Mantenere il controllo dell'inventario come rivenditore multicanale, grossista o azienda di e-commerce può essere un compito impegnativo. Tuttavia, sono ora disponibili sistemi, metodi e tecnologie per aiutare le aziende a semplificare la loro catena di approvvigionamento. Puoi tracciare in modo efficiente e corretto la tua merce con l'aiuto dei sistemi di controllo dell'inventario.
Questo articolo ti aiuterà spiegando cos'è il controllo dell'inventario, fornendo chiari esempi di controllo dell'inventario, diverse forme di controllo dell'inventario e la loro utilità, nonché i vantaggi e i problemi del sistema di controllo dell'inventario. Offrirà anche suggerimenti per il controllo dell'inventario ed esplorerà determinati sistemi e pratiche di gestione del controllo dell'inventario.
Che cos'è il controllo dell'inventario?
Il controllo dell'inventario, spesso noto come controllo delle scorte, si riferisce ai sistemi e alle procedure utilizzate per gestire le merci di inventario nel magazzino di un'azienda. Tiene traccia del movimento e dello stoccaggio degli articoli in un magazzino per aiutare le aziende a mantenere una fornitura sufficiente e in buone condizioni. Mettere in atto un sistema di controllo dell'inventario consente loro di soddisfare le richieste dei consumatori aumentando anche i guadagni.
Il controllo dell'inventario è una componente importante di un sistema di gestione dell'inventario. I responsabili del magazzino e i pianificatori della produzione dovrebbero seguire le seguenti attività e procedure di controllo dell'inventario:
- Ricevere, immagazzinare e spostare oggetti
- Mettere oggetti in posti strategici
- Tracciamento degli articoli di inventario e posizione del magazzino
- Tenere traccia dei dati e delle cronologie dei prodotti
- Controllo dello stato delle merci in magazzino
- Completamento degli ordini di acquisto con l'inventario disponibile
- Compresi i lettori di codici a barre
- Creazione di rapporti di riorganizzazione
Cosa rende importante il controllo dell'inventario?
Ecco alcuni esempi del motivo per cui il controllo dell'inventario è importante per la tua azienda in modo da poter ottenere una conoscenza fondamentale della sua funzione.
#1. Controllo di qualità
Con un sistema di gestione dell'inventario, puoi applicare un controllo di qualità più rigoroso. Puoi controllare meglio la qualità se riesci a monitorare e gestire tutti gli aspetti della tua fornitura. Più a lungo mantieni l'inventario, più è probabile che venga danneggiato. Puoi evitarlo assicurandoti che lo stock di magazzino sia ruotato.
Puoi monitorare la qualità dello stock che ricevi dai fornitori utilizzando strategie di controllo dell'inventario. Con che frequenza ricevi alcune cose restituite? Con quale frequenza vengono restituiti quelli che si rompono o presentano altri difetti? Vedere come i prodotti viaggiano attraverso il tuo inventario potrebbe aiutarti a identificare i problemi ed eliminare le cancellazioni.
#2. Controllo organizzativo
Hai il controllo organizzativo sulla tua attività se hai il controllo dell'inventario. Un magazzino ben organizzato ti consente di gestire la tua merce e ottenere il massimo dal tuo investimento di inventario fisico. Questa parte del controllo dell'inventario è fondamentale per sapere dove si trova la tua merce e quanto velocemente puoi recuperarla.
Per il buon funzionamento della tua attività, il controllo dell'inventario in termini di organizzazione delle scorte è fondamentale. Ti assicura di avere abbastanza unità per evadere gli ordini e conservarle come riserva. Buone tattiche di gestione dell'inventario ti aiuteranno anche a evitare stock morti e scorte eccessive. La scorta di sicurezza funge da cuscinetto, riducendo la probabilità che un articolo diventi esaurito. L'inventario che non vende è noto come dead stock. Questo, in poche parole, è il motivo per cui il controllo dell'inventario è essenziale.
#3. Precisione contabile
Il mantenimento di un registro di inventario accurato è fondamentale per la gestione delle risorse. Ti aiuterà anche se sarai verificato. Capire quali risorse hai ti aiuta a comprendere il tuo deterioramento generale e il valore della tua organizzazione.
La tua organizzazione potrebbe essere tenuta dalle leggi sulla contabilità finanziaria e dalla legislazione fiscale a mantenere un conto di inventario fisico. Nei tuoi sistemi di inventario e software di contabilità, tutte le scorte dovrebbero avere i numeri e i prezzi corretti. Ciò garantisce che l'integrità contabile della tua azienda non venga messa in discussione durante gli audit.
