RICEVUTE SPESE: cos'è, come realizzarle e le migliori app

Comprendere appieno le norme che disciplinano le richieste di rimborso può richiedere molto tempo e molti sforzi. Le note spese sono uno degli aspetti più fastidiosi dell'occupazione a causa della seccatura di dover pagare le spese di tasca propria, compilare documenti e tenere traccia delle relative ricevute. Tuttavia, il processo di presentazione di una nota spese è fastidioso non solo per i lavoratori ma anche per la direzione. I datori di lavoro devono tenere conto delle prove di pagamento che devono conservare, nonché di come conservarle, renderle accessibili al momento del pagamento delle tasse e dove conservarle. Questa idea è generalmente semplice. Un dipendente sostiene una spesa aziendale mentre agisce nel corso del proprio impiego e il datore di lavoro li rimborsa. Ma precisamente come si dovrebbero fare le ricevute spese e quali sono le migliori app per ricevute spese? Come si inseriscono le ricevute di spesa online in Express e Quickbooks?

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Cos'è una ricevuta spese?

Una ricevuta di spesa per affari è una ricevuta per un acquisto effettuato da un dipendente o da un appaltatore nel corso della prestazione di servizi per un'azienda. Quando un dipendente o un appaltatore invia una nota spese per il rimborso, deve includere tutte le relative ricevute come prova di acquisto.

Per acquisire o recuperare il costo di qualsiasi acquisto effettuato sul posto di lavoro, come viaggi di lavoro, forniture per l'ufficio o attrezzature da utilizzare in una riunione con un cliente, avrai sostanzialmente bisogno di una ricevuta di spesa. In genere ci si aspetta che i dipendenti inviino queste ricevute di spesa con una nota spese che viene elaborata regolarmente affinché i datori di lavoro possano rimborsare eventuali costi sostenuti.

Con l'aiuto di app che ti consentono di scattare un'istantanea della ricevuta utilizzando un telefono con fotocamera, i programmi di viaggio e costi più recenti consentono di elaborare le ricevute delle spese in modo notevolmente più semplice. La tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) può essere utilizzata dall'app per estrarre informazioni importanti dall'immagine. Includeranno l'ora, l'importo, la percentuale di IVA e il nome, nonché l'indirizzo del commerciante. Il dipendente potrebbe essere in grado di caricare la foto come prova in soluzioni meno sofisticate, ma potrebbe comunque dover compilare manualmente il modulo digitale.

I datori di lavoro verificano che le spese dichiarate siano per i costi autorizzati esaminando le ricevute delle spese. Le organizzazioni hanno spesso politiche di costo che specificano quali dipendenti sono autorizzati a richiedere, quanto sono autorizzati a spendere e quali fornitori sono autorizzati a utilizzare. Queste ricevute saranno esaminate dall'ufficio spese di una grande azienda per garantirne la conformità.

Come funzionano le ricevute spese

Il team finanziario o delle risorse umane può essere incaricato di rivedere le ricevute delle spese nelle piccole imprese. Diverse grandi aziende utilizzano soluzioni di gestione dei costi digitali per accelerare il noioso processo, comprese le approvazioni automatiche per alcuni prodotti e la possibilità per i manager di valutare e autorizzare i reclami online o tramite app mobili.

Le ricevute per le spese aziendali servono come più di una semplice prova che il datore di lavoro rimborserà la spesa. Sono inoltre tenuti dalle forze dell'ordine (HMRC, IRS, ecc.) a confermare che l'azienda ha rispettato tutte le leggi fiscali che disciplinano le spese aziendali.

I datori di lavoro possono migliorare l'accuratezza delle note spese dei propri dipendenti semplificando l'invio diretto delle ricevute. Ad esempio, c'è meno possibilità che un dipendente smarrisca la ricevuta, non la richieda o magari la richieda mesi dopo se può inviare un'immagine del telefono cellulare del pagamento per il rinfresco durante una riunione con un cliente in una caffetteria del resort mentre stiamo aspettando le bevande. I migliori software di gestione delle prenotazioni e delle spese turistiche includono funzionalità di prenotazione viaggi, che consentono agli utenti di pianificare, prenotare e creare biglietti per viaggi e alloggi.

