Le aziende possono tenere traccia degli stipendi dei dipendenti utilizzando una voce di giornale delle buste paga. Puoi assicurarti che il tuo libro paga sia il più accurato possibile se sai come creare correttamente una voce di giornale di libro paga. In questo articolo, non parleremo solo della registrazione delle retribuzioni in Quickbooks, di cosa si tratta e dei loro esempi, ma anche di cosa tratta la registrazione delle retribuzioni maturate.
Voce del diario delle buste paga
Lo stipendio o altra retribuzione che i datori di lavoro danno ai propri dipendenti è documentato in una registrazione del diario delle buste paga. Le registrazioni prima nota del libro paga vengono utilizzate da un contabile per registrare queste transazioni nella contabilità generale dell'azienda e per tenere traccia dei costi del personale. Un'azienda può intraprendere questa azione per garantire che i propri rendiconti finanziari siano privi di errori. Debiti e crediti sono inclusi in ogni registrazione prima nota e devono bilanciarsi a vicenda.
Come preparare una voce di diario del libro paga
I cinque passaggi per la preparazione delle registrazioni prima nota del libro paga sono i seguenti:
# 1. Stabilire conti salari
Crea prima i tuoi conti salari. Questi possono essere inclusi nel tuo piano dei conti, un elenco di tutti i tuoi conti finanziari che è organizzato. I tuoi conti salari contengono elenchi di passività e spese per il monitoraggio e la gestione dei pagamenti e dei trasferimenti.
Avere un conto separato per le buste paga è vantaggioso. A seconda del tuo datore di lavoro, potresti avere più conti salari. I conti salari tipici che potresti avere includono:
- Stipendi pagabili
- Spese per le vacanze
- Imposta federale sul reddito da pagare
- Imposta sul reddito statale da pagare
- Costo totale del lavoro
#2. Determinare gli importi di imposta e detrazione
Ora puoi calcolare le tasse e le detrazioni per determinare quanto dovrebbe essere detratto dal salario dei dipendenti. Tutti i dipendenti devono completare i documenti fiscali come W-4 e I-9 per ottenere ciò. Questi documenti descrivono in dettaglio l'importo che deve essere trattenuto da ciascun periodo di paga.
#3. Visualizza i tuoi costi del personale
Il passaggio successivo consiste nel raccogliere e inserire tutte le spese salariali che la tua azienda ha nei tuoi registri contabili. Le spese per il personale possono includere qualsiasi pagamento effettuato dalla tua azienda durante un periodo contabile, come salari, stipendi o benefici. Devi aumentare il tuo conto spese perché i costi del personale vengono pagati. I tuoi debiti devono aumentare di pari passo con le tue spese. che indica che puoi anche addebitare le bollette del libro paga.
#4. Pubblica i tuoi obblighi
Puoi pubblicare i tuoi debiti dopo aver registrato le spese per il personale. Le passività sono qualcosa che devi ma non hai ancora pagato, come i debiti. Il tuo credito dovrebbe aumentare in linea con le tue passività crescenti.
#5. Rivedi e aggiorna i tuoi record
Dopo aver inserito tutte le tue spese e debiti, ricontrolla i tuoi record per assicurarti che non manchi nulla e che tutto sia accurato. Confrontando le tue voci con gli importi sui tuoi rapporti sulle buste paga, puoi identificare eventuali errori e correggerli. Verifica che i tuoi debiti e crediti siano equivalenti durante questa fase. Esamina i tuoi registri contabili per trovare e correggere eventuali errori se sono sbilanciati.
Tipi di una registrazione prima nota del libro paga
Le tre categorie principali di voci del diario sono le seguenti:
- Registrazioni iniziali – Le voci principali nella contabilità salariale sono le registrazioni iniziali. Sono le prime voci in un libro mastro che mostrano una transazione e includono il salario lordo di un dipendente, nonché eventuali detrazioni effettuate da tali salari.
- Salari maturati – che non sono ancora stati corrisposti dal datore di lavoro al lavoratore. Quando l'azienda paga gli stipendi, un contabile li registra alla conclusione del periodo contabile e aggiorna le registrazioni contabili per riflettere il pagamento.
