Hai bisogno di suggerimenti per organizzare un evento? Sei arrivato nel posto giusto. Nel corso degli anni abbiamo partecipato a numerosi eventi ospitati da vari gruppi. Abbiamo anche un sacco di best practice da utilizzare, anche se non possiamo elencare tutte le specifiche che devi considerare (spesso dipende dal tipo di evento!). Ti guideremo attraverso i passaggi coinvolti nella pianificazione degli eventi in questo post del blog.
Che cos'è un piano di eventi?
Un piano dell'evento funge da tabella di marcia per tutti gli elementi del tuo evento.
Questi componenti sono coordinati seguendo gli obiettivi e gli obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Realizzabili, Rilevanti e Limitati nel tempo) e un periodo di tempo. Ti consigliamo di lavorare a ritroso dalla data dell'evento per determinare la tua sequenza temporale (un programma di ritorno al lavoro!).
Mentre ti prepari per il grande giorno, il tuo organizzatore di eventi può fungere da guida per tenerti in pista. Non importa quanto grande o piccolo sia il tuo evento, un piano di successo include gli stessi elementi cruciali, che esamineremo nella parte successiva.
Quali sono i passaggi nella pianificazione di un evento?
La gestione degli eventi è impegnativa. Tenere traccia di tutti i dettagli minori può essere difficile quando ci sono così tante parti in movimento. C'è molto da considerare, dalla scelta del luogo e dei relatori all'assicurarsi di aver inviato note di ringraziamento e condurre un debriefing post-evento.
Ecco alcuni passi stabiliti nell'organizzazione di un evento.
#1. Sviluppare obiettivi e obiettivi dell'evento
Stabilire uno scopo e un obiettivo chiari è la prima fase. Quali obiettivi hai in mente per organizzare questo evento?
#2. Forma una squadra
Per gestire tutti gli arrangiamenti di qualsiasi evento, è necessario uno sforzo di squadra concertato. Scegli un membro chiave del comitato per guidare l'evento e designa specifici presidenti di sottocommissione. La sede, i relatori, l'intrattenimento, la pubblicità, gli sponsor, i trasporti, l'amministrazione dei volontari e altre aree potrebbero essere tutte coperte da sottocomitati.
#3. Fissare una data
Prima di definire la data del tuo evento, assicurati di prendere in considerazione quanto segue.
Concediti tutto il tempo per organizzarti; idealmente, questo dovrebbe essere compreso tra quattro e sei mesi, a seconda delle specifiche del tuo evento.
- Sii consapevole delle vacanze
- Evita i grandi eventi o le vacanze scolastiche
- Verifica le date con i partecipanti importanti (relatori/presentatori principali, visitatori VIP, parti interessate).
#4. Brandizza il tuo evento
Devi selezionare un argomento che sia attuale e distintivo se vuoi che il tuo evento si distingua. Pensa a un tema ampio e coinvolgente per il tuo evento e rifletti seriamente sul nome. In particolare nei media Internet, può attirare l'attenzione. Considera i tuoi obiettivi per l'evento mentre ti vengono in mente suggerimenti per il nome. Crea uno slogan: una frase di branding succinta e accattivante che riassuma l'occasione. Crea un logo per rappresentare il tuo evento. T-shirt, bottiglie d'acqua, borse e altri oggetti possono essere marchiati con l'aiuto di un logo. Un logo può essere facilmente realizzato utilizzando lo strumento di progettazione grafica online gratuito Canva.com.
#5. Fare un piano generale
Tutti gli elementi dell'evento, tra cui:
- Selezione della posizione, pianificazione e catering (contratti, permessi, assicurazioni, selezione dei pasti, catering, ecc.)
- Relatori/presentatori (identificazione, verifica, logistica e gestione) (identificazione, conferma, logistica e gestione)
- Attività/intrattenimento
- Promozione e pubblicità sia offline che su Internet (pagina web, promozione online, calendari di eventi, programmi stampati, relazioni con i media, segnaletica, social media, ecc.)
