La gestione delle buste paga è una funzione essenziale per qualsiasi azienda, non importa quanto grande o piccola. Una retribuzione accurata e tempestiva dei dipendenti è fondamentale per mantenere un posto di lavoro produttivo e un sistema di buste paga ben gestito può aiutare le piccole imprese a rispettare questo obbligo ed evitare multe potenzialmente gravi da parte dell'Internal Revenue Service e dei singoli stati. La complessità e l'importanza dell'elaborazione delle buste paga portano molte aziende ad assumere assistenza esterna. Tuttavia, per impostare un sistema affidabile, devi prima scegliere quali aspetti dell'elaborazione delle buste paga gestirai internamente e quali esternalizzerai. Quindi, puoi mantenere il controllo sulla busta paga mantenendo aggiornati i registri e monitorando le ore dei dipendenti in modo che l'elaborazione della busta paga sia un'operazione semplice e accurata. In questo pezzo, spiegheremo come gestire il libro paga per le piccole imprese, evidenziando anche come funziona con Intuit e Quickbooks.
Cosa significa gestire le buste paga?
Il termine "gestire le buste paga" si riferisce al processo amministrativo di monitoraggio e comunicazione dei dati finanziari relativi ai dipendenti di un'organizzazione, inclusi il loro orario di lavoro, i loro salari e qualsiasi ritenuta d'acconto applicabile.
Tuttavia, la gestione delle buste paga può essere difficile e rischiosa a causa della natura sensibile dei dati dei dipendenti, della complessità dei calcoli delle imposte e del potenziale di depositi diretti nei conti bancari dei dipendenti. Pertanto, la conformità legale richiede che tu sappia come gestire correttamente le buste paga.
Che cos'è il processo di gestione stipendi nelle risorse umane?
Se sei responsabile delle risorse umane o del libro paga, sai quanto sia importante assicurarsi che i dipendenti vengano pagati in modo puntuale e accurato. Basta un errore per danneggiare la credibilità di un'organizzazione e perdere la fiducia del suo personale. Pertanto, gestire correttamente le buste paga è una responsabilità importante.
Il termine "elaborazione buste paga" si riferisce al processo di erogazione di denaro ai lavoratori, tenendo conto della loro classificazione, stipendio e anche di eventuali trattenute applicabili. Inoltre, comporta il pagamento e la dichiarazione delle tasse sul lavoro all'HMRC.
Tuttavia, il coinvolgimento delle risorse umane nell'elaborazione delle buste paga varia a seconda del sistema e dell'organizzazione. Se un'organizzazione utilizza un servizio di gestione stipendi, le risorse umane potrebbero non doversi preoccupare molto, mentre se utilizzano un software di gestione stipendi, le risorse umane potrebbero essere responsabili delle buste paga di tutti.
Indipendentemente da ciò, ciò deve essere fatto in modo tempestivo che sia conforme ai requisiti applicabili e al piano retributivo dell'organizzazione.
A causa dei suoi numerosi fattori variabili, tra cui scale salariali, classificazioni dei dipendenti, promozioni e licenziamenti, l'elaborazione delle buste paga può essere difficile da gestire.
Pertanto, per prevenire l'errore più efficace, è fondamentale disporre di punti di controllo nelle fasi cruciali dell'elaborazione delle buste paga.
Quali sono le basi del libro paga?
Il libro paga è il compenso che un'azienda deve ai propri lavoratori per un determinato periodo di tempo e in un determinato giorno. La procedura di base del libro paga può comportare;
- Tenere traccia delle ore lavorate dai dipendenti
- Capire stipendio e salari, e
- Erogazione di fondi tramite assegno o deposito diretto.
Quali sono i tipi di libro paga?
Esistono fondamentalmente quattro tipi di programmi di gestione stipendi, ciascuno con i propri vantaggi e svantaggi, che aiutano a identificare quale strategia è più appropriata per una particolare azienda.
Loro sono;
- Bisettimanale
- Semi-mensile
- Mensile
Gestisci il libro paga per le piccole imprese
L'elaborazione delle buste paga è generalmente una delle attività aziendali più impegnative, noiose e dispendiose in termini di tempo per i proprietari di piccole imprese. D'altra parte, è anche uno dei più importanti. I problemi relativi alle buste paga possono deprimere il morale dei dipendenti, sperperare risorse vitali dell'azienda e mettere in ginocchio anche le aziende più prospere.
