È difficile mantenere la sicurezza dei dati quando centinaia e migliaia di documenti vengono condivisi, revisionati e contrassegnati regolarmente. Quando un documento passa attraverso più mani, le possibilità di una violazione della sicurezza dei dati aumentano, principalmente a causa di errori umani e sistemi di sicurezza informatica deboli. Questo alla fine pone sfide per i dipartimenti legali e di conformità di un'organizzazione.
L'impiego di data room virtuali è uno dei modi più efficaci per risolvere i problemi di conformità. Ciò è principalmente dovuto al fatto che i fornitori di data room virtuali certificati rispettano rigorosamente gli standard internazionali e locali di protezione dei dati e sicurezza informatica.
La discussione di oggi riguarda il modo in cui il software per data room online aiuta nel processo di conformità. Ecco una breve introduzione al software per data room.
Che cos'è il software per data room?
Il software per data room, noto anche come data room elettronica, è un repository di dati online certificato per l'archiviazione e la gestione di documenti legali, finanziari e aziendali. Se le data room virtuali sono definite in termini più ampi, sono una combinazione di più tecnologie che affrontano tre principali aree di business.
# 1. Archivio dati
Tutti i servizi di virtual data room sono essenzialmente archivi di documenti in cui tutti i tipi di professionisti e aziende possono archiviare i propri dati per un uso temporaneo o permanente. Tuttavia, il software per data room non riguarda solo l'archiviazione dei dati: la tecnologia offre a soluzione completa per la gestione dei dati. Detto questo, puoi condividere documenti con altri utenti nella data room, organizzare i dati secondo le tue esigenze e avere il controllo completo sul flusso di dati in i dati room.
#2. Collaborazione in linea
I repository di dati online di solito non offrono strumenti di collaborazione online, ma una data room virtuale sì. Un software per data room elettronica di fascia alta possiede molteplici strumenti di collaborazione, inclusi chat messenger, strumenti di audio e videoconferenza, annotazioni private o pubbliche, chat di gruppo, moduli di domande e risposte, documenti condivisi e sondaggi dal vivo.
#3. Project Management e Dealmaking
Una percentuale importante dell'utilizzo della data room virtuale deriva da accordi. Aziende, organizzazioni e altre aziende utilizzano regolarmente software per data room online per attività quali contenzioso, raccolta fondi, compravendite immobiliari, due diligence, offerte pubbliche iniziali, partnership strategiche e fusioni e acquisizioni.
5 suggerimenti per una conformità di successo
# 1. Definisci cosa conservare, conservare e per quanto tempo
Sapere cosa archiviare, per quanto tempo conservare e come archiviare i dati è la prima grande sfida per le aziende. Questo perché archiviare i dati inutilmente può aggiungere un onere e un piccolo errore può rivelarsi molto costoso.
Il modo più efficace per risolvere questo problema è rivolgersi a un consulente legale mentre si sviluppa una politica di conservazione dei dati formale e difendibile per i dati digitali e cartacei. Assicurati che la politica riguardi il tipo di dati che devono essere archiviati e per quanto tempo. Può sembrare molto semplice, ma può ridurre le possibilità di controlli non riusciti e di divulgazione involontaria di dati riservati.
Le data room virtuali non solo aiutano nella gestione dei dati digitali, ma riducono anche al minimo la necessità di documenti cartacei.
#2. Incorpora soluzioni digitali nella tua politica di gestione dei dati
Se ti attieni ancora alla documentazione cartacea, sei già esposto a rischi. I documenti cartacei sono facili da rubare e sono più vulnerabili ai disastri naturali. Inoltre, se mantieni un backup digitale, stai aggiungendo più spese ai tuoi profitti.
In questo caso, l'utilizzo di soluzioni digitali come le virtual data room nel sistema di gestione dei dati può aiutarti a superare due sfide principali:
- Elimina o riduci al minimo la necessità di documenti cartacei.
- Riduci le spese inutili sostenute per il backup dei dati.
Questo perché i VDR sono facilmente accessibili dai tuoi telefoni cellulari o altri dispositivi portatili e i fornitori di data room conservano gratuitamente un backup di tutti i tuoi dati.
#3. Sviluppare una sicurezza dei dati dall'inizio alla fine
La sicurezza dei dati è una componente integrante e un requisito normativo, in particolare per le organizzazioni pubbliche e le istituzioni finanziarie che si occupano di dati sensibili dei clienti. Per la conformità è necessario un sistema di sicurezza dei dati dall'inizio alla fine. Detto questo, il processo di protezione dei dati dovrebbe iniziare dalla registrazione dei dati e passare attraverso la condivisione dei dati fino alla disposizione.
Il software per data room ti aiuta a mantenere i massimi livelli di sicurezza dall'inizio alla fine. Ad esempio, è possibile impedire agli hacker di accedere alla data room tramite l'autorizzazione a più fattori e controllare il flusso di dati con l'aiuto del controllo dell'accesso ai documenti. Oltre a ciò, le data room offrono varie misure di sicurezza per documenti, accessi e infrastrutture. I più importanti includono crittografia end-to-end, visualizzazione recinzione, redazione, autorizzazioni granulari, filigrane digitali e altro ancora.
#4. Tieniti al passo con le nuove normative e politiche
Le pratiche aziendali si stanno evolvendo, così come le politiche di conformità e di regolamentazione. Se non stai al passo con le mutevoli dinamiche della compliance, potresti finire per affrontare conseguenze negative.
È qui che le data room virtuali sono le migliori grazie alla loro stretta conformità con gli standard interni e locali di sicurezza informatica e gestione dei dati. I più comuni includono ISO 27081, ISO 27001, FINRA, GDPR, SOC2 e altri.
#5. Preparare una checklist di due diligence ogni volta che è necessario
La preparazione di una checklist di due diligence è molto importante nei casi di fusioni, acquisizioni, audit, raccolte fondi o offerte pubbliche iniziali. Che si tratti di revisione (obbligatoria per le società pubbliche) o di due diligence legale o finanziaria, una checklist di due diligence ti assicura di non saltare nulla e di semplificare le cose ai revisori dei conti o ai team legali.
Alcuni dei migliori fornitori di data room per la due diligence offrono checklist di due diligence già pronte. Possono essere regolati in base alle tue esigenze specifiche o utilizzati così come sono. Le aziende che offrono liste di controllo di due diligence pronte per l'uso includono iDeals, DealRoom, Merrill Data site e molte altre.
Le parole finali
L'adozione di soluzioni di gestione dei dati di fascia alta, lo sviluppo di un meccanismo di sicurezza dei dati dall'inizio alla fine e il mantenimento delle modifiche normative possono semplificare la conformità normativa. Una data room virtuale può aiutarti con tutte le procedure sopra menzionate. Segui i nostri suggerimenti per implementare con successo il software per data room virtuale e sfrutta i vantaggi di questa tecnologia per il tuo processo di conformità!