- Gestione Sponsor e Partner
- Gestione dei volontari
- Ricorda che le persone fanno volontariato per una serie di motivi (pulsanti caldi), come il desiderio di fare la differenza, la possibilità di incontrare nuove persone socialmente o il desiderio di imparare o sperimentare qualcosa di nuovo. Buone esperienze di volontariato possono portare a un ulteriore volontariato. Non si offriranno più volontari e diranno agli altri se hanno avuto un'esperienza terribile. Assicurati che i tuoi volontari abbiano un senso di calore e partecipazione. Devono credere che i loro sforzi siano valsi la pena e che siano stati utili.
#6. Determinare i processi amministrativi
Come terrete traccia degli elenchi di relatori, ospiti, budget e registrazioni?
#7. Identificare e creare partnership e sponsorizzazioni
Ci sono aziende con cui potresti collaborare o chiedere una sponsorizzazione per aiutare con i costi e aumentare la partecipazione? Quando includi altre persone o organizzazioni nel tuo evento, hanno un interesse acquisito nell'assistere con la pubblicità e garantire il successo dell'evento.
Potresti pensare a:
alla ricerca di sponsor aziendali per aiutare a pagare alcuni dei costi dell'evento. Ciò può includere qualsiasi cosa, dalle imprese locali che potrebbero essere in grado di donare beni o servizi, come fiori per le tavole, articoli per sacchetti regalo, ecc., alle organizzazioni globali che vorrebbero sponsorizzare un pasto, offrire un premio alla porta o fornire un oggetto d'asta silenzioso significativo.
Unisci le forze con i gruppi di quartiere che possono fornire una posizione o aiutare con la pianificazione o il personale dell'evento.
#8. Crea un piano pubblicitario
Anche con la formazione di oratori o di intrattenimento più incredibile, hai ancora bisogno di PR per attirare i partecipanti. Il primo passo nella promozione dell'evento è un avviso o una pagina sul tuo sito Web, seguito da un promemoria nella tua newsletter o e-mail per salvare la data, seguito da pubblicità offline e online, relazioni con i media e comunicazioni continue per promuovere la registrazione. Senza i ringraziamenti post-evento, i ringraziamenti degli sponsor e le storie che evidenziano il messaggio principale dell'evento o il successo della raccolta fondi, nessuna strategia è completa.
# 9. Stabilisci un budget
Le stime per tutti i componenti importanti inclusi nel piano generale dell'evento dovrebbero essere incluse nel budget. Non dimenticare di tenere conto delle spese di viaggio di eventuali relatori o presentatori.
#10. Valutare l'evento
Come saprai se il tuo evento è stato un successo? Usi i numeri di partecipazione per valutare il successo? Quanto hai raccolto? Il messaggio? Come hai coinvolto il pubblico oi membri? Quando definisci per la prima volta i tuoi obiettivi e obiettivi, dovresti pensare a come valuterai l'evento per misurare il tuo successo.
Quali sono le sette fasi della pianificazione degli eventi?
Organizzare una festa sul posto di lavoro, che si tratti di una festa o di un pranzo annuale per i clienti, richiede molta preparazione e un po' di fortuna. Questi sette suggerimenti possono aiutarti a ridurre lo stress e garantire che il tuo evento speciale sia davvero speciale.
#1. Inizia prima di quanto pensi sia necessario.
Anche se la data del tuo evento può sembrare lontana, dovrai prendere molte piccole misure lungo la strada per rimanere in pista. Se la tua organizzazione tiene riunioni annuali, potresti iniziare a pianificare gli elementi essenziali, come la sede e l'agenda, non appena la riunione precedente è terminata, mentre le lezioni apprese da ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato sono ancora fresche. Se stai organizzando una festa per le vacanze, verificare la disponibilità della sede durante l'estate può aiutarti a ottenere la tua prima scelta e forse anche qualificarti per uno sconto per aver effettuato una prenotazione anticipata. Iniziare presto riduce la probabilità di perdere dettagli cruciali e ti dà il tempo di apportare modifiche.
#2. Stabilisci un calendario principale.
Fai un elenco dei passaggi che devono essere compiuti dopo aver ricevuto il feedback iniziale dal tuo datore di lavoro e da altre parti interessate. Su larga scala, ciò può comportare la ricerca di potenziali luoghi, la preparazione del cibo, l'invio di moduli di registrazione e l'organizzazione del trasporto. Fornire istruzioni e scadenze più dettagliate dopo ciascuno di questi. Ad esempio, devi esaminare le tue possibilità, visitare le tue migliori scelte e scoprire cosa sarà e non sarà offerto prima di effettuare la prenotazione di una sede (ad esempio, apparecchiature AV). Al termine di ogni attività, cancellala dall'elenco e, se necessario, aggiungine di nuove.
