Il sistema contabile aiuta le aziende a tenere traccia delle proprie attività finanziarie e a gestirle. Sono incluse vendite, acquisizioni, attività e passività. Tuttavia, in questo articolo, capirai quali sono i sistemi contabili inclusi i sistemi informatici e online, infine le procedure di controllo interno da adottare per ottenere risultati efficaci.
Sistemi di contabilità
Un sistema contabile è, invece, un insieme di processi contabili connessi a normative e controlli. Pertanto, l'obiettivo di un sistema contabile è quello di registrare le transazioni aziendali, riassumerle in moduli aggregati e fornire report ai decisori per monitorare, valutare e migliorare le operazioni.
Sebbene un sistema contabile possa essere completamente cartaceo, ciò si verifica spesso solo in aziende estremamente piccole. Le soluzioni di contabilità standard si basano generalmente su tutte le procedure richieste per l'inserimento dei dati nel software.
Contenuti del sistema contabile
Un sistema di conformità copre generalmente le principali aree funzionali di un'organizzazione, come l'acquisto di beni e servizi, la vendita di beni e servizi, i pagamenti ai dipendenti per i salari guadagnati e le attività di finanziamento come il recupero crediti, la vendita di azioni e il pagamento di interessi ai finanziatori. Pertanto, tutti i componenti di un sistema contabile includono contabilità, fatture e crediti, cespiti, inventario e buste paga. Sempre in funzione del numero delle operazioni concluse, a ciascuno dei moduli precedenti può essere assegnato personale contabile specializzato.
Tipi di sistemi di contabilità
# 1. Contabilità gestionale
Questo tipo di contabilità, tuttavia, offre ai gestori le informazioni di cui hanno bisogno per la pianificazione e il controllo delle operazioni. Esempi di contabilità gestionale sono la contabilità dei costi e contabilità snella. Pertanto, la contabilità dei costi è la procedura per tenere traccia dei costi sostenuti da un'azienda per diverse transazioni e transazioni. La contabilità snella esamina le procedure per determinare come ridurre i costi e rimuovere gli sprechi mentre la valutazione aumenta.
#2. Contabilità di magazzino
Puoi anche monitorare e pianificare i livelli di inventario e altre operazioni pertinenti. Il monitoraggio dei codici a barre e l'RFID sono anche alcune delle tecnologie di contabilità dell'inventario più utilizzate.
#3. Contabilità specifica del settore
Questa parola, quindi, si riferisce a un sistema specializzato in un determinato settore. Ad esempio, un sistema per una società di vendita è molto diverso da a sistema di contabilità legale. Tuttavia, ognuno ha la propria serie di esigenze adattate ai diversi settori.
#4. Contabilità senza scopo di lucro
Questo tipo di contabilità ha una propria serie di esigenze. Si tratta principalmente di garantire che i soldi siano distribuiti nel modo giusto; e anche il sistema dovrebbe essere in grado di produrre relazioni di spesa.
Un sistema contabile è quindi un sistema utilizzato per organizzare le informazioni finanziarie in una società. Potrebbe essere ancora manuale o computerizzato. Il motivo principale per cui dovresti comunque utilizzare un sistema di contabilità è per tenere traccia di costi, entrate e altre attività. Fondamentalmente, tieni d'occhio tutti i fatti che influenzano le finanze di un'azienda.
Sistemi di contabilità informatizzata
Sono passati i giorni in cui i contabili registravano le transazioni contabili per mezzo di libri contabili e matite. Tuttavia, le aziende hanno recentemente riconosciuto l'utilità di pianificazione e previsione economica dei computer moderni. Le società di contabilità ora li stanno abbracciando. Di conseguenza, molte aziende, da Fortune 100 a negozi individuali, ora utilizzano la contabilità computerizzata.
Tuttavia, un sistema contabile computerizzato è un sistema informativo contabile che elabora le transazioni e gli eventi dei sistemi finanziari in conformità con il Principi contabili generalmente accettati (GAAP) per la segnalazione in base all'utente.