- Pagamenti manuali – pagamenti effettuati manualmente dal datore di lavoro, come assegni o contanti. Ciò accade in genere quando un'azienda ha bisogno di modificare il salario di un lavoratore o quando un lavoratore viene licenziato.
Suggerimenti per la registrazione del diario delle buste paga
Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per l'inserimento delle voci del diario delle retribuzioni:
- Software di contabilità applicabile: Sebbene sia possibile pubblicare manualmente le voci del libro paga, l'acquisto di un software di contabilità può essere vantaggioso. A causa della natura digitale della contabilità delle buste paga, il software di contabilità può aiutare a semplificare l'archiviazione, l'organizzazione e il monitoraggio dei dati nonché l'esecuzione di calcoli per te.
- Crea un foglio di lavoro: anche se gestisci le registrazioni del diario delle buste paga utilizzando un software per computer, pensa di tenere anche un foglio di calcolo separato per loro. Puoi usarlo per mantenere tutte le tue voci in un posto e per fare riferimento se trovi un errore nella tua contabilità generale.
- Pubblica i tuoi moduli fiscali: Per i moduli fiscali dei tuoi dipendenti, potresti prendere in considerazione un metodo di organizzazione. Poiché i relativi moduli fiscali sono necessari per creare le prime note sulle retribuzioni, è vantaggioso organizzarli in modo da poter individuare rapidamente un particolare modulo fiscale quando è necessario determinare le detrazioni sulle retribuzioni di un dipendente.
Esempi di voci del diario delle buste paga
In questa parte della guida alle retribuzioni per la contabilità delle piccole imprese, utilizzeremo un'ipotetica società per illustrare esempi di registrazioni di prima nota sui salari per la registrazione dei salari lordi, delle trattenute sui salari e dei costi del personale associati.
Le transazioni sui salari possono essere utilizzate sia in un sistema di contabilità manuale che in un software di contabilità come QuickBooks perché vengono registrate nella contabilità generale. (Per inviare una voce del libro paga in QuickBooks, fai semplicemente clic su "Società" e quindi seleziona "Crea diario generale").
#1 – Voce del diario di salario, buste paga e assicurazioni
Data
Nomi account
Addebito
Credito
3/1
Spesa salariale
720.00
Imposte FICA da pagare (7.65% x 720)
55.08
Imposta federale sul reddito da pagare
58.00
Imposta sul reddito statale da pagare
21.00
Assicurazione sanitaria pagabile
50.00
Salari pagabili
535.92
La voce seguente verrebbe effettuata dopo che la società ABC ha emesso l'assegno salariale di Mary per il periodo contabile più recente al fine di diminuire (addebitare) il saldo del conto salariale e del conto dell'imposta sui salari e diminuire (credito) il contante. (Nei programmi di contabilità come QuickBooks, accrediterai il conto bancario che funge da fonte di pagamento del tuo dipendente.)
#2. Stipendio da pagare per la registrazione del diario delle buste paga
3/1
Salario da pagare
535.92
Contanti
535.92
Le spese di responsabilità del personale sostenute dalla società ABC devono essere riportate in aggiunta alla retribuzione lorda e alla trattenuta nelle precedenti registrazioni di prima nota del libro paga.
Il totale di questi costi include la quota della società ABC della FICA di Mary, nonché i costi previsti per l'assicurazione di compensazione del lavoratore, la tassa di disoccupazione e la quota della società ABC dell'assicurazione sanitaria di Mary.
#3. Imposte sul libro paga di registrazione sul libro paga
3/1
Spese ABC CO FICA
55.08
Spese fiscali di disoccupazione
3.00
Spese di assicurazione comp dei lavoratori
20.00
Spese di assicurazione sanitaria
50.00
ABC Co FICA debitore
55.08
Tassa di disoccupazione da pagare
3.00
Assicurazione comp dei lavoratori pagabile
20.00
Assicurazione sanitaria pagabile
50.00
Dovresti semplicemente addebitare i conti da pagare che stai pagando e accreditare contanti quando è il momento di pagare il libro paga dovuto, come FICA e Federal Income Tax Payable.
Spero che i precedenti esempi di voci di giornale sui salari siano stati chiari.
