Quando inizi a lavorare come libero professionista o come appaltatore indipendente per un'azienda, c'è sempre un sacco di scartoffie da compilare. La maggior parte dei tuoi clienti individuali o delle aziende che ti pagheranno ti richiederà di compilare un modulo W9, nonché un numero di identificazione fiscale (TIN) e una certificazione. Come si compila un modulo W9 per un'azienda o una LLC, sia come individuo che come libero professionista?
Questo articolo che stai per leggere ti fornirà le risposte a tutte le potenziali domande.
Che cos'è il modulo W9?
Il modulo W9 è un modulo comune utilizzato di solito dall'IRS. È un modulo fiscale di una pagina che fornisce il numero di identificazione fiscale corretto ad altri individui, clienti o aziende, banche e istituzioni finanziarie. Un cliente può richiedere di compilare e inviare un W9 in modo che possano preparare adeguatamente il modulo 1099-NEC. Ciò consentirà loro anche di segnalare facilmente eventuali pagamenti effettuati a te alla fine dell'anno e di sapere se sei soggetto a ritenuta d'acconto o meno.
In qualità di contraente indipendente, probabilmente dovrai inviare questo modulo a qualcuno che ti rispedirà un modulo 1099. Questo modulo 1099 è ciò che ora devi inviare all'IRS se hai ricevuto un pagamento totale di almeno $ 600 da qualcuno quest'anno.
Firmando il modulo, accetti anche di trattenere le tasse dai tuoi guadagni come appaltatore o libero professionista. I datori di lavoro a volte trattengono una parte del tuo stipendio per le imposte sul reddito federali e statali (tasse FICA), soprattutto quando lavori a tempo pieno.
Funziona così: l'azienda o il cliente o la persona per cui hai lavorato utilizzerà le informazioni che hai fornito nel W9 che hai inviato loro per completare un 1099-MISC. Questo 1099-MISC è ciò che presenterai all'IRS alla fine dell'anno fiscale. Il modulo mostrerà un elenco di tutti i pagamenti che hai ricevuto dal tuo datore di lavoro durante l'anno.
Nella maggior parte dei casi, ti verrà chiesto di compilare un modulo W9 prima che aziende o istituti bancari inizino a fare affari con te. Indipendentemente da ciò, se hai bisogno di produrre un modulo W9 che puoi utilizzare, puoi sempre trovarne uno sul sito Web dell'IRS.
Chi ha bisogno di compilare un modulo W9?
In genere, è consuetudine presentare o compilare un modulo W9 per la propria azienda quando si lavora con un individuo o un'azienda che potrebbe richiedere l'invio di informazioni all'IRS. Queste informazioni possono includere la ricezione del pagamento per i servizi forniti come appaltatore indipendente o libero professionista, l'esecuzione di rimborsi mensili del mutuo o l'iscrizione al conto dell'IRA.
Utilizzando il modulo W9, un individuo o un'organizzazione con cui stai operando ottiene legalmente alcune delle tue informazioni di identificazione personale, incluso il numero di identificazione fiscale (TIN).
Potrebbe anche essere necessario compilare un modulo W9 in occasioni come:
- Alcuni tipi di affari immobiliari
- Acquisto o vendita di una proprietà protetta.
- Cancellazione dei debiti
- Contributi a un piano pensionistico individuale (IRA)
Come compilare un modulo W9
Anche se i moduli W9 possono sembrare di facile comprensione per la maggior parte delle persone, di seguito è riportato il processo o le linee guida su come funziona.
# 1. Ottieni il modulo W9 dal sito web dell'IRS
Sebbene tu possa ricevere una copia del modulo da un cliente, puoi anche scaricare il modulo dal sito Web dell'IRS e stamparlo tu stesso. Tuttavia, se hai domande sulla stampa fine, ricorda che puoi verificare con l'IRS, il tuo CPA, l'agente iscritto o altri professionisti fiscali.
#2. Inserisci il tuo nome legale completo
Fornisci il tuo nome legale completo sulla riga 1 del modulo. Tuttavia, indipendentemente dal fatto che tu stia presentando una società come individuo, proprietario unico o LLC unipersonale, è meglio utilizzare il nome che appare sulla tua dichiarazione dei redditi individuale e scriverlo allo stesso modo.