Caratteristiche del sistema di osservazione computerizzato
1. Lavoro molto bello e preciso
2. Necessità di un lavoro meno umile
3. Costi e tempi efficienti
4. Meno errori e potenziali omissioni
5. Rapporti MIS completi generati in tempo reale
Vantaggi dei sistemi di contabilità informatizzata
- A differenza del lavoro manuale, la contabilità generata dal computer è generalmente ordinata, accurata e leggibile.
- I computer migliorano l'efficienza dei dipendenti, accelerando così la registrazione e il reporting. Quindi il tempo è risparmiato.
- I computer di contabilità possono comunque fornire maggiore controllo e informazioni.
- La contabilità computerizzata riduce anche le attività contabili ripetitive e dispendiose in termini di tempo
- Il software di contabilità rende inoltre molto più facile accedere ai dati contabili in modo sicuro fuori dall'ufficio. Ciò è particolarmente vero quando si utilizza la contabilità online.
- Anche i bilanci generati dal computer sono estremamente accurati.
- Il software di contabilità semplifica anche il processo di creazione dell'account.
- I record di dati di questo sistema sono quindi al sicuro.
Svantaggi dei sistemi di contabilità informatizzata
- Errori di sistema come attacchi di malware e difficoltà del circuito del computer.
- Tuttavia, la formazione sui sistemi di contabilità computerizzata è spesso piuttosto costosa.
- I ritardi sono altrettanto inevitabili.
- La maggior parte dei sistemi contabili inoltre manca la capacità di rilevare errori imprevisti.
Tipi di software di contabilità
Il software di contabilità è utilizzato da professionisti di tutto il mondo. Sono quindi classificati in tre tipi che sono:
1. Software pronto all'uso
Questo software è, tuttavia, progettato per tutti gli utenti e non ha funzionalità o modifiche che andrebbero a vantaggio di una fascia demografica specifica. Le soluzioni software già pronte sono adatte anche per le aziende con volumi contabili minimi.
Il software di preparazione è meno costoso e richiede meno risorse di sistema. Questi programmi hanno anche una curva di apprendimento dinamica e facile.
2. Software personalizzato
Il software di contabilità personalizzata è quindi un software prefabbricato che è stato modificato per soddisfare le esigenze specifiche del cliente. Queste iniziative sono comuni nelle grandi e medie imprese. Il software di contabilità personalizzata ha spese di installazione e manutenzione più elevate rispetto ai sistemi di contabilità tradizionali. Nella maggior parte dei casi, gli utenti devono pagare una tariffa di personalizzazione per ottenere i servizi del fornitore.
L'utilizzo di tale strumento di contabilità aumenta la sicurezza dei dati e semplifica la manutenzione. Prima di utilizzare questo programma di impiego professionale, gli utenti devono sottoporsi a una formazione adeguata.
3. Software personalizzato
Viene creato un software di contabilità personalizzato per attività specifiche. Il MIS include tali programmi. Queste applicazioni sono generalmente create solo per grandi aziende e richiedono una formazione specializzata prima che gli utenti possano utilizzarle con successo.
Sistemi di contabilità in linea
La contabilità online è quindi l'applicazione della tecnologia online e Internet alla funzione di contabilità aziendale. Inoltre, non ha un significato chiaro e si riferisce semplicemente ai progressi contabili resi possibili dalla tecnologia informatica e di rete.
# 1. Wave (il miglior software gratuito)
Wave è un'ottima piattaforma software di contabilità per una piccola impresa basata sui servizi che deve solo inviare fatture di base e non ha bisogno di archiviare l'inventario o gestire le buste paga. Pertanto le funzionalità gratuite di Wave copriranno tutte le esigenze contabili di molti liberi professionisti e aziende basate sui servizi, rendendolo il miglior software gratuito nella nostra recensione.
vantaggi wave sistemi di contabilità online
- Contabilità, fatturazione e scansione delle ricevute sono tutte disponibili gratuitamente.
- Non ci sono limiti alle transazioni o alla fatturazione.
