I consigli di amministrazione prendono decisioni collettive per il miglioramento dell'azienda e per proteggere gli interessi degli imprenditori. Nelle impostazioni del consiglio tradizionale, i membri del consiglio si riunivano nelle riunioni del consiglio di emergenza, o AGM. Ciò è cambiato in modo significativo nel mondo aziendale moderno e la direzione comunica più regolarmente.
È difficile per le aziende organizzare riunioni più fisiche per direttori e altri membri del consiglio. Ecco perché c'è un massiccio aumento della domanda di piattaforme di comunicazione online come le data room virtuali.
In che modo i consigli di amministrazione utilizzano il software di data room virtuale o online per le comunicazioni di bordo? Ecco una guida dettagliata sul software di data room per la gestione delle comunicazioni di bordo.
Che cos'è il software per data room virtuale?
Una virtual data room (VDR) o data room elettronica è un archivio di documenti digitali con gestione avanzata dei progetti e strumenti di comunicazione online. In altre parole, le data room virtuali sono piattaforme di gestione dei dati virtuali in cui è possibile archiviare, condividere e distribuire dati e comunicare in modo diverso.
A differenza delle soluzioni di gestione delle riunioni, le data room sono strumenti aziendali multiuso che automatizzano le riunioni e archiviano in modo sicuro le informazioni che possono essere condivise o accessibili quando necessario.
Ecco perché le data room virtuali vengono utilizzate nella gestione degli investimenti, fusioni, acquisizioni, studi clinici, raccolta fondi, proprietà immobiliari e gestione dei documenti del consiglio di amministrazione.
| Tra molti altri casi d'uso, le comunicazioni di bordo sono uno degli usi più popolari delle data room. Puoi scoprire come le data room virtuali facilitano la gestione del consiglio di amministrazione qui: https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
Perché le data room virtuali sono importanti per i consigli di amministrazione?
#1. Riunioni del Consiglio migliori e più veloci
La gestione efficace delle riunioni del consiglio rimane una sfida per il management. Devono utilizzare più software per le conferenze audio e video, l'archiviazione dei dati, la gestione delle attività e la preparazione del board book.
Le data room digitali offrono al management il lusso di gestire tutto in un unico posto. Ecco come il software della data room aiuta a gestire le riunioni del consiglio di amministrazione:
- I VDR hanno modelli personalizzabili per preparare gli ordini del giorno delle riunioni e poi inviarli a tutti i partecipanti previsti.
- I partecipanti alla riunione possono accedere a qualsiasi documento immediatamente dal repository VDR.
- Gli utenti possono utilizzare il modalità presentatore per consegnare le loro presentazioni attraverso il supporto visivo.
- La direzione può registrare l'incontro per uso futuro.
- I VDR ti consentono di automatizzare il prendere appunti processo.
- I partecipanti possono esprimere voti ed firmare documenti elettronicamente nei VDR
- Lo strumento Domande e risposte nei VDR è utile per sessioni di domande e risposte in tempo reale.
- Task manager aiuta ad assegnare, gestire e monitorare le prestazioni degli utenti.
- Costruttore di verbali di riunione automatizza la preparazione e la distribuzione dei verbali.
#2. Gestione centralizzata dei dati
Poiché il software della data room online è una tecnologia basata su cloud, i consigli di amministrazione lo utilizzano come archivio centrale di documenti. Gestione centralizzata dei dati garantisce che tutti i documenti necessari per la governance siano in un unico posto. I libri del consiglio di amministrazione, i manuali delle politiche, i verbali e gli ordini del giorno delle riunioni, i rendiconti finanziari, le proposte di fusione e acquisizione, ecc., possono essere archiviati in un unico posto per i membri del consiglio.
Inoltre, la direzione può categorizzare i dati in qualsiasi modo preferito e gli utenti VDR possono accedervi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. I migliori fornitori di data room virtuali sul mercato hanno app mobili dedicate per l'accesso 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX. Molti fornitori di data room danno persino accesso offline ai documenti VDR.
#3. Controllo documenti
Il controllo al 100% sui documenti è un altro fattore che differenzia le data room virtuali dalle altre piattaforme di gestione delle riunioni. La gestione VDR può impostare autorizzazioni di accesso ai file per i membri del consiglio, gli investitori o i membri del comitato di conseguenza.
Ad esempio, è possibile impedire l'uso non autorizzato di materiale top secret o altamente sensibile tramite il vista recinzione caratteristica. Limita la visualizzazione del documento da parte degli utenti; non possono scansionare, modificare, controllare, salvare, eliminare, stampare o fotografare quel file. Le funzionalità di protezione dei documenti includono filigrane digitali, distruzione di documenti, crittografia dei dati e revoca dell'accesso ai documenti.
#4. Condivisione e comunicazione dei dati in tempo reale
A parte le riunioni del consiglio, la condivisione dei dati è molto più veloce e sicura nelle data room virtuali. I membri del consiglio possono persino collaborare con i loro subordinati nelle data room. Possono condividere, modificare, annotare e distribuire file in tempo reale.
Anche i VDR lo consentono caricamento e condivisione di documenti in blocco; gli utenti possono anche pianificare i documenti da condividere in una data futura.
Le sale dati hanno messaggeri di chat che gli utenti possono utilizzare per conversazioni individuali e chat di gruppo. Altri strumenti di comunicazione includono sondaggi live ed email dedicata.
#5. Sicurezza e trasparenza della piattaforma
Oltre al controllo dei documenti, la sicurezza della piattaforma di data room virtuale non è seconda a nessuno. Caratteristiche come autorizzazione a due fattori sradicare le possibilità di ingressi non autorizzati nel VDR. L'amministrazione della data room può essere immediata eliminare qualsiasi dispositivo dal VDR e qualsiasi file salvato o scaricato dalla piattaforma.
I moderni servizi di data room mantengono tutto trasparente registri di controllo. Si tratta di report di audit dettagliati che forniscono tutti i dettagli sulle attività della data room.
Le parole finali
Le data room virtuali creano una piattaforma centralizzata per i consigli di amministrazione in cui possono gestire le loro riunioni, condividere e archiviare documenti in modo trasparente e sicuro, comunicare in tempo reale e proteggere i loro dati importanti da fughe di dati o furti.
