La gestione del libro paga è uno dei lavori più cruciali per gli imprenditori, ma non deve essere il più stressante. Con il corretto sistema di gestione delle buste paga, le aziende possono essere in grado di raggiungere la tranquillità e avere più tempo per concentrarsi sulla costruzione della propria attività.
Che cos'è la gestione delle buste paga?
L'importo totale dello stipendio o degli stipendi pagati da un'azienda ai propri dipendenti viene tenuto traccia attraverso la gestione delle buste paga. L'importanza della gestione delle buste paga è stata riconosciuta da aziende e privati. Una varietà di funzioni automatizzate aiuta a risparmiare tempo. Il resto assiste l'utente nel mantenimento delle buste paga e delle dichiarazioni fiscali. Quando si gestiscono manualmente i problemi relativi alle buste paga, è facile commettere errori, ma con la corretta soluzione di gestione delle buste paga, tali errori vengono prevenuti.
Che cos'è un sistema di gestione delle buste paga?
Un sistema di gestione delle buste paga, per dirla semplicemente, è il metodo con cui i datori di lavoro pagano gli stipendi dei propri dipendenti. È anche il modo in cui le aziende mostrano la loro dedizione ai propri dipendenti, adempiono ai propri impegni con le organizzazioni governative e mantengono in ordine i propri registri finanziari.
Perché è importante la gestione delle buste paga?
Un sistema di gestione delle buste paga è una componente cruciale di qualsiasi attività commerciale poiché aumenta il coinvolgimento dei dipendenti e la conformità alle normative. I datori di lavoro possono dover affrontare reclami salariali e sanzioni costose se non dispongono di un metodo efficace e preciso per pagare i dipendenti, depositare e dichiarare le tasse e conservare i registri.
Quali sono alcune tecniche di gestione delle buste paga?
I datori di lavoro hanno numerose scelte per la gestione delle buste paga a seconda del budget e del livello di coinvolgimento desiderato, tra cui:
#1. Fogli di calcolo per la gestione manuale delle buste paga.
Le aziende con pochi dipendenti possono scegliere di gestire manualmente le buste paga, utilizzando fogli di calcolo. Le potenziali riduzioni dei costi, tuttavia, sono generalmente compensate da inconvenienti. I processi fai-da-te manuali aumentano la probabilità di errori costosi e distolgono tempo dalle attività che promuovono il successo aziendale.
#2. Software per la gestione delle buste paga
Automatizzando le procedure ad alta intensità di lavoro, un software di buste paga di alta qualità riduce i costi amministrativi e fa risparmiare tempo. Le aziende possono fare affidamento su di esso per calcolare in modo affidabile stipendi lordi, detrazioni e compensi netti mantenendo un certo controllo sul processo.
#3. Esternalizzazione
Le aziende che vogliono scaricare completamente le buste paga generalmente assumono un fornitore di servizi amministrativi per le buste paga o stipulano un accordo di co-impiego con un'organizzazione professionale di datori di lavoro (PEO). In tali accordi, il fornitore o PEO può gestire tutti gli aspetti dell'amministrazione del libro paga, inclusi depositi fiscali, rendicontazione e conformità.
Quali passaggi compongono il processo di gestione delle buste paga?
Indipendentemente dal modo in cui le aziende scelgono di gestire le buste paga, il processo consiste in genere in tre fasi:
#1. Libro paga anticipato
I datori di lavoro raccolgono dati rilevanti per il periodo di retribuzione sulla base di politiche aziendali definite e requisiti normativi, come le ore lavorate dei dipendenti non esenti, i tempi di eccezione (ferie, malattia, giurato, ecc.) e gli adeguamenti dei dipendenti, come nuove assunzioni, separazioni , aumenti salariali o modifiche alle detrazioni dei benefici e alle ritenute d'acconto. Questi dati vengono quindi controllati e utilizzati per elaborare il libro paga.
#2. Calcoli
I datori di lavoro determinano la retribuzione netta prendendo la retribuzione lorda totale guadagnata da ciascun dipendente durante il periodo di paga e deducendo le tasse e le detrazioni. Sostengono inoltre il proprio onere fiscale per lo stesso periodo di tempo.