I datori di lavoro potrebbero trarre vantaggio in vari modi dall'elaborazione delle ricevute di spesa in modo più rapido e accurato. Quando l'OCR viene utilizzato per registrare automaticamente le cifre invece di avere i dati di rekey dei dipendenti, porta alla presentazione accurata di più reclami. Il dipendente ottiene maggiore comodità abilitando l'invio delle spese riga per riga, che consente il caricamento delle ricevute non appena viene sostenuto l'addebito. Invece di subire un po' di shock alla fine dell'anno, quando il personale alla fine riesce a inserire un arretrato di ricevute di spesa, le aziende possono tenere traccia degli addebiti di spesa in tempo reale.

Ho bisogno di ricevute per le spese?

Tutte le aziende devono documentare tutti i costi superiori a $ 75 per iscritto per la presentazione all'Internal Revenue Service. La mancanza di una ricevuta per tali costi è generalmente disapprovata. Anche se non è richiesta una ricevuta, è sempre una buona idea documentare qualsiasi pagamento effettuato. Sarà sufficiente qualsiasi tipo di documentazione scritta, come un diario, un foglio di calcolo o un registro informatico.

Quali ricevute sono richieste per le note spese?

A differenza degli acquisti, le spese sono soldi spesi per gestire la tua attività. Fornisci una descrizione dell'articolo che acquisti o dei servizi che ricevi, la data in cui effettui le spese e l'importo che paghi per dimostrare che spendi i soldi per legittime esigenze aziendali.

Quali sono i 4 tipi di spese?

Mentre tutte le spese hanno un impatto sui tuoi registri finanziari, hanno il maggiore impatto sul tuo conto economico. Le spese sono suddivise in cinque categorie nella dichiarazione delle entrate, tra cui;

Spese finanziarie
Costo dei beni venduti
Spese operative
Spese non operative
Spese Straordinarie

Quali sono i tre tipi di ricevute?

Una ricevuta è un documento che attesta una transazione; serve come prova di acquisto che i commercianti forniscono ai clienti quando pagano un bene o un servizio, tra gli altri. A seconda del tipo di acquisto, potresti ricevere una varietà di ricevute. Le ricevute elettroniche sono già disponibili e sono legittime quanto quelle cartacee a seguito dell'espansione mondiale dell'e-commerce.

La tassonomia delle ricevute include i seguenti tipi di ricevute:

Originale
Scontrino della carta di credito
Fattura

Che tipo di scontrini devo conservare?

Di seguito è riportato un elenco di documenti di acquisto o ricevute da conservare:

Assegni annullati o altri documenti che forniscono la prova dei pagamenti o
Trasferimenti elettronici di fondi
Nastro ricevute dal registro
Estratti conto e ricevute per carte di credito.

App per le ricevute delle spese

In generale, è necessario mantenere registri finanziari accurati come appaltatore indipendente, imprenditore o imprenditore. Tuttavia, non devi necessariamente iniziare a conservare o salvare le ricevute solo per farlo.

Al giorno d'oggi, puoi tenerti organizzato, ottenere le cancellazioni e fare tutto con pochi tocchi sul telefono utilizzando le app per le ricevute delle spese.

Con queste app per ricevute a tua disposizione, smetterai di ritardare lo spiacevole processo di rendicontazione delle spese e inizierai a completarlo immediatamente. Esistono app con funzioni che rendono il processo, per così dire, anche leggermente piacevole, sia che tu stia monitorando la spesa ogni settimana o solo occasionalmente facendo viaggi di lavoro.

Vale la pena dare un'occhiata alle migliori app di monitoraggio delle ricevute mobili che ti consentiranno di monitorare una spesa in movimento. Ti aiuteranno a farlo in modo più approfondito rispetto alla maggior parte delle app di gestione finanziaria personale. Indipendentemente da ciò, prenditi del tempo per scoprire quali forniscono l'estrazione dei dati, l'esportazione di report, la scansione delle ricevute e altri servizi. Quindi puoi selezionare quello che possiede ciò che stai cercando nelle app di monitoraggio delle ricevute di spesa.