Voce di giornale delle buste paga maturate
Tutte le forme di compenso accumulato dovute ai dipendenti che non sono state ancora corrisposte agli stessi sono incluse nella prima nota delle buste paga maturate. La base della contabilità per competenza utilizza l'idea di libro paga, che è la responsabilità del datore di lavoro poiché contiene gli impegni finanziari che un'organizzazione ha nei confronti dei propri dipendenti, come ad esempio:
- Stipendi
- Salari
- commissioni
- bonus
- Tasse sui salari
- Tempo libero non retribuito
- Contributi
- Deduzioni
Indipendentemente dal fatto che le aziende abbiano effettuato pagamenti in contanti su salari e stipendi dovuti, le registrazioni prima nota del libro paga maturate sono registrate come spese operative nel conto economico nel periodo in cui sono sostenute.
Annotazione del diario delle buste paga in Quickbooks
Un esempio di come registrare correttamente gli stipendi, le spese fiscali del datore di lavoro, gli assegni netti e altre transazioni relative alle buste paga generate al di fuori del programma buste paga QuickBooks caricando la registrazione del diario buste paga in QuickBooks
- Una registrazione prima nota generale è la tecnica più comune per osservare le registrazioni prima nota del libro paga in QuickBooks. Per rendere questo processo più efficiente, crea prima una "Transazione memorizzata" in QuickBooks. Questo articolo ti guiderà attraverso il processo di esecuzione di una semplice transazione memorizzata sul libro paga.
Quindi, utilizza la transazione memorizzata che hai appena effettuato seguendo questa guida passo passo per inserire una busta paga.
- Documento di importazione personalizzato
La ricezione di un report GL personalizzato è un'opzione disponibile per tutti i clienti del libro paga.
Il file IIF viene rispecchiato direttamente o abbinato al loro piano dei conti. È possibile importare direttamente questo file univoco in QuickBooks. Invia al tuo account manager una registrazione di diario di esempio e/o una copia del tuo piano dei conti per far funzionare le cose.
Che tipo di giornale è un giornale delle buste paga?
Il giornale di registrazione generale è un tipo di giornale di registrazione che include un giornale di registrazione delle retribuzioni, che è classificato sotto il conto delle retribuzioni.
Come registro le detrazioni sui salari dei dipendenti?
Eventuali detrazioni sul salario dei dipendenti saranno registrate nella registrazione prima nota:
- Addebitare "Spese salariali". Per l'intera somma che l'impresa deve pagare per il periodo di paga.
- Credito "Pagamenti netti da pagare" nonché le eventuali detrazioni necessarie. L'intero numero di crediti viene aggiunto dopo l'aggiunta dell'elenco completo dei debiti.
Leggi anche: Datore di lavoro registrato: significato, servizi, vantaggi e differenza
Cosa è incluso nel libro paga?
Cose incluse in un diario delle buste paga:
- Retribuzione dei dipendenti.
- Benefici per il datore di lavoro.
- Impiegare le tasse.
- Le imposte sui salari.
- Detrazioni per i dipendenti.
- Eventuali altre detrazioni.
Che tipo di spesa è il libro paga?
Il costo del personale è il costo del pagamento degli stipendi e dei salari dei dipendenti in cambio dei servizi che forniscono a un'azienda,
Conclusione
Anche se è senza dubbio utile imparare a scrivere le voci del diario delle buste paga, se hai più di cinque dipendenti, l'analisi costi-benefici inizia a cambiare. Un buon software per le buste paga ti consentirà di concentrarti su altri compiti mentre gestisci il lavoro grugnito di scrivere una registrazione del diario delle buste paga.
Un aspetto cruciale della contabilità aziendale è la parte relativa alla registrazione del diario delle buste paga. L'utilizzo di un software per le buste paga di prim'ordine faciliterà notevolmente la procedura. Il sistema calcolerà automaticamente lo stipendio lordo e gli obblighi fiscali. Per tuo conto, creerà una registrazione del diario delle buste paga che puoi inviare al momento delle tasse.
Per comprendere ulteriormente come funziona la registrazione nel diario delle retribuzioni, è possibile rivedere gli esempi di nuovo.
Domande frequenti sulla registrazione del diario delle buste paga
Che cos'è il giornale delle buste paga?
Un giornale di registrazione delle retribuzioni è un tipo specifico di giornale di registrazione contabile che include i dati relativi alla parte delle risorse umane dell'azienda.
Il libro paga è un debito o un credito?
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