#3. Inserisci il nome della tua attività
Dovrai compilare la riga 2 del modulo W9 se hai una ragione sociale diversa. Qui, dovresti inserire il nome della tua attività o "entità non considerata", se presente. Ad esempio, se sei una ditta individuale ma vuoi commercializzarti con un nome diverso, in quanto tale, gestisci la tua attività con un altro nome. Questo è il nome esatto che avresti messo in questo campo. Altrimenti, se la tua azienda è una partnership, una LLC con più membri, una società C o una società S, dovresti usare il nome legale della tua azienda.
#4. Descrivi la struttura organizzativa della tua azienda
Dopo aver fornito il nome della tua attività, seleziona la struttura aziendale appropriata dalla riga 3. Ai fini fiscali, l'IRS deve avere una chiara comprensione di come sei classificato. Nel frattempo, dovrebbe essere possibile una chiara correlazione tra questo e il modulo fiscale federale annuale della tua azienda.
Proprietario unico, società di persone, società C, società S, trust/estate, società a responsabilità limitata o "altro" sono tutti esempi di classificazioni fiscali federali. Seleziona l'opzione più adatta alla tua attività.
# 5. Esenzioni
Nella riga 4, è molto probabile che queste caselle vengano lasciate vuote. È un campo non essenziale per la stragrande maggioranza delle persone e delle imprese. Tuttavia, se la tua attività è una società, potresti doverlo fare, quindi verifica con il tuo commercialista prima di decidere.
#6. Inserisci il tuo indirizzo postale
Dovresti compilare in modo appropriato le righe 5 e 6 con il tuo indirizzo postale. Questo indirizzo dovrebbe essere quello che puoi utilizzare se desideri ricevere informazioni fiscali vitali. Fornisci il tuo indirizzo, città, stato e codice postale. Oltre a utilizzare questo indirizzo per la dichiarazione dei redditi, se lavori come libero professionista o appaltatore individuale, il tuo cliente utilizzerà anche l'indirizzo come appare sul W9 per assicurarsi che il tuo modulo 1099-NEC sia preparato correttamente. Se stai compilando un W-9 per qualche altro scopo, puoi comunque aspettarti di ottenere un 1099-MISC a questo indirizzo.
Successivamente è passare alla prima sezione, chiamata Parte 1. Ciò comporta l'inserimento del numero di identificazione fiscale (TIN), che è la parte più importante di questo modulo. In generale, SSN o EIN sono i due metodi più comuni per identificarti mentre fai domanda per un lavoro. Tutto dipende dalla struttura della tua azienda.
Poiché l'Internal Revenue Service si riferisce a questa sezione come alla Parte 1, potrebbe rendere le cose ancora più confuse, ma è semplice come sembra. Come azienda, devi fornire un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) o un numero di previdenza sociale (SSN) come prova del codice fiscale della tua azienda. L'IRS, tuttavia, preferisce utilizzare un SSN sul modulo W-9.
#8. Scopri se è necessario firmare e datare il modulo
La parte 2 del modulo W-9 è la sezione di certificazione. Ciò comporta spesso la richiesta di verificare se sei un cittadino degli Stati Uniti o uno straniero residente. Allo stesso modo, prima di poter firmare il modulo W9, devi testimoniare l'accuratezza di tutte le tue informazioni nella Sezione II. L'IRS ha una politica di tolleranza zero quando si tratta di presentare disonestamente un modulo fiscale e, in quanto tale, potresti essere soggetto a una sanzione o al carcere se ometti consapevolmente informazioni o menti su un modulo fiscale.
Come compilare un modulo W9 per una LLC
Normalmente, per presentare le tasse LLC in modo appropriato, dovrai compilare un modulo W9. In questo modulo sono inclusi gli interessi ipotecari, il reddito non dipendente e la cancellazione del debito. Sebbene il modulo W9 sia piuttosto semplice, può sembrare complicato da compilare se stai presentando una LLC. Ma, se lo fai in modo appropriato, tu e la tua azienda potete evitare ogni tipo di difficoltà o problema fiscale.
