Un modo semplice per pagare una transazione è tramite assegno. Un assegno è uno strumento finanziario che consente a una banca di trasferire denaro dal conto del pagatore al conto del beneficiario. Ma, quando il beneficiario non incassa o deposita l'assegno, l'assegno diventa ECCEZIONALE.
Che cos'è un assegno eccezionale?
Un assegno in sospeso è un assegno che è stato emesso da qualcuno ma non è stato incassato o depositato dal beneficiario. Il pagatore è l'entità che emette l'assegno, mentre il beneficiario è la persona o l'ente a cui è scritto l'assegno. Un assegno aperto si riferisce anche a un assegno che è stato presentato alla banca ma è ancora nel ciclo di incasso degli assegni della banca.
Come funzionano i controlli eccezionali
Quando il beneficiario deposita l'assegno presso una banca, preleva il denaro dalla banca del pagatore, che a sua volta preleva l'importo dal conto del beneficiario e lo trasferisce alla banca del beneficiario. Quando la banca avrà ricevuto l'intero importo richiesto, lo depositerà sul conto del beneficiario.
Un assegno viene aperto se il beneficiario non incassa o deposita l'assegno. Ciò significa che il conto bancario del pagatore non viene cancellato e non compare sull'estratto conto alla fine del mese. Poiché l'assegno è pendente, significa che il pagatore rimane impegnato. Non appena il beneficiario ha depositato l'assegno, questo viene confrontato con le informazioni fornite dal pagatore.
Gli assegni che rimangono aperti per molto tempo non possono essere incassati in quanto non saranno più validi. Alcuni assegni sono scaduti se sono datati dopo 60 o 90 giorni, mentre altri scadono dopo sei mesi.
Come calcolare gli assegni in sospeso
Come visto nel denaro-zine.com: la società Z ha registrato $ 200,000 in assegni prelevati dal suo conto generale nel mese di dicembre. Durante il processo di riconciliazione dell'estratto conto bancario di novembre, la società Z ha stabilito di avere un saldo di $ 12,000 in assegni in sospeso. L'estratto conto ricevuto dalla società Z mostrava assegni pagati a dicembre per $ 196,000. Gli assegni in sospeso della società Z alla fine di dicembre sarebbero calcolati come:
| Assegni in sospeso (saldo iniziale) | $12,000 |
| Aggiungere: assegni scritti | $200,000 |
| Assegni totali da pagare | $212,000 |
| Meno: assegni pagati (per estratto conto) | $196,000 |
| Assegni in sospeso (saldo finale) | $16,000 |
Cosa fare con gli assegni in sospeso?
Per risolvere rapidamente queste situazioni, è necessario essere proattivi con gli audit in sospeso. Dopotutto, devi ancora i soldi e prima o poi dovrai pagarli. Il primo passo dovrebbe essere quello di utilizzare un sistema di contabilità che detragga eventuali assegni non pagati dai fondi disponibili. Dopodiché, ci sono alcuni altri passaggi che puoi eseguire per trovare un vecchio assegno.
Chiama o scrivi
Chiama o invia un'e-mail ai beneficiari che non depositano gli assegni e assicurati che l'assegno sia stato effettivamente ricevuto. Quando hanno l'assegno, cerca di convincerli a depositare l'assegno. Se ciò non funziona, invia una lettera informando i beneficiari che l'assegno non è stato presentato e chiedi loro ufficialmente di avvisarti se non hanno ricevuto il pagamento.
Tienine traccia
Comunicazioni documentali relative ad assegni pendenti. Questa documentazione è utile quando è necessario dimostrare alle autorità di regolamentazione nazionali di aver compiuto ogni ragionevole sforzo per completare il pagamento. Se un assegno in sospeso viene incassato dopo aver chiesto a una banca di interrompere il pagamento, dovrai fornire la prova di aver adottato le misure necessarie per completare il pagamento.
Paga la bolletta online
Gli individui possono ridurre i prelievi a sorpresa su conti personali pagando fatture online invece di scrivere assegni.
I pagamenti online forniscono un modo più diretto per trasferire denaro tra te e il beneficiario. Questo riduce il rischio di complicanze.
Devi scrivere un altro assegno?