Pertanto, è essenziale che le piccole imprese gestiscano efficacemente le proprie buste paga in modo tempestivo. E uno che sia conforme ai requisiti applicabili e al piano retributivo dell'organizzazione.
Esistono vari modi in cui le piccole imprese possono gestire il libro paga. Indipendentemente da ciò, l'intera procedura include la raccolta di informazioni sul personale e l'inserimento accurato in un file o documento. Ogni busta paga dovrà essere preparata per ogni periodo di paga, con calcoli fiscali accurati che sono un must. Assicurarsi che il tuo personale e le agenzie governative competenti ricevano la paga in tempo e in modo accurato è la fine del processo. Ecco i tre modi per gestire o gestire il libro paga.
#1. Elaborazione manuale
Qui, per stampare assegni o inviare depositi diretti, dovrai completare tu stesso tutta la matematica del libro paga e l'elaborazione. Inoltre, dovrai escogitare una strategia per tenere traccia dei registri delle buste paga e dei pagamenti da solo.
#2. Software per buste paga
Con l'aiuto di uno dei numerosi software di buste paga disponibili, puoi semplificare l'elaborazione delle buste paga. Questo può aiutarti a risparmiare denaro, ridurre il carico di lavoro amministrativo e pagare i tuoi dipendenti e le autorità fiscali in tempo.
#3. Servizio paghe in outsourcing
Infine, potresti avere un servizio di buste paga che si occupi di tutto per tuo conto. Il fornitore si occuperà di tutto ciò che riguarda la gestione del database dei dipendenti del tuo software e l'elaborazione delle buste paga nei tempi previsti. I prezzi partono da $ 40 al mese e da lì salgono, con spese aggiuntive per lavoratore. A causa della natura individuale delle tue esigenze, molte aziende insistono affinché tu ti metta in contatto con loro prima che possano fornire un preventivo per i loro servizi.
Notificare al tuo servizio paghe di nuovi dipendenti e garantire che i fondi necessari siano disponibili sul tuo conto bancario è tutto ciò che è necessario per gestire la tua busta paga in questo modo. È il metodo meno laborioso, che ti consente di concentrarti su altri aspetti della gestione o dell'espansione della tua azienda.
Come gestire il libro paga per le piccole imprese
Se stai cercando modi per gestire i tuoi processi di buste paga, ecco alcuni suggerimenti su come le piccole imprese possono gestire le loro buste paga!
#1. Richiedi un numero di identificazione del datore di lavoro
È necessario ottenere un EIN prima di poter iniziare a pagare i dipendenti (EIN). Il tuo EIN funge da identificatore univoco per la tua azienda nello stesso modo in cui il tuo SSN lo fa per te come individuo.
Un EIN è richiesto da molte autorità prima che un imprenditore possa fare cose come richiedere una licenza, presentare le tasse sui salari o persino aprire un conto bancario. L'ubicazione della sede centrale della tua azienda determinerà se hai bisogno o meno di un numero di identificazione del datore di lavoro statale (EIN) oltre al tuo EIN federale.
#2. Imposta lo stato dello stipendio e la frequenza di pagamento
In qualità di imprenditore, hai una serie di scelte importanti, tra cui la frequenza con cui paghi i dipendenti e il tipo di salario che ricevono. Andiamo un po' più a fondo in questo;
La frequenza di pagamento, a volte chiamata programma di pagamento, si riferisce alla tempistica e alla regolarità dei pagamenti dei dipendenti. Assicurati di non essere al di sotto del salario minimo nella tua posizione controllando le leggi federali e statali. Settimanale, bisettimanale e mensile sono generalmente i vari esempi di periodi di paga. Qualunque cosa tu decida, tuttavia, ciò che conta di più è essere coerenti ed effettuare pagamenti puntuali.
Lo stato salariale, d'altra parte, comporta la determinazione dell'importo dello stipendio del dipendente. Sia le tariffe orarie (per i lavoratori non esenti) che gli accordi salariali sono opzioni praticabili (per i dipendenti esenti). Lo stato retributivo adeguato è fortemente influenzato dal lavoro del dipendente e dalle esigenze specifiche della tua piccola impresa.