Come tenere sotto controllo i costi di inventario?
Il software di controllo dell'inventario facilita la registrazione delle informazioni su stock, imballaggio e spedizione in un'unica posizione, ottimizzando così il processo di approvvigionamento della tua azienda. Gli aggiornamenti in tempo reale sui movimenti delle scorte possono aiutarti ad automatizzare il controllo del livello delle scorte per prestazioni di vendita accurate e analisi dell'inventario. Tutto ciò contribuisce al controllo dei costi di inventario.
Sistemi di inventario di controllo
Le aziende possono utilizzare una varietà di sistemi di controllo dell'inventario e metodi correlati. Quindi, quali tipi di controllo dell'inventario sono necessari per la tua azienda?
A seconda della quantità del tuo inventario e delle operazioni della tua attività, ognuno presenta vantaggi e svantaggi. Ad esempio, le esigenze dei rivenditori possono differire da quelle di un grossista. Inizia definendo i tuoi obiettivi e le metriche aziendali al fine di determinare le tue esigenze presenti e future e selezionare il miglior sistema di controllo dell'inventario.
Quindi, decidi se la tua azienda dovrebbe:
#1. Usa un foglio di calcolo.
Un foglio di calcolo come strategia di controllo manuale dell'inventario funziona bene per le piccole organizzazioni che non conservano molte scorte o hanno un'ampia varietà di inventario. Sebbene mantenere un foglio di calcolo sia meno costoso rispetto alle altre due opzioni, può essere più difficile gestire l'inventario. I membri del tuo team, d'altra parte, non dovranno perdere tempo a imparare come utilizzare un sistema automatizzato per il controllo dell'inventario.
Sebbene tu possa credere che ti dia un maggiore controllo, il controllo manuale dell'inventario tramite foglio di calcolo è significativamente più soggetto a errori umani e ad alta intensità di lavoro. La gestione della catena di approvvigionamento può anche essere più difficile da mantenere perché un dipendente deve tenere traccia di diversi elementi in movimento. Anche il rifornimento delle scorte sarà più difficile da monitorare in un sistema manuale.
#2. Sistema di inventario periodico
I conteggi dell'inventario fisico vengono generalmente utilizzati in un sistema di inventario periodico. Quando viene eseguito un conteggio fisico, le informazioni sull'inventario vengono aggiornate regolarmente. Per le aziende che gestiscono enormi volumi di inventario o frequenti movimenti di inventario, questa forma del sistema di controllo dell'inventario richiede molto tempo. Tuttavia, strategie di controllo dell'inventario come queste possono essere efficaci per le piccole imprese con pochi ordini.
La seguente formula è comunemente usata nell'inventario periodico:
COGS = (Inventario iniziale + Acquisti) – Inventario finale.
Questo sistema di controllo dell'inventario è semplice da configurare e richiede poche conoscenze. Tuttavia, i livelli di inventario sono raramente aggiornati, con conseguenti ritardi e svalutazioni significative. Si basa anche su audit di inventario piuttosto che su un sistema automatizzato in tempo reale.
# 3. Sistema di inventario perpetuo
Quando si verifica una transazione o si ottengono nuove scorte tramite soluzioni tecnologiche, i sistemi di inventario perpetui aggiornano le scorte in tempo reale. Quasi il 72% di tutti i rivenditori intende implementare la visibilità in tempo reale nella propria supply chain utilizzando automazione, sensori e analisi. Rende semplici da implementare strategie di gestione dell'inventario come Economic Order Quantity (EOQ). EOQ garantisce che l'inventario soddisfi la domanda riducendo le spese di detenzione e stoccaggio.
I sistemi perpetui offrono una maggiore visibilità dell'inventario rispetto ai sistemi periodici. Queste funzionalità del sistema di controllo dell'inventario consentono di risparmiare i costi e il tempo necessari per i conteggi dell'inventario fisico.
Quali sono alcuni esempi reali di controllo dell'inventario?
Un forte controllo dell'inventario può avvantaggiare la tua azienda nei seguenti modi:
- Durante una verifica, il sistema informatico indica che dovrebbero esserci 1000 paia di occhiali da sole sullo scaffale, ma ce ne sono solo 980. Che fine hanno fatto gli altri? Sono stati rubati o il fornitore ha spedito la quantità errata? Mentre indaghi, puoi modificare il sistema in modo che rifletta che solo 980 paia sono disponibili per l'acquisto sul tuo sito web, assicurandoti che gli acquirenti non stiano tentando di acquistare qualcosa che non esiste.