- Con un unico account puoi anche gestire molte aziende.
- Non ci sono limiti al numero di persone che possono utilizzare il servizio.
- App per smartphone e tablet
#2. QuickBooks Online (il migliore in assoluto)
QuickBooks Online è il miglior software di contabilità per le piccole aziende. Non solo la maggior parte dei professionisti della contabilità delle piccole imprese utilizza QuickBooks Online, ma ci sono illimitate risorse di formazione online e forum per ricevere supporto, se necessario. È anche possibile accedere comodamente a tutte le funzionalità di contabilità su un'unica dashboard per garantire una contabilità più agevole ed efficace.
Vantaggi dei sistemi di contabilità online QuickBooks
- Scalabile
- Comunemente utilizzato dai commercialisti professionisti
- Integrazione con applicazioni di terze parti
- Cloud-based
- mobile app
#3. libri freschi
Per la maggior parte delle aziende basate sui servizi, la fatturazione è fondamentale. A differenza di altri software di contabilità, FreshBooks consente una maggiore personalizzazione delle fatture. Non solo invia e riceve fatture, ma può anche gestire la contabilità di base per un'azienda. Questo software di contabilità aiuta quindi le aziende basate sui servizi a inviare proposte, fatture, raccogliere depositi, tenere traccia del tempo sui progetti e ricevere pagamenti.
Vantaggi dei sistemi di contabilità online di FreshBooks
- cloud-based
- Integrazione di app di terze parti
- Economico
- Un'interfaccia semplice da usare
Esistono connettori per app di terze parti per Shopify, Gusto, Stripe, G Suite e altre piattaforme. Le fatture FreshBooks possono anche essere completamente personalizzate e modificate per un aspetto professionale. FreshBooks è ancora ottimo per il budget di progetti, l'invio di preventivi e la raccolta di pagamenti.
# 4. Xero
Avere esperti Xero commercialisti per le imprese guidarti durante tutto il processo può anche migliorare l'esperienza e le prestazioni di contabilità cloud per la tua azienda. Xero è la soluzione migliore per le microimprese che cercano un software di contabilità relativamente semplice nella nostra analisi. Il software, quindi, ha un'interfaccia utente semplice e si collega facilmente con un servizio paghe di terze parti. Pertanto, con l'integrazione di Stripe e GoCardless di Xero, i clienti possono pagare le aziende online.
Vantaggi dei sistemi di contabilità online di Xero
- Cloud-based
- mobile app
- Integrazione buste paga con Gusto
- Marketplace di app di terze parti
- Semplice gestione dell'inventario
Controlli interni e sistemi di contabilità
I controlli interni sono politiche e procedure in atto per assicurare la continua affidabilità dei sistemi contabili. Precisione e affidabilità sono fondamentali nel settore della contabilità. Tuttavia, senza registrazioni contabili accurate, i manager non possono prendere decisioni finanziarie completamente informate e i rapporti finanziari possono contenere errori. I metodi di controllo interno nella contabilità sono raggruppati in sette categorie, ognuna delle quali è progettata per prevenire le frodi e identificare gli errori prima che diventino problemi.
Di seguito sono riportate le procedure dei controlli interni e dei sistemi contabili nel sistema contabile, esaminiamole rispettivamente.
# 1. Separazione dei doveri
La separazione dei ruoli include la ripartizione della responsabilità per la contabilità, i depositi, la rendicontazione e la revisione. Più compiti sono divisi, meno è probabile che un singolo individuo commetta una frode. Condividere le responsabilità tra due o più persone o richiedere ai colleghi di rivedere le azioni critiche può servire allo stesso scopo nelle piccole imprese con pochi dipendenti contabili.
#2. Accedere ai controlli interni per i sistemi contabili
Password, blocchi e registri di accesso elettronici possono aiutare a tenere gli utenti non autorizzati fuori da un sistema contabile fornendo allo stesso tempo un mezzo per controllare l'attività del sistema per determinare l'origine di errori o discrepanze. Inoltre, un solido monitoraggio degli accessi può aiutare a prevenire i tentativi di accesso fraudolento.