Leggi anche: RELAZIONE SPESE: significato, software e come compilare

Migliore app per ricevute spese

Esistono molte app efficaci per le ricevute di spesa e la gestione della spesa. Ecco le migliori app per le ricevute di spesa, che vanno da una potente soluzione fiscale all-in-one a un'app che converte le valute estere.

# 1. QuickBooks

QuickBooks offre alle piccole imprese che stanno per crescere la possibilità di fare la propria contabilità. Il software ti consente di collegare PayPal, Square, conti bancari, carte di credito e molto altro. Integra tutti gli acquisti su ciascuno di questi account e li classifica.

Puoi scattare foto delle tue ricevute e fare in modo che l'app mobile QuickBooks le conservi per te. Tutte le informazioni vengono immediatamente abbinate alle transazioni passate sul tuo conto. Inoltre, se guidi per lavoro, l'app monitorerà il tuo chilometraggio utilizzando il GPS del tuo smartphone.

Per gli appaltatori indipendenti o le nuove piccole imprese, QuickBooks potrebbe essere troppo complesso. Tuttavia, questo strumento potrebbe fare al caso tuo se controlli una forza lavoro in crescita e ti senti oberato dai tuoi requisiti contabili.

#2. Costoso

Expensify, uno dei preferiti dai viaggiatori abituali, ti consente di semplificare il monitoraggio delle tue spese mentre sei in viaggio. Basta scattare una foto di qualsiasi ricevuta collegata all'azienda e caricarla. È abbastanza semplice, indipendentemente dal fatto che tu sia a una cena di lavoro, in fila all'aeroporto o addirittura in tournée a Disneyland.

Puoi connettere immediatamente queste applicazioni a Expensify per importare i tuoi acquisti se utilizzi soluzioni di rideshare e soggiorni in hotel per lavoro. I servizi supportati includono Uber, Lyft, Airbnb e HotelTonight.

Preferisci guidare quando vai per lavoro? Anche Expensify non ha problemi con questo. L'app ti consente di tenere traccia della tua distanza.

Expensify può essere utilizzato tramite un browser Web oltre ad essere compatibile con dispositivi Android e iOS. Non c'è dubbio che questa app si sia davvero fatta un nome nel settore dei viaggi aziendali, anche se funziona come un tracker di ricevute per tutti gli usi. Se non viaggi spesso per lavoro, potresti voler cercare delle alternative a Expensify.

#3. libri freschi

Questa app per ricevute mobile fa parte del software di contabilità basato su cloud. Usa semplicemente il tuo telefono per scattare una foto di qualsiasi ricevuta, quindi inserisci le informazioni necessarie per completare le tue tasse, come la posizione e il motivo dell'acquisto, l'imposta sulle vendite che hai pagato e se l'articolo è addebitabile .

Ogni ricevuta digitata, insieme a tutte le informazioni associate, verrà aggiunta al tuo account FreshBooks. Ciò implica che la sincronizzazione di molti dispositivi è semplice. Se modifichi qualcosa sul tuo laptop, ad esempio, l'aggiornamento sarà visibile quando effettui il check-in sul tuo smartphone la volta successiva.

Sebbene l'invio e l'elaborazione delle fatture non sia la funzione principale di FreshBooks, l'organizzazione delle ricevute lo è. Per questo motivo, è una scelta fantastica per gli appaltatori che gestiscono diversi clienti.

#4. Ricevute di Evernote

Prendere appunti è la pretesa di fama di Evernote. Tuttavia, si sta anche silenziosamente affermando nel campo della rendicontazione delle spese. Puoi salvare le immagini delle tue ricevute nell'app Evernote Receipts e utilizzarle per creare note spese per le tue tasse. Utilizza la tradizionale app per prendere appunti per visualizzarli.