- Durante la valutazione dei livelli delle scorte, il tuo responsabile del controllo dell'inventario vede che un tipo specifico di barretta di cioccolato è rimasto sullo scaffale per un po' di tempo e la data di scadenza si sta avvicinando. Dopo che questo è stato identificato, la società può decidere di vendere gli articoli con uno sconto o raggrupparli con un'altra famosa pasticceria per spostare lo stock.
- Un altro esempio è il controllo dell'inventario del negozio, che comporta il monitoraggio dei livelli delle scorte, della qualità del prodotto e della disponibilità nei negozi fisici e di e-commerce. È importante che il tuo software di gestione dell'inventario sincronizzi i dati tra i canali in modo da poter rilevare immediatamente se qualche articolo sta per esaurirsi o sta per scadere. Un sistema POS in un negozio fisico informerà istantaneamente il personale se un articolo è o meno accessibile da un'altra posizione.
Tecniche per il controllo dell'inventario da considerare
Un'attività complessa è il controllo dell'inventario. Non esiste un metodo per farlo correttamente e diverse tecniche di controllo dell'inventario funzioneranno per aziende e scenari diversi. Questi sono alcuni approcci e considerazioni popolari per il controllo dell'inventario da considerare:
#1. JIT (appena in tempo)
Questo metodo, sperimentato da Toyota negli anni '1970, prevede che le aziende mantengano il minor numero di scorte possibile. Invece di acquistare l'inventario in anticipo e tenerlo sugli scaffali, lo acquisti solo quando è necessario e la spedizione arriva "appena in tempo" per soddisfare la domanda.
Ciò consente di gestire magazzini più piccoli (riducendo i costi e gli stipendi dei dipendenti), spendere meno per l'inventario ed evitare i problemi derivanti dall'eccesso di scorte. Ma, se ci sono ritardi, corri il rischio di un esaurimento scorte perché non avrai alcuna scorta di sicurezza come backup.
#2. Spedizioni all'ingrosso
Che tu stia ordinando da un fornitore o inviandoli alla tua rete di magazzini, centri di distribuzione o vetrine, l'acquisto e la consegna di prodotti sfusi è quasi sempre più economico. Quando acquisti oggetti all'ingrosso, devi essere sicuro che verranno venduti o ti ritroverai con scorte extra.
Questa strategia è più adatta per le materie prime con una domanda costante e una lunga durata di conservazione. Richiede più soldi in anticipo, quindi assicurati che questo sia compensato da prezzi più bassi. Le spedizioni all'ingrosso possono anche essere più costose in termini di spazio nel container, ma ci saranno meno spedizioni da spedire.
#3. Scaricare la consegna
Dropshipping è un metodo per risparmiare denaro eliminando l'intermediario. Invece di raccogliere articoli da fornitori o produttori e tenerli nel tuo magazzino, collabori con un partner (il drop shipper) che consegna gli ordini direttamente ai tuoi clienti.
La tua azienda è incaricata di elaborare gli ordini dei clienti e di trasmettere le informazioni al drop shipper, ma non vedi né gestisci mai le cose che vendi. Ciò riduce le spese generali, ma implica che non hai il controllo sulla qualità o sulla velocità di consegna. E se c'è un problema, i clienti continueranno a lamentarsi con te!
#4. Spedizione
Quando effettui un ordine con un fornitore, ti consegnano gli articoli, ma non li paghi fino a quando la merce non viene venduta. Il fornitore è indicato come il "mittente" e la tua azienda è indicata come il "destinatario" in questa tecnica.
Se non vendi i prodotti, puoi restituirli al mittente senza alcuna penalità. È un approccio eccellente per testare nuove linee di prodotti quando non sei sicuro di quanto bene venderanno senza investire un'enorme somma di denaro in anticipo. Il mittente si assume la maggior parte del rischio.
#5. Cross docking
Questo è un altro metodo per ridurre la quantità di inventario che conservi o eliminare completamente la necessità di stoccaggio. Le merci arrivano da un fornitore e vengono esaminate, smistate e preparate per il trasporto presso una struttura di cross-docking dedicata. Vengono quindi caricati su vagoni di consegna e inviati rapidamente.