#3. Post-paga
I datori di lavoro bilanciano il loro libro paga, depositano le tasse entro la data di scadenza e gestiscono tutti i pagamenti connessi, come gli ordini di ritenuta d'acconto. Inoltre, pagano i propri dipendenti e forniscono loro una busta paga o un estratto conto, che è richiesto nella maggior parte delle giurisdizioni.
Quali sono le funzioni di un sistema di gestione delle buste paga?
Le seguenti funzioni, eseguite con attenzione ai dettagli e un occhio costante alle nuove normative, sono spesso richieste per muoversi con successo attraverso ogni fase della gestione delle buste paga:
#1. Calcola la retribuzione dei dipendenti.
I datori di lavoro devono tenere traccia con precisione delle ore lavorate dai dipendenti non esenti ogni settimana lavorativa utilizzando fogli presenze o software di rilevazione presenze per calcolare la retribuzione. Il monitoraggio del tempo è meno importante per il personale dipendente perché la loro retribuzione lorda è il risultato della loro retribuzione annua divisa per il numero di periodi di paga nell'anno solare. Tuttavia, alcuni dipendenti non esenti possono essere retribuiti, nel qual caso le loro ore devono essere documentate per garantire che il lavoro straordinario sia pagato come richiesto dalla legge.
I datori di lavoro devono gestire alcune detrazioni sui salari, tra cui:
- Le tasse: I datori di lavoro detraggono le tasse in base ai certificati di ritenuta d'acconto dei loro dipendenti e ai salari imponibili totali.
- L'utilizzo delle detrazioni volontarie: Prima che un datore di lavoro possa detrarre i contributi del piano pensionistico, i premi dell'assicurazione sanitaria o sulla vita o le quote sindacali, deve ricevere un accordo scritto dai dipendenti.
- Detrazioni richieste: I datori di lavoro in genere ottengono un ordine formale da un'agenzia governativa o da un tribunale in cui si afferma che devono trattenere IRS o prelievi fiscali statali, mantenimento dei figli o altri pignoramenti salariali.
Quando tutte le deduzioni vengono rimosse dalla retribuzione lorda, viene determinata la retribuzione netta o da portare a casa del dipendente.
#2. Elaborare le imposte sui salari.
Le aziende sono tenute a calcolare e trattenere le tasse federali, statali e locali dai guadagni dei dipendenti. Gli importi sono calcolati utilizzando le aliquote fiscali correnti, il modulo W-4 di ciascun dipendente, il certificato di ritenuta d'acconto del dipendente e qualsiasi certificato di ritenuta d'acconto statale o municipale applicabile.
Le aziende sono inoltre obbligate a corrispondere i contributi dei dipendenti alla previdenza sociale e al Medicare, spesso note come tasse del Federal Insurance Contribution Act (FICA), e possono essere responsabili esclusivamente delle tasse federali e statali sulla disoccupazione. Tuttavia, diversi stati richiedono ai dipendenti di contribuire ai programmi statali di disoccupazione, disabilità e congedo familiare retribuito attraverso detrazioni dallo stipendio. Tutti i pagamenti devono essere effettuati agli enti pubblici entro le scadenze menzionate.
#3. Rispettare gli standard di tenuta dei registri delle buste paga.
I datori di lavoro sono tenuti dalle agenzie governative a conservare i registri delle buste paga per ciascun dipendente. Queste informazioni spesso includono:
- Nome, occupazione e indirizzo
- Numero di Social Security
- Il giorno e l'ora in cui è iniziata la settimana lavorativa di un dipendente
- Numero di ore lavorate al giorno e alla settimana
- La base su cui è stata pagata la retribuzione del dipendente
- Paga oraria
- Totale guadagni giornalieri o settimanali a tempo pieno
- Per ogni settimana lavorativa, straordinari pagati
- Reddito lordo
- Detrazioni dallo stipendio
- Indennità richieste
- Retribuzione netta
- Data di ciascun pagamento e periodo di paga coperto
- Tasse trattenute
- Certificati statali di ritenuta d'acconto e modulo W-4
I documenti richiesti ai fini fiscali federali devono essere conservati in archivio per almeno quattro anni; tutti gli altri registri devono essere tenuti in linea con le numerose regole che si applicano all'azienda. Se è soggetto a normative sia federali che statali, deve seguire quella con il maggior arco temporale. In caso di dubbio, i datori di lavoro dovrebbero consultare le autorità competenti per garantire che stiano conservando i documenti appropriati per il periodo di tempo appropriato.