#3. Metti insieme una squadra.
Evita di tentare di gestire tutta la pianificazione da solo. Assegna invece compiti specializzati basati sui punti di forza di ogni persona. Qualcuno del tuo team ha lavorato nel settore della ristorazione? Chiedigli di esaminare le opzioni di ristorazione. Un collega in fondo al corridoio suona in una cover band a lato. Chiedile di occuparsi dell'organizzazione dell'intrattenimento. Avere aspettative e scadenze esplicite e programmare riunioni regolari per monitorare i progressi.
#4. Contrattare con i fornitori sui prezzi.
Questo passaggio potrebbe essere semplice se utilizzi costantemente gli stessi fornitori perché potresti avere diritto a uno sconto. Anche organizzare la tua funzione in un giorno o in un orario non di punta potrebbe far risparmiare sui costi. Scopri che tipo di sconto puoi ottenere se richiedi più di una camera d'albergo per ospiti fuori città; spesso, gli hotel compreranno una stanza se hai effettuato un determinato numero di prenotazioni. Ottieni quotazioni da diversi fornitori per i servizi di cui hai bisogno, in quanto ciò può aiutarti a contrattare: ad esempio, se il ristoratore con il menu migliore sa che hai offerte più economiche, potrebbe essere pronto a ridurre i prezzi.
#5. Considera "cosa succede se".
Preparati in anticipo per potenziali ostacoli. Sarebbe bello se il nuovo ristorante alla moda in città potesse ospitare il tuo raduno festivo. Chiedere cortesemente il numero di altri eventi programmati per la stessa notte è importante poiché potrebbe influire sul livello di assistenza che il tuo gruppo riceve. O forse stai organizzando una gita in famiglia in un vicino parco a tema. Verificare che ci siano attività per tutti i bambini; non vuoi che i più piccoli siano tristi perché non possono salire sulle giostre.
#6. Prendilo per iscritto.
Per evitare sorprese il giorno dell'evento, leggere attentamente i contratti dei fornitori. Non fare supposizioni; tutto ciò che prevedi di ricevere deve essere dichiarato esplicitamente. Assicurati che il tuo contratto indichi chiaramente che il venditore monta e smonta la tenda e le sedie che stai noleggiando, ad esempio. I tuoi contratti dovrebbero coprire anche gli imprevisti, ad esempio chi interverrà se il DJ che hai prenotato si ammala.
#7. Divertiti!
È tempo di fare un passo indietro e vedere il tuo duro lavoro ripagato quando arriva il grande giorno e tutto è pronto e funziona senza intoppi. Apprezza il momento, ma sii anche consapevole dei potenziali cambiamenti che potresti apportare per il futuro. E ricorda sempre di esprimere gratitudine a tutti coloro che hanno contribuito al successo dell'evento.
Quali sono le 6 fasi della pianificazione di un evento?
La pianificazione è la chiave per un evento di successo. È semplice sentirsi sopraffatti perché ci sono così tanti fattori da tenere in considerazione. Per assicurarti che il tuo evento si svolga con successo e rientri nel tuo budget, segui i nostri sei passaggi.
#1. Identifica i tuoi scopi e i tuoi obiettivi.
È importante prendere posto e considerare i tuoi obiettivi per l'evento prima di esaminare le potenziali località. Stai tentando di sollecitare donazioni? o pubblicizzare il lancio di un prodotto specifico? Vuoi 40 o 400 invitati?
Anche essere particolari riguardo al tuo pubblico è fondamentale. La pianificazione e il budget saranno più facili per te se sei consapevole dei tuoi obiettivi principali e disponi di criteri concreti per misurare i progressi.
#2. Imposta un budget
Spendere un po' di più qua e là è semplice quando vuoi che tutto sia impeccabile. Ma prima che tu te ne renda conto, questo può accumulare fino a centinaia o addirittura migliaia di dollari oltre il budget. Puoi controllare meglio le tue spese creando un budget realistico e flessibile.
