione richiesta se si dispone di un visitatore che cercare nel database online. Inoltre, consente un rapido accesso a chiunque svolga un audit.
#5. Eventuali accordi operativi
Gli accordi operativi riassumono essenzialmente chi è responsabile. Se accade qualcosa di spiacevole, una copia fisica di un accordo operativo può aiutarti a ricevere l'aiuto di cui hai bisogno in pochissimo tempo e chiarire chi prende le grandi decisioni aziendali all'interno dell'azienda.
#6. Estratti conto bancari e informazioni sulle buste paga
Quando si esamina un'azienda da una prospettiva finanziaria, questi tipi di documenti sono i più importanti. In caso di discrepanze, hai la tranquillità di avere a disposizione copie fisiche su cui fare affidamento, oltre a copie online. Neanche questo deve occupare troppo spazio: usa a tavolo da taglio digitale e archivia le tue copie in un'unica grande cartella.
#7. Documenti internazionali
Sebbene i sistemi di archiviazione digitale siano la norma nella maggior parte dei paesi occidentali, potrebbe non essere lo stesso per altri paesi, quindi è importante conservare copie fisiche di tutta la corrispondenza finanziaria con l'estero. Potrebbe valere la pena avere copie digitali e copie fisiche solo per rendere più facili anche le comunicazioni internazionali.
Come puoi vedere, anche nel mondo digitale, ci sono ancora alcuni documenti aziendali di cui è essenziale conservare una copia cartacea, sia esso richiesto dalla legge o solo come buona pratica.