Puoi cercare ricevute specifiche con l'aiuto del riconoscimento delle immagini in Ricevute Evernote. Potrebbe davvero tenere traccia del tuo chilometraggio e organizzare le tue spese personali e aziendali.

#5. Abukai

Abukai è il tracker delle ricevute per te se la maggior parte dei tuoi viaggi di lavoro ti porta all'estero. Questo software è perfetto per i viaggiatori e può leggere facilmente le ricevute di altri paesi. La parte migliore è che fornisce la conversione di valuta in tempo reale in modo da poter calcolare la tua spesa in dollari precisa.

Basta scattare una foto della ricevuta con il tuo iPhone, Blackberry o telefono Android per utilizzare Abukai. Insieme alla categoria del tuo acquisto, al commerciante, alla data e ad altre informazioni, Abukai salverà la fotografia.

Il piano gratuito di Abukai ti consente di produrre fino a 12 rapporti sui costi all'anno. Rapporti illimitati sono inclusi nei programmi premium, che partono da $ 99 per utente all'anno. Tuttavia, potrebbe costarti di più consentire a colleghi e membri del team di accedere al tuo account.

#7. destro

Dext, precedentemente Receipt Bank, offre tre metodi per digitalizzare le ricevute: un'app mobile, l'integrazione della posta elettronica o un'interfaccia online.

Questa app ti consente anche di caricare una singola foto con più ricevute. Inoltre, puoi collegare i tuoi account PayPal o Dropbox con la tua carta di credito per importare automaticamente le nuove transazioni. Dext funziona anche con altri programmi di contabilità, come Sage, Quickbooks e Gusto.

Dext è nella posizione ideale per aiutare revisori e contabili. Inoltre, può aiutare gli imprenditori che producono tonnellate di ricevute a organizzarsi e mantenersi organizzati.

Gli abbonamenti partono da $ 20 al mese per 300 documenti. Mentre il piano Enterprise premium costa $ 60 al mese, ti consente di inserire l'incredibile cifra di 4,000 documenti.

#7. Onda

Wave offre un modo semplice per gestire i tuoi fondi se sei un libero professionista, fondatore di un'azienda o imprenditore con esigenze contabili di base.

Tutte le tue entrate e uscite vengono visualizzate su un'unica schermata con questo strumento intuitivo. Puoi accedervi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento purché sia disponibile una connessione Internet poiché è salvato nel cloud.

Anche mentre sei offline, puoi scattare una foto utilizzando l'app di scansione delle ricevute di Wave. La prossima volta che avrai accesso a Internet, la ricevuta verrà caricata automaticamente dopo che avrai visto e approvato i dettagli della tua transazione.

Puoi tenere traccia dei tuoi account utilizzando l'app Wave per rimanere aggiornato su pagamenti, fatture e informazioni bancarie. L'app è completamente gratuita, il che è l'ideale per i liberi professionisti e per gli imprenditori che hanno appena iniziato.

Come inserire le ricevute delle spese in Quickbooks Online

Utilizzando l'app mobile QuickBooks, puoi scattare e archiviare foto di ricevute e abbineremo istantaneamente tutti i dati sulla ricevuta a una transazione esistente. Quindi, sarai d'accordo che il monitoraggio delle spese non è mai stato così semplice.

Per mantenere le cose organizzate, QuickBooks raggruppa automaticamente le spese in categorie. Inoltre, il suo semplice monitoraggio delle spese ti assicurerà di non perdere mai una detrazione fiscale.

QuickBooks tiene traccia dei tuoi costi tutto l'anno, permettendoti di prevedere e gestire facilmente il tuo flusso di cassa. Controlla i tuoi fondi disponibili utilizzando il rendiconto finanziario integrato per assicurarti di avere abbastanza per pagare i tuoi obblighi.

Scatta semplicemente un'istantanea delle ricevute e includi la spesa fatturabile nei tuoi taccuini se addebiti ai tuoi clienti i costi che hai sostenuto. La spesa fatturabile deve quindi essere aggiunta alla fattura insieme alla ricevuta.