Questi componenti essenziali dovrebbero essere inclusi nel tuo budget:
- L'affitto della sede Include tutte le altre spese come l'assicurazione.
- Ristorazione: spuntini e pasti durante la pausa.
- Spese per il personale: coprono l'installazione, il coordinamento e la pulizia.
- Che si tratti di un DJ o di invitare ospiti speciali a parlare.
- Noleggio audiovisivi: a seconda della località, potrebbe essere necessario noleggiare apparecchiature aggiuntive. un proiettore, per esempio.
- Decorazione: se l'evento ha un tema, potrebbe essere necessario acquistare o noleggiare decorazioni extra.
- Marketing: se hai i fondi, è una buona idea creare un budget per il marketing perché promuovere il tuo evento è essenziale per il suo successo.
- Contingenza: non importa quanto attentamente ti prepari per il tuo evento, inevitabilmente sorgeranno costi imprevisti. Per fornire una rete di sicurezza, inclusa una contingenza del 10%.
#3. Calendario dell'evento e programmazione
Concedersi abbastanza tempo è la parte più cruciale della preparazione. Quando sei a corto di tempo, il tempo sembra volare così velocemente. Idealmente, dovresti concederti 4-6 mesi per preparare e realizzare eventi più grandi.
Verificare la presenza di potenziali conflitti se la data è variabile. Non vuoi prenotare un luogo solo per sapere che il tuo evento è in conflitto con una festività religiosa significativa o che un relatore ospite cruciale non sarà disponibile quel giorno.
Ti consigliamo di creare un piano generale e una sequenza temporale che includa tutte le date di scadenza cruciali prima dell'evento per garantire che tutto funzioni senza intoppi. In questo modo sarà anche più facile assegnare incarichi al tuo team. Presentazione di licenze, polizze assicurative, conferma di eventuali relatori ospiti, date critiche per il marketing e la pubblicità, inviti inviati, scadenza RSVP e un calendario dettagliato per il giorno effettivo potrebbero essere inclusi nella sequenza temporale.
#4. Partnership
Potresti considerare di collaborare con altri gruppi per la sponsorizzazione a seconda della natura e delle dimensioni del tuo evento. Questo può aiutarti a risparmiare denaro, aiutando anche i tuoi sforzi di marketing e promozione.
Assicurati di sottolineare un chiaro valore per le aziende a cui stai chiedendo di sponsorizzare il tuo evento. Le tue possibilità di successo aumenteranno se puoi sostenere con forza la sponsorizzazione.
#5. Promozione
È ora di spargere la voce sul tuo evento ora che i preparativi sono in corso. Anche se hai in programma gli oratori più straordinari, nessuno si presenterà se non è a conoscenza dell'evento.
Includi date importanti nella sequenza temporale dell'evento e crea un piano di PR e marketing. La tua strategia di marketing dovrebbe includere:
- Un annuncio della pagina web sull'evento.
- newsletter ed esplosioni di e-mail.
- Post sui social media che sono stati programmati.
- Stampa e media, incluso il tuo comunicato stampa.
#6. Scatta foto e film per documentare l'occasione.
È importante documentare il tuo evento e il suo successo dopo tutta la preparazione e il duro lavoro. Per assicurarti che le tue foto siano del massimo livello e risoluzione, assumi un fotografo professionista.
Queste foto possono essere incluse nel follow-up post-evento, che può includere anche un comunicato stampa sull'evento e note di ringraziamento a eventuali sponsor e partecipanti. Inoltre, queste immagini potrebbero aiutare a pubblicizzare i prossimi eventi. Immagini e video possono essere facilmente salvati e condivisi con la suite Vista.
Puoi aggiungere membri del team o partecipanti dopo aver creato l'area per il tuo evento. Le tue foto vengono tutte salvate in un'unica posizione, dove sono tutte comodamente accessibili e organizzate.
Quali sono le 3 componenti essenziali della pianificazione degli eventi?
Pianificare un evento è molto diverso dall'organizzare una tipica festa. Indipendentemente dal fatto che l'evento sia di alto profilo o privato, ci vogliono molta più preparazione, sviluppo e organizzazione. Alla fine della serata, ogni event manager spera in un evento di successo, ma raggiungere questo obiettivo non è sempre semplice. La pianificazione di un buon evento richiede i seguenti tre fattori:
#1. Stabilire un obiettivo con obiettivi e un budget.