A causa del fatto che l'IRS non riconosce le LLC come entità commerciali indipendenti, le LLC possono scegliere di essere tassate come ditta individuale (un'entità indistinta), partnership o società. Ciò significa che se sei l'unico proprietario (membro) della tua LLC, sarà tassata come entità indistinta.
Scegliere di tassare una LLC unipersonale come entità indistinta significa riportare i profitti e le perdite aziendali sulla dichiarazione dei redditi individuale (nota come tassazione pass-through). Se ricevi direttamente 1099 per le entrate LLC, potresti comunque dover compilare un modulo W9.
Se sei una società C o S, spunta la casella W9 sotto il nome dell'attività e indica anche una C o S accanto a questa casella, a seconda del tipo di società. Puoi anche utilizzare il modulo 2553 per formare una società S, che evita la doppia imposizione.
Che tu stia gestendo la tua LLC come membro individuale, società o partnership, con i seguenti passaggi puoi facilmente compilare o completare il modulo W9 per la tua attività;
Single Member LLC Single
L'Internal Revenue Service vede una società a responsabilità limitata con un solo socio come un'entità non considerata ai fini della tassazione federale sul reddito. Quindi, l'unico proprietario di una LLC deve presentare le tasse allo stesso modo di un unico proprietario.
- Nelle prime due righe del modulo W9, compila il tuo nome e il nome legale della tua società a responsabilità limitata (LLC). Immettere il nome legale della LLC nella seconda riga dopo il nome con cui si presenta la dichiarazione dei redditi.
- Inserisci la sede dell'attività, inclusa la città, lo stato e il codice postale della struttura.
- Dovresti controllare come una persona fisica/proprietario unico/un membro LLC e non una "società a responsabilità limitata" perché è quello che sei classificato ai fini fiscali.
- Quindi, inserisci il tuo numero di previdenza sociale. È necessario utilizzare il numero di previdenza sociale (SSN). L'Internal Revenue Service (IRS) ti consente anche di inserire un EIN che hai guadagnato come unico proprietario.
- Firma la certificazione e inviala al richiedente insieme al modulo W9.
Cooperazione o Joint Venture
Per compilare il modulo W9 per società e partnership (LLC), i passaggi da seguire possono includere
- Inserisci il nome legale della LLC. Questo dovrebbe essere come appare nelle sue dichiarazioni dei redditi. Tuttavia, se ce n'è uno, dovresti elencare il nome secondario della LLC nella seconda riga, "Nome dell'attività".
- Seleziona "Società a responsabilità limitata" dal menu a discesa.
- Per una partnership, inserisci "P" nella riga di classificazione fiscale e per le società S, puoi scrivere "S".
- Inserisci la sede dell'attività, come la città, lo stato e il codice postale.
- Immettere il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) della LLC.
- Fai una copia del modulo W-9 e invialo alla persona che lo richiede.
Ogni cliente per il quale ha lavorato un libero professionista o un appaltatore deve avere un modulo W-9 compilato. Quindi, conserva una copia del modulo W-9 per i tuoi archivi solo per essere al sicuro. Se un cliente non riceve il suo 1099-MISC alla fine dell'anno, puoi anche utilizzare questo modulo per contattarlo.
Come compilare un modulo W9 per un'azienda
Piuttosto che inviarlo all'IRS, il W9 è un modulo fiscale che invii ad altre aziende. Supponiamo che la tua azienda completi il lavoro per un'azienda locale; per inviarti un modulo fiscale 1099 o per confermare che tu o la tua azienda non ne avete bisogno, il modulo W9 che compili fornisce loro le informazioni di cui potrebbero aver bisogno. La buona notizia è che le istruzioni di W9 sono abbastanza semplici che la compilazione delle caselle non richiede troppo tempo.
Nel modulo W9, fornirai informazioni come il tuo nome, il nome della tua azienda, il tuo codice fiscale (TIN) e la struttura della tua organizzazione. Dovrai anche indicare eventuali esenzioni che potresti avere da determinati mandati di segnalazione. Dopo aver completato intenzionalmente il modulo W9 per la tua attività, puoi semplicemente firmarlo.