Le tue ricevute vengono utilizzate da QuickBooks per estrarre dati di spesa come data, fornitore, importo e tipo di pagamento. Successivamente, QuickBooks crea nuove spese con il tuo permesso o forse abbina le tue ricevute ad addebiti già esistenti.

Come posso tenere traccia delle ricevute delle spese nell'app Quickbooks?

L'app QuickBooks possiede uno strumento con il nome "Progetti". Questa funzione consente di semplificare il monitoraggio e la contabilizzazione delle spese addebitabili. Organizza tutti i dati relativi al progetto, incluse fatture, spese, tempo lavorato e altre specifiche, in un'unica posizione. Indipendentemente dall'attività, con Projects puoi tracciare e contabilizzare accuratamente le spese addebitabili.

Ricevute spese espresse

ExpressExpense è un creatore di ricevute che ti consente di produrre ricevute per qualsiasi scopo. Ristampa una ricevuta scomparsa da tempo, genera una ricevuta per stupire i tuoi colleghi o genera una ricevuta per la merce che offri.

Sulla base dei dati inviati, il creatore di ricevute online gratuito di Express Expense genera ricevute di qualità professionale. Basta selezionare un modello di ricevuta, modificare la ricevuta prodotta e successivamente scaricarla o stamparla. Non puoi utilizzare il servizio ExpressExpense per produrre documenti fittizi o fraudolenti. Tutta la responsabilità di utilizzo per le ricevute di ExpressExpense.com è assunta dall'utente.

Con qualsiasi stampante a getto d'inchiostro o laser, puoi produrre ricevute di spesa su Express. Forniscono un'app complementare, "Instant Thermal Print", per stampare le ricevute su carta termica per ricevute.

Express generalmente fornisce un modello di ricevuta gratuito per l'utilizzo da parte di tutti i clienti. E puoi anche decidere di iscriverti come membro se desideri accedere a più opzioni di modello di ricevuta. ci sono opzioni di abbonamento annuale e mensile mentre i piani PRO ed Enterprise includono TUTTI i modelli di ricevuta.

Con la tecnologia Express Expense, puoi creare ricevute che puoi stampare su qualsiasi stampante a getto d'inchiostro o laser. Puoi anche utilizzare una stampante termica Bluetooth e il software mobile GRATUITO Quick Thermal Print per stampare le tue ricevute autentiche.

Come si tiene un registro delle spese?

Fondamentalmente puoi conservare le ricevute e i documenti che desideri salvare per ciascuna categoria in cartelle di file o buste di dimensioni considerevoli. Inoltre, quando arriva il momento di presentare le imposte sul reddito, puoi conservare i riepiloghi dei costi mensili in una cartella separata per facilitarne la ricerca.

Perché i contabili hanno bisogno di ricevute?

È importante tenere traccia delle ricevute quando si gestisce un'attività. Le ricevute servono a una serie di scopi per le imprese, tra cui la prova del pagamento, la giustificazione delle detrazioni fiscali, la registrazione delle spese nel conto economico, nonché la verifica della proprietà dei beni nel bilancio.

Conclusione

Senza dubbio, il processo di presentazione di una nota spese è fastidioso non solo per i lavoratori ma anche per la direzione. Indipendentemente da ciò, i datori di lavoro devono tenere conto delle prove di pagamento che devono conservare, nonché di come conservarle, renderle accessibili al momento del pagamento delle tasse e dove conservarle.

Quando un dipendente o un appaltatore invia una nota spese per il rimborso, deve includere tutte le relative ricevute come prova di acquisto. Per acquisire o recuperare il costo di qualsiasi acquisto effettuato sul posto di lavoro, come viaggi di lavoro, forniture per l'ufficio o attrezzature da utilizzare in una riunione con un cliente, avrai sostanzialmente bisogno di una ricevuta di spesa.

Sebbene tutto possa sembrare scoraggiante, con l'aiuto di app che ti consentono di scattare un'istantanea della ricevuta utilizzando un telefono con fotocamera, i programmi di viaggio e costi più recenti consentono di elaborare le ricevute delle spese in modo notevolmente più semplice.