Stabilisci obiettivi, obiettivi e, soprattutto, un budget che copra tutti gli aspetti dell'evento prima ancora di iniziare a sognare ad occhi aperti su un tema. Quali sono i vostri obiettivi per l'occasione? Stai tentando di raccogliere fondi? C'è un prodotto che merita un'attenzione particolare? Cosa considererebbe il cliente un successo dell'evento? Avere un obiettivo in mente renderà molto più facile organizzare il resto dell'evento.
Perché è fondamentale creare un budget? Devi sapere dove impostare un limite di spesa, per cominciare. Anche se puoi ancora realizzare molto con un budget limitato, non dovresti organizzare un evento che non soddisfi i desideri e le capacità finanziarie del cliente. Crea un budget per voce in modo che ogni passaggio venga registrato e la tua spesa rimanga entro limiti accettabili.
#2. Scegli una posizione e stipula contratti con i fornitori
Tutti sanno che non puoi organizzare una festa senza un luogo per accogliere tutti i tuoi ospiti. Lo stesso vale sia per gli eventi economici/societari significativi che per quelli minori. A seconda del concetto generale, del budget e dell'atmosfera che si desidera che l'evento abbia, trovare la sede ideale potrebbe essere difficile. Mentre i lanci di prodotto dovrebbero essere un po' più partecipativi e coinvolgenti, la scelta di una struttura consolidata con enormi sale da ballo parlerà di un tema di ricchezza per un ambiente più di alta classe. La pianificazione per il design può iniziare sul serio dopo che hai la sede.
L'utilizzo dei contratti con i fornitori è una componente significativa della preparazione dell'evento. Una volta che hai una location, devi iniziare a pianificare il menu e l'aspetto generale dell'area dell'evento. Per creare l'evento ideale, devi utilizzare i tuoi contatti nel cibo, nell'illuminazione, nella musica/DJ, nella biancheria, nei fiori e persino nel cake design. Anche se molte sedi offriranno alcuni di questi servizi, a seconda del prodotto finale di cui un cliente ha bisogno, potresti comunque dover assumere i tuoi contatti. Dare ai tuoi clienti opzioni tra cui scegliere può occasionalmente produrre i migliori risultati perché sono stati coinvolti nell'intera strategia.
# 3. Marchio
Gli eventi di marketing sono essenziali per i tuoi clienti perché i partecipanti devono essere consapevoli delle specifiche dell'ora e del luogo per partecipare. Il branding è importante perché vuoi che il tuo evento venga notato e si distingua dalla massa. Pensa a diversi nomi di eventi, temi e persino design del logo per offrire ai partecipanti un gusto e un'esperienza distintivi. Crea uno slogan per l'evento che combini gli obiettivi del cliente e un'anticipazione di ciò che accadrà lì per fare il possibile.
Invia una data di salvataggio se stai organizzando un evento con largo anticipo (da sei a dodici mesi) in modo che gli ospiti abbiano il tempo di segnare i loro calendari. Un invito ufficiale può quindi essere inviato come follow-up man mano che l'evento si avvicina. Se l'evento è per il lancio di un prodotto, non dimenticare di evidenziarlo nell'invito. Un invito è anche una fantastica opportunità per promuovere il tema generale dell'evento.
Assumere un gestore di eventi in grado di gestire tutti gli aspetti della pianificazione, dall'ideazione alla conclusione, a volte è l'approccio migliore per garantire un evento di successo. Fai un elenco di tutto ciò che devi fare e cancella le voci man mano che procedi se intendi gestire da solo la pianificazione dell'evento.
Quali sono le cinque C della gestione degli eventi?
Ecco le cinque C della gestione degli eventi: Concept, Coordination, Control, Culmination e Closeout. Ma cosa significano?
#1. Concetto
Il concetto viene prima. La concettualizzazione del tuo evento stabilisce le fondamenta su cui sarà costruito. Quando lo fai, dovresti prendere in considerazione:
Chi parteciperà, quando, dove e cosa accadrà al tuo evento sono tutte domande importanti?
