Sei un membro del consiglio e ti stai chiedendo cosa sono i verbali delle riunioni del consiglio? Non hai idea di cosa significhi prendere minuti? O forse sei un principiante nel mondo della corporate governance e vuoi aggiornarti su come funzionano i verbali aziendali.
I verbali sono il verbale ufficiale di una riunione e sono una parte importante del processo decisionale. Se sei un membro del consiglio che vuole sapere cosa succede alle tue riunioni ma non puoi farle tutte, o se hai bisogno di aiuto per preparare i tuoi verbali delle riunioni, questo articolo fa per te!
Cosa sono i verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione?
I verbali delle riunioni del consiglio sono un resoconto dettagliato dei lavori del consiglio di amministrazione di una società. Comprendono tutte le azioni intraprese dal consiglio di amministrazione e sono utilizzate come strumento di riferimento dal management, dagli investitori e dagli organismi di regolamentazione.
I verbali sono generalmente scritti prima, durante e dopo ogni riunione e sono firmati da tutti i membri presenti alla riunione. Il verbale dovrebbe riflettere ciò che è stato discusso durante la riunione e tutte le decisioni prese. I verbali possono anche essere indicati come "verbale del procedimento" o semplicemente "minuti."
I verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione sono una parte importante della gestione di un'attività di successo. Sono una registrazione scritta di ciò che accade durante la riunione e includono la data, l'ora e il luogo della riunione, nonché un elenco dei partecipanti e dei loro titoli.
Mentre prendere verbali in una riunione del consiglio possono sembrare un lavoro inutile, possono essere estremamente utili in molti modi. Per esempio:
- Forniscono una registrazione scritta di ciò che è accaduto durante la riunione. In questo modo è facile per chiunque non abbia potuto partecipare, compresi i membri che erano in vacanza o avevano altri impegni, vedere esattamente cosa è successo durante la loro assenza.
- Aiutano a garantire che tutti siano d'accordo sulle decisioni chiave prese dal consiglio. Senza questo record, potrebbe essere difficile per tutte le persone coinvolte ricordare esattamente come qualcosa è stato deciso o risolto.
- Aiutano ad aumentare la trasparenza all'interno della tua organizzazione documentando ogni decisione presa dal consiglio in modo che tutte le parti interessate sappiano esattamente come stanno le cose in un dato momento.
- Possono essere utilizzati per tenere traccia delle decisioni prese dal consiglio di amministrazione dell'organizzazione nel tempo. Possono anche essere utilizzati come prova quando è il momento di presentare i risultati della tua organizzazione in rapporti o domande di sovvenzione.
Cosa dovresti includere nei tuoi verbali?
La presa dei minuti è uno dei compiti più importanti di qualsiasi membro del consiglio. È tua responsabilità registrare ogni decisione, azione e discussione che si svolge durante una riunione del consiglio. Le informazioni raccolte verranno utilizzate per informare ed educare gli altri membri, oltre a fornire un resoconto ufficiale di ciò che è accaduto durante la riunione.
I verbali vengono solitamente registrati in base a ciò che è stato detto o fatto durante la riunione. Includi tutte le informazioni che devi sapere su ogni decisione presa durante la riunione, incluso chi ha preso quelle decisioni e perché sono state prese.
Per creare i migliori verbali di riunione possibili, ti consigliamo di prendere appunti dettagliati durante la riunione stessa. Ciò ti consentirà di catturare ciò che è stato detto e fatto in tempo reale, in modo che le tue note possano essere utilizzate in seguito come riferimento durante la stesura del verbale. Ecco cosa dovrebbe essere incluso nelle tue note:
#1. Un'introduzione all'incontro
Ciò dovrebbe includere il motivo della riunione e i suoi obiettivi. È anche una buona idea evidenziare eventuali circostanze speciali, ad esempio se si tiene in un momento o in un luogo insolito. Fai un breve riassunto di chi c'era e di cosa hanno discusso.
#2. Elenco dei partecipanti e scuse per le assenze
Includi un elenco dei partecipanti, compresi i loro titoli di lavoro e le organizzazioni che rappresentano. È utile anche annotare se qualcuno ha inviato in anticipo le scuse per la propria assenza o se ci sono altre persone che hanno chiesto di partecipare ma non possono farlo in questa occasione.
#3. Data, ora e luogo esatti della riunione
Controlla l'orologio prima di iniziare a prendere i minuti in modo da poter annotare esattamente quando inizia e finisce. Assicurati di avere tutti i dettagli corretti prima di iniziare a scrivere cosa è successo durante una riunione. Ciò contribuirà a evitare confusione in seguito quando cercherai di scoprire qualcosa da qualcun altro che era lì.
#4. Titolo dei punti all'ordine del giorno
Descrivi di cosa tratta ogni punto all'ordine del giorno prima di spiegare eventuali discussioni al riguardo: puoi farlo leggendo un ordine del giorno o note di riunioni precedenti su argomenti simili. Ciò aiuterà i lettori a identificare rapidamente di cosa tratta ogni punto della loro agenda fornendo loro una breve descrizione o un'intestazione prima di immergersi in esso in modo più dettagliato.
#5. Un elenco accurato di chi ha parlato durante le riunioni
La registrazione dei minuti non riguarda solo il tenere traccia di ciò che è accaduto durante la riunione; si tratta anche di registrare chi ha detto cosa. Se stai prendendo appunti durante una riunione e non sai chi ha parlato, non sarai in grado di registrare correttamente i loro contributi. Questo può anche rendere più facile ritrovarli se hai bisogno di metterti in contatto con loro in seguito.
#6. Discussioni chiave sui punti all'ordine del giorno
Se vuoi assicurarti che i tuoi verbali di riunione siano accurati e utili, allora è importante registrare le discussioni chiave su ogni punto all'ordine del giorno nei verbali. In questo modo, se un membro del personale volesse leggere il verbale in un secondo momento, può facilmente scoprire cosa è stato discusso e concordato in merito a ciascun punto all'ordine del giorno.
#7. Azioni concordate e scadenze
È importante registrare le azioni e le scadenze concordate in modo che tutti possano vedere cosa deve essere fatto e quando deve essere fatto. Queste informazioni sono fondamentali per gestire le aspettative relative alle attività all'interno del tuo dipartimento o team, oltre a garantire che tutti sappiano di cosa sono responsabili in termini di attività lavorative e progetti futuri.
#8. Data e titolo della prossima riunione
È anche utile per i verbalizzanti annotare la data e il titolo della prossima riunione. Ciò renderà più facile per i partecipanti informarsi sulle riunioni future, oltre a fornire un punto di riferimento per i verbali delle riunioni precedenti in modo che possano essere confrontati e confrontati con quelli nuovi.
Conclusione
La verbalizzazione è una parte fondamentale del processo di riunione del consiglio di amministrazione. In una riunione, i verbali sono redatti da una o più persone che prendono appunti su quanto accaduto durante la riunione. Lo scopo della verbalizzazione è registrare le decisioni, le azioni e le discussioni che si svolgono in una riunione. Il verbale dovrebbe essere una registrazione accurata di ciò che è stato detto.
Aiuta a mantenere la conversazione in pista e assicura che tutti abbiano una chiara comprensione di ciò che è stato discusso. Il verbalizzante deve essere imparziale ed obiettivo. Non dovrebbero cercare di influenzare l'esito di alcuna decisione o discussione. Ricorda: un buon verbalizzatore è qualcuno che è accurato, accurato e organizzato, ma anche abbastanza creativo da prendere appunti in un modo che avrà senso in seguito, quando i verbali verranno riletti.