#3. Imparare e seguire le leggi in materia di salari
In ogni caso, devi assicurarti che la tua organizzazione rispetti tutte le normative locali e nazionali applicabili. Ciò richiede che tu (o qualcuno nella tua azienda) abbia familiarità con le tue responsabilità monetarie e legali come datore di lavoro.
Inoltre, paga l'importo appropriato delle tasse federali, statali e locali, nonché delle imposte sul reddito per ciascun lavoratore. Ciò include FICA (Social Security and Medicare) e altre tasse relative all'occupazione. Dovresti verificare il tuo sistema di buste paga per garantire il pagamento puntuale e corretto di tutti i dipendenti. Inoltre, assicurati che i tuoi depositi fiscali sui salari siano effettuati in modo coerente e in conformità con i tuoi obblighi fiscali.
#4. Stabilire una procedura di gestione stipendi
Un sistema di buste paga di solito coinvolge qualsiasi programma che faciliti il processo di calcolo e gestione della retribuzione dei dipendenti. Spesso ci sono tre possibilità:
- Manuale
- Outsourced
- Software
Indipendentemente da ciò che decidi, è fondamentale riflettere attentamente su una serie di problemi prima di decidere su un sistema di buste paga per la tua azienda. Quindi, tieni sempre presente quanto segue:
- bilancio
- Numero di dipendenti
- Fiducia. Quanto sei sicuro di poter gestire le buste paga in modo accurato?
#5. Descrivi e stabilisci le tue procedure e politiche di gestione stipendi
La standardizzazione delle procedure di gestione stipendi è essenziale prima di elaborare la prima busta paga. Ciò garantisce che tutte le parti coinvolte nel processo di gestione stipendi, dall'alta dirigenza alle risorse umane ai dipendenti, siano sulla stessa pagina per quanto riguarda il periodo di gestione stipendi, gli importi previsti della busta paga, le ferie pagate e altri benefici.
#6. Tieni traccia del tempo con un programma software dedicato
Se paghi il tuo personale su base oraria, un sistema di cronometraggio è essenziale per monitorare la loro efficienza e determinare il loro compenso. È fondamentale progettare un sistema di monitoraggio del tempo di facile utilizzo che sia anche difficile da giocare. Esistono numerose opzioni per la gestione dei fogli presenze, comprese piattaforme integrate che possono sincronizzarsi con il tuo software di gestione stipendi per dati più precisi possibili.
#7. Monitoraggio del flusso di cassa
Rimanere senza soldi prima di poter pagare il personale è il peggior incubo di ogni imprenditore. Rivedere il tuo flusso di cassa ti aiuterà a capire perché sembri sempre essere a corto di buste paga.
Non avere abbastanza soldi per pagare i propri dipendenti è stato generalmente il peggior incubo di ogni imprenditore. Se ti accorgi di essere cronicamente a corto di tempo per il libro paga, l'analisi del tuo flusso di cassa può rivelare la causa sottostante. I problemi relativi alle buste paga, come l'eccesso di personale o il pagamento eccessivo, possono essere individuati mediante un attento monitoraggio del flusso di cassa. Inoltre, prima di ricorrere a misure drastiche come trattenere gli stipendi o ridurre le dimensioni, è meglio tentare di ritardare il pagamento di un fornitore o riscuotere i pagamenti dei clienti in sospeso durante i periodi finanziariamente difficili.
#8. Assumi un coordinatore o manager del libro paga
Non c'è da meravigliarsi che molte aziende scelgano l'opzione più semplice ma più affidabile. Assumere un responsabile del libro paga professionale, data la complessità del libro paga, soprattutto per le aziende medio-grandi.
Perché non assumere qualcuno che sia più efficiente e abile nell'elaborazione delle buste paga in modo da poter dedicare più tempo alla crescita della tua attività? Se hai bisogno di aiuto con il libro paga ma non hai i fondi per un dipendente a tempo pieno sui libri contabili, cerca lavoratori a contratto o affida il lavoro a un dipendente esistente che ha dimostrato di essere affidabile e capace.
#9. Mantieni al sicuro i registri delle buste paga e dei dipendenti
Esistono regolamenti in vigore a livello federale e statale che stabiliscono per quanto tempo i dati sui salari devono essere conservati e dove conservarli nel caso in cui le autorità ne richiedano l'accesso. Si devono conservare ad esempio i cartellini per un minimo di due anni. Mentre i registri delle buste paga relativi al denaro pagato ai dipendenti devono essere conservati per un minimo di tre anni. Esistono anche regolamenti in vigore per quanto riguarda la disposizione finale dei documenti del libro paga.