Non shortchange le specifiche qui. Approfondisci ciascuno degli argomenti di cui sopra e prenditi il tempo per comprendere ogni aspetto del tuo evento. Qual è l'obiettivo principale del tuo evento, tanto per cominciare? Qual'è il risultato? Il tuo pubblico deve comprendere e relazionarsi con questo scopo. Dopo averlo fatto, puoi iniziare a considerare il tuo pubblico, come contattarlo e come coinvolgerlo.
Conoscere il 'Perché' e il 'Chi' ti permette anche di fare breccia nel 'Quando' e nel 'Dove'. La sede del tuo evento può essere un gioco da ragazzi se il tuo pubblico di destinazione è concentrato in quella zona, sia per residenza che per lavoro. Oppure, se rappresentano uno spaccato della popolazione o un'attività, potrebbe esserci un anno più adatto o meno impegnativo che contribuirà ad aumentare le presenze.
#2. Coordinazione
La pianificazione può iniziare dopo che hai il tuo concetto. Dato che probabilmente ci saranno molti elementi che dovrai coprire, questo sarà probabilmente uno dei passaggi più lunghi del processo.
Esaminerai quanto segue durante la fase di coordinamento:
- Scegliere un tema
- Stabilire un budget affidabile
- Fare un programma
- Alla ricerca di una posizione
- Organizzazione ristoratori e decoratori
- Organizzazione di intrattenimenti, conferenze o altri eventi
- Acquisto di attrezzature
- Organizzazione del trasporto e dell'alloggio
- Valutazione del rischio e sicurezza
- Piani per la contingenza
L'elenco sopra riportato non è affatto completo. A seconda delle dimensioni e della natura del tuo evento, può essere più breve o più lungo. Ma la chiave è che devi assicurarti che tutte le tue basi siano coperte durante la fase di coordinamento del processo.
#3. Controllo
Il controllo degli eventi implica esattamente questo. mantenendo il controllo. Tieni le cose sotto controllo e segui la tua strategia il più fedelmente possibile. È possibile sprecare tempo, denaro o entrambi in risorse che non supportano il "Perché" che hai creato nella fase di ideazione se inizi a deviare dalla rotta e diventi sviato.
Quando inizi a pianificare, sarebbe utile creare una sequenza temporale e definire obiettivi specifici per ciò che deve essere fatto, entro quando e da chi. Tieni d'occhio il premio e assicurati di avere un'idea chiara di come sarà il tuo evento prima di fare qualsiasi altra cosa perché, con la gestione degli eventi, non puoi mai avere troppo controllo.
#4. Culmine
Concludiamo l'evento. il vero grande giorno. È ora di iniziare lo spettacolo ora che il tuo evento ha avuto successo. Ma il tuo lavoro di event manager non finisce quando inizia l'evento. In realtà, è appena iniziato.
La comunicazione con fornitori, venditori e personale, un'attenta attenzione ai tempi, i controlli di sicurezza e l'impostazione tempestiva fanno tutti parte della fase culminante. La fase culminante, come la fase di controllo, consiste nel guidare la nave nella giusta direzione e mettere in atto misure di riserva nel caso in cui viri fuori rotta.
#5. Chiusura
Al termine dell'evento, inizia la fase di chiusura. Assicurarsi che la posizione sia pulita e ordinata, comunicare con il personale e concludere le cose con eventuali ristoratori, intrattenimento, ecc.
La chiusura si estende anche alla gestione post-evento, come ottenere feedback dai clienti, valutare la tua performance, ringraziare la partecipazione e il personale, esaminare il budget, ecc. Anche se potresti semplicemente voler fare un lungo pisolino dopo il tuo evento, la gestione post-evento ti consentirà di valutare se hai raggiunto i tuoi obiettivi e come, nonché come puoi portare avanti lo slancio da esso.
Sommario
La gestione degli eventi e il successo della pianificazione richiedono alcuni talenti. Nelle varie fasi della procedura, entrano in gioco abilità come l'attenzione ai dettagli, l'ingegnosità, la resistenza e il pensiero strategico. Per questo motivo, è fondamentale affrontare la gestione degli eventi con una solida strategia che ti consenta di percorrere la strada (a volte) accidentata e uscire dall'altra parte relativamente illeso, crogiolandoti nella gloria di un evento di successo.
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Riferimenti