#3. Audit delle risorse fisiche
Questi includono il conteggio manuale del contante e di altre risorse fisiche mantenute nel sistema contabile, come inventario, materiali e strumenti. Il conteggio fisico, evitando totalmente i record informatizzati, può rivelare discrepanze precedentemente sconosciute nei saldi dei conti. Il conteggio dei contanti nei negozi al dettaglio può essere eseguito regolarmente o forse più volte al giorno. I progetti più grandi, come il conteggio manuale dell'inventario, dovrebbero essere completati meno frequentemente, magari una volta all'anno o su base periodica.
#4. Standardizzazione della documentazione finanziaria
I documenti delle transazioni finanziarie, comprese fatture, richieste di materiale interno, ricevute di inventario e resoconti delle spese di viaggio, possono essere standardizzati per aiutare a mantenere la coerenza nel mantenimento dei registri nel tempo. Quando si determina l'origine di una discrepanza di sistema, l'utilizzo di formati di documenti standard può semplificare la verifica dei record precedenti. Una mancanza di coerenza durante tale revisione può comportare che gli elementi vengano trascurati o fraintesi.
#5. Saldi di prova giornalieri o settimanali
Garantendo che i libri contabili siano costantemente equilibrati, un sistema di contabilità in partita doppia promuove l'affidabilità. Tuttavia, gli errori hanno il potenziale per destabilizzare un sistema a partita doppia in qualsiasi momento. Il calcolo dei saldi di prova su base giornaliera o settimanale può fornire una visione regolare delle condizioni del sistema, consentendo il rilevamento e l'esame rapidi delle anomalie.
#6. Riconciliazioni del sistema contabile su base regolare
Le riconciliazioni contabili eseguite in base alle necessità possono garantire che i saldi nel sistema contabile corrispondano ai saldi nei conti di altre entità, come banche, fornitori e clienti del credito. Una riconciliazione bancaria, ad esempio, richiede il confronto dei saldi di cassa del sistema contabile e delle registrazioni di depositi e ricevute con gli estratti conto bancari. Le differenze tra vari tipi di account complementari possono rivelare problemi o discrepanze nei tuoi account, oppure possono essere il risultato di errori commessi da altre attività.
Richiedendo a gestori specifici di approvare specifici tipi di transazioni, le registrazioni contabili possono essere ritenute responsabili dimostrando che le transazioni sono state visualizzate, esaminate e approvate dalle autorità competenti. Ad esempio, richiedere l'approvazione per pagamenti e spese importanti può dissuadere dipendenti non etici dal intraprendere azioni fraudolente su larga scala utilizzando denaro aziendale.
Quali sono i 4 tipi di contabilità?
- Contabilità gestionale
- Contabilità dell'inventario
- Contabilità specifica del settore
- Contabilità senza scopo di lucro
Qual è il sistema contabile di base?
Il processo di registrazione delle transazioni finanziarie di una società è denominato contabilità di base. Implica la valutazione, il riepilogo e la segnalazione di queste transazioni alle autorità di regolamentazione, alle organizzazioni di supervisione e alle autorità fiscali. La contabilità è una delle funzioni più importanti praticamente in qualsiasi forma di attività.
Quali sistemi vengono utilizzati per la contabilità?
- Wave (il miglior software gratuito)
- Quickbooks online (Migliore in assoluto)
- Freshbooks
- Xero
Che cosa è un esempio di un sistema di contabilità?
Il software di contabilità online, chiamato anche software di contabilità "basato su cloud", è il tipo più comune di sistema di contabilità automatizzato. Il software di contabilità online è un sistema che aiuta ad automatizzare parti del ciclo contabile, come la registrazione delle voci del diario.
Excel è un sistema di contabilità?
QuickBooks e Microsoft Excel sono due dei sistemi di contabilità più popolari, ma funzionano in modo diverso, costano in modo diverso e si adattano alla struttura aziendale in modo diverso.
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