Se gestisci la tua azienda completamente con una strategia di cross-docking, avrai solo bisogno di uno spazio minimo per ricevere e ricaricare. Potresti persino limitare questa strategia a prodotti specifici. Ne sono un esempio articoli come quelli pubblicizzati per la consegna in giornata o con una durata di conservazione estremamente limitata.
#6. Conteggio cicli
La maggior parte dei rivenditori disprezza le scorte complete. Richiedono molto tempo, sono noiosi e allontanano il personale da altre responsabilità. Il tuo vero negozio potrebbe anche dover chiudere per la giornata. Il conteggio ciclico, in cui si contano regolarmente piccole quantità di inventario, è molto più conveniente.
Puoi verificare che lo stock reale corrisponda alle quantità registrate nel tuo software di gestione dell'inventario ispezionando un solo tipo di prodotto alla volta. In caso contrario, saprai che c'è un problema e potrai eseguire un controllo più approfondito. Il conteggio dei cicli non elimina la necessità di un inventario completo; riduce semplicemente la frequenza con cui viene eseguita.
Metodi di controllo dell'inventario e buone pratiche
Il controllo dell'inventario ha un impatto sulle procedure logistiche in entrata e in uscita, nonché sulle vendite, sulle operazioni, sulla soddisfazione dei clienti e sui profitti. Avere un sistema di controllo dell'inventario in atto ti consente di mettere a punto le tue operazioni e determinare la cadenza ideale degli ordini di acquisto. Per un controllo efficace dell'inventario, utilizzare queste best practice.
#1. Implementa il monitoraggio dell'inventario in tempo reale
Il monitoraggio dell'inventario è la pratica di tenere d'occhio i livelli delle scorte e individuare prodotti specifici in un magazzino. Il monitoraggio dell'inventario deve essere eseguito in tempo reale in modo da sapere quanto prodotto può essere spedito se un cliente ordina un articolo oggi, può prendere decisioni rapide se le unità devono essere inviate da qualche altra parte e può comunicare eventuali ritardi se le cose sono fuori servizio azione. Ogni settimana, mi fa risparmiare ore sui fogli di calcolo Excel e posso aumentare un PO in pochi minuti invece che in ore.
#2. Determina i punti di ordinazione
I punti di riordino definiscono il livello delle scorte al quale è necessario ordinare scorte aggiuntive per evitare l'esaurimento delle scorte. Questo viene fatto per ogni singolo SKU poiché alcuni prodotti si venderanno bene mentre altri no. Meno monitoraggio manuale e più tempo per l'ordinazione derivano dal riordino automatizzato.
#3. Implementare il controllo di qualità
Il controllo della qualità degli ordini ti aiuta a rimanere al passo con i fornitori, monitorare ogni lotto di inventario, prendere decisioni più intelligenti sui futuri ordini di vendita, mantenere i clienti soddisfatti e soddisfare tutti i requisiti normativi. Il controllo della qualità è notevolmente semplificato dal controllo dell'inventario. Puoi rispondere a un richiamo di prodotto se sai esattamente quante unità possiedi e dove è immagazzinata ciascuna unità di inventario. Puoi anche utilizzare i riferimenti incrociati per assicurarti che i tuoi dati corrispondano a quelli effettivi.
#4. Identificare i prodotti stoccati e non stoccati.
L'ottimizzazione dell'inventario è importante se gestisci un'attività stagionale o un marchio ad alta crescita perché le tue richieste di inventario cambiano nel corso dell'anno. Ad esempio, è improbabile che un produttore di abbigliamento porti cappotti invernali all'inizio dell'estate perché sarebbe inefficiente. Alcuni capi di abbigliamento, come jeans e t-shirt, possono tuttavia richiedere una calza per tutto l'anno. Gli articoli non stoccati, o quelli che saranno venduti su base irregolare, richiederanno una diversa procedura di controllo dell'inventario.
Non tutte le SKU sono uguali e non richiedono le stesse quantità o rifornimenti delle altre. Puoi persino scoprire che SKU specifici ti stanno costando molto denaro lungo tutta la catena di approvvigionamento, generando entrate molto ridotte.
#5. Implementare la suddivisione in zone
Se mantieni internamente l'evasione degli ordini (piuttosto che esternalizzarla), dovrai investire nell'infrastruttura per ridimensionare il tuo magazzino per migliorare l'efficienza. Quando si dispone di un numero elevato di SKU e di un ampio catalogo di prodotti, la suddivisione in zone potrebbe essere importante per mantenere i prodotti organizzati e facili da trovare.