Quali sono le 4 parti del libro paga?
Stipendi, stipendi, straordinari, indennità di ferie, ferie pagate, mance, bonus, rimborsi di tasse scolastiche e commissioni fanno tutti parte del libro paga. Durante l'elaborazione delle buste paga, le aziende devono determinare e riportare sia i guadagni lordi che netti per ciascun dipendente (dopo aver dedotto le ritenute fiscali e i contributi previdenziali)
Quali sono i 5 passaggi del libro paga?
Le fasi di elaborazione del libro paga includono;
- Decidere su un numero di identificazione del datore di lavoro.
- Raccolta dei dati fiscali dei dipendenti pertinenti
- Scelta di un programma di pagamento
- Stima della retribuzione lorda
- Determinazione delle detrazioni per ciascun dipendente
- Determinare il tuo stipendio netto, quindi pagare il tuo personale.
Cosa dovrebbe fare un responsabile del libro paga?
Il responsabile del libro paga è responsabile della supervisione di tutti gli aspetti del sistema di libro paga dell'azienda per garantire che tutti i dipendenti siano pagati in tempo, correttamente e in conformità con tutte le leggi e i regolamenti applicabili.
Le risorse umane gestiscono le buste paga?
Il libro paga può rientrare nell'ambito delle risorse umane (HR) e della finanza (Finanza), oppure può essere una propria unità indipendente che riporta direttamente all'amministratore delegato (CEO).
Gestisci libri paga Quickbooks
Se sei attualmente un utente di QuickBooks Online e stai cercando un software per gestire il tuo libro paga, QuickBooks Payroll è un'opzione fantastica. È destinato ad aziende con un massimo di 50 lavoratori o appaltatori, ma in realtà può contenerne fino a 150. Il programma può elaborare istantaneamente le buste paga e fornire depositi diretti in quell'esatto o il giorno lavorativo successivo. Inoltre interagisce perfettamente con QuickBooks Online. I tre piani disponibili consentono alle organizzazioni di passare facilmente da un livello all'altro man mano che le loro esigenze cambiano ed espandono. Inoltre, offre la possibilità di aggiungere il risparmio previdenziale e l'assicurazione sanitaria al tuo abbonamento.
Tuttavia, se utilizzi un programma di contabilità diverso da QuickBooks Online o se la tua forza lavoro si estende su più di uno stato, potresti voler esaminare opzioni alternative. Inoltre, sappi che l'unico software di contabilità che funziona con QuickBooks Payroll è QuickBooks Online. Inoltre, se gestisci dipendenti in più di uno stato, potresti dover pagare ulteriori tasse mensili per la dichiarazione dei redditi.
Come gestisci le buste paga con QuickBooks?
QuickBooks Payroll è una soluzione per le buste paga basata su cloud che consente alle aziende (piccole o grandi) di pagare i dipendenti, gestire i benefici per i dipendenti e anche archiviare le imposte sui salari in un'unica posizione. Calcolando, inviando e pagando automaticamente le imposte sui salari federali e statali, il software consente di risparmiare tempo.
Puoi automatizzare l'elaborazione delle buste paga per i lavoratori dopo aver impostato tutto. Con Quickbooks online, puoi gestire automaticamente le buste paga. Tuttavia, se preferisci, puoi elaborarlo manualmente, sul tuo computer o con l'app mobile.
Conclusione
Al fine di garantire che i loro dipendenti siano pagati in modo accurato e puntuale e che la loro azienda sia conforme a tutti i requisiti fiscali e occupazionali, i datori di lavoro devono gestire le buste paga.
Qualsiasi azienda ha bisogno di elaborazione e gestione delle buste paga. Quando gestisci il sistema di buste paga in modo efficace, può aiutare le piccole imprese, ad esempio, a mantenere un posto di lavoro produttivo ed evitare l'IRS e le multe statali. Molte organizzazioni esternalizzano l'elaborazione delle buste paga a causa della sua complessità. Per creare un sistema affidabile, devi prima decidere quali attività di elaborazione paghe esternalizzare e quali gestire internamente.
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