Dopo aver parlato con il tuo beneficiario, possono richiedere un nuovo assegno. Chiedere al beneficiario di restituire il vecchio assegno prima di inviarne uno per evitare il deposito intenzionale o involontario di entrambi gli assegni.
Se l'esame originale viene perso o distrutto, potrebbe essere necessario eseguire un nuovo esame senza recuperare il vecchio esame. Questa è una situazione difficile: possono esserci due assegni in circolazione per un unico pagamento. Se il vecchio assegno è in deposito, la tua banca può incassarlo e puoi quindi pagare il doppio.
Fortunatamente, le banche non sono legalmente obbligate a incassare assegni emessi più di sei mesi fa.5 Se il vecchio assegno ha meno di sei mesi o se si desidera un ulteriore livello di protezione, ci sono due strategie che è possibile utilizzare per proteggilo. .
Arresta il pagamento
Se l'importo è abbastanza grande da causare problemi, o se non sei sicuro del beneficiario, dovresti chiedere alla tua banca di interrompere il pagamento del vecchio assegno.
Ci sono degli svantaggi in questa strategia: fermare le richieste di pagamento costa denaro e richiede solo sei mesi. Se il tuo ordine è verbale anziché scritto per interrompere il pagamento, sarà valido solo per due settimane. Se sei ancora preoccupato per un controllo in sospeso, potresti dover ripetere le richieste.
Trova un successo
Chiedere al beneficiario di firmare un documento in cui si afferma che non depositerà entrambi gli assegni. Ciò non impedisce alle banche di elaborare due depositi, ma il documento può essere un utile percorso cartaceo se si desidera contestare uno dei depositi.
Perché gli assegni non vengono incassati
Gli assegni non vengono depositati per diversi motivi:
- Nessuna urgenza: i beneficiari a volte non possono elaborare l'assegno. Questo di solito accade quando non hanno bisogno urgente di soldi per fare acquisti subito.
- Cadere attraverso le crepe: gli assegni a volte si perdono. Possono essere sepolti sotto pile di carta o finire dietro le scrivanie.
- Problemi di consegna: gli assegni possono essere restituiti per posta se l'indirizzo di un beneficiario è cambiato.
Perché gli assegni in sospeso vengono sottratti dalla banca?
Possono essere necessari diversi giorni prima che un assegno che una società invia a un creditore venga inviato via e-mail, elaborato e depositato dal creditore e quindi cancellato dal sistema bancario. Di conseguenza, i registri aziendali possono contenere alcuni assegni che non compaiono sull'estratto conto.
Questi assegni sono noti come assegni aperti e fanno sì che il saldo sull'estratto conto sopravvaluti il saldo di cassa effettivo dell'azienda. Poiché gli assegni in sospeso sono già sui libri contabili della società come prelievi di contanti, devono essere detratti dal saldo dell'estratto conto.
Come evitare controlli eccezionali
Gli assegni in sospeso dimenticati sono una fonte comune di scoperti. Un modo per evitare questo evento è tenere un libretto degli assegni equilibrato. Ciò può aiutare a evitare NSF non necessari se il beneficiario decide di incassare l'assegno in un secondo momento.
Puoi anche chiamare o scrivere per ricordare al beneficiario che l'assegno è aperto. Questo può incoraggiarli a depositare o incassare l'assegno. Se non hanno ricevuto il pagamento, è possibile che venga loro chiesto di avvisarti di emettere nuovamente l'assegno.
Man mano che l'attività bancaria diventa sempre più elettronica, puoi anche evitare di scrivere e dimenticare un assegno con il servizio di pagamento delle bollette online. Ciò dovrebbe fornire informazioni in tempo reale sull'importo totale degli assegni in sospeso in dollari USA e sull'importo totale di dollari nel conto.
Dovresti conoscere Controlli certificati anche e come ottenerne uno.
Avvolgere Up
Se hai ricevuto un assegno ed è ancora in sospeso dopo sei mesi, contatta l'emittente dell'assegno e richiedi una sostituzione. Come accennato in precedenza, potrebbe essere necessario restituire l'assegno originale o firmare documenti per certificare che l'assegno è stato perso o distrutto. Potrebbe anche essere necessario promettere di non depositare entrambi gli assegni. Se non riesci a trovare l'emittente, consulta il programma di proprietà abbandonate del tuo stato per rivendicare i beni.
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