Istruzioni di base per compilare il modulo W9 per la tua azienda
Partiamo dal presupposto che la tua azienda potrebbe aver fornito a un'azienda locale $ 2,800 di servizi l'anno scorso. Al fine di presentare 1099 per l'IRS, tale società richiederà un modulo W9 dalla tua attività. Puoi semplicemente scaricare il modulo W9 dal sito Web dell'IRS e compilarlo per la tua attività secondo le istruzioni. Le informazioni richiedono:
- Il tuo nome legale completo come appare sulla tua dichiarazione dei redditi.
- Se hai una ragione sociale diversa dal tuo nome, dovrai fornirla.
- La classificazione legale o IRS della tua azienda (ditta individuale, società a responsabilità limitata, società, ecc.).
- Per le ditte individuali, è necessario fornire il numero di previdenza sociale o il codice fiscale (TIN).
- Dettagli che chiariscono se il denaro ricevuto è esente o meno dalla ritenuta d'acconto.
- Quando si tratta di segnalare conti esteri, indipendentemente dal fatto che tu sia esentato dai requisiti di segnalazione se il tuo denaro viene depositato al di fuori degli Stati Uniti,
Firma il documento una volta completato. Tuttavia, come dichiarazione giurata che le informazioni sul W9 per la tua azienda sono accurate, dovresti ricontrollare la tua firma. In caso contrario, praticamente significa che hai commesso spergiuro, il che sembra essere un crimine.
Inoltre, la ritenuta d'acconto sottrae il 24%, proprio come avviene per la ritenuta d'acconto sulla busta paga di un dipendente. Questi potrebbero influire sul reddito, sui dividendi, sugli affitti e sulle royalties, nonché sul compenso per i non dipendenti, ma non hanno alcun effetto sugli accordi immobiliari. In questo caso, la società che richiede i tuoi servizi detrarrebbe un determinato importo dal tuo servizio di $ 2,800. Pertanto, l'azienda non ritirerà i tuoi salari se fornisci il tuo TIN e certifica che non sei soggetto a ritenuta d'acconto.
Come compilare un modulo W9 come libero professionista
Un modulo W9 è un documento che i lavoratori autonomi, come un libero professionista, che forniscono servizi alle società, devono compilare per tenere traccia delle loro informazioni fiscali e finanziarie. Utilizzando questo modulo, una società sponsor può fornire all'Internal Revenue Service informazioni accurate sul libero professionista e un codice fiscale.
In qualità di appaltatore indipendente o libero professionista, il modulo IRS W9 è più comunemente utilizzato con ogni datore di lavoro. I dipendenti a tempo pieno non hanno bisogno di un W9. È necessario compilare un modulo W9 poiché i datori di lavoro non trattengono le tasse da un appaltatore indipendente o da un libero professionista.
Se sei un libero professionista, la procedura seguente può aiutarti a imparare a compilare correttamente il modulo W9
# 1. Inserisci il tuo nome
Usando il nome legale sulla tua dichiarazione dei redditi, scrivi o digita il tuo nome completo.
#2. Inserisci il nome della tua attività
Digita o scrivi il nome della tua attività oppure ignora il nome dell'entità.
#3. Decidi la tua classificazione IRS
Qui, seleziona l'appropriato opzione di classificazione fiscale federale. Come entità commerciale, probabilmente sei un unico proprietario, una società C, una società S, una partnership, un trust o un patrimonio, una società a responsabilità limitata o un altro tipo di attività.
#4. Seleziona le tue esenzioni
Se si dispone di esenzioni dalla ritenuta alla fonte o dalla rendicontazione ai sensi del Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), è necessario inserire il beneficiario o il codice di rendicontazione corretto in questa parte. Alcune società sono escluse dalla ritenuta d'acconto quando si tratta di pagamenti di interessi e dividendi. Tuttavia, dovresti consultare le istruzioni del modulo per essere sicuro.
#5. Fornisci il tuo indirizzo
Qui, dovresti scrivere l'indirizzo completo che utilizzi nella dichiarazione dei redditi, insieme al numero, al nome della via e al numero dell'appartamento o dell'appartamento. Questo potrebbe essere il tuo luogo di residenza o il tuo luogo di lavoro.