#4. Dai ai dipendenti le loro buste paga.
La maggior parte degli stati richiede alle aziende di rilasciare dichiarazioni di pagamento ai propri dipendenti nel momento in cui ricevono lo stipendio al fine di promuovere la trasparenza. Per ogni periodo di paga devono essere visualizzati i tassi di retribuzione, ore lavorate, retribuzione lorda, retribuzione netta e trattenute. Esistono altre restrizioni che disciplinano la consegna delle dichiarazioni salariali elettroniche e il modo in cui i dipendenti vi accedono. Per evitare violazioni, le aziende dovrebbero consultare i propri dipartimenti del lavoro statali per regolamenti precisi.
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo del software di gestione delle buste paga?
Il tentativo di diventare un esperto di buste paga è una procedura che richiede tempo e che offre poco spazio agli imprenditori per sviluppare i propri prodotti o servizi. Ecco perché molte persone si affidano a un software di gestione delle buste paga, che consente loro di risparmiare tempo e fornisce loro altri importanti vantaggi, come:
#1. Calcoli precisi
L'automazione aiuta a garantire calcoli salariali accurati, detrazioni sui salari e pagamenti delle tasse.
#2. Assistenza alla conformità
Diversi fornitori di software per le buste paga informano i datori di lavoro di modifiche alla legislazione sull'occupazione o fiscale che potrebbero influire sulla loro azienda.
#3. I moduli fiscali sono accessibili
I datori di lavoro possono avere un semplice accesso a documenti fiscali cruciali come il modulo W-4, il modulo W-2, il modulo 1099, il modulo I-9 e altri tramite il loro software per le buste paga.
#4. Opzioni di pagamento flessibili
Oltre alle buste paga tipiche, il software per le buste paga può gestire spesso il deposito diretto e metodi di pagamento alternativi, come le carte di pagamento.
#5. Registrazione completa
Diversi sistemi di buste paga digitali generano profili dei dipendenti con una varietà di record delle buste paga che possono essere aggregati e scaricati per soddisfare i requisiti normativi.
#6. Self-service dei dipendenti
Tramite un'app mobile o un computer, i dipendenti possono essere in grado di modificare le proprie informazioni personali, modificare le detrazioni, inviare informazioni sulle ritenute fiscali, visualizzare estratti conto e altro ancora.
#7. Gli errori sui salari sono diminuiti
Il software del libro paga che si integra con i programmi di monitoraggio del tempo e delle risorse umane riduce l'inserimento ripetitivo dei dati, prevenendo gli errori.
#8. Avvisi automatici
La notifica del flusso di lavoro è disponibile in molti sistemi di buste paga. Se il software rileva un problema di immissione dei dati, può avvisare gli utenti in modo che possano rimediare prima che il libro paga sia completato.
Come scegliere il miglior sistema di gestione delle buste paga
Il sistema di gestione delle buste paga ideale dovrebbe essere in grado di fornire servizi di elaborazione delle buste paga e di dichiarazione dei redditi accurati e tempestivi, supportati da conoscenze specialistiche e tecnologia integrata. Per identificare una tale soluzione, gli imprenditori dovrebbero porsi le seguenti domande:
#1. Il prezzo è in linea con i budget o con la crescita pianificata?
Le piccole imprese con risorse finanziarie limitate possono scegliere attività di gestione paghe di base, mentre le organizzazioni che anticipano lo sviluppo potrebbero essere pronte a investire di più per capacità solide.
#2. Quanto è noto ed esperto il fornitore?