Il modo in cui i prodotti vengono immagazzinati, la struttura del magazzino e la vicinanza di particolari articoli hanno tutti un impatto sulle operazioni, sulle liste di prelievo e sulla produttività. La suddivisione in zone consente la designazione di regioni specifiche, come quelle che richiedono refrigerazione, lo stoccaggio di prodotti chimici pericolosi o articoli pericolosi, la divisione dello stesso prodotto per numero di lotto o data di scadenza o semplicemente la conservazione di SKU che vengono spesso raggruppate o acquistate una accanto all'altra.
#6. Condurre audit regolari
Il controllo dell'inventario ti consente di controllare l'inventario in modo semplificato, consentendoti di scoprire eventuali problemi prima o prima che emergano. Con un ambiente ben organizzato, una registrazione meticolosa e un software di gestione dell'inventario, puoi controllare e automatizzare regolarmente i livelli delle scorte per un migliore controllo dell'inventario.
Tipiche sfide di controllo dell'inventario
Il caos può verificarsi in qualsiasi situazione in cui vi è una mancanza di controllo. I problemi di controllo dell'inventario più tipici di cui essere a conoscenza sono elencati di seguito.
#1. Assenza di visibilità
Senza sapere dove si trova fisicamente il tuo inventario, quante unità hai a disposizione e cosa hai venduto su ogni canale online e offline può causare notevoli colli di bottiglia nella tua catena di fornitura.
Molti marchi gestiscono l'inventario alla cieca in assenza di conteggi di unità in tempo reale, sistemi integrati e un sistema di gestione strutturato, con conseguenti vendite eccessive e esaurimento scorte. Questo può anche impedirti di riordinare l'inventario dal tuo produttore o fornitore nei tempi previsti, o persino di sapere quando arriverà.
#2. Tracciabilità inadeguata
Uno scarso controllo delle scorte non solo riduce la trasparenza delle scorte, ma può anche rappresentare una minaccia più grave per la salute e la sicurezza dei prodotti. I prodotti che possono danneggiare le persone (soprattutto quelli che possono essere mangiati o ingeriti) possono essere difficili da rintracciare in caso di richiamo di un prodotto o problema di contaminazione se non vengono utilizzate procedure di controllo come i numeri di lotto.
Ciò può avere conseguenze importanti per i consumatori e problemi legali per la tua azienda. Il controllo dell'inventario tramite il monitoraggio del lotto ti aiuta anche a rimanere organizzato riconoscendo quali prodotti vuoi spedire per primi, come quelli con la data di scadenza più vicina o il marchio più vecchio.
#3. Più ne hai, più è difficile da controllare.
Le piccole imprese che possono ospitare l'inventario nelle proprie case spesso non dispongono dei sistemi di controllo dell'inventario adeguati, ma quando un'azienda cresce e acquista più inventario, può diventare più difficile da gestire.
Più velocemente giri l'inventario e più unità ti servono, più frequentemente lo rifornisci.
Più estendi la tua linea di prodotti e più SKU hai, più difficile è tenere traccia di tutto.
Ovviamente, avere più inventario non sempre si traduce in un aumento delle vendite, dei profitti o in un maggiore ritorno sull'investimento. Ogni SKU ha bisogno del proprio spazio di archiviazione, ma non tutti si trasformano alla stessa velocità. Essere in grado di tenere traccia di semplici KPI di inventario potrebbe aiutarti a ottenere un migliore controllo sul tuo inventario, portando a scoperte inaspettate.
Conclusione
Un controllo efficiente dell'inventario è fondamentale per qualsiasi organizzazione, da Amazon a un marchio appena creato. Ti consente di migliorare il tuo flusso di cassa e risparmiare denaro sul controllo dell'inventario. È possibile stabilire un piano di controllo dell'inventario che tenga traccia delle risorse in tempo reale utilizzando sistemi software di controllo dell'inventario automatizzati e strategie di controllo dell'inventario. Fornendoti visibilità e controllo sul tuo inventario.
Anche se la tua azienda è piccola, hai la possibilità di utilizzare un sistema di inventario periodico o perpetuo. Un sistema di inventario perpetuo, d'altra parte, è senza dubbio un'alternativa migliore se si dispone di un volume significativo di scorte o di operazioni più sofisticate. Infine, per completare il tuo stack tecnologico di vendita al dettaglio, esamina il miglior sistema di inventario che può essere integrato senza problemi con il resto delle attività della tua azienda.
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Riferimenti