#6. Inserisci il resto del tuo indirizzo
In genere, questo include la tua città, stato e codici postali. Affinché l'IRS colleghi i tuoi documenti 1099 come libero professionista al tuo modulo 1040, devi includere un indirizzo corrispondente nel modulo W9 che compili.
#7. Inserisci i dettagli del richiedente
In questa sezione dovrai includere anche il nome completo e l'indirizzo della persona o dell'azienda che ti ha richiesto di compilare questo modulo. Anche se non è un requisito, è una buona idea annotare queste informazioni per i tuoi archivi.
#8. Fornisci il tuo codice fiscale (TIN) e completa la parte 1
Per un libero professionista, la parte 1 del modulo W9, che si occupa del numero di identificazione del contribuente, è la sezione successiva da compilare. Puoi farlo inserendo il numero TIN della tua attività nel campo appropriato. Come libero professionista, è probabile che il tuo TIN sia il tuo numero di previdenza sociale (SSN). Nel frattempo, se si trattasse di un diverso tipo di azienda, è probabile che il tuo TIN sia il numero di identificazione del tuo datore di lavoro (EIN).
Un'opzione alternativa consiste nel consultare le istruzioni del modulo per ulteriori informazioni su come compilare il modulo come immigrato o entità non considerata.
#9. Completa la Parte II per certificare o autenticare il tuo modulo W9
La parte finale del tuo modulo W9 da compilare come libero professionista richiede di affermare, a pena di falsa testimonianza, che le informazioni fornite sono accurate. Ciò significa che stai certificando che le informazioni che hai fornito sono accurate e che sei stato veritiero durante tutto il processo. Per salvaguardare i tuoi diritti legali, questa parte del modulo è sempre fondamentale. Firmando il tuo nome e la data sul documento, dichiari che le seguenti affermazioni sono vere:
- Hai scritto o stai aspettando di ottenere il TIN corretto per te stesso.
- Non devi preoccuparti del backup fonte dal momento che sei esente o hai un valido motivo per non farlo; forse l'IRS non ti ha informato di alcuna trattenuta aggiuntiva.
- Non importa se sei americano o no; sei cittadino americano, residente negli Stati Uniti o straniero.
- Forse sei una partnership, una società, un'azienda o un'altra entità statunitense che è stata costituita o costituita negli Stati Uniti sotto il leggi degli Stati Uniti.
- Hai fornito sul modulo il codice o i codici FATCA corretti?
Conclusione
È necessario acquisire familiarità con il modulo IRS W9 e come compilarlo se si lavora come individuo, libero professionista o entità non considerata. Consente a un cliente o un'azienda per cui lavori come individuo di ottenere facilmente il tuo nome, indirizzo e numero di identificazione fiscale. Aiuta anche a informare le persone se necessitano di una ritenuta d'acconto o se devono detrarre le tasse dai loro guadagni.
Questo modulo non è da presentare all'Agenzia delle Entrate. Devi solo inoltrarlo ai datori di lavoro che lo richiedono. Sebbene il modulo W9 sia ragionevolmente semplice da compilare, ricontrolla le tue informazioni per la precisione. Tuttavia, se hai problemi a compilare questo modulo, potresti prendere in considerazione l'assunzione di un commercialista che ti guidi attraverso il processo.
Come compilare una FAQ W9
Come appare il modulo W9?
L'IRS W-9 è un documento di una pagina con cinque pagine di istruzioni.
Dove posso trovare il modulo W9?
Per compilare un modulo W9 come ditta individuale, LLC unipersonale o individuo, procuratene uno dal tuo cliente, banca o altro istituto finanziario. Una versione PDF di esso è disponibile anche sul sito web dell'IRS.
Che cos'è la ritenuta d'acconto?
La ritenuta d'acconto è denaro detratto dalla busta paga e rimesso all'IRS dai pagamenti del reddito. I pagatori possono essere obbligati a trattenere le tasse affinché l'IRS riceva eventuali imposte sul reddito non pagate.
Un individuo deve compilare W9?
I datori di lavoro che assumono un individuo come appaltatore indipendente devono fornire un modulo W9 da compilare prima di iniziare a lavorare. Tuttavia, un individuo o un "appaltatore indipendente" che deve compilare un modulo W9 deve aver soddisfatto alcuni criteri particolari.
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