I fornitori di buste paga affidabili in genere hanno una clientela a lungo termine che è disposta a parlare della qualità dei servizi ricevuti. E più a lungo un fornitore ha lavorato in una determinata attività, più è probabile che comprenda le relative normative e le difficoltà di conformità.
#3. Quanto è sicuro il servizio?
Crittografia, firewall, autenticazione a più fattori e processi di backup sono fondamentali per proteggere la riservatezza e l'integrità. I fornitori di buste paga che prendono sul serio la sicurezza possono in genere dimostrare questi e qualsiasi altro metodo di protezione dei dati che impiegano.
#4. Il software è compatibile con altri programmi?
Le aziende dovrebbero assicurarsi che il loro fornitore di buste paga si integri perfettamente con il monitoraggio del tempo, le risorse umane e qualsiasi altro strumento esistente.
#5. Quali opzioni di segnalazione sono disponibili?
Alcuni fornitori di buste paga possono aiutare a garantire che i nuovi rapporti di assunzione, i rapporti annuali e altri documenti siano archiviati presso le agenzie governative giuste nei tempi previsti e includano tutte le informazioni essenziali.
Suggerimenti per la gestione delle buste paga
Sia che tu elabori le buste paga manualmente o con il software, ci sono cose che puoi fare per ottimizzare il tuo processo di gestione delle buste paga complessivo.
#1. Offri formazione sui salari
È fondamentale che tutti coloro che partecipano al processo di gestione stipendi ricevano una formazione sufficiente. È fondamentale disporre di una procedura di formazione, sia che tu conduca la formazione attraverso il tuo dipartimento delle risorse umane o che una terza parte formi la tua forza lavoro. Per rendere il libro paga il più efficiente possibile, tutti dovrebbero aderire alle stesse procedure e pratiche.
È anche una buona idea affrontare il libro paga come parte dell'assunzione di nuovi dipendenti in modo che sappiano cosa anticipare e chi contattare in caso di problemi.
#2. Documenta tutto
È fondamentale disporre della documentazione per tutto, dal processo generale a ogni singolo periodo di paga. Se perdi un file fiscale sui salari o sei controllato, non avere una documentazione corretta potrebbe danneggiare la tua azienda. Non dovrai preoccuparti di tenere traccia di nulla manualmente perché il software del libro paga gestirà la maggior parte della documentazione essenziale.
#3. Garantire la sicurezza di tutti i dati.
È inoltre necessario assicurarsi che tutte le informazioni sui dipendenti siano al sicuro in modo che non possano accedervi dipendenti o altri. L'ultima cosa che vuoi è fornire informazioni protette sui dipendenti, come gli importi degli stipendi, ai dipendenti che diventano insoddisfatti di ciò che vedono. Devi assicurarti che i numeri di previdenza sociale, i conti bancari e altre informazioni riservate non siano accessibili, rubati o sfruttati.
#4. Usa il monitoraggio del tempo dei dipendenti
Se paghi il tuo personale su base oraria, probabilmente dovresti utilizzare un sistema automatico di monitoraggio del tempo. La compilazione manuale dei cartellini non è affidabile e potrebbe costare denaro a causa del furto di tempo. L'utilizzo delle tecnologie corrette per tenere traccia del tempo dei dipendenti può aumentare l'efficienza e accelerare il processo di gestione stipendi.
#5. Fai una verifica delle buste paga
Indipendentemente da chi elabori la tua busta paga, è buona norma condurre audit su base regolare. Ti consigliamo di assicurarti che la procedura sia seguita in modo appropriato e che tutti i tuoi file fiscali siano elaborati e completati in modo accurato. L'audit del processo può aiutarti a scoprire nuove efficienze o insegnare al tuo team di gestione stipendi come gestire meglio le faccende di routine o le problematiche di escalation.
Conclusione
Il successo della tua azienda dipende da un'efficace gestione delle buste paga. Anche se puoi gestire tu stesso le buste paga, ti consigliamo di scegliere un software o un servizio di gestione stipendi ragionevole per risparmiare tempo e fatica.
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Riferimenti
